Mode opératoire YOURCEGID V9 Gestion Commerciale

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1 Mode opératoire YOURCEGID V9 Gestion Commerciale Table des matières (cliquer sur les liens) Paramétrage des éléments commerciaux Créer un client Supprimer un client Créer un fournisseur Supprimer un fournisseur Créer une famille comptable Créer une famille d articles Créer un article Créer un stock initial Supprimer un article Créer un dépôt supplémentaire Créer un mode de paiement Supprimer un mode de paiement Gestion des ventes A. Cycle de vente complet : Du bon de commande à la facture Créer une commande client Transformer une commande en bon de livraison ou en facture Transformer un bon de livraison en facture B. Créer une facture client manuellement C. Créer un avoir client 1. Créer un avoir financier (réductions) 2. Créer un avoir sur stock (retours) Gestion des achats A. Cycle d achat complet : Du bon de commande à la facture Créer une commande fournisseur Transformer une commande en bon de réception ou en facture Transformer un bon de réception en facture Transformation groupée B. Créer une facture fournisseur manuellement Consultation des données commerciales Consultation d un document (commande, facture ) Edition d un document (commande, facture ) Consulter le niveau des stocks Consulter les mouvements des stocks Consulter les statistiques des ventes (chiffre d affaires) Consulter les statistiques des achats Vérifier les écritures comptables M. Brunnarius. BTS CG 1

2 Paramétrage des éléments commerciaux Créer un client : Gestion Commerciale / Module Ventes / Menu Fichiers / Clients-Prospects. Cliquer sur Nouveau Cliquer sur Nouveau et sélectionner «Création d un client» dans la fenêtre qui s affiche Fenêtre «Général» Le code se met par défaut Fenêtre «Conditions» M. Brunnarius. BTS CG 2

3 Fenêtre «Règlements» Saisie du compte de tiers Supprimer un client : Gestion Commerciale / Module Ventes / Menu Fichiers / Suppression client. (1) A décocher (1) Valider (2) Sélectionner le client à supprimer en appuyant sur la barre d espace ou Ctrl + clic gauche (2) Valider M. Brunnarius. BTS CG 3

4 Créer un fournisseur : Gestion Commerciale / Module Achats / Menu Fichiers / Fournisseurs. Cliquer sur Nouveau Cliquer sur Nouveau Fenêtre «Général» M. Brunnarius. BTS CG 4

5 Fenêtre «Règlements» Fenêtre «Expéditions» Supprimer un fournisseur : Gestion Commerciale / Module Achats / Menu Fichiers / Suppression fournisseurs. (Voir suppression d un client pour plus de détails) M. Brunnarius. BTS CG 5

6 Créer une famille comptable : 1. Gestion Commerciale / Module Paramètres / Menu Articles et stocks / Famille comptables / Cliquer sur Nouveau 2. Gestion Commerciale / Module Paramètres / Menu Gestion commerciale / Ventilations comptables 2. Sélectionner la famille comptable 3. Saisir les comptes 1. Cliquer sur Nouveau Créer une famille d articles : Gestion Commerciale / Module Paramètres / Menu Articles et stocks / Famille articles / Famille 1. Cliquer sur Nouveau Cliquer sur Nouveau pour ajouter un nouvel élément. Cliquer sur Valider pour enregistrer la famille (ou entrée). Créer un article : Gestion Commerciale / Module Articles et stocks / Menu Articles / Marchandises ou Prestations. Cliquer sur Nouveau Remarque : le bouton Fenêtre «Général» permet de créer directement des éléments manquants (par exemple une famille ) Fenêtre «Vente» M. Brunnarius. BTS CG 6

7 Fenêtre «Caractéristiques» Créer un stock initial : Gestion Commerciale / Ouvrir la fiche article Étape 1 Cliquer sur la loupe Étape 2 1. Sélectionner le dépôt Si la ligne n apparaît pas, cliquer sur nouveau, sélectionner le dépôt, puis valider la fiche 2. Cliquer sur Ouvrir M. Brunnarius. BTS CG 7

8 Étape 3 Cliquer sur Utilitaires Étape 4 1. Cliquer sur Paramétrage de la tablette 3. Saisir les informations : SI / Stock initial 2. Cliquer sur Nouveau 4. Valider M. Brunnarius. BTS CG 8

9 Étape 5 1. Sélectionner «Stock initial» 2. Saisir la quantité 3. Saisir le prix 4. Valider Supprimer un article : 1. Modifier la fiche article : Gestion Commerciale / Module Articles et stocks / Menu Articles / Marchandises ou Prestations Saisir la date du jour Valider 2. Supprimer l article : Gestion Commerciale / Module Articles et stocks / Menu Articles / Suppression articles en masse Sélectionner l article à supprimer (en appuyant sur la barre d espace) et valider. Créer un dépôt supplémentaire : Gestion Commerciale / Module Articles et stocks / Menu Fichiers / Dépôts. Créer un mode de paiement : Gestion Commerciale / Module Paramètres / Menu Généraux / Mode de paiement. Fenêtre «Général» M. Brunnarius. BTS CG 9

10 Fenêtre «Complément» Supprimer un mode de paiement : Gestion Commerciale / Module Paramètres / Menu Généraux / Mode de paiement. Ouvrir la fiche du mode de paiement à supprimer et cliquer sur Gestion des ventes en bas de la fenêtre A. Cycle de vente complet : Du bon de commande à la facture 1. Créer une commande client : Gestion Commerciale / Module Ventes / Menu Commande / Commande. Icône permettant de saisir des frais accessoires (ports) Valider la commande pour l enregistrer 2. Transformer une commande en bon de livraison : Gestion Commerciale / Module Ventes / Menu Génération / Livraison / Livraison. 1. Sélectionner «commande client» 2. Cliquer sur Appliquer critères pour avoir la liste des commandes 3. Double-cliquer sur la commande pour ouvrir la fenêtre «Livraison» puis valider. 3. Transformer un bon de livraison en facture : Gestion Commerciale / Module Ventes / Menu Génération / Facture Même procédure que précédemment. Rechercher le bon de livraison et double-cliquer sur la ligne pour ouvrir la fenêtre Facture. Valider. La fenêtre «Répartition des échéances» s affiche : Modifier éventuellement les conditions de règlement puis valider. M. Brunnarius. BTS CG 10

11 B. Créer une facture client manuellement Gestion Commerciale / Module Ventes / Menu Saisie / Facture Icône permettant de saisir des frais accessoires (ports) Valider la facture pour l enregistrer Contrôler les conditions de règlements et valider C. Créer un avoir client 1. Créer un avoir financier (réductions commerciales et financières): Gestion Commerciale / Module Ventes / Menu Saisie / Avoir / Avoir client financier Valider l avoir pour l enregistrer M. Brunnarius. BTS CG 11

12 2. Créer un avoir sur stock (retours): Gestion Commerciale / Module Ventes / Menu Saisie / Avoir / Avoir client sur stock. Le mode opératoire est identique à celui d un avoir financier. Gestion des achats A. Cycle d achat complet : Du bon de commande à la facture 1. Créer une commande fournisseur : Gestion Commerciale / Module Achats / Menu Saisie / Commande. Icône permettant de saisir des frais accessoires (ports) 2. Transformer une commande en bon de réception : Gestion Commerciale / Module Achats / Menu Génération / Réception / Fournisseur. 2. Cliquer sur Appliquer critères pour avoir la liste des commandes 1. Sélectionner «commande fournisseur» 3. Double-cliquer sur la commande pour ouvrir la fenêtre «Réception» puis valider. Remarque : pour les réceptions partielles (produits manquants), il est possible de modifier les quantités dans le bon de réception. 3. Transformer un bon de réception en facture : Gestion Commerciale / Module Achats / Menu Génération / Facture. Même procédure que précédemment. Rechercher le bon de réception et double-cliquer sur la ligne pour ouvrir la fenêtre Facture. Valider. La fenêtre «Répartition des échéances» s affiche : Modifier éventuellement les conditions de règlement puis valider. M. Brunnarius. BTS CG 12

13 4. Transformation groupée : Il est possible de générer des bons de réceptions ou des factures à partir de plusieurs commandes ou bon de réception. Gestion Commerciale / Module Achats / Menu Génération / Génération manuelle ou Génération automatique (sélectionner tous les documents à transformer puis valider). 5. Créer une facture fournisseur manuellement Gestion Commerciale / Module Achats / Menu Saisie / Facture Icône permettant de saisir des frais accessoires (ports) Valider la facture pour l enregistrer Contrôler les conditions de règlements et valider Consultation des données commerciales Consultation d un document (commande, facture ) : Gestion Commerciale / Module Ventes / Menu Consultation / Pièces. OU Gestion Commerciale / Module Achats / Menu Consultation / Pièces. 1. Sélectionner le type de document recherché 3. Appliquer les critères 2. Modifier les dates M. Brunnarius. BTS CG 13

14 Edition d un document de vente (commande, facture ) : Gestion Commerciale / Module Ventes / Menu Éditions / Factures avec mise sous pli. 1. Sélectionner le type de document recherché 2. Sélectionner le document en appuyant sur la touche «espace» ou Ctrl + clic gauche. 3. Valider pour imprimer Consulter le niveau des stocks Gestion Commerciale / Module Articles et stocks / Menu Consultation / Stock détaillé. OU Gestion Commerciale / Module Articles et stocks / Menu Consultation / Articles disponibles. OU Gestion Commerciale / Module Articles et stocks / Menu Consultation / Stock à date (Sélectionner la date et cliquer sur appliquer les critères). OU Gestion Commerciale / Module Articles et stocks / Menu Éditions / Stock. (Sélectionner le dépôt puis lancer l état) Consulter les mouvements des stocks Gestion Commerciale / Module Articles et stocks / Menu Consultation / Mouvement. Consulter les statistiques des ventes (chiffre d affaires) Gestion Commerciale / Module Analyse / Menu Vente / Statistiques / Edition. 1. Sélectionner l indicateur à consulter 2. Modifier les dates 3. Lancer l état Il est possible de représenter les statistiques sous forme de graphique en sélectionnant «Graphe» à la place de «Edition». M. Brunnarius. BTS CG 14

15 Consulter les statistiques des achats Gestion Commerciale / Module Analyse / Menu Achat / Statistiques / Edition ou Graphe. Le mode opératoire est identique à celui des statistiques sur les ventes. Vérifier les écritures comptables Comptabilité / Module Écritures / Menu Courantes / Visualisation. M. Brunnarius. BTS CG 15