1-CONTEXTUALISATION DU PROJET DE L ETABLISSEMENT

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1 1-CONTEXTUALISATION DU PROJET DE L ETABLISSEMENT 1-1-PRESENTATION DE L ETABLISSEMENT SITUATION GEOGRAPHIQUE PRESENTATION JURIDIQUE DE L ETABLISSEMENT DESCRIPTION GENERALE DES LOCAUX 1-2-PRESENTATION DE L ACTIVITE INTERNE TAUX D OCCUPATION AGE MOYEN DES RESIDENTS GMP & REPARTITION PAR GIR ORIGINE GEOGRAPHIQUE TYPOLOGIE DES PATIENTS PRIS EN CHARGE PAR LE SSIAD ET L ANAD 1-3-PRESENTATION DE L ENVIRONNEMENT EXTERNE EVOLUTION DEMOGRAPHIQUE DU TERRITOIRE ET LES CARACTERISTIQUES DE LA POPULATION VIEILLISSANTE TAUX D EQUIPEMENT LE SCHEMA REGIONAL D ORGANISATION MEDICO-SOCIALE LE SCHEMA DEPARTEMENTAL GERONTOLOGIQUE DE L HERAULT 2- POLITIQUE DE L ETABLISSEMENT/PROJET MANAGERIAL 2-1-LA DEMARCHE D ELABORATION DU PROJET D ETABLISSEMENT 2-2- ORIENTATIONS MANAGERIALES DE L ETABLISSEMENT VALEURS ET MISSIONS DE L EHPAD LES ORIENTATIONS MANAGERIALES A CINQ ANS Revoir les chartes de bientraitance élaborées par les agents dans chaque service : réactiver les groupes de travail et la démarche MOBIQUAL

2 3 - LES PROJETS DE VIE ET DE SOINS Objectif s: 3-1-LA MISE EN PLACE D UNE DEMARCHE DE PROJET DE VIE INDIVIDUALISE Harmoniser les pratiques soignantes autour d une personne en fonction de son projet de vie. Favoriser la venue des personnes avec leur animal de compagnie Améliorer l exhaustivité et le suivi du recueil, l établissement souhaite mettre en place un référent soignant par résident. Sa fonction principale sera de regrouper les différentes informations détenues sur le résident. Réaliser un bilan avec le résident et sa famille: il s agit de s assurer que la réponse apportée par l équipe correspond effectivement aux attentes et aux besoins du résident. Systématiser et mettre en œuvre des projets de vie individualisés pour chaque résident quel que soit le service ou le mode de prise en charge Ecrire la procédure du projet de vie individualisé : y inclure les familles et revoir le PVI au moins une fois par an 3-2-GARANTIR LE RESPECT DES DROITS, DES LIBERTES ET LA PARTICIPATION DES USAGERS Rappeler les principes de respect des résidents systématiquement auprès des nouveaux personnels et stagiaires. S engager à garantir de façon pérenne le respect des droits et libertés des résidents LA LUTTE CONTRE LA MALTRAITANCE Créer un groupe de référents et se réapproprier la charte bientraitance Porter mention dans le livret d accueil de l établissement des coordonnées externes à l établissement pour signalement de situations de maltraitance. Porter une attention particulière et accompagner les équipes dans la prévention et le signalement des situations de maltraitance au domicile Suivre des indicateurs bientraitance par le biais d audit annuel LA LIBERTE DE PRATIQUE D UN CULTE Etablir une liste des différents lieux de culte à proximité de l établissement et en faciliter l accès (intégration dans le PVI) S assurer de la diffusion de cette information à l ensemble des résidents. Réactiver les offices à la chapelle pour les grandes fêtes LA DIGNITE DES PERSONNES ACCUEILLIES LA PROTECTION DES BIENS ET DES PERSONNES Créer un poste d assistante sociale à temps partiel dans l établissement pour l ensemble des services Créer un poste de mandataire judiciaire (obligation de par la Loi du 5 mars 2007 réformant la protection es majeurs vulnérables)

3 3-2-5 LA PARTICIPATION DES USAGERS Créer pour les services à domicile (accueil de jour et SSIAD/ANAD) un lieu d expression pour les usagers Ouvrir les réunions à toute personne (famille et résidents) souhaitant participer LA PARTICIPATION DES FAMILLES Créer des espaces dédiés aux familles (salons) et aux petits enfants (jeux extérieurs par exemple) 3-3-LA PROMOTION DE LA QUALITE DE VIE L ACCUEIL, DE LA DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS A L INTEGRATION DU RESIDENT Mettre à jour, diffuser et appliquer la procédure d accueil et d admission. Revoir le livret d accueil et distribuer aux anciens résidents le nouveau livret d accueil. Créer et faire vivre la commission d admission Organiser une visite auprès du futur résident avant chaque entrée. Informer l ensemble des résidents de l arrivée d une nouvelle personne, y compris les Résidents qui restent en chambre. Mettre en place une attention particulière à l arrivée du nouveau résident (carte de Bienvenue, bouquet de fleurs ) Etablir en systématique une évaluation de l adaptation du résident au bout du deuxième mois (cf. grille élaborée par le Dr Estève) LA VIE SOCIALE ET LE PROJET D ANIMATION Créer les conditions d une étroite collaboration de l équipe d animation à la réalisation du projet personnalisé du résident (au moyen notamment de la mise en place du projet de vie informatisé) Intégrer systématiquement les animations dans le plan de prise en charge et également pour l accueil de jour Sensibiliser les professionnels à l importance de l animation (formation, projet «vis ma vie, etc ) Intégrer des temps d animation dans les fiches de poste AS et ASH notamment sur les débuts d aprèsmidi («pause intégrées»par exemple...) par le référent du résident Revoir la charte du bénévole, la diffuser à tous les bénévoles et la faire signer Identifier les bénévoles au sein des structures Organiser des réunions annuelles avec les bénévoles Créer 1 ETP d animatrice coordinatrice afin d avoir un projet global et des actions coordonnées autant en interne qu avec les intervenants extérieurs, l animatrice coordinatrice fera le lien avec l association «Vivre à la Maison de Retraite» Acquisition d un véhicule adapté au transport des personnes dépendantes afin de faciliter l accès aux sorties de ces personnes Mise en place de sorties régulières Ecrire un projet une fois par an pour préparer une rencontre avec l école primaire Travail avec les équipes pour souhaiter les anniversaires (souhait le jour de l anniversaire au moyen d une carte de vœux)

4 Créer des liens fonctionnels plus formalisés et plus efficients entre les services logistiques (cuisines pour les ateliers cuisines et épluchages par exemple, bureau des entrées pour le marquage du linge des futurs entrants) Développer des activités «du quotidien» directement dans le service et prises en charge par les équipes de soins (se promener, dominos, cartes, etc. ) en dehors des activités proposées dans le planning des animations, dans la dynamique du projet individualisé. Diversifier l offre avec des professionnels extérieurs (associations, artistes, professeurs de sports adaptés tec ) Créer des ateliers autonomes (boite à activités) LA QUALITE DES PRESTATIONS LOGISTIQUES Créer 3 ETP sur des postes de gouvernantes Réfléchir à la création d espaces de restauration en étages dans la Résidence Anatole France pour les petits déjeuner ou gouter par exemple Etaler les petits déjeuners dans le temps et en fonction de l heure de réveil, proposer de le prendre soit en salle à manger soit en chambre Mettre en place des horaires d été et des horaires d hiver pour le repas du soir développer l achat sur les filières courtes (programme AGRILOCAL du Conseil Général) Travailler sur l amélioration de la mise de table et du service : formation du personnel de salle à manger Améliorer la présentation des repas en textures mixées : formation spécifique des agents de cuisine à prévoir Créer des espaces spécifiques pour recevoir les familles Améliorer le système de communication Cuisine / Soin par la création des postes de gouvernantes Améliorer le système de préparation des plateaux avec la mise en place de fiches plateaux. Prévoir l intervention de la diététicienne sur l ensemble des services par l augmentation de son temps de travail Rédiger une procédure concernant le marquage du linge Relancer et vérifier l inventaire systématique du marquage du linge à l entrée (voir procédure d entrée en EHPAD). Améliorer le circuit du linge : créer des locaux linges sales et linge propre. Organiser avec l équipe de ménage des locaux communs et des étages pour le nettoyage à fond de certaines chambres (arrivée, départ, etc. ) et la révision des installations techniques Revoir les périodicités de la feuille de traçabilité en particulier pour les siphons et les bondes et poires des douches non utilisées régulièrement. Sensibiliser les équipes à l importance de l hygiène des chambres au travers de l évaluation et des réunions d équipe Réaliser des contrôles de surface à fréquence annuelle sur des chambres au hasard (poignées de porte). 3-4-LA PROMOTION DE L AUTONOMIE ET DE LA SANTE QUALITE D ORGANISATION ET DE REALISATION DES SOINS Finaliser l utilisation complète du dossier de soins informatisé Améliorer la qualité des transmissions Responsabiliser les IDE sur leur rôle d encadrement d équipe et leurs responsabilités Promouvoir l activité de la commission gériatrique et la réunir au moins deux fois par an Créer des salles de bain avec baignoire dans les structures ou elles n existent pas Acheter du matériel adapté : douche au lit, lit douche, chaise de douche Proposer et non imposer le moment de la toilette S annoncer en entrant dans la chambre Privilégier la toilette debout

5 Respecter l autonomie de la personne âgée qui peut encore faire sa toilette seule : s appuyer sur les capacités restantes en suppléant au manque. Assurer une petite toilette au coucher pour les personnes incontinentes Eviter, lorsque cela est possible, les toilettes à 2 soignants pour favoriser la relation avec le résident S inspirer des règles enseignées dans la méthodologie de soins MONTESSORI adapté à la personne âgée Harmoniser le circuit du médicament sur les 3 Résidences : réaliser une étude bénéfice/risques pour le choix de l option tarifaire et le maintien ou non de la PUI Rédiger des protocoles afférents au circuit du médicament Conventionner avec les officines et nommer une officine référente pour les 2 résidences sans PUI Réévaluer le livret thérapeutique et le mutualiser aux 3 structures Assurer une continuité des soins en étant acteur des projets de vie individualisés : transmissions des informations, des comportements et être force de proposition Marquer la nuit par des actions spécifiques (ex : lumière tamisée, port de tenue particulière pour le personnel ) Pouvoir proposer des activités la nuit aux résidents des unités protégées où les personnes sont déambulantes, Favoriser le repos et notamment en évitant les réveils nocturnes pour les changes Former le personnel travaillant la nuit sur les spécificités de ces postes Systématiser la formation sur la fin de vie pour les agents de nuit Pouvoir proposer un accueil des familles la nuit pour les fins de vie Etendre les astreintes de nuit aux deux autres résidences Pouvoir recruter : LE MAINTIEN DE L AUTONOMIE DES PERSONNES ACCUEILLIES - un psychomotricien (éventuellement dans le cadre des projets PASA), - un professeur de sport et d activité adapté (STAPS) LES AXES PRIORITAIRES Développer les consultations en visiogériatrie S assurer du bon respect du protocole Réévaluer périodiquement les contentions Maintenir une grande vigilance sur l état cutané des résidents Proposer fréquemment des changements de position et faciliter la mobilisation Veiller à la diffusion et au suivi rigoureux du protocole notamment les cures de postures même sur matelas a air Systématiser la location de matelas afin de toujours avoir des matériels en bon état et maintenu correctement Faire un suivi nutritionnel régulier Effectuer des analyses plus approfondies et plus régulières des chutes Mettre en place des mesures de prévention à partir de l analyse des causes. Actualiser le protocole de gestion de l incontinence par le biais de référents incontinence Améliorer la prévention des risques d incontinence en élaborant si nécessaire un protocole de conduite à tenir en matière de prévention et de prise en charge de l incontinence. Mettre en place des formations régulières sur l incontinence Inclure le dépistage de la douleur dans le protocole d entrée Systématiser le dépistage de la douleur et généraliser l utilisation des grilles d évaluation. Poursuivre la formation du personnel Former un infirmier au DU douleur

6 Poursuivre la pesée mensuelle des résidents et acheter du matériel adéquat pour peser les personnes alitées Généraliser les évaluations MNA Faire la recherche de situation à risque dès l entrée du résident Elaborer des fiches individuelles alimentaires pour les nouvelles admissions : enquête alimentaire avec les habitudes et l histoire du poids, les textures et régimes à mettre en place, les goûts et les non goûts, les objectifs diététiques et prise en charge. Former le personnel à la façon de faire manger Travailler sur la présentation des textures mixées Sensibilisation régulière de tous les acteurs Renforcer les équipes l été Former une IDE et le médecin coordonnateur au DU Soins Palliatifs Poursuivre la formation des personnels sur l accompagnement de fin de vie Tenir à jour les souhaits et demandes du résident quant à sa fin de vie (à noter dans le dossier de soins informatisé) Diffuser et s assurer du bon suivi des protocoles (audits) Assurer le soutien psychologique nécessaire des familles et du personnel, leur permettre un accompagnement dans de bonnes conditions (couchettes, etc ) LES AIDES ET PRISES EN CHARGES SPECIFIQUES Développer le «manger mains» pour plus d autonomie des personnes atteintes de troubles cognitifs Repenser l architecture de l unité protégée de la résidence St Jacques Ouvrir un PASA sur la Résidence St Jacques Faire connaitre ce service auprès de nos partenaires notamment les places en secteur protégé Rédiger une procédure d accueil spécifique Formaliser les orientations de prise en soins selon les 14 besoins de Virginia Andersson Revoir le DIPC Rédiger les projets de vie et de soins individualisés ; ce document formalise les modalités de la prise en charge. Il est établi en double exemplaire et doit être signé par la personne ou son représentant, validant ainsi l intervention des aides-soignantes. Informatiser le service permettrait d améliorer la traçabilité des interventions. A ce titre, l utilisation de «tablettes» par les soignants serait possible par une extension du logiciel existant. Mettre en place un conseil de la vie sociale ou une autre forme de participation des familles des usagers avec la Direction qui permettrait de faire évoluer le service. Le questionnaire de satisfaction devra enfin être mis en place chaque année. Créer un lien avec les intervenants libéraux lors d un moment convivial ce qui permettrait de renforcer les liens entre les différents acteurs. En cas d opportunité dans les cinq années à venir, le service reste ouvert à une création d une E.S.A. sur son territoire ou sur un territoire proche. Former l ensemble de l équipe aide-soignante en tant qu A.S.G. serait envisagée en cas de création d une E.S.A pour une meilleure prise en charge des patients. Par ailleurs, il serait opportun de former la totalité de l équipe à cette fonction au regard du public rencontré à domicile. Travailler en lien avec le SAD du CCAS de la Ville de Frontignan, voire déposer un dossier de SPASAD commun Réfléchir par une analyse bénéfice / risque de l opportunité ou non de travailler avec des IDE salariées au lieu des IDE libérales Etendre le service avec 2 tournées Travailler avec la Plateforme et l accueil de jour pour proposer du répit de nuit en début de nuit En lien avec le SSIAD réfléchir à un «SSIAD tardif» Développer un bilan d entrée basé sur les capacités restante et sur le potentiel de mobilisation de celles-ci. Réaliser le PVI sur la base du bilan en adaptant les activités et animations en fonction de ce dernier Revoir le DIPC et le règlement de fonctionnement Entamer une réflexion pour une organisation des transports collective

7 Etendre les lieux de prise en charge collectives ou de permanence Acquérir un bus aménagé afin de faire face à la difficulté d aller au plus proche des personnes aidées et proposer des prises en charge itinérantes Formaliser les documents et informatiser les transmissions et le suivi Permettre l intervention d une palette de professionnels élargie afin de pouvoir répondre au maximum de situation : diététicienne, professeurs STAPS, etc Participer aux rencontres inter PARA 3-5-LA QUALITE, LA PROTECTION ET LA PREVENTION DES RISQUES DEFINITION D UNE POLITIQUE DE GESTION DES RISQUES Poursuivre la rédaction et la diffusion des protocoles afin d améliorer et d harmoniser les pratiques professionnelles Réaliser des enquêtes de satisfaction auprès des résidents (repas, conditions d'hébergement) Se préparer à l évaluation externe Poursuivre la démarche d amélioration continue de la qualité Organiser l évaluation des pratiques professionnelles. Obtenir un financement partiel de ce poste au moins au regard des nouvelles contraintes liées à l évaluation externe LA GESTION DES EVENEMENTS INDESIRABLES Renforcer les actions d'informations sur les évènements à déclarer au sein des équipes. Objectif de la cellule qualité : Écrire son règlement intérieur, Renforcer sa proximité avec le terrain et la communication des actions correctives LA SECURITE ET LA MAINTENANCE Identifier un responsable des services techniques et écrire les fiches de postes Mettre en place une procédure de recours aux services techniques ou entreprises extérieure en dehors des heures de présence du service Rénover le local des services techniques, Créer une GMAO Mettre en place la demande de travaux informatisé Mettre à jour et suivre le document unique Mettre en place un sac d urgence et achat de défibrillateur pour chacun des bâtiments LA GESTION DES DECHETS POLITIQUE DE DEVELOPPEMENT DURABLE

8 4-MISE EN ADEQUATION DES BESOINS ET DES RESSOURCES : LE PROJET SOCIAL, PROJET DES SYSTEMES D INFORMATION ET DE COMMUNICATION, PROJET ARCHITECTURAL 4-1- LES RESSOURCES HUMAINES L ORGANIGRAMME LES EFFECTIFS L ENCADREMENT Faire vivre le projet d établissement en impliquant l ensemble du personnel. Veiller au bon fonctionnement des instances légales. Mettre en œuvre l ensemble des actions définies dans le présent document dans une démarche d amélioration continue de la qualité. Achever de formaliser l ensemble des fiches de poste pour l ensemble du personnel selon les fiches du répertoire national des métiers en déclinaison de la démarche de Gestion Prévisionnelle des Métiers et Compétences. Les fiches de poste seront réalisées par métier et des fiches de tâches détaillant plus précisément le travail à réaliser pourront être rédigées en fonction des besoins. Ces fiches seront communiquées aux agents. Les évaluations seront faites en fonction des savoirs requis, des savoirs faire et des savoirs être inscrits dans les fiches de poste REDUCTION DE LA PENIBILITE ET BIEN-ETRE AU TRAVAIL Mettre en place des tenues de travail de couleurs et permettant une bonne ergonomie Mettre en place des groupes de parole a la demande sur chaque service Rédiger un CLACT et le soumettre à l ARS pour bénéficier de subventions Encourager l ACP à adhérer à la fédération nationale des amicales du personnel hospitalier et à signer la charte déontologique des amicales du personnel hospitalier Signer une convention entre l établissement et l ACP Finaliser le document unique d évaluation des risques professionnels. Afin que la démarche d amélioration des conditions de vie au travail soit pérenne, la direction préconise que la médecine du travail réalise un travail de fond d ergonomie des postes de travail FORMATION DU PERSONNEL Une commission de formation devra être mise en place et les entretiens annuels d évaluation comporteront un volet «entretien de formation» qui permet de recenser les souhaits et besoins de formation en lien avec le poste et les compétences de chaque agent. Mener une réflexion afin d améliorer le retour d expérience lors de la participation des agents aux différentes formations et d analyser davantage le bénéfice de la formation LES OUTILS DE GESTION PREVISIONNELLE DES EMPLOIS ET DES COMPETENCES (G.P.E.C.) : Favoriser un turn-over du personnel entre services afin de générer un esprit solidaire et d établissement

9 Mettre en place des expériences «vis ma vie» Favoriser dès que possible la titularisation des agents Organiser les Commissions administratives paritaires 2 fois par an Eviter les trop longues périodes de recours aux personnels contractuels Favoriser les organisations «solidaires» Identifier clairement les personnes qui vont être les évaluateurs ( former des IDE référentes pour les mener des entretiens d évaluation afin d aider les cadres et les responsabiliser davantage) Former les évaluateurs au déroulement des entretiens Mettre en place des fiches afin de permettre à l agent de mener une réflexion sur son entretien d évaluation et de formation Améliorer les fiches d évaluation en distinguant un volet bilan, volet objectifs, volet évaluation (identification des points forts et des points à améliorer) Etendre l entretien d évaluation à tous les agents de l établissement Compléter l entretien d évaluation par un entretien de formation avec une fiche dédiée Améliorer l adéquation des souhaits et des besoins en formation Améliorer l évaluation des formations Favoriser la mobilité professionnelle interne par le biais de formation si cela est possible et envisageable compte tenu du profil du salarié et des perspectives de l établissement. L objectif: 4-2- AMELIORATION DE LA COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE Continuer à réaliser des réunions de direction hebdomadaires avec rédaction d un compte rendu sur les points principaux Accompagner le personnel dans le changement de l organisation du travail, associer et amener l adhésion à ces changements et développer leur esprit d initiative et de responsabilisation Rédaction mensuelle de la feuille de chou annexée au bulletin de salaire Inciter le personnel à l utilisation du logiciel qualité pour développer la communication Développer les rencontres avec les partenaires extérieurs (expérience inter établissements) Faire un audit pour évaluer le livret d accueil du personnel. (Pourcentage de remise et ressenti par les nouveaux agents) Améliorer la procédure d accueil des nouveaux salariés ou stagiaires Rédiger une procédure concernant l orientation et la prise en charge des stagiaires Généraliser le port de badge par le personnel Installer de nouveaux portables Généraliser l utilisation de Easy-Soins par les soignants avec objectif de suppression du dossier papier LA COMMUNICATION AU SEIN MEME DES SERVICES DE L EHPAD Formaliser les procédures de transmissions entre les différents métiers, notamment via le logiciel de soins LA COMMUNICATION AVEC LES SERVICES ADMINISTRATIFS ET LOGISTIQUES Ne pas téléphoner pour des demandes d intervention non urgentes. Gérer les demandes d interventions par le Logiciel IJ Trace LE DIALOGUE SOCIAL Rédiger un protocole syndical afin d apporter un cadre plus précis à l exercice syndical

10 Instituer des rencontres régulières au moment des instances Impliquer les partenaires sociaux dans la rédaction du document unique Organiser en partenariat avec les partenaires sociaux une enquête sociale pour évaluer le niveau de satisfaction des agents ORGANISATION DE LA COMMUNICATION EXTERNE Revoir le site internet avec possibilité de mise à jour par l établissement. Revoir les plaquettes d information et le livret d accueil Généraliser le journal à tous les services Créer une Gazette a l attention des familles SCHEMA DIRECTEUR INFORMATIQUE Rédiger la procédure de traitement des données personnelles informatiques Rédiger une charte du système d information, et la faire signer aux agents 4-3-PROJET ARCHITECTURAL LA QUALITE DES ESPACES Proposer un programme d investissement et de rénovation global en démarche BDM Ré agencer la cuisine Sécuriser et rendre plus accessible les espaces extérieurs Valoriser les espaces extérieurs en devenant refuge LPO Mettre aux normes d accessibilité les bâtiments L ACCESSIBILITE DES BATIMENTS LE PROJET D EXTENSION DE L ETABLISSEMENT Elaborer un projet de création d une unité de vie pour personnes handicapé vieillissante.