DESCRIPTION DE TÂCHES CONSEILLER EN PROCÉDÉS ADMINISTRATIFS

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1 DESCRIPTION DE TÂCHES CONSEILLER EN PROCÉDÉS ADMINISTRATIFS Direction : Direction générale Effectifs supervisés : Trois personnes Supérieur immédiat : Directrice générale 1. Sommaire de la fonction Sous l autorité de la directrice générale et de la directrice de la qualité, de la santé publique et des programmes services, le titulaire de ce poste détient un pouvoir de contrôle et de décision en ce qui concerne l application des procédés administratifs de l établissement. Cette autorité lui confère le droit d agir et de donner des directives dans toutes les unités administratives, en ce qui concerne des processus spécifiques et souvent spécialisés qui s inscrivent dans le cadre de la gestion clinique et administrative d un établissement de santé et de services sociaux. En qualité de conseiller-cadre, il exerce des fonctions de soutien auprès de tous les gestionnaires du Centre de santé et de services sociaux de Maskinongé, notamment dans la gestion courante et le suivi des dossiers reliés à l administration interdirectionnelle de l établissement, l information de gestion à diffuser et l implantation d outils de gestion nécessaires au bon déroulement et au suivi des différents mandats de l organisation. Il planifie, organise, réalise, contrôle et évalue les différentes activités découlant des demandes des directions et des services de l établissement se rapportant aux documents de gestion du Centre de santé et de services sociaux de Maskinongé. À cet égard, il voit à leur cheminement à l intérieur des processus décisionnels de l organisation. Il contribue à l élaboration et à l actualisation du programme intégré de gestion de la qualité de l établissement, notamment en participant activement à la démarche d Agrément. Il coordonne et élabore des outils de gestion. Page 1 de 6

2 Il est aussi responsable de la compilation, de la production, de la réalisation et du suivi de l information nécessaire, et ce, selon les délais prescrits à la préparation des rapports annuels, périodiques et trimestriels pertinents pour les différentes instances qui demandent l implication de la direction générale et de la direction de la qualité, de la santé publique et des programmes services. À titre de membre du personnel d encadrement de l organisation, il a d abord une gestion centrée sur les résultats et participe aux décisions d orientation et de fonctionnement touchant l ensemble de l établissement et en demeure solidaire une fois celles-ci adoptées. Il assume la gestion des ressources humaines, matérielles, financières et informationnelles sous sa responsabilité. À titre de gestionnaire au sein d un établissement public, il est imputable de sa gestion tant à l interne qu à l externe et est appelé à en rendre compte en tout temps. 2. Responsabilités et attribution de gestion générale Participe au processus de consultation relatif à la définition et à la révision de la philosophie de gestion et des valeurs de l établissement. S approprie et intègre le projet clinique et médical de l établissement défini en conformité avec la mission, la vision stratégique et les valeurs de l établissement. S approprie et intègre les orientations et les priorités de l établissement. Collabore à la définition du rôle, des objectifs et des priorités de son secteur en conformité avec la mission de l établissement. Contribue à l élaboration du modèle organisationnel et des différentes composantes structurelles de son secteur. Collabore à la conception et à l élaboration des politiques, des procédures, des normes, des règles ou des procédés. Effectue le suivi des politiques et des procédures et s assure de leur mise à jour. Conseille et apporte le soutien aux secrétaires de direction et de programme relativement à aux politiques, procédures, normes, règles ou procédés. Établit et maintient les communications requises avec les services de l établissement ou différents organismes, compte tenu des besoins de sa fonction. Émet, à l intérieur de son champ d autorité, des directives aux unités administratives. Assure la responsabilité du développement des mandats spécifiques, en coordonne la réalisation et s assure des résultats. Page 2 de 6

3 Représente la direction générale et la direction de la qualité, de la santé publique et des programmes services tant à l intérieur qu à l extérieur de l établissement lorsque requis. Assure l interaction et la complémentarité de ses activités avec celles de l établissement. Assure l imputabilité des mandats qui lui sont confiés. S assure du respect des lois, des codes, des normes, des procédures, des contrats individuels et collectifs, des règlements et des directives en fonction des mandats qui lui sont confiés. Effectue la collecte, l analyse et la gestion informationnelle de l ensemble des données nécessaires à l accomplissement de ses fonctions et propose des recommandations appropriées aux personnes concernées. Assure la composition et la coordination des équipes de travail nécessaires à la réalisation de ses mandats. Assume la gestion des ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles de la direction générale et de la direction de la qualité, de la santé publique et des programmes services. Contribue à la mobilisation, à la rétention et au recrutement du personnel de la direction générale et de la direction de la qualité, de la santé publique et des programmes services. Optimise les processus administratifs afin d améliorer l efficience des ressources. 3. Fonctions et attributions de gestion spécifique Coordonne les activités permettant la révision des différents procédés administratifs des directions. Coordonne la préparation des dossiers de prises de position de l établissement, notamment par des rapports, des avis des demandes d appui ayant pour but d influencer les politiques d autres organismes, en particulier celles de l Agence et du Ministère, sur des questions ayant une incidence sur la gestion de l organisation, sur les services à offrir à la population et sur les services médicaux. Agit comme personne-ressource pour la révision du cheminement des dossiers de gestion administrative et convient des méthodes de travail en participant au choix des moyens dans une perspective d identification des gestes à valeur ajoutée (optimisation). Assure une harmonisation des processus de travail à connotation organisationnelle des secrétaires de direction et de programme et s en déclare imputable. Établit les besoins de la formation et de développement des secrétaires de direction et de programme afin d assurer les meilleurs résultats dans le suivi des procédés administratifs de l établissement. Il s assure de leur suivi. Page 3 de 6

4 Assure la gestion de l ensemble des documents d encadrement de l organisation en effectuant la conception et le suivi des processus à cet égard. Assure le suivi de l application des lois, des politiques, des règlements et des directives en vigueur au Centre de santé et de services sociaux de Maskinongé découlant de la gestion des dossiers administratifs. Assure l application et le suivi des règlements du conseil d administration et de la direction générale. Participe avec les directions et services concernés à la consultation et à la diffusion des documents administratifs de l organisation. Propose et conçoit des outils de gestion opérationnelle facilitant la réalisation des objectifs de la direction générale et de la direction de la qualité, de la santé publique et des programmes services. Assure l élaboration, l application et la mise à jour des normes et des systèmes de gestion documentaire de l établissement. Représente la direction générale et la direction de la qualité, de la santé publique et des programmes services, lorsque requis, à différents comités à l extérieur de l organisation. Rédige, analyse et présente divers rapports concernant la gestion des dossiers administratifs et soumet, à qui de droit, ses recommandations. Assure la réalisation des activités de contrôle de la qualité et de la sécurité dans le déploiement des procédés administratifs de l établissement. Intervient directement à la source soit auprès des gestionnaires, de manière à interroger sur une base continue les modes de fonctionnement et les façons de faire en lien avec les procédés administratifs de l établissement. Assure un soutien aux démarches d amélioration continue au sein de l établissement Assure une vigie sur la reddition de compte découlant des axes de développement stratégique. Participe à la coordination de la démarche d agrément. S assure de l utilisation judicieuse des outils de gestion. Convient avec les secrétaires des moyens d actualisation de la démarche d agrément dans chacune des directions. Assure une vigie sur le déploiement stratégique des communications organisationnelles. 4. Fonctions et attributions relatives à la direction générale et à la direction de la qualité, de la santé publique et des programmes services Reçoit, saisit, transmet, répond et assure le suivi du courrier papier et électronique pour elle-même et le directeur général. Reçoit tous les appels téléphoniques de la direction générale. Page 4 de 6

5 Produit divers documents à caractère confidentiel ou autre sur Word, Excel, PowerPoint et autres logiciels (avis de convocation, procèsverbaux du conseil d administration, résolutions, politiques, procédures, directives, mesures disciplinaires, notes de service, comptes rendus, avis de décès, horaire de garde administrative, etc.). Planifie les réunions du conseil d administration. Planifie les réunions de l équipe de direction ou autres réunions selon des demandes du supérieur immédiat. Convoque les personnes. Assure la logistique des réunions. Assiste aux réunions et élabore les procès-verbaux ou les comptes rendus et assure le suivi des décisions. Tient à jour l agenda du directeur général. Planifie les demandes de rencontres avec le directeur général. Fait les inscriptions et les réservations aux différentes réunions, congrès et colloques pour les membres du conseil d administration et du directeur général. 5. Niveau d autorité Le titulaire de ce poste exerce une autorité fonctionnelle auprès des gestionnaires de l établissement. De plus, il est le supérieur hiérarchique du personnel administratif des directions. 6. Exigences de la fonction 6.1 Connaissances académiques Diplôme d études universitaires de premier cycle dans une discipline reliée à l emploi. 6.2 Connaissances pratiques Cinq années d expérience dans le réseau de la santé et des services sociaux. Connaissance des principales lois et règlements s appliquant dans le réseau de la santé et des services sociaux. Connaissance du fonctionnement du réseau de la santé et des services sociaux. Expérience significative en planification, organisation et fonctionnement de services. Page 5 de 6

6 6.3 Compétences recherchées Capacité de gestion par résultats fondée sur la mise en place des meilleures pratiques. Capacité de travailler en équipe en favorisant des attitudes et des comportements clés axés sur la collaboration et la recherche d amélioration continue des pratiques à tous les niveaux. Capacité de contribuer à la mise en place de services de qualité et sécuritaires axés sur la réponse aux besoins des usagers du Centre de santé et de services sociaux de Maskinongé. Capacité d influencer et d agir comme agent de changement. Capacité de créer une synergie autour d objectifs communs. Connaissance marquée de certains systèmes d information de gestion et de Microsoft Office. Attitude respectueuse et empreinte de grande diplomatie dans l exercice de ses fonctions. Vision stratégique. Leadership mobilisateur, orienté vers l approche client et l innovation. Rigueur, intégrité et sens des communications. Grandes aptitudes relationnelles d écoute, d ouverture et d équité. Page 6 de 6