Préparer les étudiants sortants à l international : encadrement et sécurité. Benoît Bourque Le 25 mars 2009

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1 Préparer les étudiants sortants à l international : encadrement et sécurité Benoît Bourque Le 25 mars 2009

2 Fondée en étudiants sur trois campus (dont 5000 à temps plein) Plus de 200 programmes d études aux premier, deuxième et troisième cycles 14 facultés et écoles Plus de 35 centres, chaires d études et insituts de recherche Plus grande université canadienne entièrement de langue française à l extérieur du Québec

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4 Mobilité étudiante à l Université de Moncton Géré par le Service de mobilité internationale (SMI) sous la tutelle du Bureau des relations internationales (BRI); Depuis les 3 dernières années, envoi d environ 75 étudiants par année pour des études, des stages et des cours d immersion en langue étrangère dans une quinzaine de pays différents dans tous les continents; Le SMI est responsable de l encadrement et d éléments importants de la sécurité;

5 Encadrement Programme de soutien aux étudiants Mis en place graduellement depuis 2006 Objectif: accompagner l étudiante et l étudiant dans sa préparation à l expérience de mobilité internationale Une conseillère à temps plein du SMI

6 Encadrement Programme de soutien aux étudiants (suite) Composantes: Guide pré-départ (Études et Stages) Liste de choses à faire (style «checklist») Formation pré-départ Programme de soutien d urgence

7 Encadrement 1. Guide pré-départ Un guide pour les stages; un pour les études; Table de matières: Formalités avant le départ Le départ Éthique Compétences importances sur la réussite outre-mer Durant le séjour Information de sûreté et de secours Retour au Canada

8 Encadrement 2. Liste de choses à faire (checklist) Une liste pour les stages; une pour les études; Composantes: À faire avant le départ (48 items) À emporter (31 items) À laisser 3 semaines avant le départ au SMI À laisser aux parents/amis À rapporter et faire au retour de l international

9 Encadrement 3. Formation pré-départ Offerte au moins deux fois par année dans les trois campus de l Université de Moncton; Formation d une journée complète; Adapté dans la mesure du possible à la clientèle et aux pays où vont les étudiants;

10 Formation pré-départ Objectif de la formation pré départ Aider à compléter la préparation pour le séjour à l international Composantes Responsabilités des étudiants et stagiaires Formalités et Voyage Frais à prévoir Vaccins et soins de santé Sites à visiter (informations générales) Services consulaires canadiens

11 Formation pré-départ Composantes (suite) Assurances médicales Déroulement du séjour et conseils Femmes/jeunes voyageant seul(e)s Code d éthique Retour au Canada Rencontre avec ressortissants du pays ou personnes qui ont habités (si possible)

12 Programme de soutien d urgence (sécurité) Dans le cadre de la mobilité internationale: appuyer les participantes et participants Obligatoire pour les étudiantes et étudiants Volontaire pour les autres membres du personnel assister les bureaux, facultés, départements et campus impliqués ou touchés par une urgence

13 Programme de soutien d urgence (sécurité) Disponible pendant: durée du séjour à l étranger 3 jours avant le début du programme de mobilité 3 jours après la fin du programme de mobilité

14 Objectif du Programme de soutien à l urgence Établir et fournir un Programme de soutien d urgence efficace et efficient, 24 heures sur 24 pendant la durée de leur séjour; Engagement de l Université à gérer les risques liés à ses efforts d internationaliser ses activités par l entremise des programmes de mobilité; Mettre l accent sur la sécurité des participantes et participants;

15 Programme de soutien d urgence - Composantes 1. Protocole dans les situations d urgence à l international et au Grand Nord canadien 2. Carte de contact d urgence 3. Service de soutien d urgence 4. Fiche d engagement «Acceptation des risques, acceptation de la responsabilité et exonération de responsabilité» 5. Formation et orientation pré départ

16 Programme de soutien d urgence Composantes - suite 6. Base de données répertoire l information pertinente de tous les participantes et participants 7. Suivi quotidien des nouvelles internationales 8. Formulaire d évaluation des risques «Document de planification pour l évaluation du risque» 9. Soutien de retour 10. Fiche d information «Assurance maladie complémentaire pour nous protéger durant votre travail, vos études ou vos voyages à l étranger»

17 PROTOCOLE D URGENCE dans les situations d urgence à l international et au Grand Nord canadien

18 Objectifs et application Urgences impliquant les participantes et participants aux programmes de mobilité: Traiter les urgences de manière efficace et efficiente Assurer l exactitude de l information Outil de communication pour la famille

19 Toutes situations d urgence Service de sécurité Communiquer avec le Service de sécurité Rapport d incident Exactitude de l information Signale immédiatement la situation à la direction du BRI Entamer la procédure d urgence en fonction de la situation

20 Service de sécurité centre de réponse pour les appels d urgence 24 heures sur (506) frais virés

21 Protocole d urgence 4 types de situation d urgence 1. Incident 2. Urgence mineure 3. Urgence majeure 4. Décès

22 Protocole d urgence Incident Service de sécurité Direction du BRI* *BRI Bureau des relations internationales

23 Incident Direction du BRI Vérifier le rapport d incident Confirmer l état de la situation Recueillir le maximum d information Communiquer avec la participante ou le participant Situation sous contrôle Rapport d incident, communique avec la présidente ou le président du CGUI, membre du CGUI assure le suivi

24 Urgence mineure Service de sécurité Direction du BRI Présidente* ou président du CGUI *Vice-recteur à l enseignement et à la recherche

25 Urgence mineure La présidente ou le président du CGUI Informé de la situation par la direction du BRI Collaborer avec la direction du BRI et l équipe de soutien pour décider des actions à prendre pour faire face à l urgence Situation sous contrôle - Rapport d urgence mineure, communications appropriées, et l équipe de soutien assure le suivi

26 Urgence majeure ou décès Service de sécurité Direction du BRI *CGUI Comité de gestion des urgences à l international Présidente ou président du CGUI CGUI

27 Urgence majeure CGUI Direction du BRI informe la présidente ou le président du CGUI, les membres du CGUI et l équipe de soutien La présidente ou le président : Informe la rectrice ou le recteur, et la direction de l université Convoque une réunion du CGUI S assure que les personnes responsables à l institution d accueil et l ambassade ou le consulat canadien sont prévenues

28 CGUI: S assure de l exactitude de l information et détermine qui communiquera avec les personnes à joindre en cas d urgence Vérifie les souhaits des participantes et participants à propos de leur rapatriement S assure que les services de soutien et de conseil sont en place Détermine si l évacuation est nécessaire et entreprend les démarches d évacuation

29 La présidente ou le président du CGUI, en collaboration avec le CGUI, décide du besoin de mobiliser les ressources et les fonds nécessaires; CGUI assure la communication avec la direction des Ressources matérielles et la FÉÉCUM concernant les procédures relatives aux assurances;

30 CGUI: Collabore avec le Service des communications et la direction du BRI sur la réponse publique de l université; Conseille l administration et le bureau, le département, la faculté ou le campus concernés et fait un compte rendu auprès des personnes responsables des programmes de mobilité; Situation sous contrôle rapport d urgence majeure, communications appropriés, plan d action relatif à la reprise des activités, l équipe de soutien assure le suivi;

31 Décès CGUI et direction de l Université de Moncton Structure de l urgence majeure demeure; Bureaux et personnes clés de la communauté universitaire sont informés; Communications appropriés sont transmises; Élaborer un plan d action pour le renforcement et l implication de l université; Vérifier les souhaits à propos des rapatriements;

32 SMI responsable du Programme de soutien d urgence Aider à comprendre les responsabilités et risques liés aux séjours à l étranger Procédures : repérer les situations d urgence potentielles, politiques ou climatiques déterminer si les participantes et participants sont dans la région touchée Suivre au quotidien les nouvelles dans les médias internationaux Mettre à jour la base de données

33 Merci beaucoup! Questions??? Benoît Bourque Directeur Bureau des relations internationales Université de Moncton (506)