comportant des renseignements personnels

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1 1 Le cycle de vie des documents comportant des données personnelles DRT Le cycle de vie des documents comportant des renseignements personnels Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information articles 17 à 21, 23 à 26, 28 à 35 et 82 3 Le cycle de vie du document comportant données personnelles la création, la collecte la modification le transfert de l information la consultation la transmission la conservation l archivage ou destruction 4 La création des documents Choix du support et des technologies Principe de la liberté du choix des supports et des technologies (art.2) Par le citoyen Par l entreprise 5 Le consentement À la collecte et aux autres évènements du cycle de vie de l information 6 Qualités du consentement être manifeste ; être libre ; être éclairé ; être donné à des fins spécifiques ; être donné pour une durée déterminée ; être préalable à toute collecte, communication et utilisation ; être donné par la personne concernée. 7 La modification Affecte l intégrité 1

2 la personne en autorité doit noter des renseignements pour documenter la modification[art. 21] 8 Le transfert de l information Il est possible de transférer l information d un document vers un support faisant appel à une technologie différente sans que le document perde sa valeur juridique. Pour assurer le maintien de la valeur juridique d un document lors d un transfert, celui-ci doit être documenté; il faut être en mesure de démontrer, au besoin, que le document résultant du transfert comporte la même information que le document source et que son intégrité est assurée (article 17). L article 18 vient faciliter l admission en preuve des documents résultant de transfert. 9 Les obligations consécutives au transfert (art. 20) Préparer et de tenir à jour des règles préalables à la destruction des documents ayant fait l'objet d'un transfert; Cette exigence ne vise pas les particuliers. Elle concerne les entreprises et l État. De telles règles doivent êtres préparées et tenues à jour selon les règles de l art. S'assurer de la protection des renseignements confidentiels et personnels que peuvent comporter les documents devant être détruits; 10 La conservation La personne tenue de conserver un document a le devoir d en assurer l intégrité et l accessibilité. Elle doit voir à la disponibilité du matériel permettant de le rendre accessible et de l utiliser aux fins auxquelles il est destiné (article 19): lorsqu un document technologique est modifié durant la période pendant laquelle il doit être conservé, des conditions doivent être respectées afin d en préserver la valeur juridique en dépit de la modification (article 21) 11 La consultation (art. 23) un document peut être examiné par l'accès à une copie du document, à un document résultant d'un transfert ou à une copie de ce dernier. il doit y avoir un équilibre réaliste entre le choix d une personne quant au support ou la technologie permettant l accès au document et la possibilité ou la capacité- de répondre à ce choix. la personne responsable de l accès à un document technologique doit prendre des mesures de sécurité propres à en assurer la confidentialité des renseignements 12 L accès aux documents technologiques Sur place possibilité de consultation d un document à distance la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels est modifiée pour permettre l accès aux documents des organismes publics à distance et non plus seulement par consultation sur place ou par obtention d une copie 13 Si le document technologique porte des renseignements confidentiels (art. 25) La personne responsable de l'accès doit: prendre les mesures de sécurité propres à en assurer la confidentialité, notamment par un contrôle d'accès effectué au moyen d'un procédé de visibilité réduite ou d'un procédé qui empêche une personne non autorisée de prendre connaissance du renseignement ou, 2

3 selon le cas, d'avoir accès autrement au document ou aux composantes qui permettent d'y accéder. 14 Obligation de celui qui confie la GARDE d un document (art. 26) fournir des informations adéquates sur: les mesures de protection de la confidentialité que le document nécessite. indiquer quelles sont les personnes habilitées à en prendre connaissance 15 Obligation du gardien Mettre en place les moyens de protection convenus voir à ce que les moyens technologiques soient mis en place pour : en assurer la sécurité, en préserver l'intégrité et, le cas échéant, en protéger la confidentialité et en interdire l'accès à toute personne qui n'est pas habilitée à en prendre connaissance 16 La limitation des fonctions de recherche Pour les renseignements personnels rendus publics pour une «finalité particulière» Obligation de mettre en place les moyens technologiques appropriés 17 Critères de limitation des fonctions de recherche Limité au cas ou un document est rendu public pour une «finalité particulière» La limitation doit être liée à la finalité particulière Si pas de finalité particulière précisée dans un texte de loi ou de règlement pas de limitation des fonctions de recherche 18 La transmission Les articles 28 à 37 précisent les conditions à respecter pour transmettre des documents technologiques. On y prescrit des règles équivalant, à l égard des documents technologiques, à celles qui s appliquent habituellement lorsqu il s agit de transmettre des documents sur support papier. 19 Choix des supports de transmission (art. 29) Nul ne peut exiger de quelqu'un qu'il se procure un support ou une technologie spécifique pour transmettre ou recevoir un document, à moins que cela ne soit expressément prévu par la loi ou par une convention. De même, nul n'est tenu d'accepter de recevoir un document sur un autre support que le papier ou au moyen d'une technologie dont il ne dispose pas. 20 Lorsque quelqu'un demande d'obtenir un produit, un service ou de l'information au sujet de l'un d'eux et que celui-ci est disponible sur plusieurs supports, le choix du support lui appartient. 21 La transmission 3

4 présomption d intégrité en faveur des tiers pour les documents technologiques que les entreprises ou l État mettent à leur disposition à partir d un système ou d un logiciel (article 33). - L article 32 adapte l obligation qui est faite dans une loi d expédier plusieurs exemplaires d un document au contexte des technologies de l information : cette obligation peut être satisfaite au moyen d un seul exemplaire ou copie. obligation de protéger les renseignements confidentiels par un moyen approprié au mode de transmission 22 Les conditions à respecter pour que le document reçu ait la même valeur que le document transmis (art. 30) le mode de transmission choisi doit permettre de préserver l'intégrité des deux documents. la documentation établissant la capacité d'un mode de transmission d'en préserver l'intégrité doit être disponible pour production en preuve, le cas échéant. 23 Quand un document technologique est-il considéré transmis envoyé ou expédié? lorsque le geste qui marque le début de son parcours vers l'adresse active du destinataire est accompli par l'expéditeur ou sur son ordre et que ce parcours ne peut être contremandé ou, s'il peut l'être, n'a pas été contremandé par lui ou sur son ordre 24 Quand un document est-il présumé reçu? lorsqu'il devient accessible à l'adresse que le destinataire indique à quelqu'un être l'emplacement où il accepte de recevoir de lui un document ou celle qu'il représente publiquement être un emplacement où il accepte de recevoir les documents qui lui sont destinés dans la mesure où cette adresse est active au moment de l'envoi. Le document est présumé intelligible 25 Document pré-programmé (art. 35) instructions nécessaires pour que la personne qui utilise un document préprogrammé puisse dans les meilleurs délais l'aviser d'une erreur commise ou disposer des moyens pour prévenir ou corriger une erreur. instructions ou moyens afin que la personne soit en mesure d'éviter l'obtention d'un produit ou d'un service dont elle ne veut pas ou qu'elle n'obtiendrait pas sans l'erreur commise ou pour qu'elle soit en mesure de le rendre ou, le cas échéant, de le détruire. 26 L archivage Conformément à la Loi sur les archives prévoit l établissement de calendriers de conservation. Le plus souvent, ces calendriers sont établis par règlement. Tout document présentant une valeur archivistique, historique ou patrimoniale doit être conservé sur son support d origine. 27 La destruction les documents dont la loi exige la conservation et qui ont fait l objet d un transfert peuvent être détruits 4

5 aux trois conditions de l article 20 5