MANUEL DE FONCTIONNEMENT ET COMPLEMENT D INFORMATION

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1 MANUEL DE FONCTIONNEMENT ET COMPLEMENT D INFORMATION Sommaire : I. Ce qui est primordial d intégrer dès le début du contrat... 2 Le respect des horaires et des jours d interventions... 2 Le respect de l ordre de mission... 2 La télégestion... 2 Prévenir le siège au moindre évènement... 2 Rendre impérativement les clés en cas d absence ou de congés payés... 3 Les valeurs incontournables de l association... 3 II. Les documents transmis... 3 La fiche de liaison... 3 Justificatif d enregistrement manuel des heures de travail... 4 Récapitulatif mensuel des trajets et déplacements... 4 Demande de congés payés... 4 La fiche de liaison... 5 Le Sécuriclés... 5 Les permanences... 5 III. La communication avec le siège... 5 Adresse postale de l association... 5/6 Le numéro vert... 6 La boîte vocale de la Maison de l Aide à Domicile... 7 Le News... 7 Le site internet / votre accès sécurisé

2 CE QUI EST PRIMORDIAL D INTEGRER DES LE DEBUT DU CONTRAT Le respect des horaires et des jours d intervention Vos horaires chez une personne sont planifiés, vous êtes tenu de respecter cet horaire. En effet, cela a été convenu avec le client, nous devons intervenir dans le respect de son rythme de vie, de ses habitudes et avec le financeur (Carsat, Conseil Général) qui nous transmet un plan d aide avec des jours et heures précis. Le respect de l ordre de mission Pour chaque client chez qui vous intervenez, vous recevez un ordre de mission. Ce document vous permet d avoir les informations nécessaires afin d effectuer votre travail dans de bonnes conditions. Vous y trouverez le nom, prénom et coordonnées du client, un récapitulatif des horaires prévus pour ce client. Sous l item «observations» : vous trouverez des indications sur le travail à effectuer La télégestion Il vous est demandé d utiliser systématiquement le système de télégestion quand vous commencez une intervention ainsi qu à la fin de celle-ci. Il est impératif que cela devienne un réflexe afin de veiller à la bonne organisation du travail. Ce système informatique nous permet de traiter les informations reçues au fur et à mesure, et donc de vous rémunérer au plus tôt dans le mois. Ce système nous permet également de veiller à la bonne sécurité du public chez qui nous intervenons qui, rappelons-le, est un public fragilisé et en perte d autonomie. Prévenir le siège au moindre évènement Si vous ne pouviez pas intervenir de la façon prévue chez une personne, nous vous demandons de nous contacter au plus vite au ou au Si vous êtes en retard (problème de transport en commun, embouteillages ), nous devons alors prévenir le client afin d aménager au mieux votre planning. Si vous êtes absent* (problème de santé, problème familiale ), nous devons prévenir le ou les clients puis au plus vite pallier à votre absence en demandant à des collègues de vous remplacer. D où la nécessité de nous prévenir immédiatement! *Il est rappelé qu en cas d absence vous devez nous envoyez un justificatif dans les 48 heures. 2

3 Rendre impérativement les clés en cas d absence ou de congés payés En cas d absence ou de congés payés et lorsque vous êtes en possession d une ou de plusieurs clés des bénéficiaires, vous êtes dans l obligation de rendre toutes les clés en votre possession au siège de l association. Pour le bon déroulement de vos remplacements, vous deviez rendre les clés dès que vous n intervenez plus chez les bénéficiaires. Les valeurs incontournables de l association Instaurer un climat de confiance et d honnêteté entre vous et le client mais aussi avec le siège. Faire preuve de discrétion professionnelle Adopter une attitude positive et polie Respecter la hiérarchie et les consignes Véhiculer la bonne image et le professionnalisme de la Maison de l Aide à Domicile LES DOCUMENTS TRANSMIS La fiche de télégestion Ce document vous explique comment fonctionne le système de télégestion (ou «gestion active des interventions à distance»). Il y est précisé que pour effectuer votre pointage, vous devez impérativement utiliser le téléphone fixe du client. A l arrivée : tapez depuis le poste du client le , la boîte vocale vous demandera de taper sur le clavier du téléphone votre code identifiant. (N utilisez que les 4 derniers chiffres apparaissant à coté de votre nom sur votre planning) A la fin de la prestation : en rappelant ce même numéro, il vous suffira de taper *3 Sur cette fiche est aussi indiqué les numéros de l association : Le numéro vert : , numéro gratuit depuis un poste fixe Le numéro du standard : IL EST IMPERATIF DE NOUS AVERTIR SI NE POUVIEZ PAS EFFECTUER VOTRE PRESTATION DANS LES HEURES PREVUES. 3

4 Justificatifs d enregistrement manuel des heures de travail Ce document ne doit être rempli que s il y a un problème de télégestion. Noter la date du jour où se produit le problème, les nom et prénoms du client, l heure de début et de fin de la prestation et d y apposer votre signature et celle du client. Cette démarche vous permet de valider les heures qui n auront pas pu être enregistrées informatiquement afin de les inclure dans votre paie. Récapitulatif mensuel des trajets et déplacements Ce document est à utiliser si des trajets peuvent être validés dans votre emploi du temps. Un trajet est validé si celui-ci ne dépasse pas 1h de coupure. Les trajets «Domicile/1 er bénéficiaire» et «Dernier bénéficiaire/domicile» ne sont pas comptabilisés. Noter chaque trajet sur la fiche, indiquer la date à laquelle le trajet est effectué, les noms des 2 bénéficiaires. Noter 1 pour le nombre de trajet et cocher votre moyen de locomotion. Si vous prenez les transports en commun, vous devez joindre (en l agrafant) au document votre justificatif de transport. Si vous êtes véhiculé, merci de bien vouloir noter le nombre de kilomètres correspondant au trajet à valider. Demande de congés payés Ce document est à nous remettre lorsque vous souhaitez poser des congés. Il est impératif de suivre, pour toute demande les deux règles principales : Respecter le délai de 6 semaines minimum entre la demande et la date effective de votre départ en congé : exemple si vous voulez prendre vos congés au 19 décembre, nous devons recevoir votre demande au 7 novembre au plus tard. Les congés sont à poser en semaine entière : du lundi au dimanche. Le nombre de jours accordé dépendra de la date du début de votre contrat. L acceptation ou le refus de vos congés se fera par retour de courrier avant la période demandée. Sans ce retour, merci de contacter le service des Ressources Humaines afin d avoir une confirmation. 4

5 La fiche de liaison Ce document est à nous remettre si vous avez des informations à nous remonter (difficultés chez un bénéficiaire, modifications de planning en accord avec le client, ). Il est vous également possible de nous faire remonter les informations par mail via le site internet, rubrique «courrier», par courrier postal ou en glissant une lettre dans la boîte au lettre du siège. Le Sécuriclés Ce document vous explique le fonctionnement du Sécuriclés. Vous allez être amené à rencontrer ce système de façon fréquente. Le Sécuriclés est installé au domicile des bénéficiaires quand l association a à gérer les clés et quand ces derniers sont dans l incapacité de vous ouvrir la porte. Pour chaque coffre, un code vous sera transmis de façon confidentielle. A l aide de ce code, vous pourrez ouvrir le boitier et y récupérer les clefs. Il est impératif de remettre les clefs dans le boitier une fois votre prestation terminée. Les permanences Ce document vous indique les différents lieux et dates de permanence. Votre présence à la permanence est obligatoire. La permanence vous permet de récupérer votre planning pour le mois à venir ainsi que les différents documents que vous aurez à utiliser au cours du mois (fiche de trajets, justificatif d enregistrement manuel des heures de travail ) poser des questions ou faire remonter des informations à une personne déléguée qui transmettra rapidement au siège. C est également l occasion de rencontrer vos collègues. Vous venez le temps qui vous est nécessaire et vous serez payé l équivalent d une heure de travail. LA COMMUNICATION AVEC LE SIEGE Adresse postale de l association Vous disposez de deux adresses postales pour envoyer vos courriers au siège de l association. Une adresse libre réponse réservée au salarié : vous pouvez envoyer vos courriers non urgents à cette adresse sans affranchir. Maison de l Aide à Domicile Libre réponse n rue des stations Lille Cedex 5

6 Une adresse classique : vous pouvez envoyer vos courriers avec un affranchissement au tarif en vigueur. Maison de l Aide à Domicile 45 rue des stations Lille Cedex Le numéro vert Le numéro vert de la Maison de l Aide à Domicile est gratuit depuis un poste fixe. Ce numéro est couplé avec un système informatique qui reconnaît votre numéro de téléphone dès lors qu il est enregistré dans notre base de données. Ce système facilitera votre communication en vous dirigeant directement vers l agent compétent. Pour cela, lorsque la boîte vocale vous le demandera il vous suffira de faire un choix entre Le service des Ressources Humaines et Le service Prestations-Relations Clients. Puis de tapez un numéro en fonction de l objet de votre appel : Prestations-Relations Clients Tapez Ressources Humaines Tapez Vos arrêts de travail 1 Vos remplacements de congés 2 La mise en place de nouvelles prestations La télégestion/ les aménagements de planning Votre paie/ vos déclarations d accident de travail Vos absences et vos relations de travail 3 Vos demandes de congés 3 4 Les formations 4 Les relations clients 5 Le recrutement Le week-end, à partir de samedi à 14h, vous serez mis directement en contact avec la personne d astreinte ou sur la boîte vocale. 6

7 La boîte vocale de la Maison de l Aide à Domicile En cas d encombrement de la ligne vous serez dirigé vers la boîte vocale de la Maison de l Aide à Domicile. Avant de laisser votre message indiquer en premier lieu : votre numéro d identifiant (numéro apparaissant à côté de votre nom sur votre planning) votre nom et éventuellement le nom et le numéro d identifiant du bénéficiaire qui fait l objet de votre appel. Le news Le news est un document qui vous est envoyé tous les mois avec votre fiche de paie. Ce document est important car il contient des informations qui peuvent s avérer très utile au bon déroulement de votre travail! Les différents services du siège se servent de ce document pour vous faire passer des informations : les dates des permanences, les éventuels changements de lieux de permanence, les changements d organisation et de fonctionnement opérés au siège Il vous est donc recommandé de lire le news afin d être en possession de toutes les informations. Le site internet / votre accès sécurisé Via le site internet de La Maison de l Aide à Domicile vous pouvez accéder à votre espace sécurisé en cliquant sur l onglet «accès sécurisé» en haut à droite de la page d accueil. En cliquant sur la rubrique «Le salarié», vous pouvez accéder à votre espace sécurisé grâce à vos Nom et Prénom ainsi que votre numéro d identifiant (inscrit à côté de votre nom sur votre planning) en guise de code d accès. Par la suite, vous pouvez personnaliser votre mot de passe via l onglet «Changement mot de passe». Cet espace vous permet de suivre le déroulement des interventions effectuées, d échanger des informations ou transmettre des messages au siège de l association de visualiser les interventions planifiées pour les deux semaines à venir d accéder à des informations qui sont propres à votre statut 7