[Dossier de présentation]

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1 20/02/2011 [Dossier de présentation] Association Icam Voile France Romain Le Du Guillaume Poirier

2 Dossier de présentation - Icam Voile France Introduction «Icam Voile France», fédération de toutes les associations voile du groupe Icam, tient par ce dossier à vous présenter les objectifs, les enjeux et le fonctionnement de la première association étudiante intersites de l'icam. Créée suite au premier colloque voile du groupe Icam les 28 et 29 janvier 2011, l association s attache cette année à remplir des objectifs sportifs ambitieux mais aussi et surtout travaille à inscrire «Icam Voile France» dans la durée. Vous trouverez dans ce dossier une première partie informative sur les enjeux de cette association, son fonctionnement et les membres qui composent le bureau Les projets sportifs et de communication pour 2011 sont détaillés dans une deuxième partie, qui est directement suivie par notre stratégie de partenariat. 2

3 Dossier de présentation Icam Voile France Introduction... 2 Présentation de l association Objectifs et enjeux Fonctionnement Les représentants du bureau Les projets pour Communiquer en interne et en externe... 6 Site internet... 6 Facebook... 7 Plaquette commune... 7 Newsletter Construire ensemble un projet sportif... 8 Course Croisière Edhec... 8 Spi Ouest France... 9 Permis bateau pour tous : Pérenniser l association... 9 Mettre en place le nouveau bureau... 9 Colloque voile Stratégie globale de partenariats Construire des partenariats durables Vos Contacts

4 Dossier de présentation - Icam Voile France Présentation de l association 1. Objectifs et enjeux Faciliter la rencontre des étudiants Icam (intégrés et apprentissage) et ainsi favoriser l unité du groupe. Harmoniser les projets des différents sites pour créer une véritable entraide. En effet, certains sites manquent de membres pour constituer un équipage, quand d autres manquent de budget pour offrir la possibilité à la totalité de ses membres de participer à certaines compétitions. Ce rassemblement permet à ces associations d unir leurs efforts et leurs ressources, afin de participer ensemble à ces événements. Offrir une visibilité nationale à nos sponsors et créer de nouveaux partenariats avec des grandes entreprises, en particulier les partenaires du groupe Icam. Renforcer la visibilité de l Icam et affirmer sa présence parmi les grandes écoles lors des différents événements étudiants. A plus long terme, cela permettra de réaliser un projet commun ambitieux tel que le tour de France à la voile. De manière concrète, Icam Voile France a la charge de soutenir trois objectifs majeurs vis-à-vis de ses membres : Assurer le maintien, le développement, la promotion de chacune des associations régionales en soutenant moralement et financièrement les projets régionaux. Assurer le soutien financier, logistique, et moral des projets intersites dont les associations régionales seraient les instigateurs. Construire et assurer le déroulement de projets intersites. 2. Fonctionnement L association est représentée et administrée par un groupe d étudiants, répartis sur chacun des sites Icam intégré et apprentissage selon le schéma suivant : Un président (ou deux co-présidents) Un vice président (si pas de coprésidence) Un secrétaire Un trésorier 4

5 Dossier de présentation Icam Voile France Un responsable communication Ce bureau statut sur les différents projets et décisions de l association lors de réunions organisées mensuellement via audio ou visioconférence. Le bureau est élu par l ensemble des représentants des associations Icam Voile régionales présents à l assemblée générale qui à lieu au terme du colloque voile organisé annuellement entre Janvier et Février. Son mandat est valable à partir du mois de Juin suivant le colloque, et jusqu au mois de Juin de l année suivante. Il y a donc un temps de 4 mois minimum ou le bureau en place travail avec le bureau de l année suivante, de manière à assurer la meilleure passation possible. 3. Les représentants du bureau Co-présidents : Romain Le Du (112 Nantes) et Martin Derville (112 Nantes) Secrétaire : Arthur Nouvel (2012 Vendée) Trésorier : Théophane Pillu (114 Lille) Un responsable communication (113 Toulouse) Exceptionnellement, et du fait de la création nouvelle de l association cette année, le bureau cité précédemment voit son mandat terminé au mois de Juin Le bureau sera donc nommé par le bureau actuel, les deux se rencontrant lors d un weekend de passation courant Mai- Juin

6 Dossier de présentation - Icam Voile France Les projets pour Communiquer en interne et en externe L un des enjeux majeurs de l association est de se faire connaitre auprès des publics suivants : Les étudiants de tous les sites Icam Les potentiels partenaires, notamment ceux du Groupe Icam Le corps enseignant et encadrant des tous les sites Icam Le public participant aux différents projets soutenus ou organisés par Icam Voile France D un autre côté, la vie et l activité de l association sont intimement liées à la communication en interne, et ce du fait de l éloignement géographique de ses membres. Plusieurs outils vont donc être développés pour atteindre ces objectifs de communication. Site internet Le site internet est un élément essentiel puisqu il attrait directement à la communication en interne et en externe. Plusieurs fonctionnalités sont envisagées et d ors et déjà formalisés dans un cahier des charges : Forum : - Accessible par l administrateur, disponible pour les membres - Différents topics - Bourse aux équipiers Page d accueil - Infos récentes tirées des «pages site» - Affichage publicitaire des sponsors plus lien vers leurs sites internet - News des régates partout en France qui nous concernent (liens CCE, spi ouest, ) - Revue de presse - Plaquette de la fédération - Agenda des rencontres intersites, des projets communs en court - Bourse aux équipiers accessible au public - Liens vers site Icam + BDE Page sur chaque site Icam - Administrée par le coordinateur national 6

7 Dossier de présentation Icam Voile France - Infos régulières sur les sorties, entrainements, soirées, vidéos, - Affichage sponsors du site - Revue de presse Page sur les membres du bureau - CV nautique de chacun - Un petit mot par personne - Description des rôles, coordonnés Page accessible sur login des membres du bureau - Agenda Google des réunions, visioconférences - Tâches à faire pour chaque poste (trésorier, secrétaire, ) - Accès aux budgets - Base de données : Infos sur les membres Tâches principales effectuées par les différents postes les 2 années passées Archives des docs administratifs depuis la création Comptes rendus de réunion de l année et de l année passée Infos sur les démarchages de sponsors Documents ressources (inscriptions,.) La conception du site internet demande un budget conséquent et c est pourquoi Icam Voile France a pour le moment conclu un partenariat avec un créateur de site internet pour la conception et la mise en ligne d un blog. Celui-ci assurera temporairement les fonctions essentielles du site internet le temps que le budget soit complet. Facebook Le Facebook est un élément incontournable et complémentaire au site internet en relayant de manière très fréquente les informations et les actualités sur l association. Il est d ores et déjà créé et alimenté régulièrement par le responsable communication. Plaquette commune La recherche de sponsors pour les associations régionales et pour Icam Voile France ne peut se faire sans une plaquette commune qui matérialise la cohésion nationale, mais puisse aussi refléter les particularités des associations régionales. Le cahier des charges de cette plaquette est déjà réalisé et transmis à un partenaire privé qui en assurera la conception dans les mois qui viennent. 7

8 Dossier de présentation - Icam Voile France Newsletter De manière à communiquer de la manière la plus régulière possible auprès des collaborateurs de l Icam, un newsletter sera éditée et transmise par mail à l ensemble du corps enseignant de tous les sites Icam. Une première newsletter est en cours de réalisation et sera très prochainement diffusée. 2. Construire ensemble un projet sportif Pour remplir le deuxième objectif majeur de l association, il faut prévoir chaque année de mettre en place un ou plusieurs projets sportifs autour de la voile, de manière à permettre la rencontre des membres de Icam Voile France des différents sites. Course Croisière Edhec Pour l année 2011, l Icam Voile France souhaite être représentée sur l événement sportif majeur autour de la voile étudiante : la Course Croisière Edhec. Cet événement est le plus important rassemblement étudiant sportif d Europe, et les étudiants peuvent y participer de trois manières, toutes se déroulant au même endroit durant une semaine : - Lors de trophée Mer : des régates de bateaux dont la taille est comprise entre 8 et 12 mètres (équipes de 5 à 7 étudiants) - Lors du trophée Terre : des épreuves sportives intenses (équipes de 5 étudiants) - Lors du trophée Animation : des animations sportives sur le village de la Course Croisière Edhec, ou l équipe représente également son école au travers d un stand à ses couleurs (équipes de 7 étudiants) Icam Voile France à d ores et déjà inscrit deux équipes Mer (14 étudiants inscrits) et deux équipes Terre (10 étudiants inscrits), dont des étudiants de Nantes et Vannes. Néanmoins, d autres équipes sont en recherche active de sponsors et de soutiens pour pouvoir s inscrire, dont : - Deux trophées Terre composés exclusivement d étudiants toulousains - Deux trophées Sables composés d étudiants toulousains et nantais Icam Voile France participe au financement de deux équipes Mer et de deux équipes Terre grâce au partenariat conclu avec la SNCF, qui prévoit un apport financier de 2000 euros ainsi que la fourniture de vêtements aux couleurs de la SNCF et d Icam Voile France pour 20 personnes. Mais nous souhaiterons voir l Icam représentée sur tous les trophées, ce qui n est pas le cas pour le moment puisqu aucune équipe Sable n a encore bouclé sont budget pour pouvoir s inscrire. 8

9 Dossier de présentation Icam Voile France Spi Ouest France L Icam Voile sera aussi présente au Spi Ouest France Très populaire, cette épreuve de voile attire tout autant les professionnels que les amateurs. En 2010, la 32 e édition avait rassemblé régatiers répartis sur 430 embarcations et accueilli visiteurs le dernier jour. Ce projet, mené par Icam Voile Lille pour la deuxième année consécutive, emmènera 12 étudiants sur 2 bateaux de régate (un équipage de 4 personnes sur un J80 et un autre équipage de 8 personnes sur Grand Surprise). L Icam Voile Lille est actuellement à la recherche de partenaires financier pour participer au Spi Ouest France Elle souhaite y associer des étudiants d autres sites en inscrivant un troisième bateau sur la grille de départ mais pour des raisons budgétaires ce bateau n a pas encore put être constitué. Icam Voile France souhaite ainsi soutenir Icam Voile Lille financièrement pour sa participation, et met tout en œuvre pour que ce projet devienne multi sites. Permis bateau pour tous : L Icam Voile Vendée a réussi à négocier une session de permis bateau au tarif très avantageux pour les étudiants de l Icam. Ce partenariat permet en effet aux étudiants qui le souhaitent de passer le permis durant une session de trois jours (16, 17 et 18 Avril 2011) aux Sable d Olonne avec une réduction de 180 euros sur le tarif normal. Les inscriptions sont ouvertes et déjà 20 étudiants sont inscrits, dont des étudiants vannetais et nantais. 3. Pérenniser l association Mettre en place le nouveau bureau Le bureau 2011 assurera la nomination d un nouveau bureau courant Mai Juin La passation se déroulera lors d un weekend exceptionnel de rencontre. Colloque voile 2012 Le bureau nommé pour aura la charge d assurer l organisation et le déroulement du Colloque Voile

10 Dossier de présentation - Icam Voile France Stratégie globale de partenariats Chaque association Icam Voile régionale gère son budget annuel en fonction des projets qu elle entreprend et des ressources dont elle dispose. Néanmoins, elles peuvent solliciter l Icam Voile France pour l organisation et l aide au financement de projets qui impliquent directement les étudiants de plusieurs sites Icam. Dès lors, l Icam Voile France débloque des budgets et aide à la négociation de partenariats avec des entreprises au niveau national. Il faut donc distinguer les partenariats négociés au niveau régional, qui impliquent un site, et les partenariats nationaux qui impliquent plusieurs sites. L association s appui sur différents leviers et soutiens pour assurer le financement des projets nationaux et régionaux. Trois types de ressources sont à distinguer : - Les subventions - Les partenariats «entreprises» - Les cotisations régionales Construire des partenariats durables Au travers des multiples projets nationaux et régionaux que nous organisons chaque année, nous sommes amenés à communiquer très largement auprès des 2500 élèves ingénieurs en formation à l Icam. Au delà de l aspect sportif, nous souhaitons associer et impliquer le maximum d entreprises à nos projets, lors notamment de conférences, de visites d entreprises, de rencontres, qui permettent aux étudiants de mieux connaître nos partenaires. Il y a donc un double enjeu pour une entreprise : - communiquer sur des évènements d ampleurs tels que la Course Croisière Edhec et le Spi Ouest France, grâce aux supports publicitaires exceptionnels que sont les bateaux que nous engageons sur les courses. - communiquer au cœur d une grande école d ingénieurs généralistes, et ainsi faire connaître les métiers qui sont ceux de l entreprise à des étudiants qui seront peut être de futurs collaborateurs. 10

11 Dossier de présentation Icam Voile France Vos Contacts Guillaume Poirier Resp. Communication Icam Voile France Promotion 113 Icam intégré site de Toulouse Romain Le Du Co-président Icam Voile France Promotion 112 Icam intégré site de Nantes , Avenue Michel Anges Nantes 11