Utilisation de l application Pstage

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1 - 1 - Utilisation de l application Pstage Tout étudiant de l'université Joseph Fourier peut, depuis son ENT et après s être authentifié, accéder à l application Pstage à partir du lien suivant : (rubrique «activités», champ «stage», menu «saisie convention de stage») Cette application permet de : Rédiger et modifier des conventions de stage et les avenants associés. Rechercher, modifier votre convention et les avenants associés. Identifier un établissement d accueil potentiel pour un stage ou un emploi. Accéder aux offres de stage et d'emploi recueillies par l'université. 1. IDENTIFIER UN ETABLISSEMENT D ACCUEIL ÉTAPE 1 : «RECHERCHE DE L ETABLISSEMENT D ACCUEIL» Vous devez vérifier si l établissement existe déjà dans la base de données. Pour cela, allez dans l onglet «gérer les établissements d accueil» puis dans «rechercher un établissement d accueil» Vous pouvez rechercher un établissement d accueil selon plusieurs critères : Recherche par raison sociale : La raison sociale correspond au nom de l établissement, de l entreprise. Dans le cas d une entreprise par exemple, vous obtiendrez la liste de tous les établissements référencés sous le nom de cette entreprise : siège social, établissement secondaire, comité d entreprise...

2 Recherche par numéro de Siret : Avec une recherche par numéro de Siret, vous obtenez un seul résultat, un seul établissement (chaque établissement possède son propre numéro Siret). Vous pouvez trouver ces numéros Siret sur les sites suivants : ou Recherche par activité : Avec une recherche par activité, vous obtiendrez une liste de tous les établissements référencés par secteur d activités. En cliquant sur l icône «Voir détail», vous avez la possibilité d obtenir des informations complémentaires. Recherche par adresse : Il est possible également de faire une recherche sur l adresse de l établissement. Après avoir renseigné les champs souhaités, cliquez sur rechercher pour obtenir les résultats de votre recherche. En cliquant sur l icône «voir détail», vous avez la possibilité d obtenir des informations complémentaires. Si l établissement n est pas référencé dans la base, vous devez demander sa création en renseignant le formulaire disponible sur l ENT (Activités / Stage / Demande de création d'établissement). Dès la création de l établissement dans l application, vous serez contacté par mail afin que vous puissiez terminer la saisie de votre convention. 2. CRÉER UNE CONVENTION DE STAGE Allez dans l onglet «gérer les conventions de stage», puis «créer une nouvelle convention». Vous arrivez sur un écran qui vous rappelle les diverses informations dont vous avez besoin pour créer une convention de stage. N oubliez pas de vous munir de votre numéro de sécurité sociale et de récolter le plus d informations possibles sur votre stage (coordonnées établissement d accueil, durée, gratification.).

3 - 3 - ÉTAPE 1 : «RECHERCHE ÉTUDIANT» L application retrouve automatiquement les informations vous concernant à partir de votre authentification. Vous arrivez sur un écran récapitulatif des informations vous concernant, vérifiez l exactitude de ces informations. Modifiez-les si nécessaire. Vérifiez que votre numéro de sécurité sociale est bien renseigné. Choisissez votre affiliation à la sécurité sociale et votre caisse primaire d assurance maladie (champs obligatoires) et validez ces informations. Exemple : si vous êtes affilié en tant qu étudiant, votre caisse d assurance maladie est alors la Caisse Primaire d Assurance Maladie. Vous arrivez ensuite sur l écran suivant :

4 Deux cas de figure s offrent à vous : - si votre stage est en rapport avec une offre diffusée par l Université : il vous faut avoir relevé le numéro de l offre. Si ce n est pas le cas, vous pouvez utiliser la recherche par mots-clés. Attention, cette recherche ne porte que sur les termes de l intitulé de l offre. La recherche de l'offre permet de récupérer les informations concernant l'établissement. Vous arrivez ensuite sur la page de présentation de l établissement d accueil. Il s agit de l établissement d accueil qui propose le stage ; sélectionnez-le et continuez. Vous arrivez directement à l étape 3. - si votre stage n est pas en rapport avec une offre diffusée par l Université, vous arrivez alors à l étape suivante : Rappel : vous avez initialement vérifié que l établissement d accueil était présent dans l application ; si ce n était pas le cas, vous avez demandé sa création en utilisant le formulaire de saisie en ligne disponible sur l ENT. ÉTAPE 2 : «RECHERCHE DE L ETABLISSEMENT» Pour cela, saisissez la «raison sociale» (nom de l établissement, de l entreprise...) ou le «numéro de SIRET» ÉTAPE 3 : «CRÉATION SERVICE D ACCUEIL / LIEU DE STAGE» Cette information est à saisir quand vous arrivez sur l écran ci-dessous :

5 - 5 - Si le service existe déjà dans la base, cliquez sur «sélectionner et continuer». S il n existe pas, vous devez le créer. Pour cela, cliquez sur l icône «créer». Saisissez le nom du service. Vous devez indiquer s il se trouve à la même adresse que l établissement principal. Si ce n est pas le cas, entrez l adresse du service. Sélectionnez ensuite le service en cliquant sur l icône «Sélectionner et continuer». ÉTAPE 4 : «MAÎTRE DE STAGE (OU TUTEUR PROFESSIONNEL) DANS L ORGANISME D ACCUEIL» Veuillez choisir votre maître de stage (tuteur professionnel) dans le menu déroulant. S il n existe pas, vous devez saisir ses coordonnées à partir de l icône «créer» et remplir le formulaire. Une fois le nouveau contact créé, cliquez sur l icône «sélectionner et continuer». Tant que la convention n est pas validée, vous pouvez modifier ou supprimer ce contact grâce aux icônes «modifier» ou «supprimer». ÉTAPE 5 : «CONTENU DU STAGE» C est lors de cette étape que vous allez renseigner toutes les informations concernant le sujet de votre stage et notamment tous les champs obligatoires suivis d un * Si la convention est en rapport avec une offre diffusée par l Université, le champ «fonction et tâches» est déjà pré-rempli. Les informations indiquées dans l offre de stage sont automatiquement rapatriées vers ce champ. Nombre de jours de travail hebdomadaires : 5 par défaut. Attention pour la gratification, la forme de saisie est la suivante (pas de virgule mais un point). Si votre stage s effectue à l étranger, vous avez la possibilité de choisir la langue d impression de la convention. Une fois tous les champs remplis, cliquez sur «valider». Vous arrivez de nouveau à une page de confirmation des informations du stage, vérifiez-les et cliquez sur «créer».

6 - 6 - ÉTAPE 6 : «RECHERCHE RESPONSABLE PÉDAGOGIQUE» Vous devez maintenant renseigner les nom et prénom de votre «enseignant tuteur» ou «responsable pédagogique». Sélectionnez votre tuteur à l aide de l icône «voir», vérifiez et validez. ÉTAPE 7 : «SIGNATAIRE» Le signataire est la personne qui signe la convention de stage au sein de l établissement d accueil. Cette personne peut être différente du tuteur professionnel (maître de stage). Si le signataire de votre convention appartient à un service différent du tuteur professionnel (maître de stage) et que ce service n est pas référencé dans la base, vous devez le créer. Pour cela, cliquez sur l icône «créer» et indiquez le nom du service du signataire et si nécessaire l adresse de ce service. Vous devez ensuite saisir les coordonnées du signataire. Pour cela, cliquez sur «créer» pour rentrer le nom de ce contact. Si le signataire appartient au même service que votre tuteur professionnel (maître de stage) ou qu il s agit de la même personne, sélectionnez le service et le signataire (contact) dans le menu déroulant et cliquez sur «sélectionner». Vérifiez ensuite, lors du récapitulatif, les informations relatives au signataire, modifiez-les si nécessaire et validez. ÉTAPE 8 : RÉCAPITULATIF DE LA CONVENTION Sur cet écran apparaît l intégralité des informations concernant votre convention. Relisez attentivement la convention avant de cliquer sur «créer». Un message vous informe que votre convention a bien été créée. Pensez à noter le numéro de votre convention. Une fois la convention créée, elle reste modifiable jusqu à sa validation définitive. Avant l impression de votre convention, vous devez prendre contact par mail avec votre gestionnaire de scolarité pour validation : L2 STAPS : cendrine.parrinello@ujf-grenoble.fr L3 STAPS : stephanie.morice@ujf-grenoble.fr L2 et L3 APAS : sylvie.chavin-gazalier@ujf-grenoble.fr Licence pro : stephanie.morice@ujf-grenoble.fr Master MPSI : jocelyne.marcos@ujf-grenoble.fr Master EEPS et LEST : marie-france.panzarella@ujf-grenoble.fr Cette étape est obligatoire. Vous devrez attendre le mail de réponse de la gestionnaire pour pouvoir imprimer votre convention en 3 exemplaires. Vous vous chargerez de faire signer les 3 exemplaires de la convention par l établissement d accueil, après les avoir vous-même signés. Enfin, vous devrez nous remettre les exemplaires en mains propres ou nous les adresser par voie postale à l adresse suivante : Université Joseph Fourier - UFR APS Indiquer le nom de la gestionnaire de scolarité concernée ou niveau de formation 1741 rue de la Piscine BP GRENOBLE CEDEX 9 Si vous ne respectez pas cette procédure, votre convention de stage ne sera pas signée par l Université et, par conséquent, vous ne pourrez pas effectuer votre stage.

7 RECHERCHER, MODIFIER, SUPPRIMER VOTRE CONVENTION OU CRÉER UN AVENANT Vous souhaitez retrouver votre convention, la modifier ou créer un avenant, cliquez sur l onglet «gérer les conventions de stage» puis «visualiser mes conventions de stage». Visualiser mes conventions de stage Une fois la convention ou la liste des conventions obtenues, cliquez sur l icône «Récapitulatif» afin de visualiser la ou les conventions. Modifier la convention de stage Si votre convention n est pas validée, vous pouvez toujours la modifier en cliquant sur les éléments de votre choix : établissement d accueil, service d accueil, tuteur professionnel, etc. Si votre convention est validée (donc signée), vous devez créer un avenant pour toutes modifications. Supprimer la convention de stage Pour supprimer une convention de stage (non validée), cliquez sur l icône «récapitulatif» afin de visualiser la convention et cliquez sur «supprimer la convention» en bas de page. Créer un avenant Attention : la modification du lieu de stage n est valable que pour un changement de service au sein du même établissement d accueil. Si vous changez d établissement d accueil, il faudra refaire une convention. Recherchez la convention qui doit être modifiée puis allez sur l onglet «avenant» situé en haut de page. Cliquez sur «créer un avenant», remplissez le champ concernant le motif de l avenant (voir ci-dessus), celui-ci apparaîtra sur l avenant final (ex : modification des dates, modification du lieu de stage, rupture de stage...), puis attendez quelques secondes pour que la suite du formulaire s affiche. Choisissez le motif de l avenant puis cliquez sur «Créer l avenant». Avant l impression de votre avenant, vous devez prendre contact par mail avec votre gestionnaire de scolarité pour validation : L2 STAPS : cendrine.parrinello@ujf-grenoble.fr L3 STAPS : stephanie.morice@ujf-grenoble.fr L2 et L3 APAS : sylvie.chavin-gazalier@ujf-grenoble.fr Licence pro : stephanie.morice@ujf-grenoble.fr Master MPSI : jocelyne.marcos@ujf-grenoble.fr Master EEPS et LEST : marie-france.panzarella@ujf-grenoble.fr

8 Cette étape est obligatoire. Vous devrez attendre le mail de réponse de la gestionnaire pour pouvoir imprimer votre avenant en 3 exemplaires. Vous vous chargerez de faire signer les 3 exemplaires de l avenant par l établissement d accueil, après les avoir vous-même signés. Enfin, vous devrez nous remettre les exemplaires en mains propres ou nous les adresser par voie postale à l adresse suivante : Université Joseph Fourier - UFR APS Indiquer le nom de la gestionnaire de scolarité concernée ou niveau de formation 1741 rue de la Piscine BP GRENOBLE CEDEX 9 Si vous ne respectez pas cette procédure, votre avenant ne sera pas signé par l Université et, par conséquent, les modifications demandées ne seront pas prises en compte RECHERCHER UNE OFFRE DE STAGE OU D EMPLOI (fonction opérationnelle en janvier 2013) Pour rechercher une offre, deux possibilités s offrent à vous : Vous recherchez une offre dans un établissement précis Allez dans l onglet «gérer les établissements d accueil» puis «rechercher un établissement d accueil» (voir point 1, «identifier un établissement d accueil»). Vous aurez accès à toutes les offres d une entreprise y compris celles dont la diffusion est terminée. Vous recherchez une offre selon plusieurs critères Allez dans «gérer les offres» puis «rechercher une offre». Pensez à bien réinitialiser le formulaire entre chaque recherche car il conserve les informations d une recherche à l autre. Il existe deux types de recherche : La recherche simple et la recherche avancée ; la recherche avancée vous permet surtout d effectuer : une recherche par numéro d offres une sélection d offres par niveau de formation 5. ASSISTANCE FONCTIONNELLE Une adresse mail : pstage-etablissement@ujf-grenoble.fr