CADAC crée une nouvelle version de son formulaire statistique. corrélation et validation de données correspondantes

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1 CADAC crée une nouvelle version de son formulaire statistique corrélation et validation de données correspondantes À cette deuxième étape des améliorations que CADAC a apportées cette année à son formulaire statistique, l organisme a ajouté des caractéristiques visant à améliorer la convivialité du formulaire et l exactitude des données. Ces améliorations incluent notamment la vérification automatique de données inscrites sur des lignes correspondantes du formulaire (vous trouverez en annexe une explication de la correspondance entre certaines lignes dans le formulaire statistique CADAC). La présente modification du formulaire statistique n aura aucune incidence sur vos données déjà entrées dans le système. Ainsi, votre organisme n aura pas besoin de modifier les données déjà entrées ou de les entrer à nouveau. Veuillez vous référer à l'annexe 3 pour une liste des correspondences entre les lignes. Utilisation du format Excel pour téléverser vos données Veuillez noter que, pour mettre en œuvre ces améliorations au formulaire statistique et éviter tout conflit futur entre les différentes versions d Excel, il a fallu éliminer l utilisation d Excel pour téléverser les données. Les utilisateurs pourront remplir le formulaire dans le format en ligne seulement. Cependant, votre organisme pourra toujours télécharger une version Excel du formulaire pour l imprimer. Nouvelles caractéristiques conviviales du formulaire statistique CADAC en ligne Partie 1 : Vérification automatique des données au moment de soumettre le formulaire Étape 1 Soumettre le formulaire Entrez vos données statistiques comme avant. Lorsque toutes les données sont entrées, cliquez sur «Soumettre». Étape 2 Voulez-vous soumettre ces données, malgré les divergences relevées? Au moment de soumettre votre formulaire, le système vérifie automatiquement si toutes les lignes correspondantes ont été remplies. Par exemple, si vous remplissez la ligne Nombre de représentations publiques et de lectures produites par votre organisme et présentées dans votre ville, municipalité ou sans remplir la ligne correspondante Fréquentation à des représentations publiques et des lectures produites par votre organisme et présentées dans votre ville, municipalité ou, le système affichera un message offrant différentes options, comme de modifier vos données ou d y ajouter des notes explicatives. 1

2 Lorsque le système relève des divergences, un message s affiche. Les lignes en question sont précisées et le système vous offre trois options quant à la présentation des données, malgré les divergences relevées. (VOIR LA FIGURE 1) 1. Oui. Je comprends que je devrai corriger le formulaire plus tard. 2. Oui. J ai fourni les détails ou explications pour justifier ces écarts. 3. Non, je vais les corriger immédiatement ou ajouter les détails ou explications. FIGURE 1 Sélectionnez la mesure voulue et cliquez sur Suivant. Sélection de l option 1 (Oui. Je comprends que je devrai corriger le formulaire plus tard) Si vous sélectionnez l option 1 : a) le formulaire sera soumis, b) un rapport de validation (consulter la Partie 2 pour plus d information sur le rapport de validation) en format Excel sera produit automatiquement et annexé au formulaire de l année en question. Le rapport pourra être lu par votre organisme, ainsi que l'agent de programme ou consultant de votre agence de soutien aux arts et l analyste de données financières de CADAC (peut être téléchargé), et; c) votre organisme recevra un rappel automatique de correction du formulaire 15 jours après le téléversement du rapport, puis à tous les 30 jours. Les rappels s arrêteront automatiquement lorsque vous aurez corrigé les divergences et soumis à nouveau le formulaire. 2

3 Sélection de l option 2 (Oui. J ai fourni les détails ou explications pour justifier ces écarts.) Si vous sélectionnez l option 2 : a) le formulaire sera soumis; b) un rapport de validation en format Excel sera produit automatiquement et annexé au formulaire de l année en question. Le rapport pourra être lu par votre organisme, ainsi que l'agent de programme ou consultant de votre agence de soutien aux arts et l analyste de données financières de CADAC (peut être téléchargé), et; c) votre agent de programme ou consultant établira si les explications ou détails que vous aurez fournis relativement aux lignes en question expliquent les écarts à leur satisfaction. Nous vous recommandons fortement de communiquer avec l'agent de programme ou consultant pour confirmer que vos explications seront acceptées. Sélection de l option 3 (Non, je vais corriger immédiatement ou ajouter les détails ou explications.) Si vous sélectionnez l option 3 : a) le formulaire ne sera pas soumis, et; b) vous serez redirigés au formulaire statistique, où vous pourrez ajouter les renseignements nécessaires (les écarts seront surlignés en jaune) avant de soumettre le formulaire. Vous voudrez peut- être voir le rapport de validation que vous pouvez afficher en cliquant sur le lien au haut du formulaire statistique (VOIR LA FIGURE 3). Lorsque vous aurez terminé l entrée des renseignements supplémentaire, cliquez à nouveau sur le bouton Soumettre. À cette étape du processus, la fenêtre contextuelle s affichera à nouveau et vous aurez le choix de confirmer que vous avez mis à jour l information à votre satisfaction en sélectionnant l option 2 : «Oui. J ai fourni les détails ou explications pour justifier ces écarts.» 3

4 Partie 2 : Le rapport de validation statistique Comme il a été précisé à la partie 1, lorsque le rapport statistique soumis comporte des divergences, un rapport de validation est produit. Le rapport peut être lu par toutes les personnes qui ont accès à votre dossier CADAC; il contient une liste de toutes les lignes comportant des divergences, ainsi que les valeurs et les détails ou explications enregistrés. Accès au rapport de validation statistique 1) Pour télécharger le rapport à partir de votre page de formulaires financiers et statistiques, vous n avez qu à cliquer sur l icône bleue à la droite de l année correspondante (FIGURE 2). FIGURE 2 2) Vous pouvez aussi télécharger le rapport de validation pendant que vous travaillez avec vos données. Il suffit de cliquer sur le lien au haut de la fenêtre du formulaire statistique (FIGURE 3). 4

5 FIGURE 3 Partie 3 : Quels avantages ces améliorations offrent- elles à mon organisme et aux arts au Canada dans l ensemble? Grâce à ces récentes améliorations au formulaire statistique CADAC, il vous sera plus facile de présenter à votre organisme de soutien un portrait plus complet et exact de vos données statistiques. Avec la réduction des divergences dans les rapports statistiques soumis, votre agent de soutien financier devrait être en mesure de traiter votre demande de subventions plus rapidement. Les améliorations devraient aussi permettre de produire des données de qualité supérieure, ce qui offre à votre organisme l occasion d accroître l exactitude de ses données statistiques, ainsi que la qualité de son analyse et de ses prévisions des tendances. Ces améliorations permettront aussi à vos organismes de soutien aux arts de se faire une meilleure idée des comportements des organismes et des mécènes dans le secteur des arts partout au pays. 5

6 Annexe : correspondance entre les lignes Le CADAC a relevé plusieurs ensembles de lignes liées entre elles dans le formulaire statistique; elles sont présentées dans le tableau ci- dessous. Les lignes portent sur des renseignements étroitement liés. Par exemple, si vous entrez un nombre à la ligne 1110 Nombre de représentations publiques et de lectures produites par votre organisme et présentées dans votre ville, municipalité ou, nous voulons aussi savoir le nombre de personnes qui ont assisté à ces représentations. Par conséquent, lorsque vous soumettez votre formulaire, le système vérifiera que vous avez aussi entré un nombre à la ligne 1510 Fréquentation à des représentations publiques et des lectures produites par votre organisme et présentées dans votre ville, municipalité ou (et vice- versa). Correspondances à sens unique : Si vous rapportez ceci : Il faudrait aussi rapporter : 1510 Fréquentation à des représentations publiques et des lectures produites par votre organisme et présentées dans votre ville, municipalité ou > 1515 Fréquentation maximale possible des représentations publiques et des lectures produites par votre organisme et présentées dans votre ville, municipalité ou 1550 des lectures produites par d autres artistes ou organismes et présentées par votre organisme dans votre ville, municipalité ou > 1555 Fréquentation maximale possible des représentations publiques et des lectures produites par d autres artistes ou organismes et présentées par votre organisme dans votre ville, municipalité ou 1915 Nombre d activités de perfectionnement professionnel > 1940 Nombre de participants aux activités de perfectionnement professionnel 1920 Nombre de conférences organisées et présentées par votre organisme > 1940 Nombre de participants aux activités de perfectionnement professionnel 1930 Nombre de conférences organisées et présentées par votre organisme > 1940 Nombre de participants aux activités de perfectionnement professionnel 2215 Nombre de projets de résidences d artistes à la ligne 2185 qui incluent l engagement du public > 2185 Nombre de projets de résidence d artiste que vous avez accueillis 2360 Nombre d équivalents temps plein (ETP) d employés techniques ou affectés aux activités artistiques, aux expositions, à la production et à la programmation > Au moins une des lignes 2365 / 2370 / Nombre d équivalents temps plein (ETP) d employés affectés à des activités administratives, à l exploitation des lieux, au marketing, aux com- > Au moins une des lignes 2390 / 2395 /

7 Correspondances bidirectionnelles : Les deux lignes liées devraient être remplies lectures produites par votre organisme et présentées dans votre ville, municipalité ou < --- > 1510 Fréquentation à des représentations publiques et des lectures produites par votre organisme et présentées dans votre ville, municipalité ou 1112 rencontres littéraires où votre organisme est présentée par un autre organisme dans votre ville, municipalité ou < --- > 1512 Fréquentation à des représentations publiques et des lectures où votre organisme est présenté par un autre organisme dans votre ville, municipalité ou 1115 lectures produites par votre organisme et présentées en tournée dans votre province ou territoire, mais qui ne sont pas incluses à la ligne 1110 < --- > 1520 des lectures produites par votre organisme et présentées en tournée dans votre province ou territoire qui ne sont pas incluses à la ligne lectures produites par votre organisme et présentées en tournée dans d autres provinces et territoires < --- > 1525 des lectures produites par votre organisme et présentées en tournée dans d autres provinces et territoires 1125 lectures produites par votre organisme et présentées en tournée internationale < --- > 1530 des lectures produites par votre organisme et présentées en tournée internationale 1155 lectures produites par d autres artistes ou organismes et présentées par votre organisme dans votre ville, municipalité ou < --- > 1550 des lectures produites par d autres artistes ou organismes et présentées par votre organisme dans votre ville, municipalité ou 1160 lectures produites par d autres artistes ou organismes et présentées en tournée par votre organisme à l extérieur de votre ville, municipalité ou < --- > 1560 des lectures produites par d autres artistes ou organismes et présentées en tournée par votre organisme à l extérieur de votre ville, municipalité ou 1230 Nombre d expositions organisées et / ou produites par un commissaire de votre organisme et présentées dans votre ville, municipalité ou < --- > 1570 Fréquentation à des expositions organisées et / ou produites par un commissaire de votre organisme et présentées dans votre ville, municipalité ou 1235 Nombre d expositions organisées et / ou produites par un commissaire de votre organisme et présentées dans votre province ou territoire qui ne sont pas incluses à la ligne 1230 < --- > 1575 Fréquentation des expositions organisées et / ou produites par un commissaire de votre organisme et présentées dans votre province ou territoire qui ne sont pas incluses à la ligne Nombre d expositions organisées et / ou produites par un commissaire de votre organisme et présentées dans d autres provinces et territoires < --- > 1580 Fréquentation des expositions organisées et / ou produites par un commissaire de votre organisme et présentées en tournée dans d autres provinces et territoires 1245 Nombre d expositions organisées et / ou produites par un commissaire de votre organisme et présentées à l échelle internationale < --- > 1585 Fréquentation des expositions organisées et / ou produites par un commissaire de votre organisme et présentées à l échelle internationale 7

8 Correspondances bidirectionnelles (suite) : et territoires < --- > 1605 < --- > 1610 < --- > 1615 < --- > 1620 < --- > 1640 < --- > 1645 < --- > 1650 territoires < --- > 1655 < --- > < --- > < --- > < --- > < --- > < --- > < --- >

9 Correspondances bidirectionnelles (suite) : 2095 Nombre d activités destinées à tous les âges ciblant les jeunes < --- > Nombre d ateliers offerts aux enseignants < --- > Nombre de programmes de formation professionnelle < --- > Nombre d activités de formation professionnelle < --- > Nombre de projets de résidences d artistes à la ligne 2185 qui incluent l engagement du public < --- > Total des bénévoles < --- > 2430 Fréquentation des activités de tous les âges ciblant les jeunes ou nombre de participants à ces activités Nombre de participants aux ateliers offerts aux enseignants Nombre de participants aux programmes de formation professionnelle Nombre de participants aux activités de formation professionnelle Nombre de participants du public aux projets d artistes en résidence qui incluent l engagement du public Estimation du total des heures de travail effectuées par les bénévoles 9