OCHA AVIS DE VACANCE INTERNE/ EXTERNE N 003/2015

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1 Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires Secrétariat Nations Unies République Démocratique du Congo Office for the Coordination of Humanitarian Affairs United Nations Secretariat Democratic Republic of Congo OCHA AVIS DE VACANCE INTERNE/ EXTERNE N 003/2015 VALEURS FONDAMENTALES : INTEGRITE, PROFESSIONNALISME, RESPECT DE LA DIVERSITE ET DE L EGALITE DE SEXE Titre de la fonction : Assistant Administratif Type de contrat : Contrat à durée déterminée Durée du contrat : 12 mois (renouvelable selon disponibilité budgétaire) Grade : GS-6 Poste d attache : Kinshasa Date d ouverture : 25/09/2015 Date de clôture : 18/10/2015 A. CONTEXTE Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint chargé des Affaires Humanitaires. En République Démocratique du Congo, OCHA a le mandat de la coordination inter-agences de l assistance humanitaire dans des contextes d urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies. OCHA a la responsabilité spécifique de la dissémination de l information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement de la République Démocratique du Congo et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources. Dans sa structure opérationnelle, le bureau de OCHA comprend le bureau national ainsi qu une unité conjointe de gestion des fonds communs humanitaires à Kinshasa et des Sous bureaux de terrain. Ce poste est initialement basé à Kinshasa et rattaché à l Unité Conjointe des Financements Humanitaires (UCFH). Il peut être transferé ailleurs pour des bésoins opérationels. Cet Assistant sera sous la supervision générale du Chef de Bureau OCHA RDC et la supervision directe du Chef de l Unité Conjointe des Financements Humanitaires. Il sera responsable de l exécution des tâches diverses au sein de la section/ unité. Il (elle) sera particulièrement responsable de la gestion de tous les aspects administraifs de la section (Unité). B. TACHES ET RESPONSABILITES Savoir prendre l initiative d organiser le travail au sein de l UCFH : - Rédiger les rapports des réunions de Coordination et du Staff organisées hebdomadairement et mensuellement au sein de l UCFH et se rassurer que les comptes-rendus sont envoyés à tous les participants ; - Organiser les réunions (Comité de validation, Comité consultatif, Coordination de l unité, Staff), ateliers (internes et externes) et retraites de l UCFH au sein de l unité et avec les partenaires du FCH ; 1

2 - Rédiger des correspondances aux partenaires au nom de l UCFH et du Secrétariat du CH et se rassurer qu elles ont été approuvées et signées avant leur expédition auprès des partenaires ; - Formaliser et finaliser toutes les correspondances initiées par le Chef de l unité et s assurer de leur bon acheminement jusqu aux destinataires en RDC et à l étranger ; - Tenir et réorganiser un classement électronique dans le Share Drive et physique suivant les règles de tous les dossiers reçus et expédiés relevant de ses tâches ainsi que d autres dossiers de l unité mis à sa disposition à cet effet ; - En collaboration avec les collègues, mettre à jour les listes de contacts des partenaires du FCH (ONGs (Nationales et Internationales) et Agences des Nations Unies), les ambassades et les bailleurs pour faciliter les correspondances ; - Se rassurer que tout le matériel, outils et fournitures à utiliser sont fournis pour un bon déroulement lors des assises ; - Faire la réservation des salles de réunion au sein et en dehors du bureau. Accomplir des tâches d administration du personnel : - Gestion des MLRs (Monthly Leave Reports) du staff OCHA de l unité mensuellement et se rassurer qu ils sont signés par le staff et les chefs et déposés au service des Ressources Humaines dans le délai ; - Préparer et s assurer du processus administratif de tous les documents requis pour les congés et missions du Chef de l UCFH, des analystes en suivi-évaluations sur terrain et des missions des visiteurs en mission en RDC pour le compte du FCH suivant les règlements et procédures des Nations Unies ; - S assurer que les missions internes et externes sont bien organisées et assistées sur différents plans en collaboration avec les collègues des Finances, voyage et d autres assistants administratifs du terrain (réservation d hôtel, ticket, réunions sur terrain et déplacement sur terrain par véhicule) ; - Fournir des conseils et une assistance au Chef de l UCFH et aux autres fonctionnaires pour des questions relatives à l administration. Se charger des transactions financières relatives à l UCFH et au système UMOJA : - Produire les documents financiers des projets des partenaires pendant les allocations du Fonds Commun Humanitaire (FCH) en préparation de déboursement des fonds alloués ; - S assurer que tous les documents ont été approuvés et signés aux différents niveaux par les autorités compétentes suivant les procédures du FCH ; - S assurer de la transmission de tous les documents aux partenaires appropriés et aux bureaux (Programme et Finances PNUD) dans le délai suivant les règles du FCH ; - S assurer que toutes les transactions financières se clôturent avec le classement électronique et physique ; - Assurer la gestion du Petty cash du bureau selon les règles et procédures mises en place et répondre à toutes les questions y relatives ; - Procéder aux transactions suivant les règles financières des Nations-Unies et en préparer, au moment opportun, la demande de réapprovisionnement pour la signature du chef du bureau ; - Servir de référence dans le système de UMOJA en Administration et Ressources Humaines du Fonds Commun Humanitaire. Assurer l approvisionnement, la gestion et la maintenance du matériel, outils et fournitures de l unité FH : - Assurer la bonne gestion et la maintenance de tout le matériel mis à la disposition de l unité et du staff OCHA. Faire rapport au Chef de l unité et au service de ICT pour toute réparation informatique et technique dont l unité a besoin ; - Se rassurer que tous les besoins exprimés de l unité sont transmis au Chef de l unité et suivis à la Logistique ou aux autres services indiqués et réalisés dans le délai. 2

3 - Assurer l approvisionnement en fournitures et autres équipements de l unité ou du staff ayant exprimés le besoin en s assurant que toutes les livraisons sont bien effectuées dans le délai ; - Etre le point focal pour différentes demandes de l UCFH : Réceptionner, centraliser et compiler les demandes d approvisionnement (réquisitions) émanant de l Unité avant de les transmettre à la logistique pour traitement/ exécution. En tant que point focal de Suivi et Evaluation à Kinsaha, assurer la planification et suivi des projets alloués aux partenaires du FCH : - Servir de relais entre les Analystes en Suivi-Evaluation et le Responsable «Suivi-Evaluation» au sein de l UCFH dans la Planification Stratégique et Suivi des projets pour avoir des résultats escomptés ; - Planifier les missions de visite de suivi-évaluation sur terrain et s assurer de la diffusion de l archivage des rapports à mi-parcours et finaux ; - Se rassurer de l exactitude des projets à visiter par rapports aux projets planifiés et enregistrés dans la base de données/gms ; - S assurer que les TDRs reprennent les projets pour les visites planifiées dans les différentes provinces avant la réalisation des missions sur terrain ; - Se rassurer que tous les Analystes en Suivi-Evaluation font leurs visites de terrain suivant les règles et principes du FCH. Faire des rapports de suivi de l évolution des visites des projets au Responsable «Suivi Evaluation» et au Chef de l UCFH ; - Faire le suivi des rapports finaux à la fin de l exécution des projets et des rapports intermédiaires transmis et non transmis à l unité des projets des agences des Nations Unies en collaboration avec les collègues chargés des opérations et faire régulièrement un rapport de suivi au Chef de l UCFH ; - Recevoir les doléances/problèmes des Analystes en Suivi-Evaluation sur terrain et les faire suivre au Chef de l UCFH pour traitement et prise de décision. Servir de back-up en GMS du Technicien Chargé de la base de données pour le suivi et le contrôle du Chef de l UCFH : - A l absence du Technicien Chargé de la base de données, servir de Point Focal pour toute l unité. Former les partenaires du FCH en RDC dans l usage du GMS. Faciliter la compréhension des documents en français et en anglais : - Traduire les documents de travail des consultants de français en anglais et de l anglais en français pour le compte des partenaires ; - Faire toute autres tâches demandées par son supérieur hiérarchique. C. COMPETENCES/ APTITUDES Compétences Fondamentales : - Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies ; - Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques de OCHA à travers la section de l Administration et Finances. Compétences Fonctionnelles: - La capacité à fournir le service requis à temps ponctuel ; - Une connaissance pratique des techniques administratives et protocolaires ; - Bonnes aptitudes analytiques ; - Esprit d initiative, tact, capacités de négociations, d analyse et de communication. Développement et Efficacité Opérationnelle : 3

4 - La capacité de mener une planification, une gestion basée sur les résultats ainsi que la rédaction des rapports ; - La capacité de planifier et prioriser les tâches urgentes et maintenir une bonne organisation de son travail. Gestion : - Se concentrer sur l'impact et le résultat pour le client et réagir positivement aux feedbacks critiques ; - Promouvoir une approche de collaboration axée sur le client ; - Etablir de solides relations avec les clients et les acteurs externes ; - Encourager la prise de risque dans la recherche de la créativité et de l'innovation ; - Démontrer de solides compétences orales et écrites en communication. Aptitude technologique : - Excellente maîtrise de l'outil informatique Word, Excel et PowerPoint. Maîtrise personnelle et Travail d équipe: - Aptitude à travailler sous pression dans un environnement complexe et évolutif ; - Capacités de s adapter dans un environnement multiculturel et multiracial et développer un bon esprit d équipe. D. QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES Éducation : - Diplôme d Etat est une exigence. Une formation supplémentaire en Droit, Gestion, Economie, Administration ou toute autre discipline similaire serait souhaitable. Expérience : - Avoir une expérience professionnelle d au moins six ans dans le domaine de l Administration et finances. - Une expérience en gestion des stocks, dans le Système des Nations Unies ou dans les ONG Internationales ainsi que la maîtrise des logiciels «ATLAS» et «UMOJA» et des autres logiciels de bureau (Word, Excel, Internet) seraient des atouts considérables. Langues : - Maîtrise parfaite du français écrit et parlé ; - Connaissance professionnelle de l anglais ; - La maitrise des langues de la localité. F. COMMENT POSTULER Chaque candidat doit nous faire parvenir, à travers le lien : « un seul fichier (ZIP, PDF, JPEG ou WORD) comprenant : Une lettre de candidature motivée pour le poste (maximum 1 page) ; Un formulaire P11 à jour signé et daté. (Le formulaire peut être retiré aux Bureaux de OCHA ou téléchargé sur le site de la communauté humanitaire Un Curriculum Vitae à jour (maximum 3 pages) ; Les attestations d emploi / expériences professionnelles; Les copies des diplômes ; Une attestation de nationalité (ou carte d électeur/ passeport etc.); Copies des deux dernières évaluations pour les candidats internes. 4

5 A travers leur lettre de motivation, leur Curriculum Vitae et leurs attestations d emploi, les candidats doivent démontrer qu ils possèdent pour chacune des compétences et chacune des tâches les connaissances et les capacités nécessaires pour les assumer ; Ils doivent, également, prouver à travers leurs expériences professionnelles qu ils ont l expertise nécessaire et adéquate pour remplir ces compétences et réaliser ces tâches. Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées. Les Hard copies ne seront pas acceptées Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas considérée. Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération. OCHA ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit, à aucun stade du processus d un recrutement. 5

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