DÉLAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS DU DOSSIER DE L ÉLÈVE

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1 annexe 1b DÉLAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS DU DOSSIER DE L ÉLÈVE NOTE : Aucune destruction de document ne peut être effectuée avant la fin conservation inscrit dans le tableau ci-dessous. CONTENU DU DOSSIER SCOLAIRE Les renseignements d identification Certificat de naissance et autres documents visant à prouver l identité ou la filiation Passeport, visa, fiche d immigration, carte de résident permanent ou autre document visant à certifier le statut de l élève Photocopie du permis de conduire ou d une autre carte d identité pour les élèves majeurs Autorisation du titulaire de l autorité parentale, de l élève majeur ou de l élève de plus de 14 ans pour la transmission d informations personnelles contenues au dossier scolaire Documents juridiques relatifs à la garde de l élève et au tribunal de la jeunesse Information ou autorisation en cas de malaise ou d accident (secondaire) Autorisation de sortie Fiche de renseignements personnels et de santé Les renseignements relatifs à la fréquentation, l admission et l inscription Formulaire d admission Admissibilité exceptionnelle et dérogation Contenu et règles d accès aux dossiers des élèves ACC-26 1/5

2 Les renseignements relatifs à la fréquentation, l admission et l inscription (suite) Autorisation de transmission d informations Preuve de résidence Formulaire pour les élèves non-résidents Formulaire d inscription (de réinscription) Avis d inscription dans un autre organisme Avis de départ Avis écrit au titulaire de l autorité parentale concernant la fréquentation scolaire et autres sujets majeurs Attestation de présence au 30 septembre, par groupes d élèves et par établissement Attestation de fréquentation scolaire (pour les élèves fréquentant l établissement avant le 30 septembre) Sommaire de déclaration des effectifs scolaires au 30 septembre, par établissement, pour l élève absent Fiches individuelles de présence ou d absence Message de suspension Avis d absence ou dispense de fréquentation scolaire pour une période de plus de 10 jours Reçu de paiement, s il y a lieu Si les originaux ne sont pas transmis à la DSRF Documents de scolarisation Document de francisation Choix de cours Contenu et règles d accès aux dossiers des élèves ACC-26 2/5

3 Documents de scolarisation (suite) Horaire de l élève Entente de placement d élèves en stage d apprentissage Recommandation de classement Contestation de classement, le cas échéant Documents d évaluation et de scolaires - PRÉSCOLAIRE Première communication et bulletin scolaire du préscolaire Documents d évaluation et de scolaires - PRIMAIRE Première communication et bulletins du primaire Documents d évaluation et de scolaires - SECONDAIRE Les derniers scolaires obtenus dans chacune des matières ou le bulletin original le plus complet de chaque année, incluant les obtenus durant les cours d été, le cas échéant (selon les procédures en place) gestion Le relevé du MEESR, le plus récent, pour les épreuves de formation générale Conservés par le MEESR Les attestations de capacité (relevé de compétences stages) gestion Correction de la note d établissement au sommaire final à être conservée seulement si la note n apparaît pas au bulletin ou au dernier relevé de notes du MEESR Contenu et règles d accès aux dossiers des élèves ACC-26 3/5

4 Documents d évaluation et de scolaires SECONDAIRE (suite) Équivalences (documents servant à l établissement des équivalences pour les personnes immigrantes) Appréciation des tâches effectuées par le stagiaire Documents d évaluation et de scolaires FGAP Preuve du dernier niveau de réussite ou dernier relevé de notes du ministère Conservés par le MEESR Résultats aux tests de classement Profil de formations Rapport de stage Bulletin du secondaire gestion Lettre attestant la demande d exemption Autorisation de communication (élève majeur) Pour l ensemble des niveaux scolaires Les bulletins émis par un organisme différent de celui de la CSSMI, la Commission scolaire de Sainte-Thérèse ou la Commission scolaire des Patriotes Communications interétapes Demande de révision de notes Communications écrites au titulaire de l autorité parentale Contenu et règles d accès aux dossiers des élèves ACC-26 4/5

5 CONTENU DU DOSSIER D AIDE PARTICULIÈRE après la dernière intervention CONTENU DU DOSSIER CONFIDENTIEL DES PROFESSIONNELS Transférer à la DSFGJ 1 an après la dernière intervention (les documents seront détruits 10 ans après la dernière intervention) Historique scolaire Données brutes Plan d intervention Notes d évolution Formulaire d autorisation de transfert d information pour un nouvel élève Formulaire de consentement et d autorisation pour des services professionnels Formulaire de référence Rapports complets des professionnels Bilan de fonctionnement de l élève Chronologie et résumé des interventions Bilan de service et recommandations des professionnels Rapports des professionnels externes reçus par la direction (autorisations requises) Rapport synthèse des professionnels Communications au titulaire de l autorité parentale, s il y a lieu Correspondance et autres documents relatifs aux services rendus Rapports des professionnels externes lorsque demandés par le professionnel Chronologie des interventions de la direction Plan de traitement Bilans de services ou résumés des interventions de tout personnel Orientation de classement Confirmation de classement Demande de révision ou d appel suite à une recommandation de classement Pour toute question concernant les délais de conservation, veuillez communiquer avec le secteur de la gestion de la DSACC au courriel suivant : gestion.@cssmi.qc.ca Communications au titulaire de l autorité parentale, s il y a lieu Copie du formulaire de consentement et d autorisation pour des services professionnels Formation professionnelle et formation générale aux adultes Grilles de manifestations Documents précisant les mesures adaptatives concernant l évaluation ou la sanction Contenu et règles d accès aux dossiers des élèves ACC-26 5/5