ASG-IIS Intranet ASG système d'informations. Manuel d'utilisation pour utilisateurs PC Caddie Advanced Version 2011a. 1 Advanced Version 2011a

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1 1 ASG-IIS Intranet ASG système d'informations Manuel d'utilisation pour utilisateurs PC Caddie

2 2 Préface: Ce manuel a été écrit à l intention de tous les clubs qui sont rattachés à l'intranet ASG. Avec les capacités et les performances de plus en plus importantes de l'intranet ASG et de votre ordinateur, il devient difficile pour l'utilisateur de conserver une vue d'ensemble de toutes les fonctionnalités. Dans la plupart des cas, seule une partie des possibilités proposées est utilisée. Les fonctionnalités fondamentales et les plus importantes sont expliquées en détail lors des différentes journées de formation organisées par l'asg. C'est pourquoi nous avons décidé de proposer un nouveau manuel, en dehors des manuels existants qui se trouvent à l'adresse et qui peuvent être téléchargés à l adresse: Ce manuel d utilisation ASG-IIS comble une lacune, à savoir il répond à la question si souvent posée : «Mes données sont-elles vraiment arrivées à destination?» et «Quelles sont les données enregistrées dans l intranet-asg concernant mon club et mes membres?»

3 3 Conditions techniques préalables Ce manuel a été écrit spécialement pour PC CADDIE pour la version 2011a et plus. Vous pouvez actualiser vos logiciels PC Caddie gratuitement si vous bénéficiez d un contrat de service après-vente qui comporte un update gratuit. PC Caddie: cliquez sur fin ==> actualiser PC CADDIE et suivez les instructions. En outre, votre système doit disposer d une connexion internet performante! Nous vous souhaitons beaucoup de succès et de plaisir dans votre travail avec le système d information intranet (IIS) ASG. Pour des précisions rédactionnelles concernant ce manuel, veuillez vous adresser à: Association Suisse de Golf: Place de la Croix-Blanche 19 CH-1066 Epalinges Tél Fax Internet: info@golfsuisse.ch Eléments employés Différents éléments sont employés, pour rendre ce manuel clair et facilement compréhensible. Les commandes (entrées du clavier) dans PC CADDIE et dialogues sont mis en évidence en gras et soulignés. Les instructions pour les utilisateurs, description d exemples et de textes d exemples, sont présentées en italique et avec un point d exclamation rouge (!).

4 4 Tables des matières Page Démarrage de l ASG-IIS sur PC Caddie 5 2. Page de démarrage Responsables du club Membres Représentation anonyme de personnes ( N.N ) Handicaps Réduire la liste des handicaps Tournois Statistiques des tournois Communication des résultats des invités Système de rédaction des tournois Communication des résultats des visiteurs Nouvelles du club / Offres Greenfee Installations Modifier les données du «Golf-guide» Information du club Données du parcours Cartes ASG 21 24

5 5 1. Démarrage de l ASG-IIS sur PC Caddie Pour démarrer l intranet de l ASG (IIS) sur PC CADDIE, allez soit dans Réglages ==> Connecter à l intranet, soit directement sur le drapeau Suisse. A l apparition de la fenêtre appuyez sur le bouton IIS-Intranet-Informations-System. Vous accédez maintenant directement à la page de démarrage du système d informations intranet, sur laquelle vous trouverez toutes les données que vous avez entrées concernant votre club. Là, vous avez le choix entre plusieurs points du menu qui sont expliqués ci-dessous.

6 6 2. Page de démarrage L aperçu du club montre les informations actuelles de votre club. Ces informations peuvent être corrigées ou complétées dans PC Caddie. Dans l aperçu du club, vous êtes aussi informés quand des données sont prêtes à être retirées («ampoules qui clignotent»). L actualisation des données du club sur PC Caddie Pour l actualisation de vos données de club allez soit dans Réglages ==> connecter à l intranet soit sur le drapeau Suisse et choisissez ensuite donner mes propres informations sur le club. Maintenant vous pouvez modifier plusieurs données, comme l adresse de votre club ou les informations bancaires. Confirmez vos modifications avec Ok. Pour diffuser les informations sur le serveur ASG et dans l intranet, vous devez aller sur Oui, démarrer la connexion intranet. Les changements effectués seront visibles sur la page de démarrage de IIS.! En mettant à jour les informations de votre club, vous informez l ASG ainsi que tous les autres clubs.

7 7 3. Responsables du club Dans l aperçu des responsables du club se trouvent toutes les personnes que vous avez indiquées comme responsables dans votre club. Adresse / Actualisation des responsables du club sur PC Caddie Des personnes peuvent être ajoutées/ enlevées ou les données corrigées. Vous allez soit sur Réglages ==> connecter à l intranet, soit sur le logo ASG et choisissez ensuite Entrer mes propres informations de club. Pour accéder aux responsables du club, vous devez appuyer deux fois sur le bouton suivant et aller ensuite sur liste des personnes qui ont une fonction dans le club. Les personnes doivent d abord être saisies dans la rubrique personnes dans PC CADDIE et ensuite seulement entrées comme occupant une fonction. Effectuez vos saisies et confirmez avec Ok. Pour mettre à jour les informations sur l intranet, vous devez vous y connecter. Les modifications seront visibles dans le système d information intranet.! Vous pouvez ajouter sur PC Caddie des coordonnées de contact directes, des informations supplémentaires comme l adresse ou l adresse postale d une personne du club. Ces informations ne sont pas publiques. Elles seront uniquement utilisées par l ASG.

8 8 4. Membres Dans cette rubrique, le nombre actuel des membres de votre club est listé, séparé en chiffre total, membres masculins et féminins. Entre parenthèses, derrière le nombre de membres, se trouve le nombre de membres de votre club inscrits sur mygolfsuisse. Les données erronées de vos membres seront signalées avec des «ampoules clignotantes». Une fonction de recherche vous permet de rechercher vos membres sur l intranet en fonction de critères comme le nom, prénom et numéro de membre ainsi qu en fonction du sexe, de l âge et de l handicap, en utilisant un seul ou plusieurs critères combinés. En cliquant sur la personne souhaitée dans les résultats de la recherche, vous obtenez plus de détails.

9 9 4.1 Présentation anonyme de personnes («N.N.») Dans la présentation détaillée des informations de la personne, un membre peut rester anonyme. Quand un joueur ne souhaite pas voir son nom apparaître dans la liste de résultats générée par l intranet ASG, cliquez sur la case «présentation anonyme» et enregistrer. A la place du nom, la mention «N. N.» apparait alors dans la liste de résultats sur internet. La condition préalable pour la présentation anonyme lors de tournois à l extérieur est l enregistrement du joueur invité dans le système du club organisateur.! Nous vous rendons attentifs au fait que le joueur qui souhaite cette représentation anonyme apparaîtra avec «N.N.» dans toutes les listes de résultats externes. On ne peut pas choisir quand un résultat doit être affiché ou non!

10 10 5. Handicaps Dans cette rubrique, vous avez d abord un aperçu du nombre de membres et du nombre des handicaps respectifs. C est l endroit où vous voyez si le nombre de handicaps saisi correspond au nombre de membres. Si le nombre est différent, vous recevrez un du webmaster de l intranet ASG dans lequel il vous est demandé de vérifier les coordonnées de vos membres et d effectuer une vérification complète de tous vos membres. Dans «Afficher les notifications de résultats externes» se trouvent toutes les notifications de résultats que des clubs extérieurs vous ont transmis via intranet ASG. Une fonction de recherche par critères de nom, prénom ou numéro de membre permet la recherche d un groupe de joueurs en particulier. En cliquant sur la personne souhaitée, vous obtiendrez des informations détaillées sur les tournois joués jusqu à ce jour par ce joueur et l historique de son handicap. Cette information peut être obtenue par votre membre sur internet à l adresse ou mygolfsuisse. Cela signifie que les joueurs peuvent visionner et imprimer dans le monde entier et à tout moment l historique de leur handicap. Il n est donc plus nécessaire de se munir de son historique avant de partir à l étranger.

11 11 L historique de l handicap est une liste avec explications en deux langues ; c est un justificatif international et décharge le secrétariat du club. Actualisation et vérification des membres sur PC Caddie Appuyez sur le drapeau Suisse sur PC CADDIE et choisissez Configuration-Intranet et Fonctions spéciales. Dans l onglet «Fonctions spéciales» appuyez sur le bouton télécharger tous les membres et confirmez avec Ok. Vous recevez ensuite un message vous informant que les données ont été chargées et vous demandant si l échange de données peut commencer.! La vérification (toutes les données des membres et les historiques des handicaps) dure environ 5 à 7 minutes pour 600 membres, cela avec une connexion ISDN. Pendant cette phase, l ordinateur doit être au repos, sans autres logiciels ouverts en arrière-plan. 5.1 Redimensionner la liste des handicaps Dans la catégorie «Handicaps» en allant dans «liste des handicaps du club» sur mygolfsuisse, vous pouvez limiter la liste des handicaps de vos membres qui apparait normalement au complet sur mygolfsuisse. Vous pouvez la limiter à l affichage des 20 premières places. Veuillez faire cette manœuvre uniquement si la présentation de la liste des handicaps sur mygolfsuisse provoque un désaccord de la part de vos membres! Si nécessaire, mettez un crochet dans le champ correspondant et enregistrez ce processus.

12 12 6. Tournois Dans cette rubrique, vous voyez toutes les informations concernant les tournois que vous avez entrées dans PC Caddie et qui ont été téléchargés sur l intranet de l ASG. Vous pouvez afficher les tournois de votre club pour une période donnée ou par mois. C est également l endroit où vous pouvez voir quelles informations vous avez indiquées sur PC Caddie comme devant être visibles. Explications des lettres de la légende: Informations du tournoi Inscriptions Online (par l intranet de l ASG) et liste complète des participants Horaires de départs (Liste complète) Liste des résultats et possibilité de regarder les cartes de score des participants Communication des résultats (détails) Frais d inscription au tournoi Quand vous cliquez sur le symbole, les détails correspondant sont affichés. Tous les tournois qui apparaissent en vert sont affichés automatiquement dans le calendrier sur Les tournois en noir ou précédés d un [A] ne sont pas affichés et ne sont visibles que par les clubs sur IIS. Les résultats seront quandmême envoyés à l intranet de l ASG et le tournoi sera clôturé comme d habitude.! Un tournoi peut être supprimé dans PC Caddie uniquement si aucune information détaillée a été entrée (noms participants, liste de départs, ). Si vous souhaitez supprimer de l intranet-asg un tournoi qui contient déjà des informations détaillées, vous devez contacter l ASG ou votre gestionnaire du club (PC Caddie, Albatros )!

13 Gestion des tournois Quand vous choisissez un des tournois, vous verrez les informations générales. Ces infos sont celles que vous avez entrées dans PC Caddie. Maintenant vous avez la possibilité de publier ces informations (renseignements sur le tournoi, liste des participants, liste de départ, liste des résultats) en.pdf dans votre calendrier.! Pour des raisons de protection des données, vous ne devriez pas publier les listes de départ et les listes des inscriptions (par exemple tournois de sponsors ou autres)!

14 Système de compte rendu du tournoi Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un petit compte rendu du tournoi, c est-à-dire écrire un article sur le tournoi qui peut ensuite apparaître dans le calendrier du club. L article contient un titre, une introduction, un texte principal et deux images. On peut aussi y ajouter un lien vers une page internet.! Faites attention à la taille maximale des images (150 KB, 450 x 300 pixels)! Le cas échéant, les images doivent être réajustées (diminuées).

15 Statistiques des tournois Dans les statistiques des tournois, vous pouvez sortir les statistiques de vos tournois de l année en cours. Les statistiques des années précédentes et autres informations générales peuvent aussi être affichées. 6.4 Communication des résultats des visiteurs Cliquez sur, pour afficher les communications de résultats des visiteurs des tournois que vous voulez choisir. Communication des résultats : Quand vous choisissez un joueur (en cliquant sur son nom) vous verrez les détails des ses résultats. Il est facile de voir quand et quelle information a été envoyé au Home-Club du joueur.

16 16 Détails de la communication de résultats :

17 17 7. News du club / Offres spéciales Chaque club a la possibilité de publier sur internet des informations actuelles et des offres spéciales pour les Green-Fees. Un club peut donner au maximum trois informations actuelles et une offre spéciale (la longueur du texte n est pas limitée). Les informations actuelles du club seront publiées sur la page de golfsuisse.ch dans le «Guide des golfs» et sur mygolfsuisse. Ajouter des informations actuelles du club Pour ajouter des informations, allez soit sur Réglages ==> connecter à l intranet soit sur le drapeau Suisse dans le menu. Choisissez ensuite Informations actuelles du club dans IIS. Dans le système d information intranet (IIS) vous pouvez en tout temps ajouter des informations actuelles, modifier et/ou supprimer des offres spéciales. Vous pouvez télécharger jusqu à trois images pour accompagner une communication.

18 18 8. Parcours Sous parcours vous pouvez gérer les informations de votre parcours et infrastructures. A cette fin, vous insérez une nouvelle information ou vous en sélectionnez une existante, en cliquant sur le nom. Les informations sur le parcours contiennent par exemple les Greenfee, la limite de handicap, les jours réservés aux dames, les spécificités du parcours, etc.

19 Modifier les données du «Golf-guide» Ici vous pouvez publier les informations de base de votre club et ajouter une image du parcours et votre logo. L URL situé en haut vous dirige directement sur la page du «Golfguide» sur de votre club.

20 Information du club Vous pouvez entrer toutes les informations sur votre club et si nécessaire, vous pouvez ajouter ou modifier les informations (Green Fee, Ladies Day, conditions du parcours.) 8.3 Données du parcours Dans données du parcours sont saisies les données exactes du parcours avec la longueur, le nombre de trous, le CR, le Slope, etc. Les parcours, pour lesquels un rating est enregistré dans le logiciel CR de l ASG sont consultés sous Données CR.! Les informations du club et du parcours seront visibles dans les présentations des clubs en et dans le Golf-Guide.

21 21 9. Commande des cartes ASG Sur la page Cartes ASG, vous pouvez vérifier le nombre des cartes ASG que vous avez commandées pour vos membres et voir le nombre de cartes ASG commandées dans les années précédentes. Cliquez sur les informations en vert pour obtenir des informations plus précises. Sur IIS vous pouvez en tout temps contrôler la situation de votre commande de cartes ASG. On obtient des informations précises sur : Commande parvenue au serveur de l ASG Commandes qui peuvent être annulées Cartes ASG en production Cartes ASG envoyé aux clubs Cartes ASG qui n ont pas été produits Cartes ASG commande en substitution, déjà envoyé

22 22 Les commandes de cartes ASG seront élaborées et produites par Intercard, deux fois par mois (le 10 et 25 du mois).! Quand les cartes ASG sont en production chez Intercard, elles ne peuvent plus être annulées. Il est possible d indiquer une adresse de livraison différente pour les cartes ASG dans le cas où le secrétariat du club serait fermé ou autres. Au même endroit, un modèle peut être créé pour les cartes ASG. Ce faisant, les champs sur la carte peuvent être remplis individuellement. Ce modèle peut être intégré dans vos publications. Les membres inscrits dans mygolfsuisse.ch pourront recevoir un message par dès que la carte ASG aura été envoyée au club. Les indications d envoi pour le message automatique de notification peuvent être modifiées par le club dans «envoi du message seulement en cas de carte supplémentaire» ou «aucun message de notification». D autres particularités sur la commande des cartes ASG sont contenues dans le manuel du système de gestion de club. Précision : Pour des questions sur la commandes des cartes ASG, adressez-vous directement à : Intercard AG Centre de production M T. Zelenika ou M. S. Baumann Schützenstrasse Urdorf Tel: Fax: