CONSTITUTION D UN DOSSIER INDIVIDUEL PAPIER

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1 Mise à jour : 04/09/2015 Pôle Carrières/Juridique Service Gestion des Carrières L.D. CONSTITUTION D UN DOSSIER INDIVIDUEL PAPIER Il existe un dossier administratif unique pour chaque fonctionnaire, ouvert dès le recrutement et alimenté tout au long de la carrière. Il doit suivre l agent dans ses affectations successives. Il est clos et archivé lorsque l agent est radié des cadres de l administration (article 18 de la loi du 13 juillet 1983). Cette obligation s applique également aux stagiaires et aux agents non titulaires. Le dossier individuel doit permettre à la collectivité de suivre l évolution professionnelle de son agent. Le dossier individuel comporte toutes les pièces intéressant la situation administrative de l agent, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité. 1. Ergonomie du dossier individuel Le dossier individuel est matérialisé par une chemise, si nécessaire cartonnée, à l intérieur de laquelle sont insérés les documents relatifs à la carrière de l agent. Matériellement, il peut être opportun de le compartimenter (exemple : classement par souschemises). Le dossier doit comporter à l extérieur et de façon lisible les nom et prénom de l agent. S agissant de son contenu, il peut y avoir autant de sous-dossiers que de thématiques relatives à l agent, afin d assurer une aisance dans la manipulation du dossier, lors de l insertion de nouvelles pièces : recrutement, formation, carrière, notation ou comptes-rendus d entretien professionnel, protection sociale, cessation de fonction et discipline. Ce classement thématique permet une meilleure lisibilité de la carrière de l agent. Ces thématiques peuvent être réduites à cinq, comme le propose la circulaire FP/3, 1821 du 20 octobre 1993 relative aux instructions pour le versement, le tri et la conservation des dossiers de personnel : carrière, administratif, comptable, pension et accident du travail ou maladie professionnelle. Ces dossiers contiennent les pièces suivantes : Dossier de carrière : correspondance de l agent et double de la correspondance qui lui a été adressée, les pièces originales fournies par l agent, les feuilles de notes et appréciations, les copies de décisions individuelles le concernant, et parfois les copies rendues par l agent au moment du concours de recrutement ; Dossier administratif : la plupart des copies des pièces précédentes et, parfois, les originaux des décisions individuelles d administration courante ; Dossier comptable : les pièces comptables concernant le paiement de l agent ; 1

2 Dossier pension : le dernier arrêté de promotion, la demande d admission à la retraite et la décision, la fiche historique de l agent (un état de services), des pièces relatives à l état civil de l agent et de la correspondance (exceptionnellement intéressante) ; Dossier d accident du travail ou de maladie professionnelle : les pièces relatives aux accidents de travail ou aux maladies professionnelles. La présentation physique du dossier doit faire l objet d une attention méticuleuse et d une méthodologie. Les documents sont classés par ordre chronologique d arrivée et sans discontinuité. Un classement décroissant peut être adopté, afin que la pièce la plus récente se situe au-dessus, ce qui permet d assurer une meilleure lisibilité. Un classement par thème facilitera le travail des services gestionnaires et le versement aux archives. Les éléments temporaires du dossier peuvent faire l objet d une élimination périodique, ce qui nécessitera une nouvelle numérotation des pièces. Pour des raisons de commodité les éléments permanents peuvent être séparés des éléments temporaires. Physiquement, à l intérieur d une chemise pour une thématique particulière, coexistent par exemple deux sous chemises (éléments permanents et temporaires). 2. Méthode d enregistrement et de numérotation du dossier individuel L enregistrement consiste à consigner par écrit les actes relatifs à la situation administrative de l agent, en vue de les conserver. Il concerne toutes les pièces du dossier. Les pièces sont enregistrées chronologiquement et thématiquement, par ordre d arrivée : diplômes, documents d état civil, nomination, titularisation, avancement d échelon, notation et évaluations professionnelles par entretien Ce procédé se matérialise par l établissement d un index général, de sommaires thématiques pour les éléments permanents et d autres pour les éléments temporaires. Ces modalités permettent d identifier le contenu de chaque sous-chemise. Le sommaire comporte la date d enregistrement, l objet du document enregistré et l indication du numéro qui lui est affecté. La numérotation est la conséquence de l enregistrement. Il s agit d une obligation légale, même si aucune disposition n en prévoit les modalités. Elle consiste à donner aux pièces du dossier un numéro de classement afin d éviter la perte ou la subtilisation de documents lors de la consultation du dossier par l agent ou son représentant. Les éléments temporaires du dossier doivent faire l objet d une numérotation annuelle et d une élimination périodique. (circulaire ministérielle FP 1430 du 5 octobre 1981). En pratique, chaque pièce est numérotée par ordre d arrivée dans chaque chemise. Toutefois, il doit être tenu compte des dates d effet des actes, afin que le classement corresponde au déroulement cohérent de la carrière de l agent. La numérotation des pages au crayon papier est interdite. 2

3 Exemple de numérotation Dénomination abrégée Dénomination réelle Numérotation chronologique et décroissante REC Situation civile (recrutement) REC / REC/1 REC 2011/ 1 REC FORM Formation FORM / / FORM 1 CAR Situation administrative (carrière) CAR REM Rémunération REM NOT Notation NOT MAL Protection sociale (maladie) MAL RET Cessation de fonction (retraites) RET DISC Discipline DISC Règles de conservation et d archivage du dossier individuel Le dossier individuel de l agent est conservé, mis à jour et maintenu en état par la collectivité ou l établissement public d origine de l agent et ce, quelle que soit la situation statutaire dans laquelle il se trouve. La collectivité territoriale doit conserver les dossiers individuels dans une pièce ou un local à cet effet et en assurer la sécurité. La collectivité doit recueillir, classer et conserver certains des documents contenus dans le dossier. Les archives départementales prennent le relais au bout d un certain délai. 3.1 Archivage par l employeur : respecter la durée d utilité administrative (DUA) La collectivité doit respecter la durée d utilité administrative (D.U.A) de chaque document, afin de procéder au versement des pièces aux archives. L autorité territoriale doit vérifier la D.U.A pour chacun des documents. En pratique, la collectivité territoriale peut les archiver en attendant le versement aux archives, dans une pièce destinée à cet effet. Les durées de conservation sont précisées et récapitulées dans un tableau ci-après. 3

4 Rubrique Délais de conservation des pièces Exemple Durée de conservation Tout document Arrêté d avancement d échelon 90 ans État civil Extrait de l acte de naissance 1 an Recrutement Extrait de casier judiciaire (bulletin n 2) 10 ans Gestion des congés et des absences Évaluation, notation, avancement d échelon Discipline Éléments divers Demande de congés bonifiés Décision ou notification de congés bonifiés Notification individuelle d avancement d échelon Voire partie de la circulaire sur la discipline Correspondance Recours hiérarchique gracieux 5 ans 1 an Le délai est variable 10 ans Les documents qui sont arrivés à l expiration de leur durée d utilité d administrative et qui sont à conserver sans limitation de durée, intégralement ou partiellement, doivent faire l objet de versements aux archives départementales. Ces versements interviendront donc à intervalles réguliers. Toutefois, la circulaire de 1993 précitée indique que seuls seront versés aux services d archives, les dossiers de carrière, fusionnés avec les dossiers de pension au moment du versement lors du départ de l agent tous motifs confondus ou quelques années après. Le dossier de pension, sera versé après liquidation de la pension à l intéressé ou à ses ayants cause (3 à 5 ans après). Les documents versés restent à disposition du service versant. 4

5 3.2 Pratiques utiles à développer en fonction de la position statutaire et de la mobilité de l agent Situation administrative de l agent Mutation Intégration dans une autre administration Détachement Départ à la retraite, démission ou radiation des cadres Démarches à adopter Le dossier individuel de l agent est transmis dans son intégralité par la collectivité d origine à la collectivité d accueil (article 18 de la loi et article R du Code des communes). La collectivité d origine demeure l autorité gestionnaire du dossier individuel de l agent (article 64 de la loi du 26 janvier 1984 et décret du 13 janvier 1986). La collectivité qui a accueilli un agent en détachement transmettra à l administration d origine, à la fin de la période de détachement, la partie du dossier qui lui incombait d établir pendant que l agent exerçait ses fonctions dans ses services. A l issue d une période de détachement ou en raison de sa réussite à un concours d accès à un grade d une autre fonction publique, le dossier individuel de l agent est transmis au nouvel employeur. Le dossier doit dans ce cas être archivé dans les locaux de la collectivité, puis être versé aux archives départementales. Ce versement doit permettre une éventuelle consultation. 4. Eléments obligatoires figurant dans le dossier individuel 4.1 Actes relatifs au recrutement Une fiche individuelle d état civil apportant la preuve de la nationalité, de la date de naissance de l agent, de l accomplissement des services militaires et des services publics, de sa situation familiale, la copie des titres et diplômes, l extrait de liste d aptitude ; Justification d immatriculation à la sécurité sociale (photocopie de la carte vitale), lettre de candidature, lettre de l employeur retenant la candidature, l acceptation du poste (courrier, mail, fax) et relevé d identité bancaire. 4.2 Documents relatifs à la rémunération Les fiches de paie, les états des heures supplémentaires, les relevés d indemnités. 4.3 Documents relatifs à la formation L attestation de formation initiale d intégration, de professionnalisation, les demandes de formation, les lettres d acceptation ou de refus des formations par l organisme formateur (courriers du CNFPT, ), attestation de stage et de formation. 5

6 4.4 Actes relatifs au déroulement de carrière Les arrêtés de nomination, promotion, mutation, détachement, mise en disponibilité, mise en congé parental, mise à disposition, réintégration, avancement d échelon ou de grade, temps partiel, arrêtés de réintégration. La fiche de poste et la fiche suivi stagiaire, tableaux d avancement et listes d aptitude, avis de la CAP. 4.5 Evaluations Elles sont matérialisées par le compte-rendu d entretien professionnel de l agent, ainsi que les demandes de révision. 4.6 Informations et documents relatifs à la protection sociale Exemple : les arrêts maladie, le rapport de la (contre) visite médicale 4.7 Informations relatives au(x) mandat(s) détenu(s) par l agent Ensemble des pièces afférentes à l exercice du droit syndical ou d un mandat politique (exemple : ASA, demande de crédit d heures). 4.8 Faits et informations relatives à la discipline Le dossier disciplinaire de l agent, les rapports dont l agent a fait l objet, les arrêtés portant sanction disciplinaire (hormis l avertissement), l avis du conseil de discipline, les informations relatives au comportement de l agent dans la mesure où il ne s agit pas d une sanction déguisée. 4.9 Procédure médicale (en deux parties) La première partie contient les pièces fournies par l agent intéressé et la seconde contient les résultats d expertises, diagnostics, radiographies établies par des médecins. Toutefois, ce sousdossier doit être classé auprès du médecin de la médecine professionnelle et préventive Correspondance entre la collectivité et l agent Il est utile de la réinsérer, dans chaque thématique. 5. Pièces du dossier individuel ayant un caractère temporaire Il s agit des éléments qui, au-delà d un certain temps, n ont plus d intérêt pour la situation administrative de l agent. Par suite, à l issue d un délai propre à chaque document, ils doivent être retirés du dossier individuel de l agent. Ils peuvent concerner le recrutement, le déroulement de carrière, la maladie ou la discipline. Un distinguo peut être fait entre les actes préparatoires à une décision et ceux qui ont vocation, par automatisme ou par le biais d une procédure particulière, à être retiré du dossier de l agent. 6

7 Les actes préparatoires à la décision : Le recrutement : il peut s agir de la notification de changement d adresse de l agent, des congés annuels autorisés ; La rémunération : par exemple, ce sont les attestations de scolarité des enfants ; Le déroulement de carrière : cela vise principalement le double des bulletins de paye ; Les congés ou les absences : tout élément relatif à cette thématique doit être inséré dans cette partie. Les documents destinés à un retrait automatique ou via une procédure : En matière de discipline, certaines sanctions doivent être retirées au bout d un certain délai. En application de l article 89 de la loi du 26 janvier 1984 précitée, les sanctions du premier groupe, plus précisément le blâme et l exclusion temporaire de fonctions doivent être automatiquement effacées au bout de trois ans, si aucune autre sanction n est intervenue pendant cette période. De plus, et ce pour les sanctions du deuxième et troisième groupe, l article 31 du décret du 18 septembre 1989 relatif à la procédure disciplinaire applicable aux fonctionnaires territoriaux prévoit que l agent peut demander à l autorité territoriale, après dix années de services effectifs à compter de la date de la sanction disciplinaire, à ce qu il ne subsiste aucune trace de la sanction disciplinaire prononcée, dans son dossier. 6. Pièces et mentions interdites dans le dossier individuel 6.1 État de santé de l agent En vertu de l article R du Code de la santé publique, les documents mentionnant la pathologie de l agent sont prohibés du contenu de son dossier individuel. Toutefois, les documents afférents au dossier médical de l agent, peuvent être détenus par le médecin de la médecine professionnelle et préventive. Certains assouplissements sont possibles. En effet, les éléments relatifs à l aptitude physique de l agent, ainsi que les pièces fournies par l agent (arrêts maladie, demande de congés maladie, certificat de grossesse, conclusions administratives des médecins) doivent figurer au dossier à condition de ne comporter que les mentions nécessaires à la gestion des droits à congés (s agissant des demandes d octroi de congés de maladie). La circulaire FP/ du 2 mars 2004 relative au respect du secret médical dans le cadre de l activité des comités médicaux préconise de rédiger deux procès-verbaux distincts : le premier exhaustif conservé par le comité médical et le second destiné aux services gestionnaires comportant l avis, la composition du comité sans indication de la spécialité des médecins présents. Seuls les volets 2 et 3 doivent être transmis par les intéressés à leurs services du personnel qui ne comportent pas de mentions médicales à caractère personnel, contrairement au volet Comportement général de l agent Les informations relatives au comportement de l agent ne sont pas autorisées. Les observations relatives au comportement de l agent sont, en principe, prohibées dans le dossier individuel, même s il existe certaines dérogations, notamment dans le cadre d une procédure 7

8 disciplinaire ou afin d apprécier la manière de servir de l agent. Par exemple, tout élément qui présente un caractère injurieux ou diffamatoire ne peut y être versé. La jurisprudence administrative adopte une position protectrice de l agent. En effet, elle considère que tout rapport inséré au dossier individuel de l agent qui constitue une sanction déguisée est illégale, si ce dernier a une répercussion sur la carrière de l agent. A contrario, les remarques positives de l autorité territoriale sur le comportement de l agent semblent être tolérées. Toutefois, dans un souci de neutralité, il est conseillé de ne faire figurer ni l une, ni l autre de ces observations. Par ailleurs, concernant les sanctions, si comme cela a été énoncé précédemment, elles doivent figurer au dossier individuel de l agent dans le compartiment discipline, l avertissement quant à lui n y figure jamais en application de l article 89 de la loi Opinions philosophiques, religieuses, activités politiques La mention des opinions politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques figurant au dossier de l agent est illégale. 7. Effacement et retrait de pièces dans le dossier individuel Deux cas doivent être présentés : le premier relatif à l effacement des sanctions disciplinaires et le second relatif aux conséquences de l amnistie. 7.1 Effacement L obligation d effacement est prévue pour les sanctions du 1er groupe, plus précisément le blâme et l exclusion temporaire de fonctions pour une durée maximale de trois jours. Elles doivent être automatiquement effacées au bout de trois ans, si aucune nouvelle sanction n a été prononcée à l encontre de l agent (article 89 de la loi 84-53). L effacement des sanctions est applicable à celles du 2ème et du 3ème groupe dans des modalités différentes. En effet, trois conditions doivent être remplies (article 31 du décret ). En premier lieu, dix années de services effectifs doivent s être écoulées à compter de la date de la sanction disciplinaire. En second lieu, l agent concerné doit formuler expressément une demande d effacement de sa sanction à l autorité territoriale. En troisième et dernier lieu, l autorité territoriale doit rendre sa décision après avis du conseil de discipline. En pratique, seule la décision qui inflige la sanction devra être enlevée du dossier individuel de l agent. Toutefois, en cas de radiation d une sanction, l ensemble des documents qui ont permis d établir la sanction devront également être enlevés, afin de garantir à l agent l absence de trace de cette sanction. Il en découle que le dossier devra être reconstitué dans sa nouvelle composition (sous le contrôle du président du conseil de discipline). Cela suppose en pratique, que la collectivité procède à une nouvelle numérotation des pièces du dossier ou à l insertion d une page blanche à la place de la ou des pièce(s) enlevée(s) avec leur numérotation. 8

9 7.2 - Amnistie L amnistie fait disparaître le caractère répréhensible des faits reprochés, mais n efface pas les faits eux-mêmes. L amnistie est, ainsi, susceptible de modifier la qualification des sanctions du 4ème groupe. Toutefois, sont exclus de la loi d amnistie les faits contraires à l honneur, à la probité ou aux bonnes mœurs (loi du 3 août 1995 portant amnistie pour les contraventions de police commises avant le 18 mai 1995 et l article 11 de la loi du 6 août 2002 pour des faits intervenus avant le 17 mai 2002). 7.3 Conseil pratique sur l effacement et le retrait En pratique, les arrêtés portant sanction sont enlevés et non les documents faisant état des faits eux-mêmes (Conseil d État, 10 juin 1992, Pothier, requête 97304). Ces derniers doivent être modifiés. En effet, la collectivité territoriale doit rendre illisible la mention des sanctions et condamnations sur les documents qui ne peuvent être retirés du dossier (par exemple : si le dossier individuel contient un témoignage en rapport avec la sanction amnistiée). 8. Modalités de communication du dossier individuel aux agents Lorsqu un agent demande un document, il faut que le document demandé existe et qu il soit en possession de l administration. La communication et la consultation doivent avoir lieu dans les locaux de l administration et sous la vigilance des fonctionnaires en charge des dossiers individuels ou du responsable en charge du personnel. La consultation est, en principe, gratuite. En outre, la communication doit être utile. 8.1 La procédure de droit commun Lors de la consultation de son dossier individuel, l agent peut obtenir une copie de son dossier individuel, sous réserve que sa reproduction ne nuise pas à la conservation du document. Les frais de reproduction seront mis à la charge de l agent demandeur. L agent a un droit à la rectification : il peut demander, à l occasion de la consultation de son dossier individuel, la modification de certaines données le concernant. Arrêté du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d un document administratif : article 2. Cas particulier : l agent concerné a le droit de consulter le bulletin n 2 de son casier judiciaire (délivré uniquement aux administrations), mais ne peut pas le reproduire. L autorité territoriale destinataire d une demande de communication de documents administratifs dispose d un délai d un mois pour répondre. Le silence de l administration pendant plus d un mois suivant la demande vaut refus (article 17 du décret du 30 décembre 2005). Tout refus permet au demandeur de saisir la Commission d accès aux documents administratifs dans un délai de deux mois. Celle-ci a un mois pour émettre un avis. L autorité territoriale fait connaître la suite qu elle réserve à l avis de la Commission dans un délai d un mois suivant sa notification. Si elle confirme son refus ou en l absence de réponse pendant plus de deux mois après saisine de la Commission, le demandeur peut saisir le tribunal administratif territorialement compétent. 9

10 8.2 Communication dans le cadre de la procédure disciplinaire Les agents titulaires (article 19 de la loi ), non-titulaires (article 37 du décret ) ou stagiaires (article 6 du décret et article 4 du décret ) ont le droit de prendre connaissance du contenu de leur dossier individuel au titre des garanties disciplinaires (article 65 de la loi du 22 avril 1905). Dans cette dernière hypothèse, c est à l autorité territoriale d informer l agent de son droit à la communication de son dossier individuel, préalablement à toute sanction. La communication doit être "intégrale, personnelle et confidentielle" (article 65 de la loi du 22 avril 1905 précité). 10

11 Seul le dossier personnel du fonctionnaire, ainsi que tous les documents annexes doivent lui être communiqués (article 19 de la loi ). En effet, seul l agent ou son représentant muni d une procuration peut avoir accès au dossier individuel. L agent peut se faire accompagner d une personne de son choix. 8.3 Cas de la communication et de la consultation du dossier par les tiers Les tiers peuvent être des administrés, des conseillers municipaux en charge ou non de la gestion du personnel, des autorités territoriales autres que l employeur. En principe, les tiers ne peuvent pas consulter les dossiers individuels des agents (article 6 de la loi du 17 juillet 1978). Toutefois, à titre dérogatoire et sous réserve du respect de la confidentialité des informations et du secret professionnel, certains peuvent y avoir accès. En premier lieu, le conseil d un agent peut obtenir la communication du dossier individuel, à condition d être mandaté par ce dernier (article 19 de la loi précitée et article 4 du décret relatif à la procédure disciplinaire). Ensuite, les membres des commissions administratives paritaires ont droit à la communication «de toutes pièces et documents nécessaires à l accomplissement de leur mission» (article 35 du décret du 17 avril 1989 relatif aux commissions administratives paritaires). Enfin, les agents gestionnaires des dossiers individuels y ont également accès, de même que le conseiller municipal ayant la qualité d adjoint en charge de la gestion du personnel. Il ne s agit pas d une liste exhaustive, mais d une étude au cas par cas. Par ailleurs, lorsque des mentions interdites sont présentes au dossier, les tiers ne peuvent pas recevoir communication des pièces dans lesquelles elles sont énoncées. C est uniquement si celles-ci peuvent être occultées que les tiers pourront en obtenir la communication (article 6-III de la loi du 17 juillet 1978). 11