Procédure à suivre en cas de perquisition

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1 Procédure à suivre en cas de perquisition Date 20 mai 2011 Auteurs Dominic Therien Madeleine Renaud La présente note résume les mesures à prendre et les procédures à suivre dans l éventualité où les locaux de la compagnie ferait l objet d une perquisition aux termes d un mandat délivré en vertu de la Loi sur la concurrence (la «Loi»). 1. Obtenez des enquêteurs du Bureau une copie du mandat de perquisition et envoyez-le immédiatement au service juridique de la compagnie. Un avocat (ou plusieurs au besoin) devrait être dépêché sur les lieux de la perquisition sans délai. 2. Vous devriez désigner d avance, pour chaque place d affaires de la compagnie, une ou plusieurs personnes ressources chargées de traiter avec les enquêteurs. Ces personnes devraient être les seules autorisées à s adresser aux enquêteurs en attendant l arrivée des avocats. 3. Informez les enquêteurs du Bureau que vous avez communiqué avec les avocats de la compagnie et demandez-leur de ne pas commencer la saisie avant l arrivée des avocats. Si les enquêteurs refusent d attendre, ne faites rien qui puisse entraver le travail des enquêteurs dans l exécution de leur mandat. 4. Si les enquêteurs acceptent d attendre, installez-les dans une salle de conférence située à l écart des endroits publics et des employés. 5. Donnez au personnel de la compagnie des directives claires leur interdisant de détruire quelque document que ce soit (y compris les courriels et autres documents

2 électroniques) ou de retirer des documents des locaux de la compagnie, même dans le cours normal des affaires. Il est possible que les enquêteurs insistent pour monter la garde devant certains bureaux ou pour sceller des pièces, des classeurs ou des tiroirs qui contiennent certains documents. N empêchez pas les enquêteurs de prendre des mesures pour prévenir le retrait ou la destruction de documents. 6. Lisez attentivement le mandat de perquisition car il précise la portée exacte de la perquisition. Évaluez d abord la validité apparente du mandat en vérifiant si celui-ci identifie correctement la compagnie, l adresse des locaux, ainsi que les dates et heures de saisie qui ont été autorisées. Si vous constatez quelque anomalie à cet égard ou si la perquisition que les enquêteurs s apprêtent à effectuer ne vous semble pas autorisée par les termes du mandat, énoncez clairement votre objection mais ne tentez pas de prévenir ou d entraver autrement la saisie. Une fois votre objection exprimée, c est aux enquêteurs de décider s il y a lieu de procéder ou non à la perquisition. 7. Examinez aussi attentivement les termes du mandat qui décrivent la portée de la saisie. Le mandat doit par exemple décrire les locaux dans lesquels la saisie peut être exécutée, la nature des documents ou des catégories de documents qui être saisis ainsi que la période visée par l enquête. Il faut donc, sans entraver la saisie, vérifier si les enquêteurs respectent les limites de leur mandat. Une saisie ne doit jamais devenir une «partie de pêche». Si les enquêteurs outrepassent les limites de leur mandat, énoncez clairement que la compagnie s objecte à ce que la fouille s étende à des locaux qui ne sont pas décrits dans le mandat ou porte sur des documents qui n y sont pas décrits ou qui sont en dehors de la période visée par le mandat. Ne tentez toutefois pas de les empêcher d agir s il persistent à vouloir procéder, malgré vos objections. 8. Outre la saisie de documents, la mandat peu également autoriser la perquisition d ordinateurs et la saisie des informations qui y sont conservées. L enquêteur a donc le droit d utiliser ou de faire utiliser l ensemble ou une partie du système informatique pour lui permettre de consulter et de saisir les données visées au mandat. Dans l éventualité Page 2

3 où la perquisition d un ordinateur risque de paralyser l entreprise, ou de causer d autres problèmes graves d ordre pratique, le tribunal peut rendre une ordonnance identifiant la personne qui aura accès à l ordinateur et les périodes durant lesquelles elle sera autorisée à le faire, ou précisant les autres conditions et modalités de la perquisition du système informatique. 9. Les enquêteurs font généralement un croquis des locaux perquisitionnés et peuvent parfois prendre des photos de ces locaux; ils ont le droit de le faire et il ne faut donc pas tenter de les en empêcher. 10. Des représentants de la compagnie (soit les personnes ressources mentionnées cidessus ou les avocats) devraient demeurer en tout temps sur les lieux de la saisie afin de suivre le travail des enquêteurs. Ils doivent se limiter à fournir une aide logistique aux enquêteurs afin de faciliter l exécution de la perquisition en conformité avec les termes du mandat et à minimiser les inconvénients pour la compagnie (par exemple, déverrouiller les tiroirs d un classeur, diriger les enquêteurs vers un bureau ou local couvert par le mandat, ou répondre à des questions d ordre technique). Dans certains cas, le mandat oblige la personne perquisitionnée à aider expressément les enquêteurs (c est-à-dire divulguer le mot de passe pour accéder à un ordinateur, la combinaison pour ouvrir un coffre-fort ou le code d accès à une boîte vocale). 11. Le mandat de perquisition n autorise pas les enquêteurs à interroger des employés ou à les obliger à faire une déclaration. Informez les employés qu ils ont le droit de garder le silence tout au long de l exécution du mandat et qu ils devraient refuser de répondre à toute question sur les activités de la compagnie, sous réserve de l aide logistique mentionnée ci-dessus. Pour éviter tout problème, il serait préférable que seules les personnes ressources autorisées (ou les avocats de la compagnie) parlent aux enquêteurs et que les autres employés soient, dans la mesure du possible, éloignés du lieu de la saisie. Page 3

4 12. N oubliez pas qu aucune déclaration, orale ou écrite, faite à un enquêteur du Bureau ou entendue par un enquêteur n est «confidentielle»; ces déclarations peuvent être utilisées contre la personne qui les a faites et même contre la compagnie. 13. La Loi permet de s opposer à la saisie de documents couverts par le secret professionnel. Si les enquêteurs tentent de saisir ou même d examiner des documents qui font état de communications entre la compagnie et ses avocats internes ou externes, ou qui ont été préparés à la demande de ceux-ci, vous devriez vous objecter à leur saisie en revendiquant leur caractère privilégié. Si les enquêteurs insistent pour saisir le document, maintenez votre objection et demandez que le document soit placé dans une enveloppe scellée, sans que les enquêteurs n en prennent copie. Si l enquêteur a fait des copies ou pris des notes concernant de tels documents, ces copies ou notes devraient également être placées dans l enveloppe scellée. Dressez la liste des documents placés sous scellé. Les enquêteurs doivent vous permettre de formuler une objection fondée sur le secret professionnel; il est donc important de suivre de près l exécution de la perquisition, entre autres pour être en mesure d invoquer le secret professionnel. 14. Au terme de la saisie, ou même pendant son exécution si cela est possible, faites des copies de tous les documents saisis par les enquêteurs. Dressez également dresser un inventaire détaillé de tous les locaux, meubles, classeurs, ordinateurs et fichiers que les enquêteurs ont examinés. 15. Pour minimiser l impact préjudiciable sur l image de la compagnie, informez les employés que l enquête est confidentielle et qu ils ne peuvent discuter de l existence de la perquisition ou de sa teneur avec qui que ce soit, sauf avec leurs co-employés qui en ont été témoins, les avocats ou la direction de la compagnie. Page 4

5 16. Les avocats de la compagnie devraient le plus rapidement possible tâcher d obtenir copie des documents déposés au dossier de la cour par le Commissaire de la concurrence à l appui de sa demande de perquisition. Page 5

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