OLIVIER RUDLOFF 164 RUE CUVIER LYON RAPPORT DE STAGE N 2. Date de dépôt : 29 janvier

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1 OLIVIER RUDLOFF 164 RUE CUVIER LYON RAPPORT DE STAGE N 2 Contrôleur de stage M Philippe ALCAZAR Maître de stage Mme Nicole GOUDARD Date de dépôt : 29 janvier

2 LA FICHE DE PAIE DU SALARIE EN ARRET DE TRAVAIL INTRODUCTION I GENERALITES 1 DEFINITIONS 2 MAINTIEN DU SALAIRE BRUT OU DU SALAIRE NET 3 DETERMINATION DU SALAIRE DE REFERENCE 4 CALCUL DES INDEMNITES JOURNALIERES DE LA SECURITE SOCIALE (IJSS) II INCIDENCE DU MAINTIEN DE SALAIRE SUR LA PAIE 1 PRATIQUE OU NON DE LA SUBROGATION 2 MAINTIEN TOTAL DU SALAIRE SANS DEDUCTION DES INDEMNITES JOURNALIERES DE LA SECURITE SOCIALE ( IJSS ) 3 MAINTIEN TOTAL DU SALAIRE SOUS DEDUCTION DES INDEMNITES JOURNALIERES DE LA SECURITE SOCIALE ( IJSS ) 4 PIEGES A EVITER III PROPOSITION D UN TABLEUR 1 DESCRIPTION DU TABLEUR 2 UTILISATION DU TABLEUR CONCLUSION - 2 -

3 INTRODUCTION Depuis le début de mon stage, j ai observé que la mission sociale prend une place de plus en plus importante en terme de temps. Malgré les multiples tentatives de «simplification» opérées par les gouvernements successifs, elle devient de plus en plus complexe à assumer. La fonction sociale ne se limite pas au paramétrage d un logiciel de paie et à la récolte mensuelle des éléments variables. Elle constitue un foyer à haut risque en matière d erreurs et notre devoir de conseil peut être mis en cause. Elle oblige à un suivi constant des multiples sources de la législation ; lois, CCN, et circulaires. Elle doit donc savoir faire face à des situations complexes telles que le licenciement ou le traitement des arrêts de travail. Ce rapport définira dans la première partie, le maintien de salaire susceptible à opérer lorsqu un salarié est en arrêt de travail. La deuxième partie, indiquera les incidences de ce maintien sur la paie. Enfin, je proposerai dans la troisième partie un outil capable de le calculer sous la forme d un tableur

4 I GENERALITES 1 DEFINITION Lorsqu un salarié transmet un arrêt de travail à son employeur, il peut, sous certaines conditions, prétendre à un complément de rémunération versé par ce dernier. En effet, la loi de mensualisation du 19 janvier 1978 et plus précisément son article 7 ( annexe 9 ) instaure l'obligation pour les employeurs de maintenir aux salariés en arrêt de travail une rémunération minimale correspondant à : - 90% de la rémunération brute pendant 30 jours; - les 2/3 de la rémunération brute les 30 jours suivants. Cette règle s'applique lorsque le salarié possède au moins trois ans d'ancienneté, au 1er jour d'arrêt en cas d'accident du travail et de maladie professionnelle, à compter du 11ème jour d'arrêt dans les autres cas. Le salarié devra, en outre, faire parvenir à son employeur son arrêt maladie, dans les 48 heures. Les durées de cette indemnisation sont augmentées de 10 jours, pour chaque période, pour 5 ans d'ancienneté supplémentaire, dans la limite de 180 jours au total. L obligation de maintien de salaire de l employeur s entend sous déduction des IJSS et des éventuelles indemnités versées par un régime de prévoyance pour la part correspondant au financement de l employeur. La plupart des conventions collectives prévoient des compléments de salaire en général plus favorables que la loi : l'ancienneté exigée peut être réduite à un an, le complément de rémunération peut couvrir intégralement le salaire, les durées d'indemnisation peuvent être plus longues. De plus, s'ajoute parfois l'obligation pour l'entreprise de s'affilier à un régime de prévoyance qui assure au salarié en maladie de longue durée un maintien de rémunération sur toute la période pendant laquelle il bénéficie des prestations de sécurité sociale. Ces prévoyances peuvent dans certains cas, rembourser à l employeur le coût du maintien de salaire. Ce sont de véritables assurances qui peuvent se révéler utiles en cas de longue maladie. Mais elles ne sont pas équivalentes. Certaines, par exemple, n indemnisent l employeur qu à partir d un délai de carence ou font abstraction du remboursement des charges sociales

5 2 MAINTIEN DU SALAIRE BRUT OU DU SALAIRE NET Le fait de maintenir le salaire brut sous déduction des Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale ( IJSS ) aboutit à rembourser au salarié l économie de cotisations de charges salariales. En effet, les IJSS sont exonérées de toutes les cotisations, à l exception de la CSG / RDS. En définitif, le salarié perçoit une rémunération nette supérieure à celle qui touche lorsqu il travaille. Ce surcroît peut être évalué à environ 12% des IJSS brutes. Il est difficile d admettre ce mécanisme d un point de vue mathématique mais surtout d un point de vue moral et financier. Pour éviter ce phénomène, il faut maintenir une rémunération nette. Mais ce maintien n'est concevable que si la convention collective l indique clairement. Pour la Revue Fiduciaire ( annexe 8 ), l employeur peut aussi maintenir le salaire net lorsque la convention collective est muette. 3 DETERMINATION DU SALAIRE DE REFERENCE A MAINTENIR Le salaire à maintenir est la rémunération qu'aurait perçue le salarié s'il avait travaillé, y compris les heures supplémentaires qu'il aurait été amené à effectuer. Toutes les primes obligatoires sont donc à maintenir sauf celles liées à la présence. Les remboursements de frais professionnels ne sont jamais à maintenir. En cas de rémunération variable, le salaire de référence doit être significatif au regard de l'absence indemnisée. Pourra donc être retenue, selon les cas, la rémunération de la dernière période de paye précédant l'absence ou un salaire moyen perçu au cours d'une période plus longue, comme le trimestre par exemple. 4 CALCUL DES IJSS Base de calcul : 1/90 des trois dernières paies échues (Gain journalier). Montant de l'ijss brute ( Pour les six premiers mois ) : - 50 % du gain journalier de base - 2/3 du gain journalier de base à compter du 31e jour d'arrêt de travail pour les assurés ayant au moins trois enfants à charge

6 À partir du septième mois de perception ininterrompue, l'ijss est recalculée. Pour plus de détail sur ces calculs, reportez-vous en annexe 1,2 et 3. II INCIDENCE DU MAINTIEN DE SALAIRE SUR LA PAIE 1 PRATIQUE OU NON DE LA SUBROGATION Bien que la question de la subrogation se présente souvent à l'occasion d'un maintien de salaire par l'employeur, ces deux notions doivent être soigneusement distinguées. La question au niveau du salaire à maintenir par l'employeur vise uniquement à savoir quelles sont les obligations de ce dernier en matière d'indemnisation complémentaire du salarié. La question de la subrogation concerne le versement des IJSS par la Caisse Primaire d Assurance Maladie ( CPAM ) soit directement au salarié, soit via l'employeur qui, subrogé dans les droits du salarié, reçoit les IJSS de la CPAM avant de les reverser au salarié. 2 MAINTIEN TOTAL DU SALAIRE BRUT SANS DEDUCTION DES IJSS LE MOIS DE L ARRET Lorsque l'employeur maintien le salaire en totalité, sans déduction des IJSS, l'employeur est subrogé de plein droit au salarié, sans qu'il lui soit nécessaire d'obtenir l'accord du salarié (c. séc. soc. art. R annexe 7). Fonctionnement pratique Cette situation correspond au cas où pour la paye du mois de la maladie, l'employeur verserait au salarié sa rémunération normale sans déduire aucunement la valeur des IJSS du salaire brut, assumant ainsi le paiement de l'intégralité des cotisations sociales afférentes à ce salaire brut. Les IJSS sont souvent difficilement calculables avec certitude. En effet, la durée de l arrêt ou sa nature ( maladie ordinaire, accident du - 6 -

7 travail ) n est pas encore définie au moment de l élaboration des bulletins de salaire. L employeur ne déduira les IJSS qu'ultérieurement, une fois qu'il les aura reçues de la caisse primaire d'assurance maladie ou que le salarié lui aura transmis son relevé d IJSS. Schémas de bulletins de paye Bulletin de paye du mois de l'arrêt maladie Salaire brut - Cotisations salariales = Net à payer Bulletin de paye du mois de régularisation (à réception des IJSS) Salaire brut - IJSS brutes = Brut soumis à cotisations - Cotisations salariales sur brut soumis à cotisations + IJSS nettes = Net à payer 3 MAINTIEN TOTAL DU SALAIRE BRUT SOUS DEDUCTION DES IJSS LE MOIS DE L ARRET Lorsque l'employeur maintien totalement ou partiellement le salaire brut durant l'arrêt maladie sous déduction des IJSS, il peut être subrogé dans la perception des IJSS sous réserve d'obtenir l'accord du salarié. Deux schémas de paye sont donc à étudier : Le schéma de paye en cas de subrogation Bulletin de paye du mois de l'arrêt maladie Salaire brut à maintenir - IJSS brutes = Brut soumis à cotisations - 7 -

8 - Cotisations salariales sur brut soumis à cotisations + IJSS nettes = Net à payer Le schéma de paye en l'absence de subrogation Bulletin de paye du mois de l'arrêt maladie Salaire brut à maintenir - IJSS brutes = Brut soumis à cotisations - Cotisations salariales sur brut soumis à cotisations = Net à payer Lorsque l'employeur ne se trouve pas dans l obligation d effectuer un maintien de salaire, il paye juste au salarié la rémunération due pour la période travaillée du mois en cause. Le bulletin de paye peut être schématisé ainsi : Salaire brut - Absence maladie = Brut soumis à cotisations - Cotisations salariales sur brut soumis à cotisations = Net à payer 4 PIEGES A EVITER Comme nous l avons vue précédemment, il n est pas toujours évident de calculer avec certitudes le montant des IJSS. C est le cas notamment lorsqu il y a litige entre un accident du travail et une maladie simple. Nous sommes alors tentés d attendre le décompte des IJ pour plus de certitude. Or il ne faut pas attendre le dernier moment pour régulariser les IJSS sur les bulletins de paie. En effet, le brut total peut se retrouver négatif, ce qui complique la validation du bulletin

9 La loi de mensualisation explique que le maintien de salaire est à effectuer pour un certain nombre de jours sur chaque année civile. Ainsi, si un salarié est malade entre décembre 2002 et janvier 2003, il faut calculer un maintien sur 2002 puis calculer un autre sur 2003 de façon indépendante. III PROPOSITION D UN TABLEUR 1 DESCRIPTION DU TABLEUR ( annexe 4 ) Possibilité de le télécharger sur mon site Internet à l adresse suivante Les parties en jaune sont les variables à renseigner. Il s agit de : - La date d entré du salarié - La date de début de la maladie - La date de la fin de la maladie - Le salaire net mensuel - Le salaire brut de référence des trois derniers mois Il faut vérifier si la convention collective prévoit un maintien de salaire plus avantageux pour le salarié. Dans ce cas, il faut renseigner la partie dédiée. 2 UTILISATION Un salarié tombe malade le 15/01/2002. Son arrêt de travail indique la date de son retour, prévu le 15/04/2002. Il est entré dans l entreprise le 12/01/1992. Son salaire mensuel net pour un mois complet type est de Ses trois dernières payes échues s élevaient toutes à La convention collective appliquée dans l entreprise est celle de la coiffure. Cette convention ne stipule rien en matière de maladie. Il faut donc renseigner, la date d entrée du salarié, la date de début de la maladie, la date de la fin de la maladie ainsi que son salaire net

10 Vu que la convention collective n apporte aucune amélioration à la loi de mensualisation, il faut cliquer sur le bouton «calcul du nombre de jours auto» puis sur le bouton bleu «validation» qui se situe en face du titre «maintien de salaire à effectuer selon la loi». On a déterminé le nombre de jours à maintenir à 90% et celui à maintenir à 2/3 soit 40 et 40. On renseigne ensuite les trois derniers salaires échus et on clique sur le bouton «validation». On a ainsi déterminé le montant de l IJSS nette que le salarié percevra. Les IJSS sont uniquement soumises à la CSG / RDS sur les revenus de remplacement (6,2 %) et à la CRDS (0,50 %), sans abattement d'assiette de 5 %. Ainsi, l IJSS NETTE = IJSS BRUTE * (1-0,067). Au final, on trouve tout en bas, un tableau qui indique pour chaque période ( janvier, février, mars et avril ) inclus dans la maladie, les éléments suivants : Les IJSS nettes perçues : (15j-3j de carence) * 24,25 (a) Le salaire net : 1170 * 15/30 (b) La perte nette : 1170 (b) (c) Ce que doit perdre le salarié : 3/30 * ( 15-11)/30 * 1170 (d) Le maintien net à opérer : (b) - (c) (e) Précisions Ce tableur fonctionne avec des formules de calculs regroupées dans la partie entourée de pointillé (annexe 5) et de 4 macros que vous trouverez en annexe 6. Ce tableur a pour objectif de calculer un maintien de salaire net. Il ne peut donc être utilisé que si la CCN ou les usages le permettent. Attention si la maladie excède 6 mois, il faut revoir le calcul des IJSS

11 CONCLUSION Ce rapport avait comme objectif d éclaircir au mieux le traitement du maintien de salaire et de mettre en évidence la complexité de la mission sociale. Elle peut par simple négligence avoir de lourdes conséquences. Par exemple, si le cabinet omet de faire adhérer une entreprise à un organisme de prévoyance obligatoire, qui devra payer les indemnités en cas d invalidité ou de décès? Elle peut aussi dégrader sensiblement la relation cabinet client. En effet, la paie touchant directement les hommes, elle est un sujet sensible. La moindre erreur de saisi ou de paramétrage est ressentie par le salarié comme une faute de son employeur qu il s empressera de lui indiquer avec plus ou moins de tact. Cela peut à la longue dégrader leurs relations de travail. Enfin, vu la complexité et le caractère changeant de la législation sociale d une part, le nombre important de cas particuliers d autre part, il semble que la mission sociale doit être confiée en interne à des collaborateurs spécialisés et compétents