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1 Etaient présents : Michel GAIDOT - Olivier MICHAU Yves BISSON Jean-Luc BRIGNON - Maurice CHIRON Michel FRAYSSINET Ennio GALLINO Saïd KHELOUFI Fabien LARMENIER Bruno MUNIER Excusés : Christian CODDET Assistaient : Michel SAUVE Mathieu PETRONELLI Monsieur Olivier Michau, vice-président délégué à l informatique préside la séance. ➊ PRESENTATION DE LA MAISON DES COMMUNES La «Maison des Communes» est un ensemble de trois structures qui partagent des moyens techniques et humains. Elle est composée : - du Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale (CDG) - de l Association Départementale des Maires de France (ADMF) - du Syndicat Intercommunal d Aide à la Gestion des Equipements Publics du Territoire de Belfort (SIAGEP) a) Le Centre de Gestion Il a pour vocation d assister les maires dans la gestion de leur personnel, du recrutement jusqu à la retraite de l agent. Il est composé de plusieurs services dirigé par Michel Sauvé. Le Président est monsieur Robert Demuth. Gestion des concours (Dimitri Rhodes et Virginie Pantchenko) Organisation de concours et examens accessibles aux fonctionnaires et non fonctionnaires. Accueil-Bourse de l emploi-conseil en recrutement (Edith Thomassin et Evelyne Bideaux Lefebvre) A la demande des collectivités : - élaboration des profils de postes vacants - publication des annonces - réception des candidatures - organisation des entretiens de sélection

2 Gestion des carrières (Laurent Duvernois) Aide technique et juridique à la gestion du personnel territorial : - conseil statutaire - édition des arrêtés - suivi de la notation Comptabilité (Sandrine Wrobel) Mandatement, titres de recettes, préparation du budget et du compte administratif. SOFCAP (Isabelle Brandstatter) Assurance collective offrant des garanties sérieuses à des tarifs compétitifs. Couvre les risques d incapacité de travail ou de décès pour les agents relevant du régime CNRACL. CNRACL (Patricia Vuillaumié) Le service apporte son concours à la CNRACL. Il informe et effectue le pré-contrôle des dossiers. Remplacement et Paye APT (Valérie Henry) Recrutement d agents en vue d affectation à des missions temporaires ou en remplacement d agents titulaires momentanément indisponibles. L APT est l association du personnel territorial. Elle gère notamment la billetterie (cinéma, concerts) à tarifs avantageux, les tickets restaurant Information et documentation (Patricia Vuillaumié) Elaboration du journal interne, gestion et diffusion de la documentation (recherche documentaire, dossier mensuel des secrétaires, gestion des bases documentaires Intercom ) Service des gardes nature (Cyril Galmiche, Thierry Laforest, Carole Jacquot, Sylvette Gaborit, Olivier Buisson, Jean-David Daucourt, Mickaël Gete, Eric Wrobel et Isabelle Brandstatter (secrétariat) Assistent le maire dans son pouvoir de police. Service technique et entretien des locaux (Jacqueline Laurençot) b) L association départementale des Maires de France représente les maires au sein des commissions départementales étudie les questions juridiques intéressant l administration des communes diffuse les informations intéressant les maires organise des séances de formation L association, présidée par monsieur Michel Berné, est dirigée par Michel Sauvé.. Conseil juridique (Dimitri Rhodes) information et documentation (Patricia Vuillaumie) Gestion administrative (Evelyne Bideaux-Lefebvre)

3 c) Le SIAGEP Présidé par Michel Gaidot et dirigé par Michel Sauvé. Il es composé d un service «électricité» et d un service informatique. Service électricité Contrôle d EDF et de GDF en sa qualité de concessionnaire du réseau de distribution d énergie électrique et de gaz Maîtrise d ouvrage lors des travaux d enfouissement de réseaux Contrôle des agrès A élaboré un règlement de voirie communal Participation au SIG Travaux et contrôle (Guillaume Stantina) Contrôle du concessionnaire (Francine Hosatte) Gestion administrative-comptabilité (Nathalie Lombard) SIG (Lamina Bouguila) Direction du service (Mathieu Petronelli) Gestion Magnus (Damien Gauthier) Réseau Intercom (Yann Margotin) ➋ PRESENTATION DU SERVICE INFORMATIQUE a) Adhésion au service informatique intercommunal Engagement des communes et des syndicats intercommunaux pour trois ans à compter du 1 er juillet En juin 2003, une nouvelle délibération sera prise d une durée à définir par la commission. Montant des cotisations des communes et EPCI : Communes EPCI Tarif 2001 (F) Conversion Tarif 2002 ( ) habitants. Forfait ,35 Forfait à habitants Forfait ,47 Forfait de 200 habitants Forfait ,58 Forfait 876 particip./nbre habit. 8,50 F/hab. 1,30 1,30 /hab. Forfait F 1 143, particip./application F 304, /applic. CDG (forfait) F 9 146,

4 b) Matériel et logiciels Achat, propriété et maintenance Matériel Informatique Est propriétaire du matériel Fait installer le nouveau matériel par le fournisseur Donne des prescriptions techniques pour l achat du matériel Donne des conseils pour l installation Maintenance matériel En cas de panne : appelle le service informatique Si un élément matériel est défectueux : fait réparer cet élément défectueux Intervient pour diagnostiquer les pannes Si aucun élément n est défectueux : répare Logiciels bureautique Installe ou fait installer ses logiciels bureautique Est propriétaire et responsable des licences Donne les prescriptions techniques pour l achat Aide à l installation des logiciels si besoin Donne des conseils en cas de difficultés dans leur utilisation Logiciels mairie En cas de besoin appelle le service informatique c) Réseaux internes des communes Achète le matériel, procède au câblage et fait tester le fonctionnement des câbles Est propriétaire et responsable des licences Achète les pièces défectueuses Réseaux Négocie avec la société Magnus et est responsable des licences Installe les logiciels Donne des conseils et des aides en cas de panne dans l utilisation Donne les conseils d achat de matériel Installe et configure le réseau Administre le réseau Diagnostique les pannes et répare (avec les pièces achetées par la collectivité)

5 d) Développements Choisit son fournisseur d accès Choisit son mode d accès : modem, RNIS ou ADSL Internet Donne les conseils et prescriptions techniques Aide à l utilisation e) Evolutions du service auprès des collectivités Club utilisateurs : débat et fait des propositions d évolutions à la commission. Commission : étudie la cohérence des propositions et des possibilités financières Syndicat restreint aux communes adhérentes : adopte ou rejette les évolutions SIAGEP : vote les évolutions de budget f) Formation Communes et collectivités : demandent les formations Club des utilisateurs : recueille les demandes et fait des propositions de formations à la commission Commission : étudie la cohérence des propositions et les modalités de mise en place Si les formations peuvent être prises en charge par le service informatique, le Directeur se charge de les organiser. Si les formations ne peuvent être prises en charge par les service informatique, la commission regarde si les possibilités financières permettent d utiliser un organisme extérieur pour les organiser. g) Réseau Intercom (Lotus Notes) Le maître d ouvrage est le Centre de Gestion. Il gère le réseau pour le compte de toutes les communes du Territoire de Belfort. Le Centre de Gestion met également à jour les bases de données. Le service informatique met à disposition un informaticien qui : - établit les prescriptions techniques - administre le réseau - développe des actions et des applications nouvelles Une convention de mise à disposition de personnel est signée entre le service informatique et le CDG pour rémunération du travail effectué. h) Le Club utilisateurs Sa composition : - membres du personnel des collectivités intéressées par l informatique communale - élus des collectivités intéressés par l informatique communale - responsable du service informatique - directeur du SIAGEP : animateur du club Ses missions : - recevoir et commenter les bilans des interventions dans les collectivités - exprimer les besoins et les attentes en matière informatique - collecter les demandes de formations et proposer un plan de formations

6 - définir les évolutions à apporter au réseau Intercom - collecter les demandes de formations et proposer un plan de formations - proposer des évolutions pour le service informatique ➌ DIFFERENTS AXES DE TRAVAIL Matériel et logiciels : Voir la possibilité de changer de logiciel et de ne pas être «prisonnier» de Magnus. Le SIAGEP devra être au minimum plus directif et faire des préconisations sur le matériel. A étudier : la possibilité d être propriétaire du matériel. Des achats groupés de matériel peuvent également être envisagés. Interventions : Une charte de qualité pourra être proposée aux communes. Cette charte comprendra aussi un descriptif précis des procédures mises en œuvre lors de l appel des communes. Internet : Il y a lieu de définir la répartition des rôles avec la CAB. ➍ QUESTIONS DIVERSES Des formations en soirée seraient souhaitées notamment pour les élus possibilité à explorer Faire un état précis des logiciels installés dans les communes. Pour la prochaine réunion, le 13 décembre, chaque membre fera parvenir au SIAGEP un certain nombre de réflexions qui feront l objet de discussions et qui pourront être des axes de travail.

7 des membres de la commission informatique Olivier MICHAU BAVILLIERS Saïd KHELOUFI DELLE Fabien LARMENIER CRAVANCHE Travail : fabien-larmenier@pays-de-lure.org Perso : flarm@club-internet.fr Jean-Luc BRIGNON OFFEMONT jean-luc.brignon@wanadoo.fr Bruno MUNIER PEROUSE bruno.munier@mpsa.com Michel FRAYSSINET AUTRECHENE michel.frayssinet@voonoo.net Yves BISSON NOVILLARD yves.bisson@caramail.com Ennio GALLINO BAVILLIERS ennio.gallino@wanadoo.fr

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