TRANSFERT DE FICHIERS VOLUMINEUX

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1 DSP-SI REFERENCE : VERSION : 4 TRANSFERT DE FICHIERS VOLUMINEUX DROPFILE MANUEL UTILISATEUR DOCUMENT INTERNE SNCF CE DOCUMENT NE DOIT PAS ETRE COMMUNIQUE EN DEHORS DE L'ENTREPRISE

2 Transfert de fichiers volumineux - DROPFILE Référence : Version : 3 TABLE DES MATIERES OBJET DU DOCUMENT INTRODUCTION L OBJET DE L INTERFACE DEFINITION 1 2. PRE-REQUIS DU SERVICE UTILISATION DU SERVICE S AUTHENTIFIER Accéder au service VUE GLOBALE DE L INTERFACE UTILISATEURS ENVOYER UN FICHIER Gérer vos messages envoyés RECEVOIR UN FICHIER TRANSFERER UN MESSAGE UTILISER UN JETON DE DEPOT GERER VOS OPTIONS / PREFERENCES Gérer vos contacts Gérer vos notifications 7 4. FOIRE AUX QUESTIONS ASSISTANCE / POINTS DE CONTACT DOCUMENT INTERNE SNCF PAGE ii

3 OBJET DU DOCUMENT Ce guide d utilisation vise à fournir les principales informations et modes opératoires pour les différents cas d utilisation du service de transfert de fichiers volumineux DROPFILE afin que vous puissiez profiter au mieux de ce service, hébergé en mode Cloud. 1. INTRODUCTION 1.1. L OBJET DE L INTERFACE Le service de transfert de fichiers volumineux DROPFILE permet l envoi sécurisé de fichiers qui sont trop lourds (dans la limite de 2Go par fichier) pour être pris en charge par le service de messagerie classique. Ces fichiers sont accessibles sur l interface pour une durée par défaut de 7 jours calendaires, et extensible de 1 à 10 jours. Ces échanges peuvent être réalisés avec des partenaires internes et/ou externes DEFINITION Authentification : désigne un processus permettant de vérifier l identité déclarée d une personne. Identifiant : désigne une information associée à une personne, et permettant son identification. Sur la passerelle, il s agit de l identifiant Windows (code CP) pour les agents SNCF ou du compte RID. Jeton de dépôt : désigne un lien permettant à un tiers d utiliser la passerelle sans identifiant/mot de passe pour un accès spécifique (déposer un fichier ou télécharger un fichier). Le jeton limite les accès aux seuls fichiers autorisés dans le jeton. Référentiel d Identité Digitale (RID) : désigne le référentiel unique qui permet d industrialiser les processus de gestion de toutes les identités du Groupe, en fournissant à l utilisateur (populations de SNCF, des personnels de filiales bénéficiant de l offre poste de travail POCO) un login/mot de passe et permettre également une authentification applicative. Utilisateur interne : désigne toute personne ayant été habilité et utilisant le service de transfert de fichiers volumineux, DROPFILE. Utilisateur externe : désigne toute personne d une société tierce qui peut transférer et récupérer des fichiers via un jeton d échange provenant d un utilisateur interne. DOCUMENT INTERNE SNCF PAGE 1 / 10

4 2. PRE-REQUIS DU SERVICE Ce service est ouvert à toute personne SNCF ayant souscrit à l offre poste de travail (POCO), possédant un compte dans le Référentiel d Identités Digitales (RID) et pouvant naviguer sur Internet : Agents et assimilés (prestataires, stagiaires, intérimaires, etc.) Le service DROPFILE étant hébergé en mode Cloud, cela exige une stricte application de la politique de sécurité. Ainsi, afin de pouvoir utiliser ce nouveau service, l utilisateur final devra signer les CGU. En effet, cette signature conditionne l accès au service. 3. UTILISATION DU SERVICE 3.1. S AUTHENTIFIER Accéder au service Pour accéder à la plateforme de transfert de fichiers volumineux, l URL est la suivante : puis vous devez renseigner votre code CP pour vous connecter. L authentification est réalisée de manière transparente sans demande de mot de passe via Internet Explorer. Dans le cas où l authentification transparente ne peut être utilisée (ex : utilisation d un autre navigateur), vous serez alors redirigé vers une page d authentification sur laquelle vous pourrez renseigner le couple login/mot de passe utilisé pour ouvrir votre session Windows. Une fois l authentification validée, la plateforme s ouvre alors et un message Pop-Up apparait vous spécifiant que le simple fait d utiliser la plateforme vous engage à respecter les conditions générales d utilisation. DOCUMENT INTERNE SNCF PAGE 2 / 10

5 3.2. VUE GLOBALE DE L INTERFACE UTILISATEURS L interface d échange de fichiers volumineux se présente telle que ci-dessous. Il y figure deux niveaux de barres d outils horizontales. Le premier niveau propose les 3 onglets de fonctionnalités «Messages», «Recherche» et «Envoi» (à gauche de l interface) qui selon l onglet sélectionné, affiche les fonctionnalités de deuxième niveau (par exemple, type de messages : tous, nouveaux, reçus ou envoyés). Il propose également les zones d options complémentaires «Contacts», «Jetons» et «Préférences» (à droite de l interface) permettant à l utilisateur de : Gérer ses contacts et créer des listes de diffusion ; Créer des jetons de dépôt de fichiers ; Gérer ses préférences (activation de notifications, etc.). Vous avez également la possibilité d utiliser le moteur de recherche pour retrouver des messages archivés ou supprimés ENVOYER UN FICHIER 1. Saisir le ou les destinataires (aussi bien internes SNCF qu externes). Vous pouvez également sélectionner une liste de diffusion, préalablement créée. 2. Après avoir renseigné le sujet et le corps du message accompagnant le transfert, ajoutez le(s) fichier(s) à transférer. A noter que le sujet du message sera visible du destinataire du message avant que ce dernier ne l ouvre. Fournir des informations complémentaires dans les champs «Sujet» et «Commentaire» facilitera l identification de l objet du message par votre destinataire. 3. Après avoir choisi la durée de vie du fichier sur la plateforme (pouvant aller de 1 à 10 jours calendaires), vous pouvez choisir de chiffrer votre fichier en cochant la case «chiffrement». Vous devrez alors saisir un mot de passe, à confirmer une seconde fois. DOCUMENT INTERNE SNCF PAGE 3 / 10

6 Les fichiers chiffrés sur la plateforme sont téléchargeables en tant que fichiers exécutables (.exe). Important : L envoi du mot de passe de chiffrement au destinataire est sous votre responsabilité. Nous vous conseillons d utiliser un autre moyen que l envoi par mail afin de garantir une meilleure sécurité. Le message sera automatiquement supprimé du serveur lorsque la durée de vie sera expirée. Toutefois le message reste visible via le moteur de recherche (destinataire(s) du message, date de téléchargement, etc.) mais le fichier ne peut plus être récupéré. 4. Cliquez enfin sur «Envoyer» À noter que le chargement de votre fichier à envoyer n est déclenché qu à partir de votre clic sur «Envoyer». Si la taille de votre fichier que vous avez joint dépasse 2 Go, le message suivant apparait alors : Gérer vos messages envoyés Après qu un expéditeur a envoyé un message, il peut encore étendre la durée de vie du message (dans la limite maximum de 10 jours), ajouter des destinataires ou supprimer le message. Un message supprimé par son expéditeur ne sera plus accessible par ses destinataires. Le destinataire d un message peut également supprimer un message qu il a reçu mais cela n a pas de conséquences sur les autres destinataires du message. Le message est simplement retiré de l affichage de sa liste de messages. DOCUMENT INTERNE SNCF PAGE 4 / 10

7 3.4. RECEVOIR UN FICHIER 1. Vous recevez un mail de ce type vous indiquant qu un fichier vous a été envoyé. 2. Cliquez sur le lien fourni 3. Identifiez-vous pour accéder à la passerelle 4. Téléchargez le fichier sur la première page qui sera affichée après authentification TRANSFERER UN MESSAGE Vous avez la possibilité de transférer à d autres utilisateurs des messages envoyés ou reçus. Le titre et les commentaires d un message transféré peuvent être mis à jour par l expéditeur contrairement au fichier qui lui ne peut pas être modifié. A noter que les fichiers des messages transférés conservent le chiffrement appliqué aux fichiers d origines. Pour transférer un message, il vous suffit de cliquer sur un message envoyé ou reçu puis de cliquer sur le bouton «Transférer» DOCUMENT INTERNE SNCF PAGE 5 / 10

8 3.6. UTILISER UN JETON DE DEPOT L intérêt d utiliser des jetons de dépôt est de pouvoir échanger de manière souple avec des utilisateurs «invités» aussi bien internes ou externes SNCF (non habilités au service avec un compte dédié) en leur envoyant un mail afin de leur communiquer un lien sur lequel ils pourront télécharger ou déposer le ou les fichiers en question. La procédure de création d un jeton de dépôt est telle que : 1. Cliquez sur le bouton «Jetons» 2. Puis sur le bouton «Créer un nouveau jeton» 3. La fenêtre suivante apparaît pour saisir les champs suivants : a) L adresse mail du destinataire b) La durée de vie du fichier déposé sur la plateforme c) Le nombre de messages autorisés à envoyer d) Un éventuel commentaire 4. Le destinataire va recevoir un lien par mail lui permettant d accéder à la plateforme de transfert de fichiers volumineux et de transférer ses fichiers à la personne interne à la SNCF lui ayant envoyé le jeton. DOCUMENT INTERNE SNCF PAGE 6 / 10

9 3.7. GERER VOS OPTIONS / PREFERENCES Gérer vos contacts En cliquant sur «Contacts», vous pouvez gérer votre carnet personnel de contacts en sauvegardant des contacts dans la base de contacts DROPFILE, vous permettant ainsi de mieux gérer vos contacts avec qui vous échangez fréquemment. Lorsque vous envoyez un message, vos contacts sont suggérés dans la liste des destinataires possibles. A noter que : 1. L auto-complétion ne concerne que les contacts des utilisateurs connus de la plateforme DROPFILE 2. Il n y a pas de synchronisation avec l annuaire de contacts Outlook. Vous pouvez également ajouter et configurer des groupes de contacts, en leur attribuant le nom de votre choix et en y affectant des membres Gérer vos notifications xxx En cliquant sur «Préférences», vous pouvez gérer vos paramètres personnels et vos notifications tel que ci-dessous : xxx xxx xxx xxx DOCUMENT INTERNE SNCF PAGE 7 / 10

10 4. FOIRE AUX QUESTIONS Comment puis-je envoyer un fichier à une personne non habilitée (aussi bien interne qu externe SNCF)? Il est possible d envoyer ou de recevoir des fichiers d une personne externe à l Entreprise à l aide d une simple adresse de messagerie en utilisant les jetons de dépôt. Le destinataire reçoit alors un lien lui permettant d accéder temporairement à l outil, et ce dans les limites de son habilitation temporaire, et d y réaliser une opération spécifique (téléchargement ou envoi de fichiers). Afin de vous faciliter les échanges et la rapidité de mise en œuvre (demande de création et délai de traitement), l utilisation de jetons répond à vos besoins d échanges entre vous et votre partenaire. Je constate des temps de latence lorsque je transfère un fichier, est-ce normal? Il est normal de constater des temps de transfert plus longs, et ce d autant que le fichier est volumineux. Le service, étant hébergé en mode Cloud, utilise la bande passante de l Entreprise, ce qui peut impacter la performance de la plateforme DROPFILE. De plus, afin de vous garantir une meilleure sécurité de vos échanges, les fichiers sont vérifiés par un scan antivirus et chiffrés par défaut. À noter que vous pouvez continuer à utiliser votre poste de travail sans incidence pendant le transfert du (ou des) fichier(s). Quelles sont les limites d utilisation du service? Concernant le format et la taille des fichiers Les fichiers peuvent être de tout format, dans la limite de 2Go. Concernant la sécurité des fichiers Les fichiers sont automatiquement scannés et vous avez la possibilité d activer le chiffrement par mot de passe si vous le souhaitez. Concernant la durée de conservation des fichiers La durée de vie des fichiers sur l interface DROPFILE est limitée à 7 jours calendaires, mais extensible de 1 à 10 jours. En effet, l interface n est pas un espace de stockage, ni un espace de travail collaboratif. Concernant la durée d'habilitation Une habilitation est permanente, tant qu une activité régulière y est enregistrée. Important : Dans le cas d un compte inactif (pas d utilisation durant les 6 derniers mois), l utilisateur est notifié par mail 15 jours avant la suppression de son compte. Seule l utilisation du service de passerelle d échange de fichiers dans les 15 jours suivants l avertissement permet d éviter la suppression du compte. Dans le cas contraire, le service DROPFILE sera automatiquement résilié. Je n arrive pas à déchiffrer un fichier reçu. Que dois-je faire? Ce problème a bien été identifié chez certains utilisateurs de PC portable et est actuellement en cours d investigation. Vous pouvez toutefois recourir à une solution de contournement pour déchiffrer votre fichier qui consiste à renommer manuellement le(s) fichier(s) chiffré(s) téléchargé(s) sous Windows en simple extension «.exe» pour pouvoir les ouvrir. DOCUMENT INTERNE SNCF PAGE 8 / 10

11 Une fenêtre pop-up m alertant d une détection de virus remonte. Que dois-je faire? Lorsqu un virus est détecté lors de l envoi ou du téléchargement d un fichier, une fenêtre pop-up d «erreur» peut apparaître. Un mail automatique sera alors généré et traité par la CeSOR poste de travail qui vous contactera et procédera aux premières investigations. En cas de problème, vous pouvez contacter votre support de proximité. Je constate des problèmes de certificats Firefox. Que dois-je faire? Les problèmes de certificats apparaissent lorsque Firefox est non configuré pour prendre en compte les certificats générés par la SNCF. Nous vous conseillons alors d utiliser Internet Explorer. J ai oublié mon mot de passe de connexion (le mot de passe RID), que dois-je faire? En cas d oubli de votre mot de passe de connexion (le mot de passe RID), vous pouvez utiliser le self service de récupération de mot de passe en vous connectant à l application «Mon compte» pour le réinitialiser via Accès à Mon Compte : En cas d échec pour réinitialiser votre mot de passe, vous pouvez contacter l assistance utilisateurs Mon Compte, du lundi au vendredi de 8h à 18h : o Par mail : assistance.environnement.poste-de-travail@sncf.fr o Par téléphone : N interne : DOCUMENT INTERNE SNCF PAGE 9 / 10

12 5. ASSISTANCE / POINTS DE CONTACT (Réservé aux usagers du SI SNCF) Pour toute question ou tout problème rencontré concernant l utilisation du service de transfert de fichiers volumineux, DROPFILE, vous pouvez contacter selon votre périmètre de rattachement: L assistance Environnement Poste de travail, joignable du lundi au vendredi de 8h à 18h : o Par mail : assistance.environnement.poste-de-travail@sncf.fr o Par téléphone : N interne : Le support informatique CAMPUS joignable du lundi au vendredi de 8h à 18h : o Par mail : campus.support.informatique@sncf.fr o Par téléphone : N interne : Le support informatique CAMPUS ILE DE France, joignable du lundi au vendredi, de 8h à 18h : o Par mail : campus.idf.support.informatique@sncf.fr o Par téléphone : N interne : Le support informatique SEMAFORE, joignable du lundi au vendredi de 8h à 18h : o Par mail : SEMAFORE-Demandes@sncf.fr o Par téléphone : N interne : Pour toutes informations générales sur le service, veuillez contacter l équipe DROPFILE o Par mail : # DSP-SI ENVU DROPFILE (dspsienvu.dropfile@sncf.fr) DOCUMENT INTERNE SNCF PAGE 10 / 10