GUIDE D UTILISATION DYNAFORME ABRÉGÉ L outil de création de formulaires auto-validés

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1 GUIDE D UTILISATION DYNAFORME ABRÉGÉ L outil de création de formulaires auto-validés Document préparé par: FACULTÉ DES SCIENCES DE L ADMINISTRATION Services technologiques Québec, décembre 2005

2 TABLE DES MATIÈRES UTILISATION DE DYNAFORME... 3 QU'EST-CE QUE DYNAFORME?... 4 PAGE D'ACCUEIL DYNAFORME... 5 CRÉER UN NOUVEAU FORMULAIRE... 6 FABRIQUER VOS QUESTIONS... 7 RÉCUPÉRER VOS DONNÉES... 8 TRAITER VOS DONNÉES AVEC EXCEL ET AUTRES... 8 MODIFIER UN FORMULAIRE EXISTANT... 8 EN CAS DE PROBLÈME... 9 Université Laval - Faculté des sciences de l administration Services technologiques,

3 UTILISATION DE DYNAFORME 1- Créer le questionnaire et le sauvegarder. 3- Mettre le formulaire en ligne. Votre PC Serveur Agora Via l interface Web Agora (étudiants) via FTPS (chiffrement explicite) 1- Agora.ulaval.ca/~idul/ Ou Serveur de la FSA via Intranet (membres du personnel) via FTP : 1- cours.fsa.ulaval.ca/ cours2.fsa.ulaval.ca/ À ce moment, les gens pourront répondre à votre formulaire. Envoi par Courriel 2- Télécharger le questionnaire. Dynaforme Votre PC Réponse Réponse ou Accumulation dans un fichier texte Réponse 5- Traiter vos données. Fichier de réponses Ouvrir Traiter vos données Université Laval - Faculté des sciences de l administration Services technologiques,

4 QU'EST-CE QUE DYNAFORME? Description : Dynaforme est un outil de création de formulaire en ligne. Grâce à une interface simple, claire et facilement utilisable, il permet de créer un questionnaire Web et de le mettre en ligne. Entrer dans le système Pour utiliser Dynaforme, il vous suffit de taper l'adresse URL suivante dans le fureteur Internet de votre choix : À quoi ça sert un formulaire? Une page d'accueil s'ouvrira alors pour vous souhaiter la bienvenue. Vous devrez ensuite cliquer à l'aide de votre pointeur de souris sur le lien : Utiliser l'outil DynaForme Dynaforme permet l accumulation des réponses d'un formulaire en ligne dans un fichier en format texte, vous permettant par la suite de consulter celui-ci dans Excel ou dans n importe quel logiciel de base de données. Dynaforme permet également de recevoir les réponses à votre questionnaire dans votre boite de courrier électronique. En plus d assister un utilisateur dans la construction de son formulaire en ligne, Dynaforme intègre, dans ce même formulaire, des mécanismes d auto validation. En effet, Dynaforme génère un code HTML capable de vérifier si certaines conditions prédéfinies ont été respectées (champ obligatoire, mise en forme des réponses). Ainsi, si les personnes répondant au questionnaire ne respectent pas les obligations qui leurs sont imposées, un message d erreur leur sera indiqué et ils devront satisfaire à ces exigences afin de soumettre leurs réponses. Entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour pouvoir utiliser Dynaforme. Il s agit du même nom d utilisateur et du même mot de passe que vous utilisez pour l Intranet de cours. Lorsque vous entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, une page web s'affiche et vous êtes en mesure d'utiliser Dynaforme pour créer vos formulaires en ligne. Pour vous identifier, vous devez inscrire FSA\ suivi de votre nom d utilisateur. Exemple : FSA\idul Université Laval - Faculté des sciences de l administration Services technologiques,

5 PAGE D'ACCUEIL DYNAFORME Espace personnel : Section regroupant les opérations et les informations reliées à votre compte d'utilisateur. (voir page 14*) Menu formulaire : Section regroupant les opérations reliées à la manipulation et à la modification du formulaire en cours. (voir page 9*) Nouveau formulaire : Vous permet de créer un nouveau formulaire. (voir page 16*) Sauvegarder : Vous permet de sauvegarder votre formulaire Dynaforme dans le dossier Mes formulaires de votre espace personnel. (voir page 10*) Télécharger : Vous permet d'enregistrer le formulaire, sous forme de fichier HTML. (voir page 11*) Mes formulaires : Liste de tous les formulaires que vous avez sauvegardés à l aide de l opération Sauvegarder du menu Formulaire. Mes fichiers résultats : Liste de tous les fichiers de résultats comprenant les divers enregistrements de vos formulaires actifs sur Internet. (voir page 19*) Prévisualiser : Vous permet de voir l'apparence que votre formulaire aura. (voir page 10*) Trier les questions : Vous permet de changer l ordre d apparition des questions de votre formulaire. (voir page 13*) Code HTML : Vous permet de visualiser le code HTML de votre formulaire. (voir page 12*) Cadre de travail : Endroit de la page regroupant toutes les opérations reliées à la modifications des champs informationnels. (voir page 15*) * Les numéros de page font référence au guide d utilisation Dynaforme Université Laval - Faculté des sciences de l administration Services technologiques,

6 Nom du formulaire : Champ obligatoire pour obtenir le nom du fichier sous lequel votre formulaire sera conservé. (voir page 16*) CRÉER UN NOUVEAU FORMULAIRE Votre courriel : Champ obligatoire pour obtenir votre courriel. C'est aussi vers ce courriel que vous recevrez les réponses des répondants si vous choisissez de recevoir vos résultats par courriel. (voir page 16,18*) Recevoir les résultats : Champ obligatoire qui indique de quelle façon les résultats sont envoyés. Les deux choix possibles sont : - Par courriel (voir page 18*) - Dans un fichier texte (voir page 19*) Cadre de travail 1. Titre du formulaire : Permet d'ajouter un titre à notre formulaire (voir page 21*) Description du formulaire : Permet d'ajouter une description représentative du contenu du formulaire (voir page 21*) Nom du fichier texte : Champ où doit être entré le nom du fichier texte si le choix de réception des résultats est dans un fichier texte. Ce fichier texte sera enregistré dans de l'espace personnel. (voir page 16,19*) Modèle du formulaire : Permet de sélectionner un des modèles de formulaire. En cliquant sur l'hyperlien, vous pouvez visualiser un exemple de style (voir page 23*) => 4 choix de mise en forme : - aucun (voir page 41*) - classique (voir page 42*) - élégant (voir page 43*) - moderne (voir page 44*) Page à afficher après l exécution ( : Champ facultatif contenant l'url complet ( de la page Web affichée après l'envoi du formulaire ou après la page de confirmation selon le cas. Si aucune page n'est spécifiée, une page HTML sera affichée par défaut confirmant ainsi au répondant l'envoi de ses réponses au formulaire. (voir page 22*). Insérer une question : Bouton servant à insérer une nouvelle question dans le formulaire. (voir page 24*). Actualiser : Bouton servant à mettre en mémoire les modifications sur le formulaire en cours. (voir page 10*) Inclure la date de saisie : Si cochée, la date d'envoi sera ajoutée aux réponses à chaque soumission du formulaire. (voir page 22*) l'heure de saisie : Si cochée, l'heure d'envoi sera ajoutée aux réponses à chaque soumission du formulaire. (voir page 22*) l'adresse IP du répondant : Si cochée, l'adresse IP du répondant sera ajoutée aux réponses à chaque soumission du formulaire. (voir page 22*) Afficher la page de confirmation (avant l'envoi du formulaire) : Si cochée, une page de confirmation sera affichée avant l'envoi des données. Cela permet aux répondants de s'assurer de la validité de leurs réponses. (voir page 22*) Permettre au répondant de s'envoyer une copie de ses réponses : Si cochée, l'utilisateur aura la possibilité de s'envoyer une copie de ses réponses à son propre courriel (copie personnelle). (voir page 22*) Important : L'insertion d'une question ou l'actualisation n'effectue pas la sauvegarde du formulaire. Utilisez Sauvegarder à cet effet. * Les numéros de page font référence au guide d utilisation Dynaforme Université Laval - Faculté des sciences de l administration Services technologiques,

7 FABRIQUER VOS QUESTIONS Bouton radio : Ce type de question ne permet qu'un seul choix (voir page 29*) Case à cocher : Champ texte : Permet de définir une zone où il sera possible d'entrer du texte par l'intermédiaire du clavier ou encore de coller du texte conservé dans le presse-papier. (voir page 28*) Ce type de question permet une ou plusieurs réponses. (voir page 30*) Liste de sélection : Permet de définir une liste de choix de réponses, sous le format d'un menu déroulant, dans laquelle la personne aura à sélectionner un ou plusieurs éléments de réponse. (voir page 31*) Échelle à niveaux : Permet de définir une échelle de valeur horizontale (voir page 32*) Nom du champ : C'est le nom que portera l'entête de la question dans le fichier de résultats (si vous choisissez cette option) (voir page 25*) Dynaforme vous offre 8 choix de format de champ texte : - Texte - Courriel - Date - Heure - Numérique entier - Numérique Entier entre X et Y - Numérique avec séparateur point - Numérique avec séparateur virgule Étape suivante : Permet de passer à l étape suivante dans la création de la question en cours. Insérer : Permet d insérer une question à la suite de celle présentement en cours. (voir page 24*) Insérer une copie : Permet d insérer la question en cours dans le formulaire et de concevoir une nouvelle question à partir de celle-ci. (voir page 24*) Supprimer : Permet de supprimer, la question en cours. (voir page 34*) Note : Tant que toutes les étapes nécessaires à une création complète d'une question ne sont pas rencontrées, celle-ci ne sera pas affichée dans la zone de droite «Prévisualisation». * Les numéros de page font référence au guide d utilisation Dynaforme Université Laval - Faculté des sciences de l administration Services technologiques,

8 RÉCUPÉRER VOS DONNÉES TRAITER VOS DONNÉES AVEC EXCEL ET AUTRES Lorsque vous configurez votre formulaire pour recevoir les réponses dans un fichier texte, ces fichiers sont enregistrés sur votre espace personnel dans le dossier. L'enregistrement des données dans vos fichiers résultats se fait de façon à ce que vous puissiez importer vos données dans Excel, Access ou même SPSS. Pour traiter vos données avec Excel, suivez les étapes suivantes : 1- Démarrer Excel. 2- Menu fichier -> Ouvrir. 3- Au bas de la fenêtre «Type de fichier», sélectionnez «Tous les fichiers» et allez ouvrir votre fichier de résultats. 4- Dans l'assistant d'importation, choisir Délimité et, par la suite, Séparateur = TABULATION. Vous obtenez quelque chose qui ressemble à ceci : En cliquant sur un des fichiers texte, vous êtes en mesure de le télécharger sur votre poste de travail. Vous pourrez alors l'ouvrir et traiter les réponses recueillies. (voir page 19*) MODIFIER UN FORMULAIRE EXISTANT Pour modifier un formulaire déjà sauvegardé, utilisez le lien de votre espace personnel. Votre cadre de travail affichera une liste de fichiers HTML correspondant aux formulaires enregistrés. En cliquant sur le nom d'un formulaire, Dynaforme charge automatiquement en mémoire le formulaire sélectionné et vous pourrez continuer à travailler, ajouter des questions, effectuer des tris et même changer le style du formulaire. Université Laval - Faculté des sciences de l administration Services technologiques,

9 2. EN CAS DE PROBLÈME Si vous avez besoin d aide supplémentaire, vous pouvez nous contacter : Soutien aux étudiants Comptoir d'aide APTI, Services technologiques Site Web Azimut (Aide informatique en ligne de la FSA) Local : 2215-B, Palasis-Prince Tel : (418) poste 6258 Courriel : caa@fsa.ulaval.ca Soutien aux enseignants Équipe de soutien APTI, Services technologiques Stéphane Dorais Conseiller en formation FSA, Université Laval Local 0513, Pavillon Palasis-Prince Téléphone : poste Courriel : stephane.dorais@fsa.ulaval.ca Mathieu Plourde Conseiller en formation FSA, Université Laval Local 0517, Pavillon Palasis-Prince Téléphone : poste Courriel : mathieu.plourde@fsa.ulaval.ca * Les numéros de page font référence au Guide d utilisation Dynaforme Université Laval - Faculté des sciences de l administration Services technologiques,