Aspects techniques et financiers. Service Europe Direction des Programmes et de la Formation pour le Sud

Transcription

1 Aspects techniques et financiers Service Europe Direction des Programmes et de la Formation pour le Sud

2 Sommaire Aspects techniques et financiers La dématérialisation complète des procédures Gérer mon projet : reporting financier et scientifique Les audits

3 Le portail du Participant Point d entrée unique qui permet de : Soumettre les projets De préparer la convention de subvention et de la signer électroniquement De soumettre les rapports financiers et techniques D échanger avec le project officer du projet 3

4 Dématérialisation des procédures Les participants à H2020 doivent posséder: un numéro d identification unique (PIC) Un contact administratif principal (LEAR) Un signataire pour la convention de subvention (LSIGN) Un signataire pour les rapports financiers (FSIGN) Quand un projet est sélectionné, la signature électronique en ligne est requise pour: La déclaration sur l honneur (pour préparer la convention de subvention) La convention de subvention. Un document PDF avec signatures électroniques intégrées est alors généré. Les rapports techniques et financiers sont soumis en lignes. 4

5 Dématérialisation des procédures 5

6 Dématérialisation des procédures 6

7 Reporting et paiement Pre-financing 1st payment Period 1 R1 Period 2 R2 YEAR 1 YEAR 2 M1 M12 M24 7

8 Les Modalités de paiement de la subvention européenne Un seul pré-financement en début de projet (50% de la contribution) 5% du pré-financement sont déduits du pré-financement au titre du fonds de garantie Reçu par le coordinateur dans les 45 jours suivant l entrée en vigueur du GA Reversé aux bénéficiaires dans les meilleurs délais et dès qu ils ont signé la convention de subvention (selon la répartition adoptée par le consortium) 8

9 Les paiements intermédiaires Les paiements intermédiaires sont basés sur états financiers (form C) de chaque période: Sur validation par la CE des états financiers (form C) de la période 1 Le montant payé est le montant justifié et accepté Rétention par la CE : 10% + 5% retenus sur le préfinancement pour le fond de garantie En dernière période, vous devez généralement avancer l argent correspondant aux derniers coûts afin de recevoir le paiement final 9

10 Le paiement final Le paiement final (après acceptation de tous les rapports finaux) correspond aux 15% de la subvention qui ont été retenus Sur validation par la CE des états financiers (Form C) de la dernière période remis à la CE au moment du reporting final. ATTENTION : délais très longs pour le paiement final (plusieurs mois après la fin du projet) 10

11 Gérer mon projet : reporting financier et technique 11

12 Gérer mon projet : reporting financier et technique 12

13 Gérer mon projet : reporting financier et technique 13

14 Gérer mon projet : reporting financier et technique 14

15 Gérer mon projet : reporting financier et technique 15

16 Enregistrer son temps La déclaration des temps permet aux participants d un projet d Horizon 2020 de déclarer le temps travaillé du personnel qui travaille sur le projet Les participants peuvent déclarer leurs coûts de rémunération éligibles : Salaire total / nbre d heures productives totales X heures déclarées sur le projet 16

17 Les feuilles de temps Le participant doit pouvoir montrer le nombre d heures réellement travaillées au moyen d un système d enregistrement des temps manuel ou électronique. La feuille de temps doit mentionner au minimum : le titre et le numéro du projet le nom complet du participant le nom de l agent affecté sur le projet le temps de travail déclaré sur le projet la référence des tâches ou du "work package" correspondants la description des activités effectuées, afin de comprendre le travail réalisé. le nom du supérieur hiérarchique Les feuilles de temps doivent être signées chaque mois par l agent et son supérieur hiérarchique. 17

18 Exemple de feuilles de temps 18

19 Exemple de feuilles de temps 19

20 Exemple de feuilles de temps 20

21 Les audits dans Horizon 2020 Il existe trois types d audits possibles dans le cadre d Horizon 2020 : l audit de la Commission européenne, l audit de la Cour des comptes européenne et l enquête de l Office de lutte antifraude.

22 L audit de la Commission européenne Il s agit de l audit le plus courant, qui consiste à vérifier la bonne mise en œuvre d un projet par le participant et ses éventuelles parties tierces Les audits sont des contrôles réalisés soit directement par les auditeurs de la CE et de ses agences, soit sous-traités à des cabinets d audits indépendants. Ils permettent notamment de comparer les montants déclarés par le participant dans les états financiers aux montants constatés sur les pièces auditées. Un audit peut être effectué jusqu à deux ans après la fin du projet

23 L audit de la Commission européenne

24 Recommandations sur les audits Attention à l Erreur Systémique Même erreur de méthode identifiée sur l échantillon de contrats audités Produit le même effet sur l ensemble des contrats en cours chez le bénéficiaire audité Erreur doit être réparée sans qu il soit besoin d auditer chaque projet Conséquence? Demande par la CE de la rectification de tous les états financiers (Form C) établi pour les projets européens du participant (périodes échues et en cours)

25 Merci de votre attention! Héloïse Lemoine et François Trémège Service Europe de l IRD Horizon 2020