Manuel d utilisation de l application Pass Alsace

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1 Manuel d utilisation de l application Pass Alsace

2 Sommaire 1.AVANT DE COMMENCER LES PARTENAIRES DU PASS ALSACE LES DIFFERENTS UTILISATEURS DE L APPLICATION PASS ALSACE LES TABLETTES NEXUS PARAMETRER LA CONNEXION WIFI EN CAS DE PROBLEMES OU DE DEMANDES D INFORMATIONS LANCEMENT ET CONNEXION A L APPLICATION LANCEMENT DE L APPLICATION CONNEXION L ECRAN D ACCUEIL MENU GENERAL DE L APPLICATION BARRE DE NAVIGATION COMPRENDRE LES MESSAGES AFFICHES NOUVELLE VERSION LOGICIELLE ABSENCE DE SYNCHRONISATION STOCK DE PASS BAS VENDRE UN PASS DEROULEMENT DE LA VENTE D UN PASS (SANS ENCHAINEMENT) DEROULEMENT DE LA VENTE D UN PASS (AVEC ENCHAINEMENT) EN CAS DE PROBLEMES VALIDER UNE ENTREE EN CAS DE PROBLEMES Défaut de synchronisation avec le serveur Pass Invalide Pass Expiré SAISIE MANUELLE DU NUMERO DU PASS COMMANDER DES PASS STATISTIQUES STATISTIQUES DES VENTES STATISTIQUES DES ENTREES MAINTENANCE SYNCHRONISATION DES DONNEES INITIALISATION DES DONNEES PARTENAIRES PARTAGEANT LA TABLETTE AVEC MUSEUMS-PASS-MUSEES ANNULATION D'UNE VENTE/ENTREE... 20

3 1. Avant de commencer Ce manuel est destiné aux partenaires du projet Pass Alsace. Le Pass Alsace comprend une liste de prestations, appelées coupons, permettant l accès gratuit à un établissement, par exemple une visite au château du Haut-Koenigsbourg, une entrée au musée Lalique, 2 entrées parmi les musées de Strasbourg partenaires, L application Pass Alsace permet de vendre des Pass et de consommer les coupons lors de la visite des possesseurs de Pass aux sites partenaires Les partenaires du Pass Alsace Certains établissements partenaires sont : Des prestataires : ils ne font que contrôler le Pass Alsace en entrée lors de l accès d un visiteur à leur établissement. Des points de vente : ils ne font que vendre le Pass Alsace. Des prestataires / points de vente : ils vendent et contrôlent le Pass en entrée Les différents utilisateurs de l application Pass Alsace Il y a 3 profils utilisateurs, effectifs lors de la connexion à l application Le contrôleur : il ne peut que contrôler un Pass Le vendeur : il ne peut que vendre un Pass Le vendeur / contrôleur : il peut vendre et contrôler un Pass Disponibilité des profils de connexion en fonction de la catégorie du partenaire : Partenaire / Profil Contrôleur Vendeur Vendeur/contrôleur Prestataire oui non non Point de vente non oui non Prestataire / Point de vente oui oui oui 1.3. Les tablettes Nexus L application Pass Alsace s exécute sur une tablette Nexus. Avant de vous être remise, la tablette est initialisée et affectée à un établissement partenaire. L application qui s exécute sur la tablette n est pas complètement autonome : elle est couplée au serveur Pass Alsace. Le serveur et la tablette échangent des informations par un mécanisme de synchronisation : Lors de la phase d initialisation, la tablette reçoit des paramètres du serveur. Lorsqu un Pass est vendu ou contrôlé, la vente et l entrée sont remontées au serveur. Cette synchronisation nécessite la disponibilité d une connexion Internet WiFi. Si toutefois la connexion Internet n est pas disponible de manière continue, l application peut fonctionner quand même, toutes les ventes et entrées réalisées sont stockées dans la tablette puis remontées au serveur lors de la disponibilité de la connexion.

4 Pour un fonctionnement optimal de l application, la tablette doit être connectée au moins une fois par jour au serveur. (il y a une synchronisation automatique effectuée la nuit) Paramétrer la connexion Wifi Pour permettre la synchronisation au serveur Pass-Alsace, vous devez configurer la connexion Wifi sur la tablette. Aller dans les paramètres généraux de la tablette/sans fil et réseaux. Sélectionner Wi-Fi Sur l écran des réseaux disponibles, appuyer longtemps sur le réseau concerné Cliquer sur Modifier le réseau Entrer le mot de passe du réseau Wi-Fi 1.5. En cas de problèmes ou de demandes d informations Veuillez contacter : Par téléphone : Par Société Otipass pour le compte du Pass Alsace info@pass-alsace.com pour tout renseignement concernant le fonctionnement du Pass Alsace technique@pass-alsace.com pour un problème technique relatif au fonctionnement de la tablette Nexus ou de l application Pass Alsace.

5 2. Lancement et connexion à l application 2.1. Lancement de l application L écran d accueil de la tablette Nexus comporte une icône Pass Alsace. Cliquer sur cette icône pour lancer l application Connexion Les identifiants de connexion ont été définis à l avance et sont transmis aux tablettes lors de l initialisation ou durant les phases de synchronisation. Veuillez saisir vos identifiants de connexion dans les 2 champs Login et Mot de passe à l aide du clavier alpha-numérique, puis cliquez sur le bouton Valider

6 3. L écran d accueil La connexion à l application vous amène à l écran d accueil : Bouton d activation du menu Bouton d information sur l application Zone de messages Barre de navigation Barre de statut de connexion avec le serveur Bouton d activation du menu Bouton d information sur l application Permet de faire afficher le menu général de l application Donne des informations sur la version logicielle en cours, le partenaire associé à la tablette, le profil utilisateur connecté Zone de messages Affiche des messages en fonction de certains évènements : nouvelle version logicielle disponible, nécessité de synchroniser, commande de cartes à effectuer Barre de navigation Bouton de déconnexion à l application Barre de statut de connexion Bouton de déconnexion à l application Permet de revenir à un écran précédent, d interrompre un traitement, de continuer ou valider une action Après message de confirmation, quitte l application. Il faut ensuite se reconnecter pour accéder à nouveau à l application Indique l heure de la dernière connexion au serveur

7 3.1. Menu général de l application En fonction des catégories d appartenance des partenaires ou des profils de connexion, le menu général peut avoir l apparence suivante : Menu Contrôleur Menu Vendeur Menu Contrôleur / Vendeur Le menu est activable de 2 manières : Soit en cliquant sur le bouton d activation du menu (quand le menu est ouvert, un clic sur le bouton d activation le ferme) Soit en glissant le doigt de gauche à droite (pour l ouvrir) ou de droite à gauche (pour le fermer) Barre de navigation La barre de navigation peut afficher les boutons grisés ou colorés. Les boutons grisés sont inactifs Dans le cas présent, les 3 boutons sont inactifs Les boutons colorés sont actifs Bouton de retour à l écran précédent Bouton d annulation d une action en cours (avec message de confirmation) Bouton de validation ou de continuation d une action

8 4. Comprendre les messages affichés Des messages apparaissent sur l écran d accueil dans les cas suivants : Une nouvelle version logicielle est disponible au téléchargement Il n y a pas eu de synchronisation avec le serveur depuis la veille Le stock de cartes en votre possession est inférieur au seuil générant une alerte 4.1. Nouvelle version logicielle Les nouvelles versions logicielles apparaissent sur l écran d accueil, selon leur disponibilité. Pour des raisons de sécurité, le téléchargement d une nouvelle version logicielle n est pas complètement automatique et requiert l intervention de l opérateur. Quand une nouvelle version logicielle est disponible, le message correspondant est affiché, avec un bouton Télécharger. Cliquez sur le bouton et suivez les indications qui sont successivement affichées Téléchargement de la nouvelle version 4.2. Installation lancement Absence de synchronisation

9 La synchronisation permet de mettre à jour les paramètres de la tablette et d exporter vers le serveur Pass Alsace les ventes et entrées effectuées par la tablette. Si aucune synchronisation n a eu lieu dans les dernières 24h, le message suivant apparait, demandant de synchroniser immédiatement (si toutefois une connexion Internet est disponible). Pour exécuter la synchronisation, cliquer sur Synchroniser 4.3. Stock de Pass bas (Uniquement pour les établissements Points de vente) Lorsque le nombre de Pass à vendre est inférieur au seuil bas du stock, un message est généré sur la tablette, vous invitant à faire une commande de Pass. (si toutefois une connexion Internet est disponible) Pour commander des Pass, se reporter au 7 S

10 5. Vendre un Pass Cette fonctionnalité ne concerne que les points de vente et les utilisateurs dont le profil de connexion est vendeur ou vendeur/contrôleur. La vente d un Pass s accompagne de la saisie éventuelle de données personnelles concernant le client porteur du Pass. En cas de vente multiple de Pass pour le même client, il est possible d enchaîner plusieurs ventes en ne saisissant qu une seule fois les données personnelles. Les 2 scenarii suivants présentent une vente sans enchainement et une vente avec enchainement Déroulement enchainement) de la vente d un Pass (sans Le déroulement d une vente d un Pass est le suivant : Les écrans sont susceptibles d être différents pour les établissements qui n effectuent pas le contrôle d entrée : dans ce cas plutôt que Entrée/vente, seule l option Vente figure. 1/ Sélection Entrée/vente du menu 4/ Scannez le Pass à vendre 2/ Cliquez sur vente 3/Sélectionnez un Pass à vendre 5/ Entrez éventuellement les 6/ Ecran de confirmation

11 données personnelles du client Le clic sur le bouton met fin à la vente si les données personnelles n ont pas été saisies. 7/ Retour à l écran des ventes 5.2. Déroulement enchainement) de la vente d un Pass (avec Cet enchainement vous permet d effectuer plusieurs ventes en conservant les mêmes données personnelles. Les étapes 1 à 6 sont les mêmes que dans le cas précédent. 6/ Ecran de confirmation avec données personnelles. Clic sur le bouton 7/ Nouvelle vente 8/Sélectionnez un Pass à vendre

12 9/ Scannez le Pass à vendre 10/ Ecran de confirmation Validation / Vous pouvez effectuer une nouvelle vente avec les mêmes données personnelles en cliquant sur ou retourner à l écran de vente En cas de problèmes Le Pass a déjà été vendu ou n est pas dans un état propice à la vente. Veuillez mettre ce Pass à l écart et prévenir ADT67.

13 6. Valider une entrée Cette fonctionnalité ne concerne que les prestataires et les utilisateurs dont le profil de connexion est contrôleur ou vendeur/contrôleur. Le déroulement de la validation d une entrée d un Pass est le suivant : Les écrans sont susceptibles d être différents pour les établissements qui n effectuent pas le contrôle d entrée : dans ce cas plutôt que Entrée/vente, seule l option Entrée figure. 1/ Sélection Entrée/vente 4/ Confirmation 6.1. du menu 2/ Cliquez sur Entrée 3/Scanner le Pass 5/ Retour au menu Entrée En cas de problèmes Défaut de synchronisation avec le serveur

14 Le Pass n est pas dans un état normal. L application interroge le serveur. Vous pouvez accepter l entrée, ce dysfonctionnement est dû à un défaut de synchronisation entre la tablette et le serveur Pass Invalide Le Pass est dans l état INVALIDE. Il a été bloqué et ne peut plus être utilisé. Vous devez refuser l entrée avec un Pass invalide Pass Expiré Le Pass est expiré, il ne peut plus être utilisé. Vous devez refuser l entrée avec un Pass expiré

15 7. Saisie manuelle du numéro du Pass Il est possible d'entrer le numéro du Pass manuellement au lieu du scan de la carte au cours de la vente ou bien l'entrée. 1/ Cliquez sur «Impossible de scanner le Pass» 2/ Saisissez le numéro de Pass

16 8. Commander des Pass Cette fonctionnalité ne concerne que les points de vente et les utilisateurs dont le profil de connexion est vendeur ou vendeur/contrôleur. 1/ Sélection Commande de cartes à partir du menu 2/ Cliquez sur Lots de 10 cartes Attention le nombre que vous sélectionnez est un multiple de 10 : 1 lot = 10 cartes! Cette commande est alors transmise au service logistique Pass Alsace qui vous l adressera sous 4 à 6 jours 3/ Cliquez sur Enregistrer 4/ La commande apparait dans l historique des commandes

17 9. Statistiques Il est possible de consulter les statistiques de ventes et d entrées pour le partenaire associé à la tablette. Pour consulter les statistiques, vous devez impérativement être connecté à Internet. Les informations statistiques sont hébergées sur le serveur Pass Alsace Statistiques des ventes Cette fonctionnalité n est disponible que pour les points de vente A partir de la liste période, vous pouvez modifier les dates de référence des statistiques, ou modifier les dates de début et de fin à l aide des calendriers. NB : Vous pouvez agrandir la vue en écartant les doigts sur l écran. 1/ Sélection du menu Statistiques/vente 2/ Ecran des statistiques de ventes 9.2. Statistiques des entrées Cette fonctionnalité n est disponible que pour les prestataires A partir de la liste période, vous pouvez modifier les dates de référence des statistiques, ou modifier les dates de début et de fin à l aide des calendriers. NB : Vous pouvez agrandir la vue en écartant les doigts sur l écran. 1/ Sélection du menu Statistiques/entrée 2/ Ecran des statistiques d entrées

18 10. Maintenance Synchronisation des données La synchronisation avec le serveur est effectuée automatiquement une seule fois durant la nuit. La synchronisation permet de télécharger les modifications effectuées par les autres tablettes. Il peut être souhaitable d appeler la synchronisation manuellement, si aucune action de vente ou d entrée n a encore été effectuée durant la journée La connexion Internet est nécessaire pour cette synchronisation. 1/ Sélection du menu Maintenance/synchronisation 2/ Affichage de la progression de la synchronisation jusqu au message de fin Initialisation des données Il peut s avérer utile de faire une synchronisation complète des données de la tablette avec le serveur Pass-Alsace. Cette initialisation peut prendre plusieurs minutes. La connexion Internet est nécessaire pour cette initialisation. 1/ Sélection du menu Maintenance/initialisation 2/ Message de confirmation 3/ Affichage de la progression de la synchronisation jusqu au message de fin.

19 11. Partenaires partageant la tablette avec Museums-PASS-musées Certains partenaires ont une seule tablette permettant d exécuter l application Pass Alsace ou MuseumsPASS-Musées. Il est possible de passer facilement d une application à l autre. 1/ Passage de l application Pass Alsace à l application MuseumsPASS-Musées 2/ Passage de l application Museums-PASS-Musées à l application Pass Alsace

20 12. Annulation d'une Vente/Entrée Il est possible d'annuler une opération de vente ou entrée qui a été faite au cours du dernier quart d'heure. 1/ Sélection du menu Annulation de la dernière opération 2/Aucune opération à annuler 3/ Confirmation de l'annulation 4/ Annulation réussie