GUIDE À L INTENTION DES DIRECTEURS > RÉGIME D ASSURANCE COLLECTIVE DES CHAMBRES DE COMMERCE

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1 > RÉGIME D ASSURANCE COLLECTIVE DES CHAMBRES DE COMMERCE

2 CARACTÉRISTIQUES DU RÉGIME > GARANTIES ET SERVICES > Chaque entreprise participante choisit des garanties de base selon sa taille. Ces garanties comprennent toujours un capital assuré pour l assurance vie comportant l assurance mort accidentelle et mutilation. L entreprise peut ensuite choisir des garanties facultatives parmi toute une gamme de produits innovateurs, dont les suivants : Assurance invalidité de courte et de longue durée Garantie médicaments sur ordonnance, y compris les options avec carte de remboursement direct ou avec carte de remboursement différé ASSURE Soins de la vue Soins médicaux majeurs comportant un séjour dans une chambre à deux lits Soins de base, majeurs et orthodontiques Assurance voyage en cas d urgence médicale Programme d aide aux employés Assurance frais généraux Assurance vie facultative pour les employés et les personnes à charge Assurance en cas de maladie grave Services du Réseau Best Doctors MD LE CONTRAT-CADRE > Le Régime des chambres de commerce est régi par un contrat-cadre qui établit les garanties, primes, conditions d admissibilité et conditions aux termes desquelles l assureur accepte de fournir une protection à une entreprise participante et à ses employés. Le contrat-cadre établie par l assureur est un contrat passé entre l assureur et la Société d assurance des chambres de commerce du Canada. Les entreprises qui adhèrent au régime reçoivent une trousse d affaires contenant leur police d assurance. Les employés eux reçoivent deux documents : un Certificat d assurance et un Livret de l employé. Le certificat indique les garanties choisies par l employé et si le conjoint et les enfants sont couverts. Le Livret de l employé décrit la protection de l entreprise. Si l employeur choisit une option de l assurance maladie comportant une assurance médicaments sur ordonnance avec remboursement direct, les employés reçoivent, également une carte ASSURE et n ont qu à payer la partie non assurée du coût au moment de l achat des médicaments. Cependant, si l option d assurance maladie choisie comprend le système de remboursement différé, l employé devra débourser le coût total des frais de médicaments sur ordonnance en pharmacie. Le remboursement de ces frais sera alors effectué après 30 jours ou un total de 50 $, selon la première éventualité. La plupart des garanties du Régime des chambres de commerce sont établies par Desjardins Assurances et les autres sont offertes par Assurance vie ACE INA et la Western Life, Compagnie d assurance-vie. PAGE 1

3 ADMISSIBILITÉ > Les entreprises membres d une chambre de commerce sont admissibles si elles comptent 35 employés ou moins et sont en exploitation depuis au moins six mois, dans un secteur non saisonnier. Les organismes sans but lucratif membres d une chambre de commerce doivent être approuvés par l administrateur du régime avant d être acceptés. Habituellement, l obtention de l approbation n est qu une façon de s assurer que l entreprise a une source de fonds stable autre qu une source d État pour mieux s assurer de la continuité de son exploitation. Le régime analyse également les demandes provenant des entreprises comptant de 36 à 50 employés cas par cas. Les entreprises doivent indiquer la date du début de leur participation à la chambre de commerce lorsqu elles remplissent une proposition d assurance collective. Les entreprises qui cessent d être membres ne sont plus admissibles au régime d assurance collective. PRIMES > Les primes sont échues et payables le premier du mois, mais un délai de grâce de 31 jours est accordé pour le paiement de la prime. Si la prime n est toujours pas reçue à l expiration du délai de grâce, la protection prend fin d office. COMMUNICATIONS AUX EMPLOYÉS > Chaque employé reçoit un Livret de l employé qui décrit, en termes simples, les garanties pour lesquelles il est couvert. En outre, une ligne de services nationale sans frais est mise à la disposition des entreprises participantes et de leurs employés pour qu ils puissent obtenir des renseignements sur le régime partout au Canada et dans la langue de leur choix, le français ou l anglais. L administrateur du régime publie également plusieurs bulletins chaque année. Ils sont distribués à toutes les entreprises participantes et décrivent les changements administratifs ou apportés aux produits. RENOUVELLEMENT > Le Régime des chambres de commerce est renouvelable annuellement. Ce qui signifie qu une fois par année, le 1 er avril, les taux sont revus pour tenir compte : des changements dans l âge et la rémunération des employés; des changements dans le coût des garanties, comme les hausses des guides des honoraires dentaires et les changements dans les services couverts par les régimes d assurance maladie provinciaux; du niveau global des demandes de règlement présentées au régime. CARACTÉRISTIQUES DU RÉGIME > Bien avant la date du renouvellement, chaque entreprise reçoit une trousse décrivant les changements importants proposés pour la protection. Les entreprises ont alors la possibilité de revoir leur protection et de faire les rajustements nécessaires selon les circonstances. Le Régime des chambres de commerce jouit d un excellent taux de conservation des entreprises dans le programme année après année, supérieur à ceux de la moyenne de l industrie. Parmi les entreprises qui cessent de participer au régime, beaucoup le font parce qu elles abandonnent les affaires, ce qui malheureusement arrive souvent sur le marché des PME. PAGE 2

4 CARACTÉRISTIQUES DU RÉGIME > EXPIRATION DE LA POLICE DE L ENTREPRISE MEMBRE > L entreprise membre peut résilier sa protection le premier de tout mois. L administrateur du régime doit être avisé par écrit de l intention de l entreprise membre de résilier sa protection au moins 30 jours avant la date prévue de la résiliation. L assureur ne peut mettre fin à la protection de l entreprise membre que dans les cas suivants : non-paiement de la prime; défaut de répondre aux conditions d admissibilité, comme le pourcentage requis de participation des employés, l exploitation de l entreprise dans un secteur non saisonnier et la viabilité de l entreprise si, par exemple, le travailleur autonome est frappé d une invalidité permanente; défaut de participer à une chambre de commerce participante au régime; expiration du contrat-cadre. EXPIRATION DU CONTRAT-CADRE > Le Régime d assurance collective des chambres de commerce peut être résilié si la Société d assurance des chambres de commerce du Canada (SACCC) ou l assureur donne un avis de 180 jours avant la date anniversaire du 1 er avril. La SACCC ne mettra fin au régime que pour désigner un nouvel assureur pour s en charger. PAGE 3

5 HISTORIQUE ET EXPLOITATION DU RÉGIME > HISTORIQUE DU RÉGIME DES CHAMBRES DE COMMERCE > Les chambres de commerce reconnaissent depuis longtemps la valeur des garanties et les difficultés qu éprouvent les plus petits employeurs à obtenir des assurances de qualité à prix abordable. Les chambres de commerce offrent des assurances collectives depuis le début des années Cependant, ce n est qu en 1970 que le mouvement des chambres de commerce a mis sur pied le premier régime à l échelle nationale. Tous les régimes individuels ont été rassemblés pour créer un seul groupe plus important d employeur de partout au Canada. Au début, ce nouveau régime offrait l assurance vie, l assurance mort accidentelle et mutilation et une assurance salaire mensuelle en cas d invalidité. En 1983, Johnston Group inc. a été nommé pour commercialiser et gérer le Régime des chambres de commerce. Depuis, Johnston Group s est engagé à conserver le régime concurrentiel et à jour, et plus de garanties et de services ont été ajoutés au programme. Des garanties d assurance traditionnelles comme l assurance maladie et l assurance soins dentaires; des produits s intéressant aux besoins des PME comme les programmes d aide aux employés, l assurance vie facultative et l assurance frais généraux; des garanties et des services d avant-garde comme l assurance en cas de maladie grave et les services du Réseau Best Doctors MD, la qualité du produit n étant jamais oubliés. Dans tous ces changements, une seule philosophie a guidé le régime depuis sa création : fournir des garanties abordables, concurrentielles et sûres aux employés des petites entreprises. Les résultats au cours des dix dernières années, le régime a connu une importante croissance, ajoutant 300 nouvelles entreprises en moyenne par mois. À notre avis, cette stratégie a réussi pour nous, nos conseillers et pour les plus de entreprises qui participent actuellement au programme. DES MEMBRES DES CHAMBRES DE COMMERCE OCCUPENT DES POSTES D ADMINISTRATEURS DU RÉGIME > Depuis 1985, la Société d assurance des chambres de commerce du Canada (SACCC) supervise le Régime d assurance collective des chambres de commerce. La SACCC est un organisme à but non lucratif représentant les chambres de commerce adhérentes qui offrent ce programme et les personnes qui sont couvertes. Les membres du conseil d administration de la SACCC se réunissent deux fois par année, dans différents endroits au Canada. Les chambres de commerce participantes nomment ou élisent à la SACCC des administrateurs qui feront partie du conseil d administration venant de chaque région du Canada. (Voir la liste des administrateurs dans la partie du site réservée aux membres du conseil d administration de la SACCC.) Dans chaque région, le premier administrateur est un employé d une chambre de commerce et le deuxième est un bénévole. Les administrateurs ne reçoivent pas de salaire, mais ne paient pas les frais engagés pour les réunions. PAGE 4

6 OBJECTIFS DE LA SOCIÉTÉ D ASSURANCE DES CHAMBRES DE COMMERCE DU CANADA (SACCC) > Les lettres patentes de la société décrivent les objectifs de la SACCC. Ces objectifs sont les suivants : «Rendre accessibles les garanties et les régimes d assurance (collectifs ou non), y compris, mais sans s y restreindre, les régimes de retraite et les fonds enregistrés de revenu de retraite, aux particuliers, aux entreprises et aux personnes morales membres des chambres de commerce au Canada;» «Représenter les intérêts des chambres de commerce qui appuient la Société;» «Coordonner, revoir et évaluer la performance de tous les régimes mis en place par la Société et recommander des changements, des améliorations et des ajouts à ces régimes dans l intérêt de ces particuliers, entreprises et personnes morales qui souscrivent ces régimes;» «Préparer et distribuer les renseignements et le matériel relatifs à la disponibilité de ces garanties et régimes d assurance;» «Conclure des contrats pour les services administratifs nécessaires pour offrir et superviser ces garanties et régimes d assurance;» «Se charger de toutes les autres tâches nécessaires à l atteinte de ces objectifs.» HISTORIQUE ET EXPLOITATION DU RÉGIME > Par l entremise de ses administrateurs, la SACCC s assure que le régime est bien commercialisé et géré et que les garanties offertes aux membres répondent toujours à leurs besoins. PROGRAMME DE PAIEMENT DES COTISATIONS > Le Régime des chambres de commerce offre aux chambres de commerce une option administrative unique pour le paiement des cotisations des membres. Nous pouvons offrir aux participants au régime d assurance la possibilité de verser les cotisations une fois par mois en même temps que leurs primes d assurance collective. Nous inscrivons le montant de la cotisation comme poste distinct dans le relevé de facturation de l assurance collective et les cotisations que nous recevons en votre nom vous sont envoyées, en totalité, le 15 du mois, en même temps que les honoraires d administration que vous recevez pour faire la promotion du régime. Ce programme pratique de paiement des cotisations est particulièrement utile pour conserver la participation des PME pour lesquelles le versement d une somme forfaitaire peut constituer un obstacle à l adhésion et à la participation à votre chambre. Pour de plus amples renseignements sur le Programme de paiement des cotisations des membres de la chambre de commerce et la façon de vous en servir pour votre chambre, communiquez avec le Centre de service au moyen du numéro sans frais PAGE 5

7 GARANTIES EXCEPTIONNELLES > AVANTAGES POUR VOTRE CHAMBRE DE COMMERCE > Le Régime d assurance collective des chambres de commerce constitue un important outil qui peut vous aider à attirer des membres pour votre chambres de commerce. En travaillant en collaboration avec votre conseiller, vous pouvez mieux faire connaître votre organisme dans la collectivité et tirer avantage de la capacité du régime à conserver ses participants et à en attirer des nouveaux. Maintenir le régime visible auprès de vos membres renforce la valeur d être membre et peut aider à empêcher les déchéances et à attirer constamment de nouveaux membres qui souhaitent devenir admissibles au Régime des chambres de commerce. Pour votre chambre de commerce, le régime signifie des honoraires d administration qui tiennent directement compte du niveau d adhésion au régime. Beaucoup de nos contreparties se rendent compte que le revenu provenant de ce programme devient une part importante de leur budget, ce qui leur permet d offrir de meilleurs services à leurs membres. En outre, comme la Société d assurances des chambres de commerce du Canada supervise diligemment la direction du régime, votre chambres de commerce peut être assurée que le Régime d assurance collective des chambres de commerce servira vos intérêts et ceux de vos membres. AVANTAGES POUR LES ENTREPRISES PARTICIPANTES > Le Régime d assurance collective des chambres de commerce a été créé en pensant aux petites et moyennes entreprises, des travailleurs autonomes aux entreprises comptant jusqu à 35* employés. Le programme comprend des garanties traditionnellement réservées aux grands employeurs. C est pour cette raison que nous affirmons que le Régime des chambres de commerce est «Au service des PME». Le régime offre beaucoup d avantages par rapport à ses concurrents. Le Régime des chambres de commerce est offert à toute une gamme d entreprises. Même un travailleur autonome sans employés peut être admissible à la protection, ce qui signifie que nous assurons les groupes d une seule personne. La plupart de nos concurrents n acceptent que les entreprises comptant au moins trois personnes. Les entreprises de tous les secteurs d activité sont admissibles. (Les organismes à but non lucratif peuvent également demander la protection et leurs demandes sont traitées cas par cas.) L admissibilité de toute entreprise en exploitation depuis au moins six mois est garantie. * jusqu à 50 employés moyennant l approbation du siège social. LA PROTECTION EST GARANTIE RENOUVELABLE > Une fois qu une entreprise devient couverte par le régime, sa protection ne peut plus être annulée à moins que le régime n expire pour tous les participants. Tant que les entreprises versent leurs primes et continuent de répondre aux conditions d admissibilité et de participation, leur protection ne peut pas être annulée. PAGE 6

8 GARANTIES EXCEPTIONNELLES > NOS TARIFS DE PRIME FONT PREUVE DE STABILITÉ > Le régime ne réduit pas artificiellement les primes pour attirer les clients parce que nous ne croyons pas que ce soit dans leur intérêt. Les programmes dont les tarifs de prime ne sont pas réalistes peuvent les relever plus tard pour compenser les pertes. Il est alors pratiquement impossible pour un employeur de planifier un budget pour les avantages sociaux et il est incité à chercher un nouveau programme. Comme ils sont régulièrement à la recherche d un nouveau programme, ces employeurs finissent par avoir de la difficulté à trouver un régime de qualité disposé à leur offrir une protection, quel qu en soit le prix. LE REGROUPEMENT PROTÈGE TOUTES LES ENTREPRISES PARTICIPANTES ET MAINTIENT LE COÛT DU RÉGIME ABORDABLE > Le regroupement permet au régime de répartir le risque, d offrir une administration plus efficace et de rendre le coût du régime abordable. LE RÉGIME DES CHAMBRES DE COMMERCE EST FACILE À GÉRER > Les formulaires de demande de règlement et les livrets des employés sont faciles à comprendre et faciles à utiliser. Le guide relatif à l administration et aux demandes de règlement et les relevés de facturation sont conçus de façon à être facilement consultés et les instructions sont faciles à suivre. La ligne de service nationale est une ligne sans frais mise à la disposition des entreprises participantes et à leurs employés pour obtenir des renseignements sur le régime partout au Canada. Les employeurs ont la possibilité de gérer leur régime au moment qui leur convient et n importe où au moyen du site mes-avantages ( notre service d administration en ligne. Ainsi, les employés peuvent également s inscrire à mes-avantages, ce qui leur permet de vérifier l étendue de leur protection ou la fréquence des soins admissibles, imprimer les formulaires de demandes de règlement et accéder au site sur la santé et le mieuxêtre, mes-avantages santé. En outre, nos conseillers soutiennent les entreprises participantes en leurs donnant des renseignements et des conseils. Le régime offre tout un éventail d options de garanties collectives, dont des garanties individuelles comme l assurance vie facultative et des services aux participants comme le Réseau Best Doctors MD. Ces options peuvent être choisies selon toute une gamme de combinaisons afin d offrir la souplesse nécessaire pour répondre aux besoins de chaque entreprise. Beaucoup d options d assurance maladie comportent d importantes caractéristiques de contrôle des coûts et les employeurs ont également accès au programme à prix coûtant majoré pour augmenter leur protection. Comme le régime est géré sous la supervision d un organisme à but non lucratif (la Société d assurance des chambres de commerce du Canada), les primes ne servent qu à couvrir le coût des garanties et de leur administration. PAGE 7

9 VOTRE RÔLE > EXIGENCES SIMPLIFIÉES DU PARTENARIAT > Le Régime des chambres de commerce est conçu pour réduire au minimum le temps que les chambres de commerce et les entreprises participantes doivent accorder à l administration. Certaines tâches importantes restent toutefois incontournables : Confirmer l adhésion de l entreprise. Travailler en collaboration avec le conseiller en assurance collective. Investir dans la croissance du régime en le promouvant auprès des entreprises participantes et clients potentiels de la communauté par les moyens suivants : Bannières de site Web et hyperliens Outils de marketing qui accompagnent la facture transmise aux participants Publicité et articles des bulletins réguliers et électroniques Bannières transportables à diverses réunions et fonctions Dépliants ou brochures contenus dans la trousse de participants potentiels Demande d information dans le formulaire d inscription du participant Publipostage destiné aux entreprises participantes Occasions présentées au conseiller en assurance collective dans le cadre d une présentation, d un congrès, d une exposition ou d un salon commercial. ChamberManagersGuide-F PAGE 8