Cahier des Charges en vue de consultation des prestataires dans le cadre d un appel à projets

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1 Accord de Développement de l Emploi et des Compétences (ADEC) Industries de Santé Dans le cadre de l action Emploi formation n 8.3 : Concevoir des formations pilotes ciblant 100 assistantes sur 2014 et 2015 pour les préparer à de nouvelles missions (coordination de projet, gestion de l information, NTIC et travail avec des réseaux internes et externes). Cahier des Charges en vue de consultation des prestataires dans le cadre d un appel à projets 1

2 1. Contexte et présentation de l ADEC Voir en annexe la fiche de présentation détaillée de l ADEC. 2. Objet du présent cahier des charges Le présent cahier des charges a pour objet de préciser les finalités, contenus et modalités de réalisation d une ou plusieurs actions contenue dans l ADEC Industries de Santé. Il doit en outre permettre au Comité de pilotage décisionnaire de s adjoindre des compétences externes pour accompagner ces travaux. A cet effet, le présent cahier des charges a vocation à être communiqué à des prestataires potentiels susceptibles de répondre aux attentes du Comité de pilotage. Il décrit ses attentes et précise le mode de réponse des prestataires souhaitant apporter leur contribution pour participer aux travaux de l action concernée. 3. Présentation de la demande : Concevoir un programme de formation pour accompagner les évolutions des métiers d assistanat, repérés comme sensibles (en évolution) Le présent cahier des charges a vocation à définir l intervention d un prestataire ou plusieurs pour la réalisation d une partie d une action de l ADEC : - L Action nationale Emploi formation n 8.3 : Ingénierie formation et formations pilotes de 100 assistantes aux nouvelles missions : PMO (coordination de projets), gestion de l information, NTIC et travail avec des réseaux internes et externes. L Action 8.3 prévoit deux étapes distinctes : - Etape n 1: Elaboration d un référentiel d activités et de compétences et d évaluation tenant compte des nouvelles missions des assistantes (étape finalisée), - Etape n 2 (objet du présent cahier des charges) : L ingénierie pour la formation et les pilotes de formation à réaliser au niveau national pour 100 assistantes dans les industries de santé. L intervention demandée dans le présent cahier des charges porte sur la création de programmes de formation et d outils d évaluation afin de développer / perfectionner les compétences ciblées dans le référentiel de compétences réalisé dans l étape 1 de cette action. 3.1 Objectifs de l action Objectif général L action 8.3 de l ADEC consiste à accompagner les évolutions des métiers de l assistanat, repérés comme métiers sensibles à plusieurs titres : Pouvant être impactés par une décroissance des emplois, une part croissante des tâches d assistant étant directement assumée par les managers et experts, Dont les missions et les compétences afférentes sont en évolution Pour lesquels il existe une problématique d évolution professionnelle. 2

3 Les objectifs visés par l action de formation consistent à : Préparer les secrétaires/ assistants et assistantes aux évolutions de leur métier, en tenant compte du référentiel de compétences et d évaluation validés par les entreprises et par le comité de pilotage de l ADEC, Assurer et développer un bon niveau de compétences et sécuriser les parcours professionnels dans un contexte mouvant ; dans et en dehors du secteur de l industrie pharmaceutique, Répondre aux attentes des entreprises en matière d évolution des métiers d assistanat, Favoriser l évolution professionnelle des secrétaires/ assistantes. 3.2 Produits attendus et méthodologie Ingénierie de formation et d évaluation : Le prestataire devra proposer des modules de formation et une ingénierie d évaluation basés sur les résultats de l étape 1, à savoir : 5 métiers de secrétaire/assistante identifiés : Secrétaire assistant(e), Assistant(e) de Manager, Assistant(e) de direction, Assistant(e) PME-PMI, Assistant(e) «métier» (Département médical, Affaires réglementaires, Pharmacovigilance, Développement industriel, Qualité, RH, ), Assistant(e) projet / coordinateur de projet 9 pôles d activité constatés : (Secrétariat et production de documents professionnels courants, Organisation et planification de ses activités, des activités du (des) manager(s), de(s) l équipe(s), du (des) service(s), Gestion et coordination des informations liées à l activité du manager / de l équipe / du service (dont archivage, organisation du stockage des informations), Gestion des ressources matérielles du service, de l équipe, Relations professionnelles, Gestion des aléas, Gestion administrative et budgétaire, Organisation de réunions et d évènements, Préparation et suivi de la planification et du déroulement d un projet) Volet Formation : Les actions de formation devront prévoir différentes étapes selon des modalités complémentaires (présentiel, e-learning, suivi personnalité etc.). Le rapport Théorie / Pratique devra être équilibré avec possibilité d utiliser des vidéos, des cas pratiques, des mises en situation etc. Thèmes : Plusieurs thèmes seront susceptibles d être abordés par le ou les formateurs lors des parcours de formation, et notamment : Gestion de projet : méthodologie, suivi des états d avancement, indicateurs Compétences rédactionnelles, relationnelles Suivi d indicateurs chiffrés / de budget Techniques de veille technique et/ou réglementaire Etc. Les objectifs pédagogiques visés devront être clairement définis par unité de compétences et module de formation. Livrables attendus : - Programmes de formation ciblant les compétences prioritaires attendues à moyen terme dans le cadre des évolutions des métiers de secrétaires assistant(e)s, en fonction des besoins des entreprises. - Proposition modulaire et par niveau de maîtrise des compétences attendu, dans une logique anticipatrice de certification (cf. Réforme de la formation professionnelle 2014). 3

4 - Le prestataire procédera à une évaluation de satisfaction des formations auprès des stagiaires et la communiquera à l OPCA DEFI ou à l OPCAIM après chaque session. Volet Evaluation et certification : Pour chacune des unités de compétences visées et chaque niveau de complexité, le prestataire proposera : - une adaptation en ligne de l outil de positionnement préalable du candidat (autodiagnostic) permettant, le cas échéant, une prescription formation, - un outil et une démarche d évaluation des compétences acquises, soit par l expérience professionnelle, soit à l issue de la formation, - une démarche de certification des compétences, dans l esprit des formations qualifiantes et certifiantes de la loi du 5 mars 2014 sur la formation professionnelle, - dans l idéal, des outils «en ligne», permettant de démultiplier les évaluations, pourront être proposés. Sources d information : Contrat d Etude Prospective (BPI / ADL), référentiel de compétences et d évaluation CG Conseil action 8.3 de l ADEC. Dans la présentation de sa démarche, le prestataire devra préciser : la méthodologie qu il entend proposer, les ressources et expertises qu il se propose de mobiliser, la durée des parcours de formation/ modules qu il conseille de prévoir, les modalités d évaluation voire de certification modulaire, les étapes et temps de collaboration avec l équipe projet de l ADEC. Les étapes de la démarche pourront être les suivantes : Analyse et examen des pistes retenues dans référentiel de compétences validé par le comité de pilotage, Analyse des programmes déjà existants, Benchmark avec d autres secteurs d activité s interrogeant sur les évolutions du métier d assistanat, Constitution et validation d un ensemble de modules de formation et d évaluation adaptés aux objectifs. Dates des formations : second semestre 2014 et année 2015 Supports : Les stagiaires devront pouvoir disposer de supports et fiches-outils leur permettant d expérimenter et de capitaliser les apports théoriques. Evaluation : - le prestataire devra réfléchir à un possible système de certification des compétences par module proposé. 3.3 Périmètre de réalisation de l action Cette action est nationale. Son pilotage est suivi par le comité de pilotage national. Elle pourra être déployée sur plusieurs territoires. 4

5 3.4 Calendrier de réalisation Cette action est programmée sur les années 2014 et Le format, les outils et les premières formations devront être mis en place au plus tard en septembre Il revient au consultant de définir une planification du déroulement de l action dans la méthodologie annoncée. Le prestataire devra présenter une estimation en homme/jour précisant le détail de chaque phase et le prix de la journée ; il devra présenter un devis. - Réponse à la consultation : au plus tard le 10 juin Choix du prestataire par le comité de pilotage : fin juin/ début juillet Planification et cadrage des programmes de formation : juillet Réalisation des 1ères sessions de formation : octobre Conditions de réalisation de l action et attentes vis à vis du consultant 4.1 Exigences générales de prestations attendues Le prestataire retenu devra : - Proposer des supports différenciés de communication pour information des entreprises et des salariés en lien avec l OPCA DEFI et l OPCAIM. - Respecter le conventionnement et les process administratifs. Il devra garantir : - Un service d accueil de qualité, des salles de formation au standard d équipement garantissant un confort réel des stagiaires, des espaces de pause équipées (si location de salle obligatoire, prévoir un budget dans le devis proposé) ; - Des formateurs salariés et expérimentés dans le domaine de compétence enseigné ; - Des supports de formation professionnels et respectant la règlementation en vigueur en matière de droit de la copie. 4.2 Pilotage et suivi des actions de formation Les actions de l ADEC font l objet : - d une coordination entre un chef de projet ad hoc désigné par le comité de pilotage de l ADEC et le chef de projet du prestataire sélectionné, - d un suivi de réalisation au sein d un comité de pilotage national. Le comité de pilotage peut décider de renvoyer le suivi d une action spécifique de l ADEC au sein d un comité technique dédié. Pour chaque action entrant dans le cadre de l ADEC et nécessitant l intervention d un ou de plusieurs prestataires, le comité de pilotage a pour mission de suivre le déroulement de l action et valider les travaux réalisés. Dans ce cadre, le prestataire proposera les modalités de suivi des travaux au comité de pilotage pour validation, intégrant une participation régulière aux comités de pilotage et aux comités techniques dédiés. Le prestataire retenu communiquera aux membres du comité de pilotage au plus tard 10 jours avant la tenue de la réunion tous les documents et présentations nécessaires au suivi de l action. 5

6 4.3 Réponse et propositions du prestataire Le ou les prestataires souhaitant répondre à l appel à projets devront faire parvenir leur proposition par écrit. Elle devra comporter : - une note d intention précisant la compréhension du besoin exprimé par les parties signataires de l ADEC et du champ d intervention de l action - de détail de la méthodologie proposée au regard des travaux prévus et nécessaires à la réalisation de l action - la définition des étapes de réalisation de l action avec les livrables envisagés pour chaque étape - un modèle de grille de suivi statistique des stagiaires et d évaluation des secrétaires/assistantes - une proposition de calendrier de réalisation des travaux, intégrant une adaptation selon le calendrier des instances de l ADEC - un budget indiquant le nombre de jours prévus par étapes, les prix unitaires pratiqués (homme/jour) et les frais liés à la mission (déplacements, administratif ) - une présentation de l équipe d intervention, de ses compétences et de son expérience sur ce type de travaux, et des éventuels sous-traitants, de la couverture géographique du territoire - des références générales sur la connaissance / compréhension du secteur ou sur les travaux à mener Présentée synthétiquement, cette réponse ne devra guère excéder vingt pages. La réponse à l appel à projets sera adressée 10 juin 2014 à 14h00 au plus tard en 1 exemplaire non relié à: OPCA DEFI A l attention de Madame Thiphaine BARD 5/7 Avenue du Général de Gaulle ST MANDE Le prestataire transmettra également l offre par voie électronique à : - magali.villa@emploi.gouv.fr - t.bard@opcadefi.fr - egarassino@leem.org - esencier@leem.org - msaillard-gesbert@leem.org - monique.borel@snitem.fr - jroudil@opcaim.com 5. Choix du prestataire 5.1 Critères de choix du prestataire Le choix ou des prestataires s appuiera sur les critères suivants : - Compréhension des attentes et de la prestation attendues - Le programme de formation, la pédagogie et les méthodes proposées, la qualité et la pertinence de la proposition, notamment des outils en ligne d évaluation et de certification 6

7 - L expérience des intervenants, notamment sur les métiers d assistanat - les références de l équipe et ses capacités d intervention - les modalités et conditions financières des interventions - la connaissance de l environnement Industries de santé - la capacité à démultiplier la démarche auprès d une population large, sur l ensemble du territoire Le Comité de pilotage se réserve le droit de ne pas donner suite aux propositions reçues pour tout ou partie de l appel à projets et d attribuer séparément ou partiellement le projet. Le prestataire non retenu ne peut prétendre à aucune indemnité ni contester pour quelque motif que ce soit le bien-fondé de la décision du Comité de pilotage. Le Comité de pilotage s engage à garder confidentielles les propositions reçues. Le Comité de pilotage n est engagé qu après notification écrite au prestataire de l acceptation du projet. 5.2 Modalités de choix du prestataire Une consultation des propositions des candidats ayant présenté une offre jugée pertinente au regard des critères définis ci-dessus sera organisée selon les modalités définies par le comité de pilotage décisionnaire. Une audition des cabinets devrait être organisée lors du comité de pilotage national de l ADEC le 30 juin prochain à Paris. La décision du choix du prestataire sera effectuée au plus tard fin juin/ début juillet

8 Annexe : Présentation de l Accord de Développement de l Emploi et des Compétences (ADEC) Industries de Santé Les industries de santé en France : une filière stratégique clé en mutation Les industries de santé constituent un secteur stratégique dont le poids économique est sont considérable. Elles rassemblent autour d un objectif commun, la prévention, le diagnostic et le traitement des pathologies en santé humaine et animale, participant à la santé publique. Elles sont positionnées sur l ensemble de la chaîne de valeur des produits de santé : recherche et développement, production, commercialisation. Les atouts de la France restent importants avec des infrastructures territoriales favorables, des champions nationaux dans chacun des secteurs, un appareil productif développé et moderne, des investissements importants en recherche et développement, une main d œuvre qualifiée, et une assurance qualité qui n est plus à démontrer. Face aux évolutions de l environnement de la filière et aux mutations économiques, technologiques, réglementaires et sociétales des industries de santé, l anticipation de l évolution des métiers et de l emploi, l adaptation des compétences et l accompagnement des salariés et des entreprises dans une gestion active de l emploi apparaissent comme prioritaires pour l avenir. En effet, la filière est à la croisée des chemins à la fois au plan stratégique et dans l évolution des métiers de la R&D, de la production comme de la commercialisation. L ADEC, un engagement conjoint des acteurs de la filière, de l Etat et des collectivités territoriales en faveur de l emploi et des compétences A la suite du contrat d étude prospective des industries de santé conduit par les partenaires sociaux et les pouvoirs publics en 2011 et 2012 (voire synthèse de l étude en annexe), les parties signataires de l ADEC souhaitent mettre en œuvre les recommandations d actions identifiées dans le domaine «Ressources humaines», en développant des actions d anticipation de l emploi, notamment auprès des PME/TPE, de formation des salariés afin de développer leurs compétences et leur employabilité et d accompagnement des mutations. Il s agit pour les parties signataires de l ADEC : - d accompagner la transformation des métiers et préparer les talents de demain et favoriser une gestion active de l emploi dans les entreprises - d anticiper les mutations ou restructurations et sécuriser les parcours professionnels, en particulier pour les métiers sensibles - de développer les actions emploi / formation régionales afin de répondre aux problématiques locales. Champ d application et durée de l ADEC L ADEC concerne l ensemble de la filière des industries de santé (médicament humain, médicament vétérinaire, diagnostic in vitro, technologies et dispositifs médicaux, dentaire, optique, biotechnologies santé, e-santé ). Il vise prioritairement les entreprises relevant de la convention collective nationale de l industrie pharmaceutique, y compris les sous-traitants, et de la convention collective nationale de la fabrication et commerce des produits à usage pharmaceutique, parapharmaceutique et vétérinaire (CCN IDCC 15.55), les entreprises de biotechnologies santé (produits, technologies et services) et des technologies et dispositifs médicaux, pouvant appliquer des conventions collectives variées (celle de la métallurgie étant la plus présente). 8

9 L accord est conclu pour une durée de 3 ans, jusqu au 31 décembre Finalités et objectifs opérationnels de l ADEC L ADEC définit des actions à mener pour le développement de l emploi et des compétences et de la sécurisation des parcours dans les industries de santé. La liste globale des actions prévues dans le cadre de l ADEC figure en annexe du présent cahier des charges. Plusieurs publics sont visés de manière prioritaire par les différentes actions de l accord cadre, et notamment les salariés des TPE/PME, les salariés fragilisés dans leur emploi («métier sensible»), en particulier les salariés les moins qualifiés, les salariés de 45 ans et plus et les jeunes salariés en insertion professionnelle, tout en assurant la réalisation des objectifs d égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et de diversité. Composition du comité de pilotage Le comité de pilotage national assure le pilotage et le suivi de l ensemble des actions de l accord cadre au niveau national, et est informé de l avancement des actions au niveau territorial. Il est composé de : - représentants de l Etat : DGEFP, DIRECCTE Rhône-Alpes et Centre, DGCIS, DGESIP, DGS - représentants des OPCA concernés, - représentants d entreprises, - représentants des organisations d employeurs : Leem, SNITEM, L UNION, FEFIS - représentants des organisations syndicales de salariés de la filière (FCE-CFDT, CFTC, CGT, FO, CFE-CGC). Le comité de pilotage régional Rhône-Alpes assure le pilotage et le suivi des actions spécifiques de l accord cadre au niveau de la région Rhône-Alpes. Il est composé de : - représentants de l Etat (DGEFP, DIRECCTE Rhône-Alpes, ARS), - représentants des conseils régionaux, - représentants clusters, pôles de compétitivité concernés, - représentants des OPCA concernés, - représentants d entreprises, - représentants des organisations d employeurs (Leem, SNITEM, L UNION) - représentants des organisations syndicales de salariés de la filière (FCE-CFDT, CFTC, CGT, FO, CFE-CGC). Le comité de pilotage régional Centre/ Normandie assure le pilotage et le suivi des actions spécifiques de l accord cadre au niveau de la région Centre/ Normandie. Il est composé de : - représentants de l Etat (DGEFP, DIRECCTE Centre, DIRECCTE Normandie, ARS), - représentants des conseils régionaux, - représentants clusters, pôles de compétitivité concernés, - représentants des OPCA concernés, - représentants d entreprises, - représentants des organisations d employeurs (Leem, SNITEM, L UNION) - représentants des organisations syndicales de salariés de la filière (FCE-CFDT, CFTC, CGT, FO, CFE-CGC). 9