Politique de la Commission de la santé et de la sécurité du travail en matière de langue. Direction des communications et des relations publiques

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1 Politique de la Commission de la santé et de la sécurité du travail en matière de langue Direction des communications et des relations publiques Février 2013

2 Table des matières Préambule... 3 Objet... 4 Responsabilité relative à la politique linguistique institutionnelle... 4 Dénomination... 6 Langue du travail... 7 Qualité du français... 8 Communications orales avec les clients... 9 Communications orales avec les gouvernements Communications écrites avec les personnes physiques Communications écrites avec les personnes morales et les entreprises Communications écrites avec les gouvernements Communications écrites avec les autochtones Textes et documents Normes techniques Exigences envers les personnes morales et les entreprises établies au Québec... 18

3 Préambule La Commission de la santé et de la sécurité du travail (CSST) est l'organisme auquel le gouvernement a confié l'administration du régime de santé et de sécurité du travail. Il s'agit d'une organisation paritaire dont le conseil d'administration regroupe un nombre égal de représentants des travailleurs et des employeurs québécois. La CSST est chargée de l'application de la Loi sur la santé et la sécurité du travail, qui a pour objet l'élimination à la source même des dangers pour la santé, la sécurité et l'intégrité physique des travailleurs. Cette loi établit des mécanismes de participation des travailleurs et des employeurs, ainsi que de leurs associations, à la réalisation de cet objet. La CSST voit également à l'application de la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles, qui a pour objet la réparation des lésions professionnelles et des conséquences qu'elles entraînent. La CSST est par ailleurs soumise, dans la prise de décisions individuelles à l'égard des citoyens, aux prescriptions de la Loi sur la justice administrative, dont la principale est le devoir d'agir équitablement. La CSST a adopté la présente politique en matière de langue dans le respect de la Charte de la langue française et à la lumière des principes généraux de la Politique gouvernementale relative à l'emploi et à la qualité de la langue française dans l'administration. Cette politique vise : à valoriser l'emploi et la qualité du français à la CSST, à favoriser l'unilinguisme français dans les activités de cette dernière, à promouvoir le français comme langue officielle, normale et habituelle de la vie publique, en mettant en évidence le rôle exemplaire de la CSST en tant qu'organisme de l'administration. La Politique de la CSST en matière de langue s harmonise le mieux possible avec sa mission et ses caractéristiques. Elle tient compte du fait que la CSST constitue la mutuelle d assurance des travailleurs et des employeurs en matière de lésions professionnelles. 3

4 Objet Le but de la présente politique est de déterminer et de faire connaître à tout le personnel de la CSST de quelle manière la Charte de la langue française doit s'appliquer, pour ce qui a trait aux activités propres à la CSST. Tout en tenant compte des pratiques en vigueur et à la lumière de l'expérience acquise, la politique vise à guider le personnel de la CSST dans le choix de la langue de communication, que ce soit avec la clientèle, les fournisseurs, les autres gouvernements et organismes, ou avec le public en général. Les règles que prévoit la présente politique ont valeur de directive interne et doivent être respectées par tous les membres du personnel, quels que soient leur statut ou leur catégorie professionnelle. Cette politique prend également en compte la Politique de gestion contractuelle concernant la conclusion des contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics et la Politique d utilisation du français dans les technologies de l information et des communications adoptées par le gouvernement. Responsabilité relative à la politique linguistique institutionnelle Le président du conseil d administration et chef de la direction de la CSST assume la responsabilité de l'application de la présente politique. Il est responsable de l application de la Charte de la langue française et de la politique gouvernementale à la CSST et il voit à la désignation d un mandataire qui travaille en étroite collaboration avec l Office québécois de la langue française. Aux fins de l élaboration et de la mise en œuvre de la politique linguistique de son organisation, le président du conseil d administration et chef de la direction de la CSST a créé également un comité permanent relevant de lui. Le comité permanent a pour tâche d'élaborer la politique linguistique, et d'établir un plan de redressement après examen de la situation. Sont membres de ce comité, outre le mandataire qui le préside, les personnes clés qui auront à assurer la mise en œuvre de la politique linguistique. En plus de la vice-présidente à l'administration, aux communications et aux relations publiques, le comité est constitué d'un représentant du Bureau du président, de la Direction des affaires juridiques, de la Vice-présidence aux finances, de la Vice-présidence au partenariat et à l'expertise-conseil, de la directrice des communications et des relations publiques, de la directrice du centre de relations clients, d un représentant des affaires corporatives et du secrétariat général adjoint et du mandataire désigné. Ce comité fait rapport au président. D autres personnes peuvent se joindre au comité permanent selon les mandats que le comité se donnera. 4

5 La CSST révise régulièrement, et au moins tous les cinq ans, sa politique linguistique. Après avoir obtenu l avis de l Office québécois de la langue française, elle fait approuver les modifications par le président du conseil d administration et chef de la direction de la CSST. La CSST transmet à l Office québécois de la langue française la politique ainsi révisée et approuvée. La CSST intègre un bilan de l'application de la politique linguistique dans son rapport annuel de gestion. 5

6 Dénomination Entités administratives La CSST est toujours désignée en français seulement. Il en est ainsi pour sa présidence, viceprésidences, directions et services. Cartes professionnelles Les cartes professionnelles sont en français. Elles peuvent toutefois être en français d un côté et de l autre, dans une autre langue, pour les activités à l extérieur du Québec ou dans le cadre d activités internationales. 6

7 Langue du travail Principe général La langue du travail est le français. La CSST préconise la clarté et la précision dans la langue de ses textes et documents; cette responsabilité incombe à chacun des membres du personnel, dès qu'il est chargé de rédiger un texte ou un document, ou de prendre la parole au nom de l'organisme. Connaissance appropriée du français Pour tout recrutement, toute sélection, nomination, mutation ou promotion à une fonction, la CSST exige du candidat une connaissance du français appropriée à cette fonction. Toutefois, il est possible d'exiger la connaissance de l'anglais ou d'une autre langue en précisant le niveau de connaissance spécifique de l autre langue si l'accomplissement des tâches d'un poste l'exige. Réunions de travail Le personnel de la CSST s exprime en français lors des réunions tenues avec des représentants d entreprises établies au Québec. Il peut cependant s exprimer dans une autre langue lorsque des intervenants de l extérieur du Québec participent également à la réunion. Informatique Le plan de francisation mis en œuvre par la CSST en vue d'appliquer la Politique d'utilisation du français dans les technologies de l'information et des communications est orienté vers l'atteinte de la francisation intégrale. De façon générale, les logiciels et le matériel informatique mis à la disposition du personnel sont en français seulement, à l'exception des cas où il n'existe pas de version française permettant de répondre aux besoins de l'organisation, et ce, temporairement, en attente de la version française. Entre autres, le remplacement des terminaux par des postes intelligents facilitera le respect de la norme pour les claviers normalisés à accentuation directe CAN/CSA Z La CSST fait rapport annuellement à l'office de la langue française de l'application de sa politique. 7

8 Qualité du français Principe général Tout membre du personnel utilise un français de qualité dans ses rapports avec ses collègues et avec le public. Tous les documents officiels et les textes destinés à la publication doivent être rédigés avec un souci d'efficacité de la communication et dans une langue claire et précise. La CSST met à la disposition de son personnel des outils grammaticaux et lexicaux d'aide à la rédaction et s'assure que chaque employé est en mesure d'avoir accès à de l'assistance linguistique. Moyens La CSST offre aux membres de son personnel, particulièrement à ceux dont les fonctions exigent une bonne capacité de communication orale ou écrite, les moyens nécessaires à leur perfectionnement en français. Textes sous la signature de la CSST La Direction des communications et des relations publiques assume le rôle de vigie en matière de langue écrite en veillant à la qualité du français et à l'uniformisation de la terminologie de façon que celles-ci : respectent les avis de normalisation émis par la Comité d officialisation linguistique de l Office québécois de la langue française et parus à la Gazette officielle du Québec, ainsi que les avis de la Commission de toponymie portant sur les odonymes (noms des voies de communication) et les toponymes (noms de lieux), entre autres, dans l'adressage et dans les avis publics; reflètent les recommandations de l'office de la langue française; prennent en compte les termes et expressions proposés par la Commission de terminologie juridique du ministère de la Justice; contribuent à une meilleure cohérence et à une plus grande clarté des communications avec les clientèles. La Direction des communications et des relations publiques voit à réviser les documents diffusés sous la signature de la CSST, notamment le rapport annuel de gestion et les documents diffusés à l'externe sur support électronique (les services en ligne sécurisés, site Web). La CSST est également prête à participer à une commission linguistique interministérielle constituée par des représentants des différents ministères et organismes à mission d'assurance en vue d'améliorer la qualité de la terminologie de l'administration dans ce domaine. 8

9 Communications orales avec les clients Principe général Dans ses contacts avec la clientèle, le personnel de la CSST doit tenir pour acquis que le français est la langue officielle et la langue commune et habituelle de la vie publique au Québec. Le personnel de la CSST ne doit jamais présumer qu'une personne désire qu'on s'adresse à elle dans une autre langue, ou qu'elle désire recevoir sa correspondance dans une autre langue que le français. Premier contact La première langue de contact avec la clientèle, au téléphone ou en personne, doit toujours être le français. Tout membre du personnel qui a l'initiative de la communication avec un client doit d'abord s'adresser à lui en français. Le personnel est autorisé à poursuivre la conversation dans une autre langue si la situation l'exige, sauf s il s agit d un représentant d une personne morale ou d une entreprise établie au Québec. Réponse verbale Quand un membre du personnel répond à un interlocuteur qui s'est adressé à lui dans une autre langue que le français, il doit d'abord vérifier si son interlocuteur comprend le français. Il peut poursuivre l'échange dans l'autre langue si la situation l'exige. Messagerie vocale Les messages d'un système interactif de réponse vocale sont en français, et, s il y a lieu, ceux énoncés dans une autre langue doivent être accessibles de façon distincte. À cet égard, le message d accueil en français doit être énoncé au complet, y compris le renvoi au menu technique, avant que ne soit donné l accès à un message dans une autre langue. Les messages des boîtes vocales personnelles sont exclusivement en français. 9

10 Communications orales avec les gouvernements Principe général Dans les réunions tenues avec les représentants des gouvernements fédéral et provinciaux ainsi que ceux de gouvernements étrangers ou d'organisations internationales, qui ont le français comme langue officielle ou de travail, le personnel de la CSST s'exprime en français. Il en est de même lorsqu un service d interprétation simultanée est offert en français lors de telles réunions. 10

11 Communications écrites avec les personnes physiques L'expression «personne physique» désigne les particuliers et les travailleurs autonomes. Principe général Dans ses communications écrites avec les personnes physiques, la CSST utilise le français. Elle peut cependant utiliser une autre langue avec une personne physique qui en fait la demande. Correspondance Le personnel de la CSST rédige en français sa correspondance avec les personnes physiques, particulièrement lorsqu'il a l'initiative de la communication. Il peut toutefois la rédiger dans une autre langue sur demande. Il est à noter que le papier à en-tête utilisé pour la correspondance sera toujours en français. Lorsqu'il existe une version française du nom d une personne morale ou d une entreprise, seule celle-ci figure dans les répertoires établis par la CSST et dans les permis ou certificats qu'elle délivre. Imprimés administratifs Tous les imprimés administratifs (factures, états de compte, chèques, formulaires, rapports obligatoires, etc.) sont en français. Exception Les formulaires utilisés par une personne physique peuvent, s ils ont été traduits, être fournis en anglais à la demande de celle-ci. Distribution de masse Les brochures, dépliants ou autres documents distribués massivement sont en français seulement. 11

12 Communications écrites avec les personnes morales et les entreprises Personnes morales et entreprises établies au Québec Dans ses communications écrites avec les personnes morales et les entreprises établies au Québec, la CSST utilise exclusivement le français. Correspondance Le personnel de la CSST rédige exclusivement en français sa correspondance avec les personnes morales et les entreprises établies au Québec. Lorsqu'il existe une version française du nom d une personne morale ou d une entreprise, seule celle-ci figure dans les répertoires établis par la CSST et dans les permis ou certificats qu'elle délivre. Imprimés administratifs Tous les imprimés administratifs (factures, sommaires et états de compte, chèques, rapports obligatoires, formulaires d'inscription, de déclaration des salaires, etc.) ainsi que tous les textes et avis relatifs à ces documents sont en français exclusivement pour les personnes morales et les entreprises établies au Québec. Personnes morales et entreprises dont le siège est à l'extérieur du Québec et ayant des établissements au Québec Les communications écrites adressées aux personnes morales et aux entreprises dont le siège est à l extérieur du Québec mais destinées à leurs établissements au Québec sont en français. Les communications écrites adressées aux personnes morales et aux entreprises dont le siège est à l extérieur du Québec et destinées uniquement à ce siège peuvent être rédigées dans une autre langue que le français. Personnes morales et entreprises qui n ont pas d établissements au Québec Les communications écrites adressées à des personnes morales ou des entreprises qui n ont pas d établissements au Québec sont rédigées en français ou dans une autre langue, selon ce qui est le plus approprié. 12

13 Communications écrites avec les gouvernements Ministères et organismes du Québec La CSST rédige uniquement en français ses communications écrites avec les organismes gouvernementaux du Québec, y compris les délégations et autres établissements du gouvernement du Québec à l'étranger, les organismes municipaux, les organismes scolaires, les services de santé et les services sociaux. Gouvernements fédéral et provinciaux Quand un membre du personnel communique par écrit avec le gouvernement fédéral, ou avec le gouvernement d'une province qui a le français comme langue officielle, il utilise toujours et exclusivement le français. Les communications adressées à d'autres gouvernements provinciaux sont en français, mais elles peuvent être accompagnées d'une version en anglais, sur papier sans en-tête et sans signature, avec la mention «Traduction dans la langue visée». Les ententes avec le gouvernement fédéral, ou avec le gouvernement d'une province qui a le français comme langue officielle sont conclues en français seulement. Elles peuvent être conclues à la fois en français et dans une autre langue avec d'autres gouvernements, les deux versions faisant foi. Dans le cas d'ententes multilatérales, celles-ci peuvent être conclues à la fois en français et dans d'autres langues, les diverses versions faisant foi. Gouvernements étrangers et organisations internationales Quand la communication écrite s'adresse à un gouvernement étranger, ou encore à une organisation internationale, elle s'effectue toujours en français. Elle peut être accompagnée d'une version dans une autre langue, sur papier sans en-tête et sans signature, avec la mention «Traduction» dans la langue visée, lorsqu'elle est adressée à un pays, un gouvernement ou une organisation internationale qui n'a pas le français comme langue officielle ni comme langue de travail. Cette règle s'applique sous réserve des usages internationaux en vigueur. 13

14 Communications écrites avec les autochtones Dans ses communications écrites avec les organismes autochtones et les réserves indiennes, la CSST voit à utiliser le français. Toutefois, lorsque le français n est ni la langue d usage ni la langue seconde, la CSST peut joindre une version dans la langue autochtone ou dans une autre langue si le destinataire en a fait la demande expresse. Il faut éviter de tenir pour acquis que l organisme ou la réserve souhaite que la CSST lui adresse ses communications en anglais. De façon générale, les ententes avec les communautés autochtones sont conclues en français seulement. Le cas échéant, elles peuvent être conclues à la fois en français et dans la langue autochtone, les deux versions faisant foi (comme ce serait le cas pour une entente avec un gouvernement qui n a pas le français comme langue officielle). Si la CSST se trouve dans la nécessité de recourir à une langue tierce à la demande de la communauté autochtone, le caractère officiel du français doit être assuré. 14

15 Textes et documents Principe général Le français est la langue de rédaction et de diffusion des textes et des documents de la CSST. Affiches, dépliants, brochures, etc. Les affiches, les dépliants, les brochures, les livres et autres textes à distribution externe sont en français. Exception Selon le but poursuivi par la publication, le document peut avoir une version correspondante dans une autre langue, notamment s'il s'adresse à un particulier. La version dans une autre langue sera transmise sur demande. Elle sera présentée sur un support distinct et portera la mention Texte original en français dans la langue visée. Les textes accompagnant les pictogrammes du SIMDUT (Système d'information sur les matières dangereuses utilisées au travail) peuvent être traduits dans une autre langue si la santé et la sécurité des travailleurs l'exigent. Foires et expositions L'information concernant la CSST doit être en français. Exception À l'extérieur du Québec, ou lors d'événements internationaux tenus au Québec, l'information concernant la CSST doit être en français et peut être dans une autre langue. Présentoirs Les documents dans les présentoirs sont en français seulement. Une version dans une autre langue peut être disponible séparément et sur demande. Articles et publications Les articles et communications publiés par des membres du personnel dans l'exercice de leurs fonctions sont en français. Le supérieur immédiat peut autoriser la rédaction de la communication dans une autre langue si cette communication est destinée à l extérieur du Québec. Une version française de la communication doit être disponible. 15

16 Conférences Les conférences et allocutions prononcées par un membre du personnel dans l'exercice de ses fonctions sont en français. Elles peuvent, après autorisation du président, être prononcées dans une autre langue que le français si le français n est pas l une des langues officielles de la rencontre et que des services d interprétation ne sont pas offerts. Textes et documents destinés à l'extérieur du Québec Les textes et documents destinés à l'extérieur du Québec peuvent être traduits dans une autre langue; ils peuvent être rédigés uniquement dans une autre langue s'ils sont produits spécifiquement à cette fin. Les entreprises dont le siège est à l'extérieur du Québec et qui possèdent au Québec un établissement, une filiale ou une division sont soumises au principe énoncé à la page 12. [Personnes morales et entreprises dont le siège est à l'extérieur du Québec et ayant des établissements au Québec ]. Communications électroniques Les règles établies en matière de communications écrites s'appliquent aux communications transmises par voie électronique, compte tenu des adaptations nécessaires. Si une version dans une autre langue est admise, le français doit conserver son caractère officiel. Lorsque transmise par courriel, la traduction d une communication est jointe dans un fichier distinct et porte la mention Traduction dans la langue visée. Les communiqués de presse sont rédigés uniquement en français lorsqu ils s adressent à des organes de presse québécois. Il appartient aux journalistes de rédiger leur article dans la langue de diffusion de leurs médias respectifs. Site Web L information véhiculée dans le site Web de la CSST est en français, et la page d accueil doit être offerte par défaut dans cette langue. Lorsque le site comprend également de l information dans une autre langue, elle doit figurer dans une section distincte qui évite de reproduire l ensemble de l information disponible en français, à moins que cela ne soit requis et qu une autorisation ne soit donnée à cette fin par le président du conseil d administration et chef de la direction de la CSST. De plus, l information dans une autre langue que le français destinée à un public cible de l extérieur du Québec est inscrite dans une section réservée à cette fin et identifiée comme telle. Cette information doit être disponible en français dans le site Web de la CSST. 16

17 Normes techniques Principe général La CSST, lorsqu'elle adopte un règlement qui impose des règles ou des normes dans un domaine technique ou spécialisé, incorpore celles-ci dans la mesure du possible de manière à éviter, autant que faire se peut, le renvoi à une règle ou une norme technique établie à l'extérieur de la CSST. Cependant, lorsqu'il s'avère utile et nécessaire d'incorporer par renvoi une norme technique établie à l'extérieur de la CSST, celle-ci tente d'abord d'utiliser une norme appropriée et récente, existant déjà en français. Ainsi, les normes canadiennes provenant de l'association canadienne de normalisation sont déjà, règle générale, publiées en français ou traduites par la suite. Par ailleurs, certaines normes plus spécialisées sont rédigées à l'extérieur du Canada et n'existent pas en français. Ces normes sont écrites par des organismes spécialisés, qui en font une constante révision. Dans ces circonstances, le renvoi à une norme technique non traduite en français est parfois nécessaire, notamment pour assurer les objectifs de protection de la santé, de la sécurité et de l'intégrité physique des travailleurs. Lorsqu'elle incorpore par renvoi une norme technique non traduite en français, la CSST voit à rendre disponible aux personnes concernées l'information nécessaire pour se conformer à cette norme. La CSST, consciente de la politique linguistique gouvernementale et y adhérant, s'engage toutefois à participer, avec les ministères et organismes qui font référence à de telles normes techniques, à l'élaboration d'un plan d'action visant à traduire ces normes en français. 17

18 Exigences envers les personnes morales et les entreprises Principe général La CSST requiert des personnes morales et des entreprises que les documents qui font partie d un dossier établi en vue de l obtention d une subvention, d un contrat, d un permis, de toutes autres formes d autorisations ou, plus généralement, en vue du respect d une obligation découlant d une loi ou d un règlement, soient rédigés en français. Toutes les étapes du processus d acquisition doivent se dérouler en français. En particulier, les documents d'acquisition et ceux qui sont livrés avec les biens acquis et les services fournis doivent être rédigés en français. Les inscriptions sur le produit acquis, sur son contenant et sur son emballage sont en français. De plus, lorsque l'emploi d'un produit ou d'un appareil implique l'usage d'une langue, celle-ci doit être le français. Dans un contrat d aide financière conclu avec une personne morale ou une entreprise, la CSST stipule que l affichage public et la publicité commerciale liés à sa réalisation respectent les prescriptions de la Charte et la réglementation en vigueur. Si les circonstances le justifient, notamment en fonction de la nature du contrat et des sommes en jeu, la CSST peut exiger que le français occupe une place plus importante. La CSST n accorde ni contrat, ni subvention, ni avantage, quelle qu en soit la valeur, à une entreprise assujettie aux articles 135 à 154 de la Charte, si cette entreprise ne possède pas d attestation d inscription, ou si elle n a pas fourni, dans le délai prescrit, l analyse de sa situation linguistique, ou si elle n a pas d attestation d application de programme ni de certificat de francisation, ou si son nom figure sur la Liste des entreprises non conformes au processus de francisation publiée sur le site Web de l Office québécois de la langue française. Les documents remis à ces fins à l entreprise, notamment l appel d offres, font mention de cette exigence. La CSST stipule que tout rapport produit dans l exécution d un contrat est fourni en français. Exception Dans le cas d'un contrat conclu avec une entreprise qui possède au Québec un établissement, une filiale ou une division, mais qui a son siège à l'extérieur du Québec, le texte français peut être accompagné d'une version dans une autre langue, la version française faisant foi. Les contrats peuvent être rédigés, à la demande du contractant, soit en français, soit en français et dans une autre langue, soit uniquement dans une autre langue, lorsqu'ils sont conclus à l'extérieur du Québec. 18