Services de secrétariat pour le pavillon de l Atlantique, aux Jeux olympiques d hiver de Vancouver [ Final ]

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1 de l Atlantique, aux Jeux olympiques d hiver de Vancouver 2010 [ Final ] DEMANDES DE PROPOSITIONS CPMA Veuillez soumettre quatre (4) copies papier complètes et une (1) copie électronique complète (format MS Word) de la proposition dans une enveloppe scellée, adressée à : Conseil des premiers ministres de l Atlantique a/s de Tourisme Î.-P.-É. 105, rue Rochford, 3 e étage, immeuble Shaw Charlottetown PE C1A 7N8 Les propositions doivent être reçues avant le 26 janvier 2009, à 16 h 30, heure de l Atlantique.

2 DEMANDES DE PROPOSITIONS 1.0 HISTORIQUE DU PROJET Nom : Adresse : Groupe de gestion du Canada atlantique pour les Jeux olympiques de Vancouver Conseil des premiers ministres de l Atlantique Tourisme Î.-P.-É. C.P Charlottetown PE C1A 7N8 Partenaires : Gouvernement du Nouveau-Brunswick Gouvernement de Terre-Neuve et du Labrador Gouvernement de la Nouvelle-Écosse Gouvernement de l Île-du-Prince-Édouard Juridiction : Canada atlantique Les provinces de l Atlantique ont uni leurs efforts depuis 1991 par l intermédiaire du Partenariat de l industrie touristique du Canada Atlantique (PITCA) afin de faire la promotion du Canada atlantique comme destination touristique dans les marchés clés outre-mer et aux États-Unis. Les marchés outre-mer offrent toujours un potentiel de croissance important pour les 3,175 milliards de dollars de l industrie touristique du Canada atlantique. Les quatre provinces de l Atlantique ont collaboré pour trouver des moyens de capitaliser sur les Jeux olympiques de Vancouver 2010 afin de promouvoir le Canada atlantique auprès d un auditoire international. Le fait d avoir un pavillon central pour faire la promotion des intérêts commerciaux, culturels et touristiques du Canada atlantique représente une possibilité de développement touristique et économique importante pour le Canada atlantique. Les quatre provinces de l Atlantique ont formé un Groupe de gestion afin de surveiller la planification et la réalisation d un pavillon de l Atlantique et d un centre des arts d interprétation durant les Jeux olympiques d hiver de Vancouver Le Groupe de gestion est à la recherche de personnes qualifiées, sous la forme d un secrétariat, afin de fournir des services professionnels de gestion, de planification et d exécution de toutes les activités reliées au pavillon de l Atlantique et au centre des arts d interprétation.

3 2.0 OBJECTIFS DU PROJET 1. Mieux faire connaître la culture, le développement économique, les arts d interprétation et l attrait touristique du Canada atlantique auprès d un auditoire international. 2. Avoir un pavillon Atlantique qui servirait de «base d attache» à toutes les possibilités de développement touristique et économique du Canada atlantique, notamment : réceptions de réseautage du gouvernement et du milieu des affaires, réceptions et réunions de l industrie du tourisme, et un lieu de rencontre central pour faire la promotion du Canada atlantique comme un endroit à visiter et où vivre. 3. Laisser une impression durable à l industrie du tourisme, aux gens d affaires potentiels, aux touristes et aux spectateurs qui assistent aux jeux de 2010 sur ce qui rend le Canada atlantique unique. 3.0 ÉTENDUE DU PROJET Le secrétariat sera responsable de la planification, de la gestion et de la coordination de tous les aspects du pavillon de l Atlantique et du centre des arts d interprétation (ci-après Maison de l Atlantique). Voici les quatre principaux secteurs d intérêt : 1. Arts d interprétation et arts visuels, et artisanat 2. Planification commerciale et gestion 3. Gestion des activités et de la logistique 4. Gestion budgétaire En particulier, le secrétariat aura la responsabilité de : Planifier et coordonner l exécution du projet en collaboration avec les partenaires. Mettre au point et réaliser une initiative de commandite ciblée en collaboration avec les partenaires, en attendant les décisions finales concernant les commandites que doit prendre le Groupe de gestion. Élaborer et exécuter un plan de commercialisation en collaboration avec les partenaires. Gérer la sélection, les négociations et la coordination des artistes en collaboration avec les partenaires. Gérer la logistique du site, notamment : trouver un emplacement convenable; négocier l emplacement et assurer la liaison; trouver une assurance sur les biens de l emplacement de base et une assurance responsabilité; coordonner les activités des artistes de présentation en direct et d autres artistes; planifier et coordonner les réceptions en collaboration avec les partenaires; coordonner les services de nourriture et de boissons; coordonner les demandes d espace pour les bureaux et les réunions; coordonner les autres exigences d événements spéciaux des partenaires; coordonner l entreposage; la gestion sur place; la sécurité; la gestion de la scène et de la propriété; la décoration des lieux/l aspect visuel/le montage et FINAL Page 3

4 démontage des décors; le montage et l enlèvement de l éventail des affiches ainsi que leur affichage; et l animation. Gérer la logistique des voyages pour les artistes, notamment le gîte et le transport. Gérer les exigences de dotation sur l emplacement de base, notamment le recrutement, la rémunération et la supervision. Gérer le soutien des bénévoles sur l emplacement de base, notamment la coordination et la supervision. Gérer le budget du projet. Soumettre des rapports financiers et d activités réguliers. Soumettre un rapport d activités et financier final à l achèvement du projet. L équipe du secrétariat doit avoir démontré de l expérience dans la gestion de budgets importants, avoir travaillé avec plusieurs provinces, avoir géré des événements importants, festivals et événements d arts d interprétation et d arts visuels. Le site proposé pour la Maison de l Atlantique devrait être identifié et prêt à une prise de possession par celui ou ceux qui le proposent pour y offrir des services de secrétariat. L emplacement préféré devrait offrir assez d espace pour les présentations en direct, l espace de bureau, les salles de réunion, les démonstrations culinaires et les démonstrations de produits, expositions promotionnelles, réceptions et une vitrine pour les arts visuels. Le site devrait se trouver dans un endroit à haute circulation en dehors de la zone olympique officielle désignée de manière à tirer profit des possibilités de commandites extérieures. 4.0 CONTENU, FORMAT ET EXIGENCES DE LA PROPOSITION Les soumissions en retard ne seront pas acceptées et seront retournées sans avoir été ouvertes. Les propositions par courriel ou par télécopie ne seront pas acceptées. Toute proposition devrait contenir : un profile de l organisme, de l entreprise ou du consortium qui fournira les services de secrétariat, notamment le nom, la taille et l emplacement de chaque organisme; l expérience démontrée par l organisme, l entreprise ou le consortium et le personnel clé; des références de trois clients au moins, y compris les noms et numéros de téléphone de personnes-ressources; la réponse devrait être un bref exposé de faits décrivant ce que l entreprise pense du projet; une description détaillée du site de l emplacement; une brève description du plan de travail proposé et des phases du projet; FINAL Page 4

5 une estimation des coûts du projet et des services de secrétariat. Le coût total doit être estimé suivant une limite supérieure établie comprenant tous les coûts et la TPS; l identification et la divulgation de tout conflit d intérêts apparent ou éventuel de quelque ordre que ce soit concernant le présent projet; et si la soumission vient d une entreprise en participation ou d un consortium, la proposition doit alors être accompagnée d une lettre décrivant l affiliation et être signée par un fondé de pouvoir de chacune des firmes de l entreprise en participation ou du consortium, lequel fondé de pouvoir est autorisé à lier la ou les firmes en ce qui concerne tous les engagements pris dans la proposition. 5.0 ÉVALUATION DE LA PROPOSITION 1. Les propositions écrites seront évaluées quant à la conformité au cadre de référence. La conformité aux dispositions sera évaluée par le Groupe de gestion du Canada atlantique pour les Jeux olympiques de Vancouver Conseil des premiers ministres de l Atlantique. 2. Le Groupe de gestion du Canada atlantique pour les Jeux olympiques de Vancouver Conseil des premiers ministres de l Atlantique communiquera avec les clients fournissant des références afin d aider à vérifier les compétences du consultant à s acquitter de l étendue des travaux décrits aux présentes. 3. Les auteurs de proposition non sélectionnés seront informés par écrit du résultat de la sélection. Les critères suivants serviront à évaluer les candidats pour un total de 100 points : Compréhension du projet par l auteur de la proposition 15 points La firme doit démontrer sa compréhension de la nature du travail et des sujets qui s y rattachent. Expérience et expertise appropriée de l auteur de la proposition 30 points Fournissez une brève vue d ensemble de l expérience de votre organisme à mener des travaux de nature similaire. Proposition d équipe du projet 25 points Décrivez les membres de l équipe, les secteurs de responsabilité, la structure de l équipe et les dispositions pour assurer la liaison avec le Groupe de gestion. Plan du projet, site de l emplacement du pavillon et budget 25 points La proposition doit traiter de l étendue du projet et des services qui seront offerts, notamment les idées novatrices de commercialisation et d arts d interprétation qui mettent en évidence la culture du Canada atlantique; elle doit également fournir une une description détaillée du site de l emplacement négocié. Qualité de la documentation 5 points Étant donné que la proposition est considérée comme un signe avant-coureur de la qualité du produit final, elle sera évaluée suivant la qualité de sa rédaction, c est-à-dire son organisation, la qualité de la présentation, l apparence, la clarté et la concision. FINAL Page 5

6 6.0 CONDITIONS GÉNÉRALES Date retenue On prévoit que le projet commencera le 2 février 2009 et qu il se terminera au plus tard le 30 mars Renseignements supplémentaires Le Groupe de gestion du Canada atlantique pour les Jeux olympiques de Vancouver Conseil des premiers ministres de l Atlantique se réserve le droit de demander aux soumissionnaires de fournir des renseignements supplémentaires ou de modifier les soumissions dans des secteurs considérés comme faibles. Le Groupe de gestion du Canada atlantique pour les Jeux olympiques de Vancouver Conseil des premiers ministres de l Atlantique se réserve le droit de modifier les exigences indiquées dans la Demande de proposition en tout temps avant la possibilité d octroi d un contrat. Une telle modification sera communiquée à tous les soumissionnaires au moyen de la délivrance d un addenda et la date limite pour la présentation des soumissions sera étendue au besoin. Retrait -- Le Groupe de gestion du Canada atlantique pour les Jeux olympiques de Vancouver 2010 Conseil des premiers ministres de l Atlantique se réserve le droit de retirer, à sa discrétion, la présente Demande de proposition, en tout temps, et il ne sera pas responsable des dépenses, coûts ou dommages survenus ou subis par un soumissionnaire en raison d un tel retrait. Octroi du contrat -- Le Groupe de gestion du Canada atlantique pour les Jeux olympiques de Vancouver Conseil des premiers ministres de l Atlantique se réserve le droit, à sa discrétion, de rejeter tout ou partie d une proposition, et il se réserve également le droit d octroyer un contrat pour une proposition contenant un coût total qui n est pas le plus bas. Négociation -- Le Groupe de gestion du Canada atlantique pour les Jeux olympiques de Vancouver Conseil des premiers ministres de l Atlantique se réserve le droit, à sa discrétion, de négocier avec le fournisseur de son choix, dans l esprit de négociations visant à trouver une solution qui offre la meilleure valeur aux partenaires. Propriété de l information Les renseignements recueillis sont la propriété du Groupe de gestion du Canada atlantique pour les Jeux olympiques de Vancouver Conseil des premiers ministres de l Atlantique, et ils serviront à son usage exclusif. Conflit d intérêts Le soumissionnaire doit garantir que ni lui, ni une société affiliée, n a des intérêts avec le Groupe de gestion du Canada atlantique pour les Jeux FINAL Page 6

7 olympiques de Vancouver Conseil des premiers ministres de l Atlantique, lesquels pourraient être perçus, ou pourraient l être, comme biaisant le projet. Entreprises en participation ou consortium -- Si la soumission vient d une entreprise en participation, ou d un consortium, les conditions suivantes s appliquent. Au cas où l auteur de la proposition désire modifier la composition de son entreprise en participation ou consortium, ou désire modifier les arrangements ou la relation entre les entités qui forment l entreprise en participation ou le consortium, après la soumission de sa proposition, l auteur de la proposition soumet les modifications proposées par écrit au Groupe de gestion du Canada atlantique pour les Jeux olympiques de Vancouver Conseil des premiers ministres de l Atlantique pour étude. Le Groupe de gestion du Canada atlantique pour les Jeux olympiques de Vancouver Conseil des premiers ministres de l Atlantique se réserve le droit, à sa seule discrétion, d accepter ou de rejeter les modifications proposées. 7.0 RESPONSABILITÉS ET ENGAGEMENTS Le Groupe de gestion du Canada atlantique pour les Jeux olympiques de Vancouver Conseil des premiers ministres de l Atlantique : fournira les renseignements disponibles considérés comme étant pertinents au succès du projet; sera libre de rencontrer le secrétariat afin de décider de la politique appropriée applicable au projet; mettra en place un groupe de travail composé de représentants de chaque province pour aider le secrétariat à planifier; choisira un processus d approbation; et examinera le matériel et les suggestions d offre tels que demandés par le secrétariat. Le secrétariat choisi : entreprendra les activités décrites dans le cadre de référence; rencontrera régulièrement le Groupe de gestion et le groupe de travail, et fournira des rapports d activités mensuels faisant état du travail réalisé; et rédigera un rapport final aux partenaires financiers faisant état des états financiers complets. 8.0 DATES DE DÉBUT ET DE FIN Les services du secrétariat doivent commencer le 2 février 2009 et ils seront requis jusqu à la synthèse du projet le 30 mars La date limite des propositions est le 28 janvier 2009, à 16 h 30, heure de l Atlantique. Veuillez soumettre quatre (4) copies papier complètes et UNE (1) copie électronique complète (format MS Word) de la proposition dans une enveloppe scellée, adressée à : FINAL Page 7

8 [Postes Canada] Conseil des premiers ministres de l Atlantique a/s de Tourisme Î.-P.-É. C.P Charlottetown PE C1A 7N8 [Par messager ou livré à la main] Conseil des premiers ministres de l Atlantique a/s de Tourisme Î.-P.-É. 105, rue Rochford, 3 e étage, immeuble Shaw Charlottetown PE C1A 7N8 Toutes les questions concernant le cadre de référence devraient être adressées à : Melissa MacEachern, sous-ministre, Tourisme Î.-P.-É. Tél. : (902) Courriel : mamaceachern@gov.pe.ca FINAL Page 8