Cahier des Clauses Techniques Particulières

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1 ACCORD-CADRE DE FOURNITURES COURANTES ET SERVICES Syndicat Intercommunal d énergie et de e-communication de l Ain - Service des Marchés Publics 32, cours de Verdun Bourg en Bresse Cedex Tél: ACCORD CADRE POUR LA FOURNITURE ET L ACHEMINEMENT DE GAZ NATUREL ET SERVICES ASSOCIÉS Groupement de commandes Coordonnateur : SYNDICAT INTERCOMMUNAL D ENERGIE ET DE E- COMMUNICATION DE L AIN Cahier des Clauses Techniques Particulières 1

2 SOMMAIRE 3 Article 1 Objet... 4 Article 2 Forme du contrat... 4 Article 3 Documents contractuels... 4 Article 4 Modalités d exécution des prestations Lieux de fourniture du gaz naturel Opérations préalables à l exécution des prestations Rattachement d un point de livraison Détachement d un point de livraison Evolution de la Consommation Annuelle de Référence Actualisation du périmètre... 5 Article 5 Services liés à la fourniture et à l acheminement Facturation Gestion de l énergie Relation clientèle/règlement des litiges... 9 Article 6 Prestations spécifiées au catalogue des prestations du GRD. 10 2

3 Préambule Depuis le 1er juillet 2004, le marché du gaz naturel est ouvert à la concurrence. Depuis le 1 er juillet 2007, l ouverture à la concurrence concerne l ensemble des consommateurs, particuliers comme professionnels. Aujourd hui, conformément à l article L du Code de l énergie, l ensemble des consommateurs de gaz naturel peut choisir un fournisseur sur le marché et s affranchir ainsi du tarif réglementé de vente proposé par les opérateurs historiques. Cette ouverture à la concurrence se poursuit avec la disparition progressive des tarifs réglementés de vente (TRV) de gaz naturel, selon le calendrier suivant : - Suppression des TRV pour tous les consommateurs dont la consommation annuelle est égale ou supérieure à 200 MWh (mégawattheures) le 31 décembre 2014, - Suppression des TRV pour les copropriétés dont le niveau de consommation est supérieur à 150 MWh le 31 décembre 2015 ; - Suppression des TRV pour tous les consommateurs, à l exception des copropriétés, dont la consommation annuelle est égale ou supérieure à 30 MWh (mégawattheures) le 31 décembre Dans ce cadre, le regroupement de ces pouvoirs adjudicateurs et entités adjudicatrices, acheteurs de gaz naturel, de fournitures et de services en matière d efficacité énergétique, est un outil qui, non seulement, leur permet d effectuer plus efficacement les opérations de mise en concurrence mais, également, assure une maîtrise de leur consommation d énergie et renforce la protection de l environnement dans le respect du développement durable. C est dans ce contexte que le SIEA - Syndicat Intercommunal d Energie et d e-communication de l Ain - a constitué un groupement de commandes d achat de gaz naturel et services associés. 3

4 ARTICLE 1 OBJET Le présent cahier des clauses techniques particulières (CCTP) a pour objet de définir les termes et les conditions de l'acheminement et la fourniture de gaz naturel pour l alimentation des points de livraison des membres du groupement, en application d un accord-cadre alloti et de marchés subséquents passés sur la base de cet accord-cadre. ARTICLE 2 FORME DU CONTRAT L ensemble contractuel se compose d un accord-cadre de fournitures courantes et de services, conclu conformément à l article 76 du CMP, divisé en 2 lots conformément à l article 5 du CCAP. ARTICLE 3 DOCUMENTS CONTRACTUELS Le présent CCTP s insère dans un ensemble contractuel composé des documents dont la liste figure à l article 8 du CCAP. Le titulaire du marché subséquent exécute l ensemble de ses prestations conformément aux dispositions du présent CCTP et des autres pièces constituant cet ensemble contractuel. ARTICLE 4 MODALITES D EXECUTION DES PRESTATIONS 4.1. Lieux de fourniture du gaz naturel Les lieux de fourniture de gaz naturel sont les points de livraison des membres du groupement de commandes Opérations préalables à l'exécution des prestations A compter de la notification du marché subséquent, le titulaire de ce marché procède à l ensemble des démarches auprès des membres et du (des) GRD concerné(s) afin de respecter la date de début de fourniture du gaz. Vis à vis des membres, ces démarches permettent au titulaire de déterminer les éléments suivants, impérativement avant le début de fourniture : - les regroupements de points de livraison au titre de la facture groupée en application de l article du présent CCTP ; - la fréquence de facturation des points de livraison à relevé semestriel (article du présent CCTP) ainsi que les modalités de détermination et de transmission des index de départ ; - les modalités de transmission des factures en application de l article du présent CCTP ; - les modalités de règlement ; - la demande du membre s agissant de la transmission des données de facturation au format numérique (article du présent CCTP) ; - la validation des dates de rattachement mentionnées au bordereau des points de livraison. Pour les contrats portés à échéance au cours de l accord-cadre, le titulaire devra informer le membre de la procédure à suivre quant à l ancien fournisseur (résiliation du contrat antérieur, préavis, ) 4

5 4.3. Rattachement d un point de livraison Les prestations des fournisseurs sélectionnés devront ment s adapter à l évolution des besoins de ces membres. Le rattachement en cours d exécution du marché subséquent d un point de livraison non mentionné dans le bordereau des points de livraison s opère, à la demande du membre, dans les conditions prévues à l article 10.2 du CCAP. Ces points de livraison peuvent être rattachés au marché subséquent au plus tard un mois avant la date d échéance de ce marché Détachement d un point de livraison Le détachement, en cours d exécution du marché subséquent, d un point de livraison s opère à la demande du membre dans les conditions prévues à l article 10.3 du CCAP. A cet effet, le membre notifie au titulaire du marché subséquent un ordre de service Evolution de la Consommation annuelle de Référence (CAR) A titre exceptionnel, suite à la mise à jour des CAR annuelle par les GRD, dans l hypothèse ou un point de livraison ne relèverait plus du lot qui lui a été attribué en début de marché, ce point de livraison peut faire l objet d un détachement. Il sera alors rattaché au lot dont il relève au regard de la CAR attribuée par les GRD et sera formalisé par un ordre de service établi par le membre conformément au présent article Actualisation du périmètre Le titulaire du marché subséquent adresse tous les 6 mois au coordonnateur les informations mises à jour (rattachement, détachement, nouvelles caractéristiques, changement de coordonnées, option tarifaire de distribution, etc.) affectant les points de livraison des membres. Ces informations sont adressées sous format numérique XLS par transmission électronique et comportent les mêmes renseignements que ceux figurant dans le bordereau des points de livraison. ARTICLE 5 SERVICES LIES A LA FOURNITURE ET A L ACHEMINEMENT DE GAZ NATUREL 5.1. Facturation La facture doit correspondre aux consommations et à l abonnement de la période écoulée (avec indication sur la nature des index : réel, auto-relevé ou estimé) avec application des prix unitaires. Les factures ne respectant pas les modalités précisées ci-après donneront lieu à une suspension de paiement jusqu'à présentation d'une facture conforme (cf. article du présent CCTP) Facturation groupée Au sein de chacune des catégories de points de livraison (relevés journaliers, mensuels, semestriels), le membre du groupement dispose de la faculté de définir des regroupements de points de livraison à la faveur des opérations préalables à l exécution des prestations (Article 4.2. du présent CCTP). Dans le cas où le membre a défini des regroupements de points de livraison, le titulaire du marché émet des factures correspondant à ces regroupements. La facture comprend alors deux éléments : - la facture de regroupement, qui est une pièce comptable permettant le règlement en une seule fois des montants afférents à un regroupement de points de livraison ; 5

6 - l annexe, qui détaille les informations pour chacun des points de livraison du regroupement. Dans le cas où le membre ne fournit aucun critère de regroupement : Le titulaire établit une facture par point de livraison du membre. Les index de départ mentionnés sur la première facture correspondent à ceux transmis par le GRD concerné à la date contractuelle de changement de fournisseur (date de début de fourniture) Contenu de la facture La facture d un point de livraison, ou la facture groupée, comporte au minimum les éléments suivants : - coordonnées de l'interlocuteur identifié pour la relation clientèle avec le membre (par exemple adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone, fournir impérativement adresse courriel et numéro de téléphone) ; - identification du marché (référence, numéro du marché subséquent) ; - libellé du regroupement défini par le membre, le cas échéant ; - quantité globale en kwh ou MWh ; - montant total en HTTC ; - montant détaillé des taxes et contributions de toute nature applicables ; - montant total en TTC Contenu de l annexe de la facture L annexe détaille l ensemble des informations pour chaque Point de Livraison, et comporte au minimum les éléments suivants : - libellé du regroupement défini par le membre, le cas échéant ; - nom et adresse du Point de Livraison en respectant le libellé figurant dans le bordereau des PDL ; - référence du contrat ; - référence de la facture ; - référence du point de comptage et d'estimation (PCE) ; - numéro de référence du compteur ; - profil et CAR du point de livraison ; - le numéro d'appel non surtaxé Urgence Sécurité Gaz du GRD concerné ; - début et fin de période considérée de facturation ; - ancien et nouvel index ; - nature de l'index (sur estimation, sur auto-relevé ou sur relevé) - consommation sur la période en kwh ou MWh ; - terme fixe sur la période en HTTC ; - terme de quantité sur la période en /kwh ou /MWh HTTC ; - le coefficient de conversion et volume de gaz concerné ; - montant correspondant à la quantité consommée sur la période en HTTC ; - le détail des prestations du GRD concerné (libellé et montant en HTTC) ; - montant total en HTTC ; - montant détaillé des taxes et contributions de toute nature applicables ; - montant total en TTC. 6

7 Modalités de facturation L index de changement de fournisseur correspond à l index contractuel commun à l ancien et au nouveau fournisseur conformément au référentiel «Procédure de changement de fournisseur» adopté par le «Groupe de Travail Gaz 2007», instance de concertation mise en place par la Commission de régulation de l énergie (CRE). Dans le cas de l émission de la première ou de la dernière facture, le terme fixe est calculé prorata temporis, et la facture indique le détail de ce calcul. Points de livraison à relevé journalier ou mensuel Pour les points de livraison à relevé journalier ou mensuel, la facture est émise selon une fréquence mensuelle. Elle est établie sur la base de l index de consommation relevé par le GRD concerné. Dans le cas où le relevé n a pas pu être réalisé, le titulaire a la possibilité d utiliser un index estimé. Il indique alors sur la facture les modalités de calcul de cette estimation. Points de livraison à relevé semestriel Pour les points de livraison à relevé semestriel, la facture est émise selon la fréquence convenue lors des opérations préalables à l exécution des prestations : facturation mensuelle, bimestrielle ou semestrielle, avec ou sans avance sur consommation. A moins que la facturation ne soit émise sur la base des relevés du GRD concerné, le membre a la possibilité de transmettre au titulaire des éléments sur sa consommation selon les modalités fixées dans le mémoire technique du titulaire. A défaut d auto-relevé, le titulaire a la possibilité d utiliser un index estimé. Il indique alors sur la facture les modalités de calcul de cette estimation Etablissement de la facture Les factures sont adressées gratuitement par courrier (et par courriel à la demande du membre selon les modalités convenues lors des opérations préalables à l exécution des prestations) par le titulaire du marché subséquent ; elles sont établies en un exemplaire ou deux exemplaires (un original et une copie) et en tout état de cause à l adresse mail convenue lors des opérations préalables. Le titulaire met à disposition du membre un espace client privatif sur un portail internet comprenant les factures émises, ainsi que leurs annexes Validation des données de facturation/régularisation des factures A réception de ses factures, chaque membre vérifie leur contenu et signale au titulaire d éventuelles erreurs de facturation. Les erreurs constatées après justification doivent être corrigées sur la facture suivante. Elles peuvent faire l objet d un remboursement à la demande du membre lorsque la fréquence de facturation est supérieure à un mois. Le remboursement s effectue alors dans un délai d un mois suite à l accord du titulaire. Si les erreurs admises ne sont pas corrigées, le membre peut suspendre le paiement jusqu'à ce qu'un accord intervienne entre les deux parties. 7

8 Pour les membres soumis au Code des marchés publics, l article 4 du décret n du 29 mars 2013 relatif à la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique s'applique, sous réserve d une présentation conforme de la facture comme indiqué cidessus Gestion de l énergie Transmission des données de facturation au format numérique Lors de chaque émission de facture, le titulaire du marché subséquent met à disposition de chaque Membre, l ensemble des informations relatives aux données de facturation sous un format numérique de type XLS avec le libellé des champs et en-tête de colonne. Le format des données est conforme au tableau joint en Annexe 1 du présent CCTP et fournit au maximum tous les 3 mois au coordonnateur un fichier récapitulatif regroupant l ensemble des factures. Le Titulaire s engage à respecter ce format numérique (nature et ordre des colonnes) et à le mettre à disposition dès la première facture émise. Le Titulaire met ce fichier à disposition du Membre par téléchargement depuis un site Internet ou par mail. Le titulaire transmettra dans un délai maximum de deux mois à compter de la notification du marché subséquent, par courrier et voie dématérialisée, les éléments nécessaires à l accessibilité du membre sur cette interface. Le Titulaire donne au Coordonnateur un accès à l ensemble des données numériques des Membres. L accès à ces données numériques doit se prolonger au-delà de la date d expiration du marché subséquent afin de permettre une récupération ultérieure de ces informations sur une période de 6 mois Feuillets récapitulatifs Pour chaque période de fourniture d une durée égale à 12 mois, le titulaire met à disposition du membre, au format XLS, un feuillet récapitulatif, comportant au minimum les options tarifaires, les données de consommation et les montants, sur la période écoulée par point de livraison. Ce récapitulatif comporte ces éléments, présentés selon les regroupements retenus par le membre, et met en évidence les optimisations tarifaires à réaliser pour les points de livraison concernés. Le modèle de feuillet récapitulatif ainsi que les délais et les modalités de sa mise à disposition sont décrits dans le mémoire technique du titulaire. Par ailleurs, le titulaire du marché subséquent met à disposition du coordonnateur sur un seul fichier l'ensemble des récapitulatifs des membres, au même rythme et selon le même format numérique. Le titulaire met à disposition du membre, et du coordonnateur, ces données (feuillets récapitulatifs et fichier regroupant l ensemble des récapitulatifs des membres) dans un espace client privatif sur un portail internet suivant les conditions définies dans son mémoire technique. 8

9 Réunion de lancement Le titulaire du marché subséquent sera tenu d organiser une réunion de lancement avec le coordonnateur au plus tard quinze jours calendaires après la date de début de la période de fourniture qui sera préciser dans l acte d engagement du marché subséquent. Les points abordés lors de cette rencontre seront : Etat des démarches préalables effectuées auprès des membres, Analyse des difficultés rencontrées avant le début de fourniture, Propositions d amélioration du dispositif et des délais de mise en service des installations Réunion bilan Une réunion bilan à minima annuelle sera organisée entre le titulaire de chaque marché subséquent et le coordonnateur du groupement pour échanger sur tous les faits importants de la période. Les points abordés lors de cette rencontre seront : Suivi de l exécution du marché, Evolution du périmètre du marché, Analyses des dérives éventuelles, Informations et conseils sur l énergie, l environnement et les nouvelles technologies, Informations sur les évolutions réglementaires en lien avec le marché Utilisation rationnelle du gaz Le titulaire peut, dans le cadre de l offre décrite dans son mémoire technique, établir auprès des membres des conseils et suggestions visant à mieux maîtriser leurs dépenses et leurs consommations Relation clientèle/règlement des litiges Le titulaire met en œuvre les moyens appropriés pour assurer une relation clientèle permanente et de qualité. A ce titre, il met à disposition de chaque membre un interlocuteur identifié (nom et fonction) et les moyens de le contacter (téléphone non surtaxé, adresse courriel) et tout autre moyen décrit dans son mémoire technique. En outre, le titulaire doit proposer un service d accès téléphonique (sans surcoût et non surtaxé) dédié, disponible aux heures ouvrables, pour toutes questions relatives à l exécution du contrat de fourniture. Règlement des litiges : Les différends qui viendraient à se produire entre un membre et le titulaire à propos de l exécution d un marché subséquent seront soumis, sur demande du membre ou du titulaire, avant toute procédure judiciaire, à la médiation du coordonnateur en vue de rechercher une solution amiable. Les parties s engagent à participer au moins à une réunion de médiation en y déléguant une personne ayant pouvoir de décision. Dans cette perspective, les parties transmettront au coordonnateur copie de toutes les pièces nécessaires à la compréhension du litige au moins huit jours calendaires avant la date fixée de la réunion de médiation. Les frais de médiation seront supportés par chacune des parties à parts égales. 9

10 ARTICLE 6 PRESTATIONS SPECIFIEES AU CATALOGUE DES PRESTATIONS DU GRD L intervention du GRD pour des prestations telles que celles couvertes par le «catalogue des prestations du GRD» doit être conforme aux dispositions prévues à l article 10.4 du CCAP. Les modalités de facturation de ces prestations sont établies selon les dispositions prévues à l article 11 du CCAP. ANNEXE 1 TABLEAU DE PRESENTATION DES DONNEES NUMERIQUES Date : VU et APPROUVE, le présent C.C.T.P. comptant 10 pages? et ses annexes, pour être joint à mon acte d'engagement. L'entrepreneur, (signature) 10

11 ANNEXE 1 AU CCTP TABLEAU DE PRESENTATION DES DONNEES NUMERIQUES Les fichiers transmis devront comporter les colonnes suivantes associées à la mention et seront utilement complétées par d autres informations telles que défini dans le tableau ci-dessous : Nature de l information Nom du client (membre) Code du client (membre) Nom du site N PCE (Point de Comptage et d Estimation) CAR Profil ATRD (T1 à T4) Date d'émission de la facture N de facture Date de début de consommation Index de début de consommation Nature de l index : relevé, estimé ou auto relevé Date de fin de consommation Index de fin de consommation Nature de l index de fin : relevé, estimé ou auto relevé Date de relève théorique du GRDF (oui/non) Date de prochaine relève du GRDF Coefficient de conversion m3/ kwh Consommation en kwh PCS Montant Terme fixe Montant part variable (consommation) HT Montant de chaque frais du GRD HT. Montant total des frais (GRDF) HT Montant des taxes (détail). Montant total en TTC Autres informations selon capacité du fournisseur Format de l'export : Format EXCEL (MS Excel 97 à Excel 2013) ou équivalent Fourniture de gaz Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) Page 1/1