13S Office de Tourisme de Saint-Chamond

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1 Archives municipales de Saint-Chamond Série S Syndicats intercommunaux et fonds d'archives privées contemporains 13S Office de Tourisme de Saint-Chamond Répertoire numérique Introduction L Office de Tourisme de Saint-Chamond est une association créée en 1991 pour accueillir et informer les touristes, promouvoir le territoire de Saint-Chamond et animer la commune. Le bureau de l association compte des représentants de la municipalité. Son activité reflète ses deux grandes missions, la promotion de Saint-Chamond et la participation à l animation de la commune : participation à des salons et des foires, édition de documents promotionnels, achat d encarts dans la presse ou dans des revues spécialisées, participation à des manifestations locales, diffusion d informations sur le territoire, organisation des Journées du Patrimoine, création de sentiers balisés, mise en place de visites guidées ou d autres manifestations plus ponctuelles. La compétence «Tourisme» ayant été transférée à la communauté d agglomération Saint-Etienne Métropole en 2007, l association Office de Tourisme de Saint-Chamond est dissoute la même année et son activité en partie reprise par l Office de Tourisme Communautaire, TOTEM. Les archives de l Office de Tourisme de Saint-Chamond ont été récupérées par les Archives municipales de Saint-Chamond à l occasion du transfert de la Direction des Affaires Culturelles de l Agora, avenue de la Libération, à l Hôtel-Dieu, en Jusqu à sa dissolution, l Office de Tourisme partageait ses locaux avec la Direction des Affaires Culturelles. Le fonds une fois classé représente 4,5 mètres linéaires. Les documents conservés reflètent la vie de l association (statuts, comptes-rendus des assemblées générales, dissolution) ainsi que l ensemble des activités de l Office du Tourisme. 1

2 Fonctionnement de l association : 1- Assemblée générale annuelle. - Organisation : convocations, ordre du jour, bilans, rapport moral, compte de résultat prévisionnel, liste des présences, courriers, articles de presse, Fonctionnement de l association : statuts, liste des membres, relevés des cotisations, comptes-rendus des réunions du conseil d administration, Relations avec la Ville de Saint-Chamond : extrait de l audit sur les relations juridiques entre les principales associations et la Ville relatif à l Office de Tourisme (1997), convention d objectifs entre la Ville de Saint-Chamond et l Office de Tourisme (2002). Liquidation de l Office du Tourisme : réunion extraordinaire du conseil d administration de l Office du tourisme de Saint-Chamond, rapport moral, dossier de liquidation, clôture des comptes, bilan, récépissé de déclaration de dissolution de l association, convention, subvention exceptionnelle, courrier, factures, extrait du Journal Officiel, inventaire des immobilisations, liste du stock de documentation, Finances et personnel 3- Office du tourisme. - Comptabilité : bilans financiers, livres de caisse et de banque, comptes de résultat prévisionnel, comptes de résultat, état de synthèse, rapport de la «Sofidex» (société fiduciaire d expertise comptable) sur les obligations administratives pour l Office du Tourisme, Subvention municipale. - Demande : dossier, Personnel : bulletins de payes, déclarations annuelle des données sociales, charges sociales, courriers ( ), conventions de mise à disposition d agents de la Ville de Saint-Chamond auprès de l Office de Tourisme ( ). Relations avec les organisations d offices de tourisme 4- Fédération nationale des offices du tourisme et syndicats d initiatives (FNOTSI) : arrêté, décret, courriers, documentation (France secrète ), dossier du 21 congrès, dossier «Les meublés touristiques en France», dossier contrat accueil et bilan «Bonjour», mensuels «Rapid info», la gazette officielle du tourisme, annuaire officiel des offices de tourisme et syndicats d initiative, mise en place des annuaires FNOTSI, publicités, radioscopie des OT et SI, plaquettes, publicité, Comité régional du tourisme (CRT) : bilan de saison, rapports annuels «Evaluation de la fréquentation touristique», rapport d activité, rapport «La fréquentation touristique en région Rhône-Alpes», la charte Rhône-Alpes tourisme, courriers, documentation, bulletin d engagement au réseau CLARA, mise en place des points d information Rhône-Alpes dans le cadre du projet de Communication Locale d Accueil et synthèse 2

3 de la réunion de présentation de la Communication Locale d Accueil en Rhône-Alpes (CLARA), plaquettes de stratégie marketing, plaquettes «mémento du tourisme», «guide de vos vacances», le guide des organismes de tourisme, plan d accès à une première expérience professionnelle dans le domaine du tourisme, réseau informatique d information touristique des institutionnels du tourisme Rhône-Alpes et «Logitour», magazines «Inf ort», «Rhône-Alpes tourisme printanier et poids économique», «Couleurs», «Bienvenue en Rhône-Alpes», «Départements tourisme», «les saisons de Rhône-Alpes» et «Décisions», questionnaire de motivation sur le tourisme familial en Rhône-Alpes, note de conjoncture, info tourisme, plan, Comité régional du tourisme (CRT) : bilan «La fréquentation touristique estivale dans la Loire», magazines «Inf ort», «Couleurs», «Départements tourisme», documentation «Fleurir la Loire», courriers, Assises départementales du tourisme : compte-rendu, rapport «La démarche du schéma départemental de développement touristique», plaquette promotion de la Loire et mise en marché des produits touristiques, Fédération départementale des offices du tourisme et syndicats d initiatives (FDOTSI) : compte-rendu des assemblées générales de la FDOTSI LOIRE, dossier «documents de travail», convocations, courriers, lettres d informations de la FDOTSI, plan d action, atelier-débat, documentation, Comité départemental du tourisme (CDT) : assemblée générale, conseil d administration, convocation, rapport financier, convention, courriers, documentations, bilan de la fréquentation touristique annuelle, dossier comptage et méthodologie, schéma départemental de développement du tourisme dans la Loire, service permanent d observation touristique, dossier questionnaire réseau d Information Touristiques Rhône- Alpes, intention de participation aux salons grand public, nouveaux et anciens statuts, plan, plaquettes publicitaires, bourses aux documents touristiques, concours «Fleurir la Loire», règlement du concours départemental des villes et villages fleuris, Union Départementale des Offices de tourisme et Syndicats d'initiative (UDOTSI) : bilans, comptes-rendus d assemblée générale, bulletin trimestriel, lettres circulaire, note d information, compte d exploitation, dispositif «nouveau services-emplois jeunes», dossier «Bourse d échange UDOTSI»,formations, frais de déplacements formation UDOTSI, accord de branche sur la réduction du temps de travail pour les organismes de tourisme, convention de formation professionnelle, courriers, documentation, magazine «Panorama», «lettres d info», articles de presse, plan, Association Départementale du Tourisme Rural de la Loire (ADTR) : bulletin, Conseil général de la Loire. - Promotion de l offre touristique et du territoire : dossier appel à projet, courriers, plaquettes, magazine «Loire la Lettre», parrainage des jeunes, publicité, dossier «Parcs et jardins de la Loire, couleurs d automne», plaquette «Plan départemental des itinéraires de promenade et randonnée»,

4 Relations avec les autres acteurs touristiques locaux 9- Saint-Etienne Métropole. Développement du tourisme : comptes rendus de réunion, commission des acteurs touristiques du 25 juin 2002, rapport moral, bilan financier, bilan observatoire économique du tourisme, conventions, convention collective nationale, dossier «budget», rapport plan d actions marketing de Saint-Etienne Métropole, dossier «état des lieux diagnostic», dossier sur le centre international du design, dossier «quelle politique touristique pour Saint-Etienne Métropole», dossier «la stratégie de développement touristique de Saint-Etienne Métropole», statistiques de janvier à décembre 1998, dossier «analyse des offres présentées pour le schéma de développement touristique de Saint-Étienne Métropole», dossiers «étude de stratégie de développement touristique de Saint-Etienne Métropole et plan d actions», dossiers «schéma de développement touristique de Saint-Etienne Métropole», dossier «statuts», dossier «Saint-Etienne Métropole guide d entretient OT», circuits touristiques, relevé des conclusions pour les circuits, circuits museo culturel, circuits actifs et de plein-air, inventaire des sites et équipements touristiques de l agglomération, dossier axes stratégiques touristiques pour le territoire stéphanois, guide «découverte de la Loire», dossier «groupe de travail, attractivité du territoire», contrat d agglomération CDRA, évaluation coût office du tourisme de Saint-Chamond, note d information carte touristique du territoire de Saint-Étienne Métropole, convocation, courriers, articles de presse, plaquettes, notes prises à la main, Parc du Pilat. - Développement du tourisme : dossier 20 ème anniversaire du Parc, compte rendu de réunion, dossiers «L Activité touristique, tableau de bord», guides, factures, courriers, fax, magazine «Pilat, le journal du Parc», Pays du Gier. - Développement du tourisme : comptes rendu de réunion, cahier des charges des panneaux informatifs sur les RIS de pays, convocation, dossier «pressbook, première convention de coopération intercommunale», dossiers «Etudes et mise en valeur du patrimoine touristique du Pays du Gier» (stratégie, diagnostic, programme d action), dossier «relais information services RIS modifications», dossier «Faire connaître le pays du Gier et ses attraits», courriers, débat «promotion des aménagements touristiques en pays du Gier», documentation «maison des tresses et lacets» et «circuit industriel», plaquettes, plan, coût du relais-info-abri, photographie, Correspondance 12- Office du tourisme. - Correspondance : chronos courrier reçu, Vœux : cartes de vœux reçues, listing, Office du tourisme. - Correspondance : chronos courrier départ, Office du tourisme. - Correspondance : chronos courrier départ,

5 Statistiques 15- Office du tourisme.- Statistiques : répartition des demandes par thèmes, fréquentation de l Office du tourisme et du bureau d information jeunesse, résultats statistiques, nombre de contacts, Locaux 16- Classement de l Office du Tourisme. Demande : dossier, correspondance, arrêté préfectoral, et Aménagement des locaux : dossier «projet d aménagement de l Office du tourisme et du bureau d information jeunesse», plans de l Agora (avenue de la Libération), Participation à des salons 17- Proxiloisirs : comptes rendu réunions, mémento du salon, plaquettes, dossiers technique proxiloisirs, dossiers proxiloisirs, documentation, dossiers de presse, dossier «Enquête de satisfaction auprès des exposants», cahier des charges de sécurité de la manifestation, ordre de mission, magazines «cré-rossi», «Saint-Etienne aujourd hui» et «Actualités», fiche type salon, fiches techniques, plan de l office du tourisme de Saint-Etienne, plaquettes, courriers, article de presse, plans des salons proxiloisirs, photographies, Foire de Clermont-Ferrand : correspondance, plans, Salon International du Tourisme et des Voyages de Colmar : correspondance, journaux (DNA, L Alsace), photographie, plaquette, Salon du Tourisme et des Loisirs de Troyes : dossier revue de presse «16 salon du tourisme et des loisirs», dossier d admission, correspondance, plaquettes, Salons des vacances et des loisirs de Nantes : dossier technique, ordre de mission, informations techniques, correspondance, cartes postales, publicité, Salon du tourisme et des vacances de Rennes : dossier technique, dossier «salon du tourisme et des vacances Rennes/Bretagne», dossier «salon du tourisme et des vacances», «3 jours pour couvrir le monde et découvrir vos vacances», correspondance, Salon Tourazimut (Saint-Etienne) : dossier «bilan et revue de presse», dossier technique, journal «Tourazimut», plaquettes, correspondance,

6 Salon Tourissima de Lille : dossier d inscription, correspondance, Participation à des manifestations locales 19- Office du tourisme. Participation au Forum des associations de Saint-Chamond : «Saint-Chamond magazine», liste des stands et associations participants au forum, programme du forum 2001, correspondance, plaquette, plans, articles de presse, Participation au salon «Les Journées du Oui» ; «Les journées du Bonheur» puis «Le salon du mariage et du Cadeau», au boulodrome de Saint-Julien : compte rendu de réunion, lettre d information des réunions, salon du mariage 1999, origine des visiteurs du salon, plaquettes, listes de noms pour le salon de 1998 et de 1999, articles de presse, plans, correspondance, Présence au Congrès national des secrétaires généraux et des directeurs généraux des collectivités territoriales à Saint-Etienne : programme du congrès, correspondance, plaquette, plans, Participation à l organisation des journées d étude de l Association Nationale des Directeurs d Installations et des Services des Sports (ANDISS) : plaquettes, dossier «La région Aquitaine», dossier «Esquisse d une réflexion sur l emploi sportif», Publications et encarts publicitaires 20- Office du tourisme. Publications : épreuves et dossier plaquette de présentation de Saint-Chamond ( ), plaquettes Anglais/Allemands, dossier de réédition de la plaquette «A la découverte du Saint-Chamond historique» devenue «Balade au Cœur de la Ville» (2001), correspondance avec les Editions Faucoup pour l achat de photographies ( ), calendrier 1995 et 1997, répertoire téléphonique (1999), enveloppes illustrées, devis pour l achat d objets publicitaires, différentes publications sur Saint-Chamond, er site Internet de la Ville de Saint-Chamond. Elaboration du contenu : compte rendu de réunion, plaquette, dossier «site Internet de Saint-Chamond», dossier «arborescence de la base Tc Accueil», proposition de contenu pour la rubrique «tourisme», Office du tourisme. Achat d encarts publicitaires : magazines «Estivales, Regard sur la Loire» et «Escapades Loire», dossier «Le guide de l été, le 42», dossier «Escapades Loire/Haute-Loire», dossier «Bottin S.A.», dossier «Guide TVG», dossier «L agenda stéphanois», dossier «Promi, L été bleu, Infodep 42, Lycée Claude Lebois», dossier «Calendrier P.T.T.», dossier «Supplément été de la Tribune Escapades Loire et Rhône 1999, journal Paysans de la Loire «Loire Forez», dossier «Le Couramiaud», dossier «L Agenda Stéphanois»,

7 22- Office de tourisme. Achat d encarts publicitaires : dossier «La Tribune/Le Progrès 1996, 1997, 1998», dossier «L Echo de la Loire 1996, 1997, 1999», les dossiers de la Loire 1996 et 1997, dossier «Gîtes de France Loire», catalogues «Massif central, Loire en Rhône-Alpes, Gîtes et chambres d hôtes», dossier plaquettes Etapes Chlorophylles, dossier «Le 42» Manifestations et activités 23- Journées du Patrimoine puis Journées Européennes du Patrimoine. Participation à l organisation : correspondance, comptes-rendus de réunion, programmes, affiches et plaquettes, articles de presse, Journées Européennes du Patrimoine. Participation à l organisation : correspondance, comptes-rendus de réunion, programmes, affiches et plaquettes, articles de presse, Coupe du monde de football Participation à l opération «Bonne nuit chez nous» (hébergement chez l habitant) : comptes-rendus de réunions, fiches d inscription et fiches d évaluation des hébergements, articles de presse, documentation, courriers, Téléthon 1995 et Participation à l organisation : comptes-rendus de réunions, comptabilité, billetterie, dossier «La charte de la FORCET», revue de presse, journal «Téléthon», plaquettes, courriers, affiches, Festival «La Rue des Artistes». Participation à l organisation : bilan de la première édition, rapport au bureau d adjoints, comptes-rendus de réunion, courriers, programme de la deuxième édition, Semaine «Merveilles d un soir! A la découverte de la Sicile». Organisation en partenariat avec l association Atout Monde : convention, de partenariat, budget, contrat de vente, pièces comptables, articles de presse, plaquette, Animations du 8 décembre Participation : contrat de vente de spectacle, questionnaire «Connaissez-vous Saint-Chamond?», liste des lots, articles de presse, photographies, Concours photos «Regards sur la Ville». - Organisation : règlement, liste des participants, correspondance, composition du jury, listes des gagnants, tirages photographiques, Documentation : plaquettes de présentation de Saint-Chamond, guide pratique 1991, chiffres clés 1991, plaquette «Terre fertile pour bons projets», synthèse historique (EPURES). 7

8 Patrimoine. Relations avec l ASPHAS (Association de Sauvegarde du Patrimoine Historique et Architectural de Saint-Chamond) : correspondance, compte-rendu de l assemblée générale 2002, Hôtels et meublés de tourisme. Classement : arrêtés préfectoraux, Journée Portes Ouvertes. - Organisation : liste des inscriptions, liste des invitations, tracts et affiches, programme, articles de presse, correspondance, Soirée découverte. - Organisation : communiqués de presse, liste des inscriptions, tracts et affiches, programme, articles de presse, correspondance, Sentiers de randonnée pédestre sur le territoire de la commune de Saint-Chamond. Création : convention avec la Ville de Saint-Chamond et le Parc du Pilat, rapports en bureau d adjoints et délibération du Conseil municipal de Saint-Chamond, tracé des sentiers, photographies, articles de presse, pièces comptables, contrat d agglomération CDRA de Saint-Etienne Métropole, charte départementale de la randonnée et extrait de la charte du Parc du Pilat, correspondance, maquette du topoguide, topoguides «Au cœur du Pilat» et «Saint-Chamond Promenades dans le Parc», carte IGN au1/ «Massif du Pilat Saint-Etienne Saint-Chamond» (2933 ET, 2001), Fête national de la randonnée : programme, correspondance, article de presse, Visites guidées de Saint-Chamond. Mise en place : comptes-rendus de réunion, notes, correspondance, guides de visite tout public et scolaires, plaquette «Balade au cœur de la ville» versions française, anglaise, allemande et espagnole, CD pour les visites audio guidées (en 4 langues), Organisation dans le cadre de «L été en fête» : comptes-rendus de réunion, notes, programme, pièces comptables, bilan, articles de presse,