Recueil de règles de conservation des documents communs des ministères et des organismes gouvernementaux

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1 Recueil de règles de conservation des documents communs des ministères et des organismes gouvernementaux Novembre 2013 (Mise à jour : 5 novembre 2013)

2 PRÉSENTATION Le Comité sur les archives gouvernementales de la Direction générale des archives de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) a révisé le Recueil de règles de conservation des documents communs des ministères et des organismes gouvernementaux de 1988 ainsi que sa mise à jour partielle, effectuée en Ce recueil est un outil qui sert à tous les ministères et organismes gouvernementaux à l élaboration et à la mise à jour de leur calendrier de conservation et permet d uniformiser les règles de conservation pour les séries de gestion. La révision du recueil porte sur huit sections : Organisation et gestion (1000) Affaires juridiques (2000) Ressources humaines (3000) Ressources financières (4000) Ressources matérielles et immobilières (5000) Ressources informationnelles (6000) Communications et relations publiques (7000) Séries communes de dossiers d exploitation (10 000) La numérotation des règles dans le recueil vise à faciliter le repérage et le regroupement des séries portant sur des activités analogues. Dans le recueil, nous utilisons des codes pour les périodes d utilisation et pour les modes de disposition des documents. Voici ces codes et leur signification : 888 : désigne un dénouement précis mais de durée indéterminée 999 : indique le remplacement du document par une nouvelle version C : conservation D : destruction T : tri Pour plus de renseignements sur la manière de produire un calendrier de conservation et pour obtenir, entre autres, un modèle de formulaire de règle de conservation ainsi que les instructions afférentes, nous vous invitons à consulter la section «Services aux organismes publics» du portail Web de BAnQ en utilisant les liens suivants : ion_ _vf.pdf Il appartient à chaque ministère et organisme gouvernemental d effectuer les vérifications juridiques et administratives appropriées à son projet de calendrier de conservation. Afin de faciliter la mise à jour des sections du Recueil de règles de conservation des documents communs des ministères et des organismes gouvernementaux (), nous avons désigné une personne responsable pour chacune de ces sections, soit : Organisation et gestion (1000) : Paul-André Leclerc (pa.leclerc@banq.qc.ca) Affaires juridiques (2000) : Sophie Côté (sophie.cote@banq.qc.ca) Ressources humaines (3000) : Christiane Roy (christiane.roy@banq.qc.ca) Ressources financières (4000) : Sylvie Forcier (sylvie.forcier@banq.qc.ca) Ressources matérielles et immobilières (5000) : Sonia Lachance (sonia.lachance@banq.qc.ca) Ressources informationnelles (6000) : Christian Bolduc (christian.bolduc@banq.qc.ca) Communications et relations publiques (7000) : Johanne Mont-Redon (johanne.montredon@banq.qc.ca) Séries communes de dossiers d exploitation (10 000) : Sylvie Forcier (sylvie.forcier@banq.qc.ca) La Direction générale des archives de BAnQ tient à remercier le Groupe d expertise en gestion des documents au gouvernement du Québec (GEGD) pour sa précieuse collaboration lors de la révision du Recueil de règles de conservation des documents communs des ministères et des organismes gouvernementaux et espère que ce recueil vous facilitera la tâche dans la préparation et la mise à jour de votre calendrier de conservation. Page 2 de 199

3 1000 ORGANISATION ET GESTION 1100 Gestion constitutive 1200 Gestion administrative Page 3 de 199

4 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Documents constitutifs 1101 Gestion constitutive Documents relatifs à la constitution, à l existence légale, à la mission et aux mandats. Comprend aussi les documents concernant la description et l utilisation du sceau. Charte Lettres patentes Lois constitutives Documents de description du sceau Mandats Mission Règlements Statuts Principal 888 R1 5 C Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Aussi longtemps que les documents sont en vigueur. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mars 2011 Page 4 de 199

5 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Historique 1102 Gestion constitutive Documents relatifs à la création, à l évolution et à l histoire du ministère ou de l organisme Chronologies Photographies et autres images fixes Images animées (films, vidéos) Notes Rapports Principal 888 R1 0 C Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Aussi longtemps que les documents sont en vigueur. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mars 2011 Page 5 de 199

6 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Protocoles et ententes 1201 Gestion administrative Documents relatifs à la signature, au renouvellement et à la modification des protocoles et des ententes de service interne sans portée juridique Ententes Documents afférents Protocoles Pour les ententes intergouvernementales canadiennes, référez-vous à la règle Pour les ententes internationales, référez-vous à la règle Pour le soutien à la négociation des ententes et des protocoles administratifs, référez-vous à la règle Principal 888 R1 3 D Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Aussi longtemps que les documents sont en vigueur. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mars 2011 Page 6 de 199

7 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Statistiques 1202 Gestion administrative Documents de nature récapitulative relatifs aux divers aspects de la gestion administrative et aux activités spécifiques du ministère ou de l organisme Statistiques Documents de soutien Il est possible de classer les statistiques dans les séries relatives à des activités spécifiques. Si vous choisissez cette option, il est important de ne pas oublier d indiquer le type de document et le mode de disposition correspondant. Principal 2 3 T R1 Secondaire 2 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Verser les statistiques cumulatives. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mars 2011 Page 7 de 199

8 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Contrats de services professionnels sans droit d auteur 1203 Gestion administrative NOM DE L UNITÉ ADMINISTRATIVE DÉTENTRICE DU DOSSIER PRINCIPAL Contrats conclus entre un organisme et une personne physique ou morale qui permettent de réaliser un ouvrage intellectuel ou de fournir un service moyennant un prix que l organisme s engage à payer Contrats Annexes Addenda Code civil, art et 2927 Pour les contrats de construction et de travaux majeurs, référez-vous à la règle Pour les contrats de services avec droit d auteur, référez-vous aux règles 2501 et Il est possible de classer les contrats de services professionnels sans droit d auteur dans les séries relatives à des activités spécifiques. Si vous choisissez cette option, il est important de ne pas oublier d indiquer le type de documents et le mode de disposition correspondant. Principal 888 R1 6 D Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Durée du contrat, plus un an GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mars 2011 RÈGLE DE Page 8 de 199

9 N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Gestion de la correspondance 1204 Gestion administrative Dossiers qui regroupent les copies de la correspondance envoyée ou reçue par une entité administrative. La correspondance est classée par ordre chronologique, à des fins de suivi des activités et de tout autre besoin administratif. Le mot «chrono» est utilisé pour désigner ce type de document. Copies de lettres Principal 1 0 D Secondaire 1 0 D REMARQUES RELATIVES AU GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mars 2011 RÈGLE DE Page 9 de 199

10 N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Orientations et planification administrative 1211 Planification administrative Documents relatifs aux orientations, à la planification administrative, aux priorités, aux objectifs et aux axes de développement. Comprend les documents préparatoires relatifs à la planification stratégique et à la production des divers plans et rapports-synthèses Échéanciers Plans d action Plans de développement annuels, quinquennaux et triennaux Plans de travail Plans stratégiques, plans directeurs Rapports-synthèses Tableaux de bord Principal 888 R1 3 T R2 Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Aussi longtemps que les documents sont en vigueur. R2 : Verser les plans de développement, les plans stratégiques, les plans d action et les rapports-synthèses, au besoin. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mars 2011 Page 10 de 199

11 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Reddition de comptes 1212 Planification administrative Documents relatifs aux opérations qui découlent de l obligation de répondre de l exercice d une responsabilité conférée à un ministère ou à un organisme et de démontrer l adéquation entre la mission, le plan stratégique, les obligations législatives et les capacités organisationnelles États de reddition de comptes Règles Standards Indicateurs de gestion Spécifications Principal 888 R1 5 T R2 Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Aussi longtemps que les documents sont en vigueur. R2 : Verser les documents produits par ou pour le ministère ou l organisme. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mars 2011 Page 11 de 199

12 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Organisation administrative 1221 Organisation administrative Documents relatifs à l organisation administrative et au plan d organisation administrative supérieure Études d organisation Plan d organisation administrative supérieure (POAS) Pour le plan d organisation administrative inférieure (POAI), référez-vous à la règle Principal 888 R1 5 C Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Aussi longtemps que les documents sont en vigueur, plus un an. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mars 2011 Page 12 de 199

13 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Organigrammes 1222 Organisation administrative Représentation graphique de la structure hiérarchique et fonctionnelle Organigrammes Principal C Secondaire D REMARQUES RELATIVES AU GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mars 2011 Page 13 de 199

14 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Délégations de pouvoirs et autorisations de signature 1223 Organisation administrative Documents relatifs à la désignation de personnes pour exercer un pouvoir qui leur a été officiellement conféré Autorisations de signature Délégations de pouvoirs Registres de désignations Plan de délégation Procurations Principal D Secondaire D REMARQUES RELATIVES AU GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mars 2011 Page 14 de 199

15 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Politiques et directives gouvernementales 1231 Direction administrative et gouvernance Documents relatifs aux politiques et aux directives émanant des autorités gouvernementales et se rapportant à la gestion administrative Directives gouvernementales Politiques gouvernementales Principal 999 R1 0 D R2 Secondaire 999 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Jusqu au remplacement du document par une nouvelle version, plus un an R2 : À détruire, car le Conseil du trésor est responsable de ces documents dans le cadre de son mandat. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mars 2011 Page 15 de 199

16 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Politiques, directives, normes et procédures 1232 Direction administrative et gouvernance Documents relatifs aux politiques, directives, normes et procédures concernant le fonctionnement et les divers domaines d activité du ministère ou de l organisme Directives Politiques Normes Procédures Documents de soutien Il est possible de classer les politiques, directives, normes et procédures dans les séries relatives à des activités spécifiques. Si vous choisissez cette option, il est important de ne pas oublier d indiquer le type de document et le mode de disposition correspondant. Principal T R1 Secondaire D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Verser uniquement les versions finales des politiques, directives, normes et procédures à portée interne. Dans le cas des politiques, directives, normes et procédures à portée externe, versez les dossiers intégraux. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mars 2011 Page 16 de 199

17 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Gestion des demandes et des décisions du Conseil du trésor 1233 Direction administrative et gouvernance Documents relatifs à la gestion des demandes soumises par l organisme public et des décisions émanant du Conseil du trésor Copies des décisions du Conseil du trésor Rapports Recommandations Demandes au Conseil du trésor Mémoires Principal 888 R1 7 D R2 Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Aussi longtemps que les documents sont en vigueur. R2 : À détruire, car le Conseil du trésor est responsable de ces documents dans le cadre de son mandat. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mars 2011 Page 17 de 199

18 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Gestion des décisions du Conseil exécutif 1234 Direction administrative et gouvernance Documents relatifs à la gestion des décisions émanant du Conseil exécutif, habituellement en vertu d une habilitation législative, et qui peuvent avoir une portée soit générale et collective, soit personnelle. Copies de décrets (arrêtés en Conseil) Copies de décisions du Conseil des ministres Mémoires au Conseil des ministres Recommandations des comités ministériels Principal 888 R1 3 D R2 Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Aussi longtemps que les documents sont en vigueur. R2 : À détruire, car le Conseil exécutif est responsable de ces documents dans le cadre de son mandat. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mars 2011 Page 18 de 199

19 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Réunions de direction 1235 Direction administrative et gouvernance Documents relatifs aux réunions des hautes instances décisionnelles (bureau des sous-ministres, bureau de direction, conseil d administration, comité exécutif) et aux réunions des directions générales, de même que les documents de l assemblée générale annuelle Avis de convocation Comptes rendus Ordres du jour Documents afférents, de soutien et de suivi Procès-verbaux Résolutions Calendriers de réunions Principal 2 3 C Secondaire 2 0 D REMARQUES RELATIVES AU GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mars 2011 Page 19 de 199

20 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Réunions des unités administratives 1236 Direction administrative et gouvernance Documents relatifs aux réunions tenues par le personnel des différentes unités administratives Avis de convocation Comptes rendus Ordres du jour Procès-verbaux Documents afférents, de soutien et de suivi Principal 2 3 T R1 Secondaire 2 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Verser les procès-verbaux ou les comptes rendus. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mars 2011 Page 20 de 199

21 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Réunions des comités et des groupes de travail 1237 Direction administrative et gouvernance Documents relatifs aux réunions des comités et des groupes de travail sur les activités de l organisme ainsi qu aux réunions des comités ad hoc Documents constitutifs Mandats Documents relatifs à la nomination des membres Avis de convocation Ordres du jour Comptes rendus Procès-verbaux Documents afférents, de soutien et de suivi Principal 888 R1 3 T R2 Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou pendant deux ans à l état actif R2 : Verser les documents constitutifs, le mandat, les procès-verbaux ou les comptes rendus concernant les comités et les groupes de travail dont l organisme est responsable. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mars 2011 Page 21 de 199

22 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Composition du conseil d administration 1238 Direction administrative et gouvernance Documents relatifs à la composition du conseil d administration ainsi qu à l élection et à la nomination des membres Avis d échéance du mandat Procédures d élection et de nomination Listes de membres Notes biographiques des membres Documents constitutifs Mandats Fiches de candidature des membres Entente de confidentialité Principal 2 R1 3 T R2 Secondaire 2 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Jusqu au remplacement des documents par de nouvelles versions ou pendant deux ans à l état actif R2 : Verser les documents constitutifs, les procédures, les listes et notes biographiques des membres. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mis à jour le 21 octobre 2011 Page 22 de 199

23 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Rapports d activité 1241 Contrôle administratif Documents relatifs aux rapports périodiques et annuels sur les activités du ministère ou de l organisme émis à diverses périodes Rapports annuels Rapports hebdomadaires Rapports de gestion Rapports mensuels Rapports semestriels Rapports trimestriels Documents de soutien Principal 1 R1 2 T R2 Secondaire 1 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Les documents de soutien ainsi que les rapports hebdomadaires et mensuels doivent être détruits après une période d un an. R2 : Verser les rapports annuels d activité des unités administratives et les rapports annuels de l organisme public qui ne sont pas soumis au dépôt légal. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mars 2011 Page 23 de 199

24 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Enquêtes administratives 1243 Contrôle administratif Dossiers produits ou reçus lors d enquêtes Demandes d enquête Formulaires de plainte Rapports d enquête Pour les sondages, référez-vous à la règle Principal 888 R1 3 D Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Aussi longtemps que l enquête est en cours ou jusqu à la fermeture du dossier GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mars 2011 Page 24 de 199

25 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Vérification interne 1251 Vérification administrative Documents relatifs à la vérification interne des activités Analyses Études Mandat Programmes Documents de soutien Rapports de vérification Synthèses de vérification Recommandations Pièces justificatives Documents de suivi de constatations Principal 2 5 T R1 Secondaire 2 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Verser les études, analyses, rapports et synthèses de vérification. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mars 2011 Page 25 de 199

26 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Vérification externe 1252 Vérification administrative Documents relatifs aux vérifications administratives et financières effectuées par des vérificateurs externes, dont le Vérificateur général du Québec Recommandations du Vérificateur général du Québec Commentaires des ministères ou des organismes à propos des recommandations du Vérificateur général du Québec Rapports du Vérificateur général du Québec Rapports de vérification externe Mandat Principal 888 R1 2 T R2 Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Jusqu à la mise en œuvre des recommandations du rapport du vérificateur, plus un an R2 : Verser les rapports de vérification externe autres que ceux du Vérificateur général du Québec GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mars 2011 Page 26 de 199

27 2000 AFFAIRES JURIDIQUES 2100 Législation 2200 Avis juridiques 2300 Poursuites et réclamations 2400 Élaboration et révision d instruments juridiques 2500 Gestion des droits d auteur 2600 Gestion des ententes intergouvernementales et internationales Page 27 de 199

28 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Dossier de référence juridique 2101 Législation Documents relatifs aux politiques, lois et règlements québécois, canadiens et internationaux utiles à l administration du ministère ou de l organisme, y compris les dossiers de références juridiques. Textes de loi Règlements Politiques Jurisprudence Doctrine Monographies Documents de recherche ou de référence Principal 888 R1 0 D Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Tant que le document est utile pour fins de référence. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Août 2010 Page 28 de 199

29 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Projet de loi 2102 Législation Documents relatifs à l élaboration et à la rédaction des projets de loi ministériels et privés qui sont déposés à l Assemblée nationale pour adoption. Avis juridiques et documents de préparation du projet de décret Mémoires déposés au conseil des ministres Rapports émanant de groupes de travail ou de comités Amendements (nouveaux articles ou modifications au projet de loi) Discours du ministre (portant sur le contenu du projet de loi et contenant des notes justifiant l adoption du projet de loi) Commentaires sur chacun des articles du projet de loi (articles du projet de loi accompagnés de commentaires et de notes) Énoncés de politique (livres verts) Mémoires déposés en commission parlementaire Fiches d état des dossiers Recherches linguistiques Versions du projet de loi Études Cette série est visée par l entente sur le secret professionnel conclue entre le ministère de la Justice et Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Cette entente stipule que des précautions doivent être prises de manière à respecter la confidentialité de ces documents jusqu à 25 ans à partir de la date du début de la période de semi-activité (destruction sécuritaire ou mention sur le bordereau de versement de la restriction d accès, s il y a lieu). Principal 888 R1 10 C Secondaire 888 R2 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Jusqu à la sanction ou la fermeture du dossier, plus un an. R2 : Jusqu à la sanction ou la fermeture du dossier. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mis à jour le 20 septembre 2011 Page 29 de 199

30 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Projet de règlement Législation NOM DE L UNITÉ ADMINISTRATIVE DÉTENTRICE DU DOSSIER PRINCIPAL 2103 Documents relatifs à la rédaction des projets de règlements d un ministère ou d un organisme transmis au conseil des ministres pour fins d étude et d adoption. Avis juridiques Projets de décret Demandes d avis du Conseil exécutif Fiches d état des dossiers Versions du projet de règlement Projets d avis de prépublication Demandes d examen ou de traduction d un projet de règlement d un ministère ou d un organisme Études d impacts financiers Feuilles de route Versions du projet Projets de décret (recommandations ministérielles et décrets) Version anglaise du règlement Décrets et avis Cette série est visée par l entente sur le secret professionnel conclue entre le ministère de la Justice et Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Cette entente stipule que des précautions doivent être prises de manière à respecter la confidentialité de ces documents jusqu à 25 ans à partir de la date du début de la période de semi-activité (destruction sécuritaire ou mention sur le bordereau de versement de la restriction d accès, s il y a lieu). Principal 888 R1 10 T R3 Secondaire 888 R2 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Jusqu à l adoption ou la fermeture du dossier, plus un an. R2 : Jusqu à l adoption ou la fermeture du dossier. R3 : Verser les projets de règlement adoptés. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mis à jour le 20 septembre 2011 Page 30 de 199

31 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Orientation législative 2104 Législation Documents relatifs au développement des orientations générales dans le domaine juridique. Analyses et synthèses Documents d étude ou d orientation Politiques d orientation Cette série est visée par l entente sur le secret professionnel conclue entre le ministère de la Justice et Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Cette entente stipule que des précautions doivent être prises de manière à respecter la confidentialité de ces documents jusqu à 25 ans à partir de la date du début de la période de semi-activité (destruction sécuritaire ou mention sur le bordereau de versement de la restriction d accès, s il y a lieu). Principal 888 R1 10 C Secondaire 888 R2 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Jusqu à la fermeture du dossier, plus un an. R2 : Jusqu à la fermeture du dossier. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mis à jour le 20 septembre 2011 Page 31 de 199

32 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Conseils juridiques 2201 Avis juridiques Documents relatifs aux conseils émis, sans constituer des avis formels, par un jurisconsulte visant à établir la conduite d un dossier. Demandes Conseils juridiques Principal 888 R1 5 D Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Jusqu à la fermeture du dossier. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Août 2010 Page 32 de 199

33 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Avis juridique 2202 Avis juridiques Documents relatifs aux avis émis par un jurisconsulte visant à trouver un sens à un point de droit ou à un acte juridique qui se révèle obscur ou ambigu. Demandes Avis juridiques Résumés d avis Code civil du Québec, art (3 ans). Cette série est visée par l entente sur le secret professionnel conclue entre le ministère de la Justice et Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Cette entente stipule que des précautions doivent être prises de manière à respecter la confidentialité de ces documents jusqu à 25 ans à partir de la date du début de la période de semi-activité (destruction sécuritaire ou mention sur le bordereau de versement de la restriction d accès, s il y a lieu). Les avis juridiques classés dans les dossiers sujets (dossiers des ministères et organismes clients de la DAJ) doivent être conservés pendant toute la durée de conservation du dossier. Toutefois, il est très important que, lors de la destruction ou du versement de ce dossier, les précautions requises soient prises de manière à respecter la confidentialité de ces avis juridiques selon l entente sur le secret professionnel conclue entre le ministère de la Justice et Bibliothèque et Archives nationales du Québec (destruction sécuritaire ou mention sur le bordereau de versement de la restriction d accès, s il y a lieu). Principal 888 R1 10 C Secondaire 888 R2 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Jusqu à la fermeture du dossier, plus un an. R2 : Jusqu à la fermeture du dossier. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mis à jour le 20 septembre 2011 Page 33 de 199

34 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Litige (dossier des plaideurs) 2301 Poursuites et réclamations Documents relatifs aux poursuites qui concernent l organisme gouvernemental. Jugements déclaratoires Actions en responsabilité Recours collectifs Rapports du coroner et correspondance Évocations Mandamus Notes et autorité Mémoires des parties Avis d appel Injonctions Plans d argumentation Notes au dossier Mises en demeure Déclarations sous serment Code civil du Québec, art (10 ans) et 2925 (3 ans). Cette série est visée par l entente sur le secret professionnel conclue entre le ministère de la Justice et Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Cette entente stipule que des précautions doivent être prises de manière à respecter la confidentialité de ces documents jusqu à 25 ans à partir de la date du début de la période de semi-activité (destruction sécuritaire ou mention sur le bordereau de versement de la restriction d accès, s il y a lieu). Principal 888 R1 10 T R2 Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Jusqu à la fermeture du dossier. R2 : Verser les documents suivants : plans d argumentation, notes et autorité. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Août 2010 Page 34 de 199

35 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Litige rôle-conseil (dossier de préparation pour les plaideurs) 2302 Poursuites et réclamations Documents relatifs aux dossiers préparatoires de litiges qui entraînent des poursuites concernant le ministère ou l organisme. Jugements déclaratoires Actions en responsabilité Recours collectifs Évocations Injonctions Code civil du Québec, art (3 ans). Mandamus Notes et autorité Mémoires des parties Avis d appel Rapports du coroner et correspondance Plans d argumentation Notes au dossier Mises en demeure Déclarations sous serment Principal 888 R1 3 D Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Jusqu à la fermeture du dossier. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Août 2010 Page 35 de 199

36 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Exécution des jugements et autres mesures de recouvrement de créances 2303 Poursuites et réclamations Documents relatifs à l exécution de procédures de saisie auprès de tiers saisis pour le recouvrement de sommes dues. Correspondance Brefs de saisie après jugement Avis à des tiers Déclarations des tiers saisis Confirmations des services financiers Suspensions Mainlevées et jugements Code civil du Québec, art (3 ans). Principal 888 R1 3 D Secondaire 888 R2 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Jusqu à la fermeture du dossier, plus un an. R2 : Jusqu à la fermeture du dossier. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mis à jour le 20 septembre 2011 Page 36 de 199

37 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Contrôle de certaines pertes subies par le gouvernement 2304 Poursuites et réclamations Documents relatifs à l établissement des causes des pertes subies par un organisme gouvernemental et à l existence d un droit de réclamation. Correspondance Procédures Jugements Chèques sans provision Rapports d enquête Copies de chèques Directive n concernant le contrôle de certaines pertes subies par le gouvernement. Code civil du Québec, art (3 ans). Principal 888 R1 3 D Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Jusqu à la fermeture du dossier. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Août 2010 Page 37 de 199

38 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Enquête en responsabilité, petites créances, réclamations 2305 Poursuites et réclamations Documents relatifs aux enquêtes servant à établir la responsabilité ou la non-responsabilité d un ministère ou d un organisme, aux réclamations de petites créances et aux réclamations. Demandes Correspondance Déclarations Extrants informatiques Évaluations de dommages Rapports de police Rapports météorologiques Citations à comparaître Plans Quittances Rapports d enquête Rapports d experts Rapports d évaluation et photographies Contestations Diagrammes Mises en demeure Code civil du Québec, art (3 ans) et 2929 (1 an). Principal 1 8 D Secondaire 1 0 D REMARQUES RELATIVES AU GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Août 2010 Page 38 de 199

39 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Enquête, localisation, solvabilité et recouvrement 2306 Poursuites et réclamations Documents relatifs à l obtention de l évaluation des dommages, à l établissement des faits, à la détermination de la localisation et de la solvabilité d individus ou d entreprises ainsi qu au recouvrement de sommes dues. Demandes Correspondance Rapports d évaluation Rapports d experts Déclarations Rapports d incendie Rapports de police Documents relatifs au débiteur Extrants informatiques Photographies Subrogations Quittances Rapports d enquête Code civil du Québec, art (3 ans) et 2929 (1 an). Principal 1 3 D Secondaire 1 0 D REMARQUES RELATIVES AU GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Août 2010 Page 39 de 199

40 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Soutien à la négociation des ententes et des protocoles administratifs 2401 Élaboration et révision d instruments juridiques Documents relatifs au soutien à la négociation des protocoles et des ententes entre les instances administratives et le ministère ou l organisme Correspondance Projets d entente Documents déposés lors de réunions Positions des parties Commentaires Pour les dossiers relatifs aux ententes finales, référez-vous à la règle Principal 888 R1 5 D Secondaire 888 R2 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Jusqu à la fermeture du dossier, plus un an. R2 : Jusqu à la fermeture du dossier. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mis à jour le 20 septembre 2011 Page 40 de 199

41 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Soutien à la négociation de contrats 2402 Élaboration et révision d instruments juridiques Documents relatifs au soutien juridique à la négociation de contrats d achat, de vente, d échange ou de location de biens. Correspondance Positions des parties Commentaires Projets de contrats Contrats types Principal 888 R1 0 D Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Tant que le contrat type répond à l avis de droit. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Août 2010 Page 41 de 199

42 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Gestion des droits d auteur sans limite de temps 2501 Gestion des droits d auteur Documents relatifs aux titres conférés par les lois nationales et internationales, à leur protection et à leur application, y compris la ligne de conduite de l entreprise en la matière. Comprend les documents relatifs aux ententes spécifiques d utilisation, d acquisition et de cession de droits d auteur. Correspondance Ententes spécifiques Licences de droits d auteur Contrats de services comprenant des clauses de droits d auteur Principal 888 R1 110 D Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Durée du contrat ou de l entente. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Août 2010 Page 42 de 199

43 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Gestion des droits d auteur avec limite de temps 2502 Gestion des droits d auteur NOM DE L UNITÉ ADMINISTRATIVE DÉTENTRICE DU DOSSIER PRINCIPAL Documents relatifs aux titres conférés par les lois nationales et internationales, à leur protection et à leur application, y compris la ligne de conduite de l entreprise en la matière. Comprend les documents relatifs aux ententes spécifiques d utilisation, d acquisition et de cession de droits d auteur. Correspondance Ententes spécifiques Licences de droits d auteur Contrats de services comprenant des clauses de droits d auteur Principal 888 R1 3 D Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Durée de la concession. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Août 2010 RÈGLE DE Page 43 de 199

44 N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Ententes intergouvernementales canadiennes 2601 Gestion des ententes intergouvernementales et internationales Documents relatifs à la négociation, à la signature, au dépôt, au renouvellement et à la modification d une entente intergouvernementale canadienne, c est-à-dire un accord intervenu entre le gouvernement, l'un de ses ministères ou organismes gouvernementaux et un autre gouvernement au Canada, l'un de ses ministères ou organismes gouvernementaux, ou un organisme public fédéral. Ententes intergouvernementales Documents afférents L'article 3.2 de la Loi sur le ministère du Conseil exécutif prévoit le dépôt des ententes intergouvernementales au bureau des ententes du Secrétariat aux affaires intergouvernementales canadiennes. Il est le dépositaire des ententes intergouvernementales canadiennes et, à ce titre, il établit un bureau des ententes et prescrit le mode d'enregistrement de ces ententes. Principal 888 R1 5 D R2 Secondaire 888 R1 0 D R2 REMARQUES RELATIVES AU R1 : Aussi longtemps que les documents sont en vigueur R2 : À détruire, car le ministère du Conseil exécutif est responsable de ces documents dans le cadre de son mandat GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mis à jour le 24 novembre 2011 Page 44 de 199

45 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Ententes internationales 2602 Gestion des ententes intergouvernementales et internationales Documents relatifs à la négociation, à la signature, au dépôt, au renouvellement et à la modification d ententes internationales. Tel que le définit la Loi sur le ministère des Relations internationales, ces ententes sont des accords qui interviennent entre, d une part, le gouvernement du Québec ou l un de ses ministères et organismes et, d autre part, un gouvernement étranger ou l un de ses ministères, une organisation internationale ou un organisme de ce gouvernement ou de cette organisation internationale. Ententes internationales Documents afférents L article 19 de la Loi sur le Ministère des relations internationales mentionne que «Le ministre veille à la négociation et à la mise en œuvre des ententes internationales et administre les programmes qui en résultent». L.R.Q., chapitre M-25. Principal 888 R1 5 D R2 Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Aussi longtemps que les documents sont en vigueur R2 : À détruire, car le ministère des Relations internationales est responsable de ces documents dans le cadre de son mandat. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mis à jour le 25 novembre 2011 Page 45 de 199

46 3000 RESSOURCES HUMAINES 3100 Gestion des emplois et des effectifs 3200 Embauche et mouvements de personnel 3300 Dossiers d employés 3400 Gestion du rendement 3500 Conditions de travail 3600 Relations de travail 3700 Développement des ressources humaines 3800 Programmes en gestion de ressources humaines Page 46 de 199

47 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Planification et contrôle en matière de ressources humaines 3101 Gestion des emplois et des effectifs NOM DE L UNITÉ ADMINISTRATIVE DÉTENTRICE DU DOSSIER PRINCIPAL Documents relatifs à la planification, au suivi et au contrôle des emplois et des effectifs, à la justification des postes au transfert et à la compression de postes Demandes de postes additionnels Études et analyses des besoins en personnel Listes d effectifs Listes de postes vacants Listes du personnel d encadrement Plans d effectifs Plans de relève Plans de mobilité Rapports et recommandations Plan d organisation administrative inférieure (POAI) Principal 2 3 T R1 Secondaire 2 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Verser les études et les analyses, les plans, les rapports et les recommandations. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Août 2010 Page 47 de 199

48 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Classification des emplois 3102 Gestion des emplois et des effectifs NOM DE L UNITÉ ADMINISTRATIVE DÉTENTRICE DU DOSSIER PRINCIPAL Documents relatifs à la classification et à la révision des postes et des emplois, à la nature des emplois, aux tâches, aux fonctions, aux responsabilités et aux compétences Descriptions d emploi Documents de détermination du niveau d emploi (DNE) Principal 888 R1 2 D R2 Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Aussi longtemps que les documents sont en vigueur R2 : À détruire, car le Conseil du trésor est responsable de ces documents dans le cadre de son mandat. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Août 2010 Page 48 de 199

49 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Offres de service 3201 Embauche et mouvements de personnel NOM DE L UNITÉ ADMINISTRATIVE DÉTENTRICE DU DOSSIER PRINCIPAL Documents relatifs aux offres de service autres que celles reçues dans le cadre d un processus régulier d embauche Offres de service Curriculum vitæ Attestations d études Correspondance Principal 2 0 D Secondaire 2 0 D REMARQUES RELATIVES AU GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Août 2010 Page 49 de 199

50 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Concours de recrutement ou de promotion 3202 Embauche et mouvements de personnel NOM DE L UNITÉ ADMINISTRATIVE DÉTENTRICE DU DOSSIER PRINCIPAL Documents relatifs au processus de dotation des emplois occasionnels et réguliers par la tenue de concours de recrutement ou de promotion, à la constitution de réserves de candidatures et ceux relatifs à la composition de comités de sélection. Cette série comprend aussi les documents de promotion sans concours pour des emplois d encadrement Avis de concours, appels de candidatures, offres d emploi Descriptions d emploi Convocations Questionnaires des examens écrits, pratiques et oraux Grilles de correction Dossiers des candidats refusés (curriculum vitæ, fiches d évaluation, examens écrits formulaires de renseignements, offre de service) Documents d un comité de sélection Dossiers des candidats déclarés aptes (curriculum vitæ, fiches de sélection, d évaluation, examens écrits formulaires de renseignements, offre de service) Documents relatifs aux appels interjetés devant la Commission de la fonction publique pour contester les modes d évaluation Listes de candidats déclarés aptes, de candidats sélectionnés Listes des réserves et des concours Listes de déclaration d aptitudes La personne retenue se verra offrir un emploi régulier ou occasionnel selon le poste à combler. Principal 888 R1 3 D R2 Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : 6 mois après la fin de la validité de la liste de déclaration d aptitudes, sauf pour les dossiers de concours des candidats refusés (échecs, absences) qui sont détruits 6 mois après la signature de la liste de déclaration d aptitudes. R2 : À détruire, car le Centre de services partagés du Québec est responsable de ces documents dans le cadre de son mandat. Par contre, l organisme public qui gère ses concours verse un dossier complet de concours par catégorie d emplois. Mis à jour le 1 er novembre 2011 Page 50 de 199

51 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Dotation de postes réguliers (permanents) 3203 Embauche et mouvements de personnel NOM DE L UNITÉ ADMINISTRATIVE DÉTENTRICE DU DOSSIER PRINCIPAL Documents relatifs au processus de dotation d un emploi vacant afin de pourvoir un poste régulier par affectation (par un employé régulier provenant du même ministère ou organisme) ou par mutation (par un employé régulier provenant d un autre ministère ou organisme). Comprend aussi les documents qui concernent le processus de dotation d emplois d encadrement et à la composition de comités de sélection. Avis de publication Descriptions d emploi Listes d employés réguliers sélectionnés Documents d évaluation Correspondance Notes d entrevues Dossiers d employés réguliers (candidatures) Copies d actes de titularisation Aucun concours n est exigé dans ces cas-là, puisque le candidat a déjà été nommé à titre d employé régulier dans la fonction publique à la suite d un concours pour occuper un emploi de même niveau. Principal 1 3 T R1 Secondaire 1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Verser un dossier complet par catégorie d emplois, à l exception des dossiers des candidats non convoqués aux entrevues. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mis à jour le 26 juillet 2012 Page 51 de 199

52 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Reclassement du personnel 3204 Embauche et mouvements de personnel NOM DE L UNITÉ ADMINISTRATIVE DÉTENTRICE DU DOSSIER PRINCIPAL Documents relatifs au reclassement d employés ou de groupes d employés à une nouvelle classe d emploi, de même niveau que celle à laquelle ils appartenaient ou inférieure à celle-ci Demandes de reclassement Listes d employés à reclasser Descriptions de tâches Analyses et résultats de demandes de reclassement Copies de formulaires de reclassement Correspondance Principal 888 R1 3 D Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Jusqu au règlement du dossier. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Août 2010 Page 52 de 199

53 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Rappel des employés 3205 Embauche et mouvements de personnel NOM DE L UNITÉ ADMINISTRATIVE DÉTENTRICE DU DOSSIER PRINCIPAL Listes des employés pourvus d un droit de rappel et établissant l ordre selon lequel ils seront invités à reprendre le travail Listes de rappel des employés Principal D Secondaire D REMARQUES RELATIVES AU GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Août 2010 Page 53 de 199

54 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Prêt de personnel 3206 Embauche et mouvements de personnel NOM DE L UNITÉ ADMINISTRATIVE DÉTENTRICE DU DOSSIER PRINCIPAL Documents relatifs au prêt de personnel entre les unités administratives d un ministère ou d un organisme ou encore entre des ministères et des organismes Demandes de prêt Suivis de demandes Correspondance Principal 888 R1 2 D Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Durée du prêt de service GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Août 2010 Page 54 de 199

55 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Gestion du personnel en disponibilité 3207 Embauche et mouvements de personnel NOM DE L UNITÉ ADMINISTRATIVE DÉTENTRICE DU DOSSIER PRINCIPAL Documents relatifs à la gestion et au suivi du personnel mis en disponibilité ainsi qu aux mesures qui lui sont offertes Listes du personnel mis en disponibilité Bilans Extraits des différentes conventions collectives Correspondance Principal 2 3 T R1 Secondaire 2 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Verser les mesures mises en œuvre par ou pour le ministère ou l organisme ainsi que les bilans. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Août 2010 Page 55 de 199

56 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Gestion des cartes d identité 3208 Embauche et mouvements de personnel NOM DE L UNITÉ ADMINISTRATIVE DÉTENTRICE DU DOSSIER PRINCIPAL Documents relatifs à la gestion de l octroi et du retrait des cartes d identité des employés Listes d employés Formulaires de renseignements sur l identité des membres du personnel Photographies Principal 888 R1 0 D Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Aussi longtemps que les documents sont en vigueur GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Août 2010 Page 56 de 199

57 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Gestion de l embauche d étudiants et de stagiaires 3209 Embauche et mouvements de personnel NOM DE L UNITÉ ADMINISTRATIVE DÉTENTRICE DU DOSSIER PRINCIPAL Documents relatifs à la planification et au suivi de l embauche des étudiants et de l accueil des stagiaires Évaluations de besoins Demandes des gestionnaires Documents de suivi des demandes Grilles d entrevue Offres de stagiaires Correspondance avec les services de placement étudiant et avec les établissements scolaires Statistiques Principal 2 3 T R1 Secondaire 2 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Verser les statistiques s il y a lieu. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Août 2010 Page 57 de 199

58 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Gestion des dossiers des employés permanents ou occasionnels Volet carrière 3301 Dossiers d employés NOM DE L UNITÉ ADMINISTRATIVE DÉTENTRICE DU DOSSIER PRINCIPAL Documents relatifs à l évolution professionnelle des employés permanents ou occasionnels. Offres de service (ou curriculum vitæ) Attestations d études Déclarations d aptitudes Actes de nomination Documents de confirmation d entrée en fonction Actes de titularisation Descriptions d emploi Fiches de notation ou d évaluation du rendement Attentes signifiées Déclarations de discrétion, sous serment Déclarations d intérêts Formulaire d adhésion aux assurances collectives Formulaire d engagement de confidentialité Recommandations d avancement ou de changement d échelon salarial Rachat d années de service Demandes de reclassement Documents relatifs aux mesures administratives ou disciplinaires Documents relatifs aux prêts de services Avis de mise en disponibilité Avis d affectation, de mutation, de promotion, etc. Documents relatifs au perfectionnement et à la formation des employés Documents relatifs aux départs à la retraite Formulaire concernant la participation à un régime de retraite Lors de la mutation de l employé, le ministère ou l organisme transmet au ministère ou à l organisme d accueil le dossier de l employé Volet carrière Page 58 de 199

59 Principal 888 R1 75 R2 T R3 Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Jusqu à la fin de la carrière de l employé au sein de l État. Toutefois, les documents relatifs aux avertissements ou aux réprimandes sont retirés du dossier de l employé et détruits s ils n ont pas été suivis, dans les 12 mois suivants, d un autre avertissement écrit, d une autre réprimande, d une suspension ou d un congédiement. R2 : 75 ans après la date de naissance de l employé ou six ans après le décès de l employé ou dans les cas de retraites tardives (70 ans et plus), garder le dossier à l état semi-actif six ans après la date de la retraite. R3 : Verser les types de dossiers suivants : les dossiers du personnel nommé par le Conseil des ministres (sous-ministres, sous-ministres adjoints, présidents de régie ou de société, etc.); les dossiers des employés permanents nés aux années 1 et 6 de chaque décennie et dont le nombre d années d emploi s élève à au moins 10 ans; les dossiers des employés occasionnels nés aux années 1 et 6 de chaque décennie et ayant travaillé trois années continues ou plus. Facultatif Les dossiers des employés qui se sont particulièrement distingués dans leurs fonctions ou d autres activités selon les critères d évaluation suivants : a) les dossiers des employés qui ont occupé la présidence de leur association professionnelle à l échelle québécoise, canadienne ou internationale; b) les dossiers des employés qui ont obtenu des distinctions ou des prix décernés par le gouvernement du Québec, par l association professionnelle ou par la société directement liée à l exercice de leurs fonctions ou de leur spécialité; c) les dossiers des employés qui ont régulièrement été appelés à participer à des activités gouvernementales importantes à cause de leur expertise particulière dans leur domaine d activité (membres de comités interministériels majeurs, conseillers dans des négociations constitutionnelles, négociateurs d ententes avec les gouvernements canadien et étrangers, délégués généraux du Québec, etc.); d) les dossiers des employés qui ont atteint une renommée particulière dans leur domaine de spécialisation (sciences pures et appliquées, sciences sociales, lettres, musique, chant, etc.) à l extérieur de la fonction publique. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Mis à jour le 26 juillet 2012 (Suite) : 3301 Page 59 de 199

60 RÈGLE DE N O DU CALENDRIER N O DE LA DEMANDE SCEAU DE BANQ Gestion des dossiers des employés permanents ou occasionnels Volet rémunération 3302 Dossiers d employés NOM DE L UNITÉ ADMINISTRATIVE DÉTENTRICE DU DOSSIER PRINCIPAL Documents financiers relatifs à l administration de la paie, aux coupes et aux variations de salaire d un employé permanent ou occasionnel Demandes d aménagement du temps de travail Avances sur le salaire Documents relatifs aux droits parentaux Confirmations de salaire ou d emploi Calculs du salaire brut ou du salaire net Adhésions au dépôt direct (coordonnées bancaires) Indemnités de départ Différentes primes Relevés d emploi Déductions à la source Bordereaux d avancement d échelon Modifications aux prestations et aux arrérages Saisies de salaire Documents relatifs aux congés sans traitement Déductions sur demande (club social, Centraide, retenues pour fins d épargne, etc.) Diminutions de traitement Principal 888 R1 75 R2 D Secondaire 888 R1 0 D REMARQUES RELATIVES AU R1 : Jusqu à la fin de la carrière de l employé au sein de l État R2 : 75 ans après la date de naissance de l employé ou six ans après le décès de l employé ou dans le cas de retraites tardives (70 ans et plus), garder le dossier à l état semi-actif six ans après la date de la retraite. GRILLE D ÉCHANTILLONNAGE : Août 2010 Page 60 de 199