debuter_avec_owb_1.0.1.doc Document de référence : «Open Workbench User Guide r » (

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1 1/15 Auteur : Jacques Barzic (contact@jacques-barzic.fr) Sommaire Page 1 Paramétrer Open Workbench 2/ Les options Générales 1.2 Les options par défaut 1.3 Les Emplacements 1.4 La «Work Breakdown Structure» (WBS) 1.5 L Affichage 1.6 L Échelle de Temps 2 Manipulations de base dans Open Workbench 5/ Introduction 2.2 Les Menus 2.3 Les Barres d Outils 2.4 Les Vues et leurs Barre de Raccourcis 2.5 Les Colonnes et les Lignes des tableaux 2.6 Copier/Coller les éléments des projets 2.7 Éléments de principe complémentaires sur les Copier/Coller 3 Le filtre par ressources 12/15 4 Les calendriers 13/ Généralités 4.2 Appliquer un calendrier à un projet 4.3 Créer un nouveau calendrier 4.4 Éditer un calendrier 4.5 Imprimer un calendrier 4.6 Supprimer un calendrier debuter_avec_owb_1.0.1.doc Note Document de référence : «Open Workbench User Guide r » ( Cette notice reprend les réglages que j ai effectués en suivant le chapitre 1 («Get Started with Open Workbench») du guide de l utilisateur. Cette démarche de prise en mains m a permis aussi une première appréhension du logiciel. La première étape consiste à définir les options générales et les paramètres par défaut pour le logiciel en dehors de tous projets ouverts. Les modifications qui sont apportées sur ces options et paramètres dans le cadre d un projet ouvert sont sauvegardées avec le projet et reprisent lors des ouvertures ultérieures de celui-ci. Cette notice ne pend en compte que l utilisation d Open Workbench en «autonome». Les fonctionnalités en partage (avec Clarity) ne sont pas abordées. Ma configuration : Windows 7 et Open Workbench J ai lancé le logiciel en «Administrateur du poste» car j ai constaté un problème en «Utilisateur» : «Exception inconnue : Erreur survenue durant l exécution de la commande» dès le lancement de Open Workbench. J ai aussi constaté ce phénomène sur Windows XP.

2 2/ Paramétrer Open Workbench Les Options Générales Objectif : définition de l environnent du logiciel (apparence des fenêtres, différents chemins par défaut pour différents fichiers). Ces paramètres sont souvent modifiés au niveau des projets Menu Outil > Options. Onglet Général. Première semaine de l année : doute entre ISO et 1 ère semaine contenant le 01/01. À creuser. Je choisis finalement ISO : ce choix affiche 53 semaines dans une année au lieu des 52. La 54 ème correspond en fait à la 1 ère de l année suivante. On dit aussi que la 1 ère semaine d une année est celle de 4 jours ou plus. URL du support méthode : utile si l on travaille sur des plannings partagés d entreprise. Les Options par Défaut Objectif : définir les options par défaut de la planification (modèle, unités, ). Menu Outil > Options. Onglet Valeurs par défaut. Affectation : Modèle : Imposé, Contour, Amont ou Aval. Durée : fixe ou non. Unité par défaut : Heures ou Jours Dépendances : Type : Fin-Début, Début-Début, Fin-Fin ou Début-Fin. Écart : saisir une valeur numérique. Type d écart : Quotidien ou Pourcent. Valeur d avancement : Basé sur : Valeur saisie par l utilisateur ou % d avancement.

3 3/ Les Emplacements On peut paramétrer ici trouve ici les chemins par défaut vers différents fichiers : bibliothèques, projets, calendriers, La boîte de dialogue présente ce qu il est possible de paramétrer. Une vue par défaut est nécessaire, sinon l ors de l ouverture d un projet l interface sera minimale. Menu Outil > Options. Onglet Emplacements La «Work Breakdown Structure» (WBS) Objectif : définir la structure de l arborescence des projets. Menu Outil > Options. Onglet WBS Titre du Jalon et Titre de la tâche : saisir le texte pour l étiquette désirée. Titre des niveaux résumés : saisir une liste d étiquettes, dans l ordre des niveaux de la hiérarchie. Deux contraintes : les étiquettes doivent avoir un nom unique, au moins 4 niveaux doivent exister. 1.5 L Affichage Cette boîte de dialogue parle d elle-même : il s agit de définir les couleurs de l affichage. Menu Outil > Options. Onglet Affichage Exemple : je m inspire du thème Word Paramètre Par défaut Personnalisé Lignes verticales Lignes horizontales Couleur 1 d arrière plan Couleur 2 d arrière plan

4 4/ L Échelle de Temps Objectif : définir les périodes et le type d échelle de temps pour l affichage dans les vues contenant des diagrammes de Gantt ou dans les vues en forme de tableau. Double cliquer dans l échelle de temps du diagramme de Gantt (zone jaune avec les mois et les dates). Date de début/premier jour affiché : voir les choix possibles ci-contre. La zone «Date de début» s adapte automatique au choix, sauf pour «Date définie par l utilisateur». Nombre de périodes/échelle : nombre de périodes disponibles sur l affichage, du type défini dans Échelle. Note : libération zones Fin de période??? (voir p 24 de la doc., pas compris - traduction)

5 5/ Manipulations de base dans Open Workbench 2.1 Introduction L utilisation de base d Open Workbench se fait à travers des menus, des barres d outils et des vues Les Menus Fichier : classique. L item Mise à jour concerne la synchronisation d éléments (calendriers, options, ) en utilisation avec Clariry, ce qui explique qu il soit inactif ici Edition : classique Vue : Outils :

6 6/ Fenêtre : classique ? : classique Les Barres d Outils Cette section indique comment paramétrer les barres d outils. Créer une nouvelle barre d outils : Menu Outil > Personnaliser Onglet Toolbars Notes : décocher la barre la surprime de l affichage mais ne la supprime pas définitivement. Pour supprimer définitivement une barre, il faut la sélectionner et cliquer sur le bouton Delete. Bouton New Nommer + OK La nouvelle barre, vide, apparaît dans l interface en volant. On peut la fixer en la déplaçant vers la zone désirée pour cette fixation.

7 7/ Définir le contenu d une barre d outils : Menu Outil > Personnaliser Onglet Commandes Clisser directement les icônes des commandes désirées dans la barre d outils (ci-contre, exemple pour la barre JibéCC créée ci-dessus) Les Vues et leurs Barre de Raccourcis Généralités : Les vues que l on peut appliquer au projet en cours sont affichées dans la Barre de Raccourcis des vues. La Barre de Raccourcis des vues peut afficher 32 groupes de vues, chacun pouvant contenir des vues, des tris et des filtres. La sélection d un groupe affiche les raccourcis qu il contient ; un clic sur un raccourci applique la fonction au projet. La Barre de Raccourcis des vues peut être déplacée par clissé/déposé. La Barre de Raccourcis des vues peut être cachée (voir 1.1) Ajouter un groupe : Menu Vues > Bibliothèques... Dans l arborescence sélectionner Groupes. Cliquer sur le bouton Ajouter Nommer le nouveau groupe et fermer. Le nouveau groupe apparaît dans la barre.

8 8/ Créer de toute pièce une nouvelle vue : Menu Vues > Définir > Vue Cliquer sur le bouton OK. La vue s affiche. Attention : si une vue est déjà affichée et pas déjà enregistrée un processus d enregistrement de cette dernière est engagé. Il faut faire attention à ce que l on fait afin de ne pas écraser des vues existantes (dans le doute s abstenir!). Au passage à une autre vue, à la fermeture du logiciel ou du projet, Open Workbench propose d enregistrer la nouvelle vue. Donner un nom au fichier. Le type est prédéfini (fonction du choix fait au début de la définition). On peut choisir le groupe où la vue va apparaître (note : une vue ne peut apparaître que dans un seul groupe. Pour contourner cela il faut dupliquer les fichiers) Le raccourci prend par défaut le nom du fichier. Pour modifier cela : Clic droit sur le raccourci. Modifier Onglet Description. Les nouvelles données apparaîtront effectivement sur l affichage après le réenregistrement de la vue (voir ci-dessus). Créer une nouvelle vue à partir d une vue existante : Ouvrir la vue «source». Exemple : à partir du Diagramme de Gantt du groupe Favorites. Afficher la vue (clic sur le raccourci). Menu Vues > Modifier la vue OU Clic droit sur le raccourci de la vue et Modifier OU F3. Faire une modification (ici le nom de la vue et de l auteur). Cliquer sur le bouton OK (rien ne se passe!! Normal). Au moment du réenregistrement de la vue (voir ci-dessus), choisir Créer (et surtout pas Remplacer!!).

9 9/ Sélection de la bibliothèque de vues active : Toutes les modifications ci-dessus sont enregistrées dans le fichier.rwl (Bibliothèques de vues utilisateur) définit dans les emplacements (voir 1.3). Pour avoir son fichier personnalisé, il suffit de copier le fichier Standard_fr.rwl, de le renommer et de sélectionner le nouveau fichier comme emplacement Les Colonnes et les Lignes des tableaux Redimensionner les colonnes : de manière classique avec la souris. Insérer et supprimer des colonnes : Note : l exemple ci-dessous part d une vue existante. Les manipulations sont les mêmes dans la boîte de dialogue concernant la création de vue (voir 2.4.3). Menu Vues > Modifier la vue Sélectionner une colonne. Appuyer sur la touche inser du clavier. Une colonne vide est ajoutée à gauche de celle sélectionnée. Pour supprimer : sélectionner la colonne et touche suppr du clavier Affecter un rôle à une colonne : Pour affecter un rôle à la colonne : choisir dans l arborescence de gauche de la boîte de dialogue et glisser dans la cellule vide au niveau ad hoc Mon organisation finale : Arborescence (voir ci-contre). Contenus Pour les vues (.rwv) et le fichier de mise en évidence (.rwh), j ai utilisé et renommés les fichiers mis à disposition dans le cours La bibliothèque de vues (.rwv) est celle réalisée en 2.4 et peuplée des vues ci-dessus.

10 10/ Copier/Coller les éléments des projets Généralités : Il est possible de copier ou couper des tâches ou des ressources d une vue à une autre, d un projet à un autre ou encore de Open Workbench vers une autre application Windows telle que MS Word ou MS Excel. Les formats de données suivants sont possibles : texte séparé par des tabulations, format propriétaire de Open Wiokbench, comme objet tel qu une tâche, une ressource ou un diagramme de Gantt. Copier/Coller de tâches ou de Ressources : Dans une vue sélectionner les données à copier (en noir sur la copie ci-contre). Dans la zone ou l on désire copier créer, autant que nécessaire, des lignes vides (ici : clic droit puis Insérer une tâche).) Se placer à l endroit ad hoc et coller Couper/Coller de tâches ou de Ressources : Similaire au Copier/Coller. Lorsque l on coupe plus d une tâche, toutes les relations qui les lient sont rompues Copier/Coller de diagramme de Gantt : Dans ce cas les éléments suivants sont inclus : les entêtes de colonnes, l échelle de temps telle qu elle est paramétrée, y compris ce qui n est pas visible à l écran, les couleurs du diagramme, les données des sous-projets et les icônes, les colonnes cachées avec leurs données et leur entête, les lignes de dépendances si elles sont affichées dans le digramme et si leur début et leur fin sont dans la zone sélectionnée. Sélectionner une vue entière, une tâche ou une série de tâches. En noir ci-contre, dans le vue Synthèse du groupe JibéCC.

11 11/15 Aller là où on désire coller. Ci-contre dans la vue Diagramme de Gantt d un nouveau projet. On peut voir que toutes le données ont suivi. Le diagramme de Gantt est complet. 2.7 Éléments de principe complémentaires sur les Copier/Coller À rédiger (pages 44 ; 45 et 46 du guide de l utilisateur).

12 12/15 3 Le filtre par ressources 3.1 Dans la barre d outils, il y a une liste déroulante contenant toute les ressources affectées au projet. La sélection d une ressource modifie l affichage pour ne montrer que les éléments qui concernent la ressource sélectionnée. Le retour au diagramme complet se fait en sélectionnant Toutes les ressources dans la liste.

13 13/15 4 Les calendriers 4.1 Généralités Un outil Calendrier permet de gérer les calendriers applicables aux projets. Il permet de paramétrer le déroulement de la semaine, de définir une semaine «normale», de planifier les vacances ou d autres périodes sans activités. L utilisateur peut soit créer un calendrier de toutes pièces, soit se baser sur un calendrier existant et le modifier. Open Workbench propose un calendrier par défaut, mais chaque projet peut avoir ses propres calendriers qui sont stockés dans le fichier du projet (.rmp). Si, dans une même session Open Workbench, l on ouvre plusieurs projets utilisant des calendriers portant le même nom (qui peuvent être différents), c est le calendrier du projet ouvert en premier qui est appliqué à tous les projets ouverts durant la session Open Workbench. Pour pouvoir rendre accessible(s) un(des) calendrier(s) pour une utilisation partagée (autres projets par exemples) et ultérieure, il faut définir un emplacement pour le Ficher Global (voir 1.3) et les y stocker. 4.2 Appliquer un calendrier à un projet Menu Outil > Calendrier La liste déroulante Calendrier courant permet le choix dans la liste des calendriers disponibles. Notes : Le calendrier choisit est appliqué à tous les projets ouverts et durant la session Open Workbench. Durant la session Open Workbench, l utilisateur peut basculer d un calendrier à l autre autant de fois qu il le désire pour visualiser les projets selon différents scénarios.

14 14/ Créer un nouveau calendrier Menu Outil > Calendrier Bouton Nouveau. Un nouveau calendrier nommé Nouveau calendrier est affiché dans la boîte de dialogue. Saisir un nom pour nouveau calendrier et un calendrier de base (dans l exemple seul le calendrier standard existe). Finir par OK. Le nouveau calendrier apparaît dans la liste. 4.4 Éditer un calendrier Menu Outil > Calendrier Un clic sur OK applique les modifications : du à TOUS les calendriers, du au calendrier sélectionné au ou au nouveau calendrier créé Option du système (pour tous les calendriers) : Les champs parlent d eux mêmes. Le nombre d heure par semaine est calculé automatiquement en fonction du nombre d heur par jour et des jours chômés systématiques validés dans le calendrier (voir ci-dessous 4.4.3). Le calendrier courant est appliqué à tous les projets ouverts. Modification de calendrier : Cette zone en comprend deux (voir aussi 4.4.3). La zone ci-contre permet de choisir le calendrier à modifier ou d en créer un nouveau (voir 4.3 pour cette dernière fonction). Possibilités de la zone graphique représentant un calendrier : Sélectionner une colonne en cliquant sur l entête. Dans ce cas les modifications sont appliquées à touts les jours concernés (systématiquement tous les mercredis, dans l exemple ci-contre) du calendrier. La sélection d une ou plusieurs dates est aussi possible. La navigation de mois en mois se fait par l ascenseur vertical.

15 15/15 Sélectionner une date (le 10/02/2010 dans l exemple ci-contre) et cliquer sur Jour travaillé ou Jour chômé. Les ressources sont alors respectivement considérées comme disponibles ou indisponibles. Les boutons Restaurer et Restaurer tout permettent de restaurer la paramètres du calendrier de base (voir 4.4.2). Respectivement, ils restaurent une date sélectionnée ou tout le calendrier. Subtilité de l affichage : Un jour chômé est grisé et peut aussi avoir le coin en haut à droite de noirci (voir ci-contre). S il n est que grisé : il s agit d un paramètre du calendrier de base (donc non annulable dans le calendrier sélectionné pour modification, voir 4.4.2). S il est grisé ET a le coin noirci : il s agit d un choix dans le calendrier affiché pour modification. Ce choix est donc modifiable dans le calendrier sélectionné pour modification Imprimer un calendrier Utiliser le bouton Imprimer de la boîte dialogue d édition de calendrier. Cela imprime le mois affiché dans la zone et ne peut imprimer qu un mois à la foi. 4.6 Supprimer un calendrier Utiliser le bouton Supprimer de la boîte dialogue d édition de calendrier. Ce bouton n est actif que si (condition ET) : le calendrier sélectionné pour modification n est pas le calendrier standard, le calendrier sélectionné n est pas le calendrier courant, aucun projet ouvert n utilise le calendrier sélectionné.