Les coûts cachés de la gestion du temps et de la main-d oeuvre

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1 L HORLOGE DE PANDORE : Les coûts cachés de la gestion du temps et de la main-d oeuvre mars 2009

2 SOMMAIRE En 2008, ADP Canada a commandé une étude au groupe de recherche Environics pour déterminer le coût moyen payé par les entreprises canadiennes pour l ensemble des fonctions administratives liées aux ressources humaines. Voici les principales conclusions de cette étude : Les entreprises dépensent en moyenne 798 $ par employé par année pour l ensemble des fonctions administratives liées aux ressources humaines. Les activités de gestion des heures et des présences représentent plus de 40 % des coûts annuels en matière de ressources humaines. Déterminer et revoir les processus de suivi non efficients, en lien avec la gestion des heures et des présences, permet aux entreprises de réduire leurs dépenses, en plus de leur faire épargner du temps et de l argent. BUT Cette étude visait à déterminer le coût total de gestion des ressources humaines et à dépister les tâches qui, une fois imparties, peuvent générer des économies de coûts. MÉTHODOLOGIE L étude a été menée du 5 mars au 2 avril 2008 au moyen d un sondage téléphonique assisté par ordinateur. Au total, on a interrogé 202 entreprises provenant d une grande variété de secteurs et de lieux géographiques au Canada. L horloge de Pandore : Les coûts cachés de la gestion du temps et de la main-d oeuvre 1

3 PRINCIPAUX CONSTATS Les entreprises dépensent en moyenne 798 $ par employé par année pour l ensemble des fonctions administratives liées aux ressources humaines. L étude a révélé que les entreprises engagent d importantes dépenses chaque année pour l ensemble des activités liées aux ressources humaines. Coût total Moyenne annuelle globale* $ Moyenne par période de paie (26 semaines)** $ Moyenne par employé par année 798 $ L étude a permis de mettre en relief diverses fonctions administratives onéreuses liées aux ressources humaines et d évaluer le temps et les ressources associés à chacune. Le graphique ci-dessous démontre que des entreprises de tailles diverses n oeuvrant pas dans le même secteur ont pourtant en commun de nombreuses fonctions liées aux ressources humaines à l exception des fonctions «Maintenance de bases de données TI» et «Services téléphoniques des RH/ Centre de service», qui leur coûtent très cher. Il est donc impératif d optimiser les opérations des ressources humaines. Proportion des entreprises qui paient des coûts fonctionnels * Représente le coût moyen des activités liées aux RH pour l ensemble des entreprises sondées. ** Coût moyen des activités liées aux RH par employé par période de paie. Coût total selon la taille de l entreprise et la région par employé par année Taille de l entreprise employés $ employés 908 $ employés 512 $ 1000 employés et plus 283 $ Région Ouest 714 $ Ontario 867 $ Québec 793 $ Atlantique 672 $ Informatique Gestion des dossiers du personnel Suivi des absences Embauche et cessation d'emploi du personnel par année Gestion de système Demandes de formation Réponses aux requêtes / Formulaires Saisie des heures travaillées Communications avec le personnel Changements hebdomadaires / Modifications Évaluation mensuelle du rendement / Récompenses Gestion des avantages sociaux Formulaires Maintenance de la base de données TI Services téléphoniques des RH / Centre de service 100 % 100 % 100 % 98 % 98 % 96 % 96 % 76 % 38 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Tâches / fonctions L horloge de Pandore : Les coûts cachés de la gestion du temps et de la main-d oeuvre 2

4 PRINCIPAUX CONSTATS Les activités de gestion des heures et des présences représentent plus de 40 % des coûts annuels en matière de ressources humaines. De nos jours, le personnel des ressources humaines doit accomplir de nombreuses tâches dans l entreprise. Ces tâches peuvent être de nature purement administrative (ex. : gestion des heures et des présences) ou encore très stratégique (ex. : recrutement et rétention du personnel). Les entreprises sondées ont communiqué leur coût moyen pour chaque catégorie de dépenses associées aux RH. Coût annuel moyen selon la fonction Saisie des heures travaillées Gestion de système Services téléphoniques des RH / Centre de service Gestion des dossiers du personnel Cessation d emploi Demandes de formation Embauche du personnel Gestion des avantages sociaux Suivi des absences Stockage des données de communications Logiciels de communications Évaluation du rendement / Récompenses Maintenance de la base de données TI Réponses aux requêtes / Formulaires Communications avec le personnel Changements à apporter Informatique Formulaires $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 135 $ $ 0 $ $ $ $ $ $ $ $ $ Les entreprises sondées ont affirmé que de toutes les fonctions, celles associées à la gestion des heures et des présences tels la saisie des heures travaillées et le suivi des absences constituent une source importante de dépenses. En effet, elles représentent 40 % du coût annuel lié à la gestion des RH. Coût annuel moyen Coût moyen par employé par année Pourcentage du coût des RH par année Saisie des heures travaillées $ 241,02 $ 30,2 % Suivi des absences $ 82,37 $ 10,3 % Total - Heures et présences $ 323,39 $ 40,5 % Total - Fonctions RH $ 798,00 $ 100 % L horloge de Pandore : Les coûts cachés de la gestion du temps et de la main-d oeuvre 3

5 PRINCIPAUX CONSTATS Déterminer et revoir les processus de suivi non efficients liés à la gestion des heures et des présences, aidera les entreprises à réduire leurs dépenses, en plus de leur faire épargner du temps et de l argent. Bien qu on s attende à ce que des entreprises qui engagent d importantes dépenses dans une activité donnée cherchent des moyens pour les réduire, de nombreuses entreprises ont admis continuer à réaliser des activités de gestion des heures et des présences au moyen de processus manuels liés à la main-d œuvre. Ainsi, d un tiers à la moitié de ces processus reposent encore sur l utilisation de formulaires et de documents papier. Saisie des heures travaillées Formulaires papier 32 % Système interne 28 % Télécopieur 5 % Suivi des absences Formulaires papier 47 % Système interne 28 % Télécopieur 6 % Les fonctions associées à la gestion des heures et des présences d une entreprise comprennent d autres tâches qui ajoutent à la complexité, donnent lieu à un chevauchement des tâches et à des pratiques non efficientes, augmentant ainsi les risques d erreurs. Au nombre de ces autres tâches figurent notamment la collecte des heures, la révision, l acheminement de données et l obtention de l approbation de la direction avant le transfert des données au service de la paie. Tâches liées à la gestion des heures augmentant les coûts Temps consacré par les employés à compiler les heures de travail Temps consacré à : > vérifier les heures de travail par le superviseur de l employé > effectuer des rappels par les RH et le service de la paie > collecter les heures de travail de l effectif par les RH et le service de la paie Approbation du chef de service concernant l information exigée sur les données relatives aux heures > Temps consacré au processus d approbation > Temps consacré au processus d acheminement des données en vue d une approbation L horloge de Pandore : Les coûts cachés de la gestion du temps et de la main-d oeuvre 4

6 CONCLUSION En cette période de turbulence économique, il est primordial de cibler les sources de dépenses et de minimiser leurs effets. La plupart des entreprises ont de nombreux besoins en matière de gestion des ressources humaines et, en fait, la plupart de ces besoins sont communs à une grande variété d entreprises de tailles et de secteurs divers. Selon l étude d Environics, le coût total moyen payé par les entreprises pour gérer les activités associées aux ressources humaines est de $, soit 798 $ par employé par année. L étude démontre que, parmi ces dépenses annuelles, la plus importante demeure celle relative à la gestion des heures et des présences. Elle représente en effet plus de 40 % du coût annuel de gestion des ressources humaines. Alors que les activités de gestion des ressources humaines, qu elles soient de nature générale ou particulière, comme celles liées aux heures et aux présences, constituent une dépense considérable pour une entreprise, il existe de nombreuses occasions de réaliser des économies en revoyant les processus désuets et exigeants en main-d œuvre. Ces processus comprennent notamment le traitement manuel des données au moyen du papier. Les entreprises désireuses d améliorer leur bénéfice net auraient avantage à faire un examen approfondi des coûts de gestion des ressources humaines, en commençant par les activités de gestion des heures et des présences. L horloge de Pandore : Les coûts cachés de la gestion du temps et de la main-d oeuvre 5

7 À PROPOS D ADP Reconnue pour son leadership, la société ADP Canada propose aux entreprises une gamme complète de services de paie, de gestion des ressources humaines, d administration des prestations, de gestion du temps et de la main-d œuvre, de santé et sécurité au travail, d impartition et de consultation. La société offre en outre des services d impôt et de soumission de déclarations de revenus. Les bureaux principaux d ADP Canada sont situés à Toronto, à Montréal, à Vancouver, à Halifax et à Calgary. D autres villes canadiennes accueillent de petits bureaux satellites. ADP Canada emploie environ 1800 associés au pays. ADP Canada est une filiale de Automatic Data Processing, Inc. (NYSE: ADP). Avec quelque clients, elle est l un des principaux fournisseurs de solutions d impartition du pays. Optimisant une expérience des plus vastes, ADP Canada propose aux services des ressources humaines un guichet unique de solutions pour la paie, la gestion du temps et de la main-d œuvre. Les solutions conviviales à forte valeur ajoutée qu offre ADP Canada aux employeurs s adaptent aux entreprises de tous secteurs et de toutes tailles. À PROPOS D ENVIRONICS RESEARCH GROUP Environics est l une des firmes de recherche marketing et sociale par sondages les plus respectées du Canada. Elle est notamment réputée pour son intégrité, la justesse de sa méthodologie et la perspi cacité de ses sondeurs. De petite entreprise, cofondée en 1970 par Michael Adams, Environics est devenue une firme de recherche et de consultation pluridisciplinaire de classe internationale. Établie à Toronto, elle possède des bureaux et des filiales à Ottawa, à Calgary, à Montréal, à Oakland, à New York et à Washington D.C. Environics offre à sa clientèle une grande variété de services de recherche, de consultation et de communications, allant du sondage d opinion traditionnel et de l étude de marché à des études poussées sur les valeurs humaines et les changements sociaux. Elle propose en outre des services de consultation pour déployer des stratégies de conception de produits, de marketing, de communications et de ressources humaines. Firme de recherche offrant une gamme complète de services, Environics réalise des sondages au téléphone, sur le Web, à domicile, par la poste et au moyen de panels de consommateurs et de groupes de discussion. Elle organise environ 2000 groupes de discussion et mène sondages chaque année. L horloge de Pandore : Les coûts cachés de la gestion du temps et de la main-d oeuvre 6

8 Le logo ADP est une marque déposée d ADP, inc. Tous les autres produits et marques appartiennent à leurs propriétaires respectifs Automatic Data Processing, Inc.