Les tablettes et l'extranet Intermixt Mode d'emploi

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1 Les tablettes et l'extranet Mode d'emploi Ce document vous présente les étapes vous permettant d avoir accès aux documents disponibles sur l'extranet d'. Vous pouvez éventuellement les télécharger pour une réunion et les consulter sur votre tablette lors de la réunion. Date : 17 september 2012 Developed by : Rik Helsen Reference : ORB Developed for : Orbit One BVBA Raas van Gaverestraat 83 B-9000 GENT, BELGIUM Site Internet info@orbitone.com Tél T.V.A. BE Banque (KBC)

2 Table des matières 1. Introduction 3 2. Installation & Configuration Installation de l'app Configurer la connexion à un site Internet Introduire les données account Connexion à l'extranet 7 3. Utilisation Navigation Exemples : retrouver les documents d'une réunion (FR) Exemples : retrouver les documents d'une réunion (NL) Ouvrir un document Rendre des fichiers disponibles offline (PRO - payant) Travailler avec des favoris (PRO - payant) La fonction de recherche Informations supplémentaires 24 Les tablettes et l'extranet - Mode d'emploi - 17 septembre

3 1. Introduction Ce document vous explique comment avoir accès aux documents se trouvant sur l'extranet d' via votre tablette. Le logiciel que nous utilisons à cette fin existe dans une version gratuite et une version payante. Dans ce document, nous partons de la version gratuite. La version payante est requise pour avoir accès aux fonctions avancées, comme la mise à disposition offline de documents. Les avantages de la version payante sont : Mise à disposition offline de contenu Favoris Protection du mot de passe de l'application Affichage de la grille et du calendrier Les tablettes et l'extranet - Mode d'emploi - 17 septembre

4 2. Installation & Configuration 2.1. Installation de l'app Vous pouvez installer l'app via le «Market». Cherchez «SharePlus Lite» de l'entreprise «South Labs». Sous le logo à gauche, cliquez sur le bouton vert «install app» pour copier les fichiers nécessaires sur votre tablette Configurer la connexion à un site Internet Après l'installation, vous pouvez lancer l'application ; une interface vide apparaît. Appuyez sur «Add Site» pour configurer une connexion à l'extranet. Les tablettes et l'extranet - Mode d'emploi - 17 septembre

5 2.3. Introduire les données account L'application vous demande quelques données générales du site Internet : Name : vous pouvez compléter librement une description du site. URL : indiquez Authentication : sélectionnez «Form Based». Sélectionnez ensuite «Account». Une fenêtre de dialogue vous permettant de compléter les données personnelles de votre account s affiche à l écran : Alias : champ pour décrire votre account (par ex. «Extranet Account»). Domain : pas obligatoire. Username : indiquez le nom d'utilisateur que vous utilisez pour vous connecter à l'extranet d'. Les tablettes et l'extranet - Mode d'emploi - 17 septembre

6 Password : indiquez le mot de passe que vous utilisez pour vous connecter à l'extranet. Options : «Use certificate» peut être en position «off» et l'account peut être utilisé comme «default». Dès que vous avez introduit toutes les données, cliquez sur «Done» en haut à droite. Pour vérifier que toutes les données introduites sont correctes, utilisez «Test Connection». Dès que toutes les données sont correctes, la confirmation suivante s'affiche : «Authentication Success». Les tablettes et l'extranet - Mode d'emploi - 17 septembre

7 2.4. Connexion à l'extranet Dès que vous avez configuré correctement votre account, vous pouvez vous connecter à l'extranet. En relançant l'application sur votre tablette, sélectionnez la connexion préparamétrée pour vous connecter automatiquement. Vous ne verrez que les librairies auxquelles vous avez accès (comme si vous visitiez le site via un navigateur). La navigation dans l'application diffère légèrement de celle qui passe par le site (l'ordre des articles sera différent et certaines listes que vous n'utilisez pas peuvent éventuellement apparaître). Les tablettes et l'extranet - Mode d'emploi - 17 septembre

8 3. Utilisation 3.1. Navigation La partie gauche de l'écran sera toujours occupée par la navigation. Vous pouvez naviguer dans un article en le sélectionnant dans cette colonne. Les articles sont repris dans l'ordre suivant : o o d'abord, tous les sous-sites (niveaux inférieurs) par rapport à votre emplacement actuel dans le site Internet ; ensuite, toutes les listes (contacts, documents, calendriers) de l'emplacement actuel. Vous pouvez aussi cliquer sur un bouton en haut à gauche pour retourner au niveau supérieur. Remarques : Pour certaines librairies de documents, vous devrez continuer à cliquer si des répertoires portant le label «0» ou «1» s'affichent et ce, en raison de réunions récurrentes dans des sous-sites de l'agenda : plusieurs sets peuvent coexister pour celles-ci. L'ordre des articles dans la navigation ne reflète pas celui du site. Les tablettes et l'extranet - Mode d'emploi - 17 septembre

9 Cliquez sur une librairie de documents pour l'ouvrir ; une énumération de fichiers apparaît dans ce dossier : Les données dans une librairie sont bilingues, vous avez (sous la liste de documents) le choix entre «Display NL», «Display FR» et «All Documents». Ces messages correspondent toujours aux mêmes documents, avec les titres traduits. Les tablettes et l'extranet - Mode d'emploi - 17 septembre

10 Exemples : retrouver les documents d'une réunion (FR) Dans cet exemple, nous recherchons les documents d'une réunion du Conseil des présidents d'. Lancez l'application et choisissez le site Internet dans le menu de gauche. Les tablettes et l'extranet - Mode d'emploi - 17 septembre

11 Allez sur le sous-site dans le menu de gauche. Continuez jusqu'à «Raad van voorzitters / Conseil des présidents». Les tablettes et l'extranet - Mode d'emploi - 17 septembre

12 Cherchez la réunion dans la liste. Ouvrez la librairie de documents. Les tablettes et l'extranet - Mode d'emploi - 17 septembre

13 Dans la librairie de documents, tous les documents apparaissent. Ensuite, vous pouvez choisir par langue en sélectionnant votre langue en-dessous : Les tablettes et l'extranet - Mode d'emploi - 17 septembre

14 Exemples : retrouver les documents d'une réunion (NL) Dans cet exemple, nous allons rechercher les documents d'une réunion du Conseil d'administration de FINILEK. Lancez l'application et choisissez le site Internet dans le menu de gauche. Les tablettes et l'extranet - Mode d'emploi - 17 septembre

15 Allez sur le sous-site FIN dans le menu de gauche. Allez sur le sous-site concerné. Les tablettes et l'extranet - Mode d'emploi - 17 septembre

16 Continuez jusqu'au sous-site Algemene vergadering (Assemblée générale). Cherchez la réunion dans la liste. Les tablettes et l'extranet - Mode d'emploi - 17 septembre

17 Ouvrez la librairie de documents. Dans la librairie de documents, tous les documents apparaissent. Ensuite, vous pouvez choisir les documents par langue en sélectionnant votre langue en dessous : Les tablettes et l'extranet - Mode d'emploi - 17 septembre

18 3.2. Ouvrir un document Vous pouvez ouvrir tous les documents en les sélectionnant et en cliquant sur l'icône fichier dans l'écran de détail : Vous avez toujours la possibilité de revenir à l'extranet en cliquant sur le bouton bleu «Done», en haut à droite de l'écran. Seule la version Pro de SharePlus permet de traiter des documents. De plus, elle requiert des applications ad hoc pour traiter des documents PDF et Office. Les tablettes et l'extranet - Mode d'emploi - 17 septembre

19 3.3. Rendre des fichiers disponibles offline (PRO - payant) La version Pro vous permet de mettre tous les fichiers à disposition offline pour une librairie. Vous pouvez lire tous les documents dans les librairies de votre choix, même sans connexion Internet. Pour activer cette fonction : Allez à une librairie de documents que vous souhaitez pouvoir consulter hors ligne. Cliquez sur la librairie pendant 5 secondes. Choisissez «Edit Settings» dans le menu contextuel qui s'affiche. Dans la fenêtre de dialogue, vous pouvez ensuite activer «Offline Support» et configurer une série d'options. La configuration standard des options est généralement la suivante. Les options sont : o Sync mode : choisissez toujours «Background». o Sync List view : choisissez la langue dans laquelle vous souhaitez visualiser l'information. Les tablettes et l'extranet - Mode d'emploi - 17 septembre

20 o o o o OnlyWifi : On - uniquement synchronisation si la tablette est connectée à un réseau Wifi (l'utilisation de la 3G peut engendrer des coûts en fonction de l'abonnement data que vous utilisez). Download Documents : Yes - pour télécharger des documents sur la tablette. Max Document size : les fichiers de plus de 15MB ne sont pas téléchargés. Si souhaité ou nécessaire, vous pouvez augmenter cette limite. Query page size : le nombre d'articles qui sont synchronisés (caching). Aucune adaptation n'est nécessaire. «Reset Cache» supprime la copie en ligne des fichiers (et libère de la mémoire sur votre tablette), mais les documents devront de nouveau être synchronisés, sauf si vous désactivez l'option. Dès que vous avez activé l'option de synchronisation, une icône supplémentaire apparaît à côté du répertoire (des petites flèches dans un cercle). Ensuite, une indication précisant si la librairie est ou non synchronisée à ce moment apparaît. Vérifiez si nécessaire avant votre départ afin d éviter tout problème. Les tablettes et l'extranet - Mode d'emploi - 17 septembre

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22 3.4. Travailler avec des favoris (PRO - payant) La version Pro vous permet de travailler avec des favoris pour ne pas devoir à chaque fois naviguer à travers tout le site pour atteindre certains documents ou sous-sites. Vous pouvez ajouter chaque article qui apparaît dans la partie gauche de l'écran à vos favoris. Voici comment faire : Cliquez pendant quelques secondes sur l'article en question. Ensuite, sélectionnez «Add to favorites». Si vous souhaitez ajouter plusieurs listes ou librairies, vous pouvez aussi cliquer sur «Edit» en haut de la navigation gauche, puis cocher les astérisques de plusieurs emplacements. Dès que vous avez choisi les favoris en procédant comme ci-dessus, vous pouvez les atteindre directement à partir de l'écran de départ de l'application : Les tablettes et l'extranet - Mode d'emploi - 17 septembre

23 3.5. La fonction de recherche L'application propose deux fonctions de recherche : Une fonction de recherche dans la navigation de gauche pour retrouver une liste ou un sous-site. Elle ne filtre que les titres d'une liste, sans tenir compte du contenu des listes (items, documents...). Dans les librairies, vous pouvez aussi filtrer les documents par titres et caractéristiques : Les tablettes et l'extranet - Mode d'emploi - 17 septembre

24 4. Informations supplémentaires Manuel de SharePlus en anglais version pour ipad : Les tablettes et l'extranet - Mode d'emploi - 17 septembre