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2 SOMMAIRE 1. Introduction 2. L enjeu d une solution de gestion des temps 3. Les fonctionnalités 4. Quel prestataire choisir? 5. SaaS, PaaS ou acquisition? 6. Méthodologie et ressources internes 7. Conclusion 2

3 Vous envisagez dans les prochains mois ou années d équiper votre entreprise d une solution de gestion des temps ou de remplacer votre équipement actuel devenu obsolète. De multiples questions vous traversent l esprit : - Est-ce bien nécessaire? - Quels sont nos problématiques dans ce domaine? - Quel est le périmètre fonctionnel? - Respectera-t-il à la lettre nos accords réglementaires? - Quelle est la conséquence de la mise en place d un tel outil sur le climat social de notre entreprise? - Disposons-nous des ressources internes nécessaires pour mener à bien ce projet? - Pour quelle plateforme technique doit-on opter? -.. Ce livre blanc a pour objectif de vous aider dans cette réflexion. Il vous permettra d identifier vos besoins et à partir de là de structurer votre démarche d acquisition. L équipement d un outil de gestion des temps est un projet idéal pour donner un nouvel élan à la cohésion de vos ressources humaines Bonne lecture! 3

4 01. L enjeu d une solution de gestion des temps 4

5 Depuis l avènement des 35 heures en 1998, les notions d annualisation, de modulation, de RTT, de CET,, ont fait leur apparition dans notre code du travail et sont rentrées dans notre gestion quotidienne. Depuis cette date, de nouvelles dispositions ont enrichi le cadre légal comme le DIF. En 2014, la DSN et le Compte Pénibilité sont venus compléter un dispositif déjà complexe et unique au monde. Nous tenterons dans ce chapitre de vous expliquer, point par point, en quoi la gestion de ces nouvelles données est intimement liée à un outil de gestion des temps. 1. L annualisation L annualisation est la comptabilisation des heures de travail dans un cadre annuel. Ce compteur peut servir à déclencher notamment des heures supplémentaires au-delà du quota annuel. L enjeu pour votre entreprise sera de suivre au mieux ce quota durant l année afin de s assurer que cette volumétrie annuelle d heures soit utilisée au mieux des intérêts du service. Cela se traduit par la mise en place d une planification prévisionnelle optimisée traduisant une organisation des services cohérente. 2. La modulation Ce dispositif permet de moduler l emploi du temps des salariés afin de l adapter aux périodes hautes, moyennes ou basses de l activité de votre entreprise. Tel est l enjeu de cette opportunité légale du code du travail français que tout logiciel de gestion des temps actuel doit devoir gérer. 3. RTT Le calcul des droits à journées RTT peut être du périmètre soit de votre logiciel de paie soit de celui de la gestion des temps. La prise et le décompte des journées RTT se fait dans le cadre du circuit des demandes émises du salarié à ses responsables hiérarchiques, circuit intégré dans la solution de gestion des temps. 5

6 4. CET Le Compteur Epargne Temps est un compteur géré par les solutions de gestion des temps et son incrémentation sera paramétrée suivant les accords réglementaires de votre entreprise. 5. DIF ou CPF A l instar des RTT, la prise et le décompte du compteur «Droit Individuel à la Formation» sont intégrés dans les solutions de gestion des temps. Depuis janvier 2015, le DIF a été rebaptisé CPF soit «Compte Personnel de Formation» 6. DSN La «Déclaration Sociale Nominative» impacte essentiellement votre logiciel de paie. Cependant, les arrêts de travail, s ils sont déposés via la solution de gestion des temps, peuvent être envoyés automatiquement vers votre logiciel de paie via une interface. 7. Compte pénibilité (Contenu qui évoluera en fonction des décisions gouvernementales) La gestion du Compte Pénibilité est obligatoire pour les quatre premiers thèmes à compter de janvier 2015 et pour les six derniers thèmes supplémentaires à compter de janvier Par exemple, le temps de travail de nuit ou le temps de travail à la chaîne sont des compteurs naturellement gérés dans les solutions de gestion des temps. Les déclarations obligatoires liées à ce thème seront d autant plus simples à fournir à l Administration. 6

7 02. Les Fonctionnalités 7

8 Il convient de s assurer que l ensemble des fonctionnalités ci-dessous soit disponible dans les solutions de gestion des temps que vous allez sélectionner. Ces fonctionnalités seront pour vous synonymes de pérennité sur le long terme de votre système car elles répondront à vos besoins immédiats tout en garantissant la prise en charge de vos besoins futurs au cas d évolution de vos modes d organisation RH. 1. Le comptage du temps de présence Cette fonctionnalité doit garantir l automatisation du comptage des temps en fonction du paramétrage réglementaire. Il est primordial de vous assurer que l outil de gestion du temps choisi dispose d un moteur de règles suffisamment puissant pour tenir compte de vos accords réglementaires liées au Code du Travail, à votre convention collective et à vos accords locaux. 2. La planification prévisionnelle Encore peu utilisée par les entreprises françaises, cette fonctionnalité représente pourtant un atout stratégique pour optimiser les ressources humaines. Dans un contexte légal strict mais ouvrant des possibilités nouvelles comme l annualisation et la modulation, l enjeu de votre entreprise est d adapter l emploi du temps du personnel aux besoins des services. La fonctionnalité de planification prévisionnelle devra pouvoir être décentralisée auprès des chefs de service ; ces derniers seront ainsi les garants d une organisation optimale de leur service basée sur trois critères : - Ressources humaines nécessaires à la bonne marche du service et à la couverture des besoins. - Respect des accords réglementaires de l entreprise. - Équité entre salariés. A noter La mise à disposition des plannings prévisionnels aux salariés permet aux salariés de pouvoir organiser leur vie personnelle avant et après les heures de travail avec plus de visibilité ; ceci contribue à la stabilité des équipes et à la satisfaction globale des salariés. 8

9 3. Décentralisation des demandes d absences La décentralisation des demandes d absences est synonyme de gain de temps et de simplification administrative pour votre entreprise. Le système de gestion du temps devra proposer un circuit de demandes d absence adapté à votre secteur d activité. Pour les secteurs types services ou tertiaire, cette décentralisation pourra se faire via un portail intranet RH ou via une application Smartphone. Pour les secteurs type industrie où tous les salariés ne disposent pas de poste informatique dédié, cette décentralisation devra se faire via des terminaux ou bornes. Il conviendra également de prévoir un workflow suffisamment puissant pour s adapter à votre circuit de validation actuel en déterminant le nombre de niveaux de validation par chaque absence. Exemple : salarié manager 1 manager 2 drh. 4. Interfaces Personnel et Paie Il conviendra de s assurer que les variables gérées sur votre logiciel de gestion du temps puissent être envoyés vers votre logiciel de paie afin de faire gagner du temps à votre service RH dans l élaboration de la paie. Dans le même ordre d idée, il est important de prévoir l automatisation de l envoi des données des salariés de votre logiciel de paie vers celui de gestion des temps pour éviter les doubles saisies en cas de recrutement d un nouveau salarié. Bref, il conviendra de vérifier l existence des interfaces entre les deux éditeurs. 5. Alertes Compte tenu du nombre important de données stockées dans le logiciel de gestion des temps, il est important que le système puisse vous envoyer en «push» des informations particulièrement sensibles à vos yeux. Cette fonctionnalité d émission d alertes devra se baser autant sur les compteurs que sur des dates. Quelques exemples : liste des employés dont le quota annuel est supérieur à X, liste des employés dont la période d essai se termine dans X jours, liste des salariés n ayant déposé leurs congés avant telle date, alerte X jours avant la fin de la période d essai,. 6. Portail 9

10 La décentralisation des demandes d absences (voir fonctionnalité 3) devra être intégrée dans un portail RH et donner ainsi l accès à l ensemble des salariés à des informations ou documents susceptibles de les intéresser. Créer un espace d échange d informations apporte un sentiment fort d appartenance à un groupe. Tendance forte pour valoriser auprès de vos salariés l image de modernité de votre entreprise. 7. Fonctionnalités Optionnelles Terminaux de badgeage Si vous souhaitez équiper votre entreprise de points de badgeage, prenez bien conscience que cela entrainera à la fois un coût supplémentaire (entre 1000 et 1400 HT en moyenne par terminal) et une surcharge de travail compte tenu de la levée d anomalies quotidienne (affectation à des compteurs de la différence entre horaire prévu et horaire badgé). Une fois votre décision prise, profitez de cet achat pour vous équiper de terminaux de nouvelle génération intégrant notamment un espace de consultation de compteurs et de circuits de demandes d absences. Suivi d Activités En fonction de votre métier, il serait intéressant de disposer de cette fonctionnalité source de gestion analytique de votre activité. Etape 1 : Etape 2 : Etape 3 : Gestion d activité prévisionnelle : vos managers affecteront le temps de travail prévisionnel de leurs équipes à des activités (projets, tâches, clients, ) ; les salariés devront disposer d un espace où ils pourront disposer de ces plannings d activités. Suivi d activité réalisée : chaque salarié devra à travers un espace type portail, via leur smartphone ou sur un terminal, saisir leur activité réalisée. Analyse des temps entre prévisionnel et réalisé. Deux remarques importantes avant de vous engager dans cette voie : 1. La mise en place de l étape 1 nécessitera l implication de tous vos managers. Assurez-vous qu ils soient bien en phase avec vos objectifs. 2. Prévoyez un système le plus simple possible tant en planification prévisionnelle qu en saisie. Plus il sera facile, moins il nécessitera de temps. Ainsi, les employés adhéreront plus facilement au système. 10

11 03. Quel prestataire choisir? 11

12 Arrivé à ce stade de la réflexion, le choix du prestataire devra tenir compte de ces cinq critères : 1. Pure Player Vous ne devez avoir aucun doute à ce sujet. Le code du travail français, dans le seul domaine de la gestion des temps, est reconnu pour sa complexité. Le respect de son application ajoutée à celle de vos accords d entreprise est primordial pour éviter tout conflit potentiel avec vos salariés. Parallèlement, il ouvre des possibilités d adapter l emploi du temps de vos salariés à vos besoins via l annualisation et la modulation. Ces contraintes et ces opportunités doivent vous convaincre de choisir un spécialiste de la gestion des temps. La facilité vous poussera à vous tourner vers votre éditeur de paie si bien sur il dispose d un module. Ces modules ne représentent pas le cœur de métier de l éditeur de paie ; ses fonctionnalités seront donc naturellement moins performantes ; dans le même esprit, les évolutions fonctionnelles et réglementaires que vous nécessiteraient ne seront pas traitées à la hauteur de vos attentes. La gestion des temps est devenu un thème stratégique pour votre entreprise, confiez-le à un spécialiste. Dernier argument, remémorez-vous ce dicton plein de bon sens «Ne mettez pas vos œufs dans le même panier». 2. Fonctionnalités disponibles Lisez avec attention le chapitre antérieur et listez les fonctionnalités dont vous souhaitez disposer. Consultez les spécialistes du marché de la gestion des temps et sélectionnez ceux qui disposent de ces modules dans leur catalogue. 12

13 3. Offre progicielle Le marché de la gestion des temps a beaucoup évolué en l espace de 10 ans ce qui a permis une standardisation des offres. Assurez-vous que les prestataires choisis disposent d une offre progicielle fonctionnelle et réglementaire. Cela sera synonyme de mise en place plus rapide, de pérennité du logiciel et par conséquence de qualité du support. 4. Pérennité du prestataire Dernier conseil : assurez-vous que les prestations sélectionnées disposent d une santé financière forte. Vous vous engagez sur une collaboration à moyen ou long terme ; la pérennité de votre partenaire est indispensable. 5. Références du prestataire Vous pressentez travailler avec un prestataire? N hésitez pas à leur demander une liste de références ou de témoignages. 13

14 04. SaaS, PaaS ou acquisition? 14

15 Une fois que vous avez bien déterminé la couverture fonctionnelle et réglementaire dont vous avez besoin et que le prestataire est pressenti, comment comptez-vous déployer la solution choisie et sur quelle architecture technique? Trois solutions s offrent à vous : 1. Mode SAAS (Software As A Service) Vous vous abonnez à un service hébergé chez votre prestataire. Dans ce cadre, vous ne faites aucun investissement (tout passe en frais de fonctionnement) et vous ne vous occupez d aucune question technique tout étant hébergée par votre prestataire. Dans le même esprit, la maintenance et la mise en place de tous les patchs ou versions sont assurées par le prestataire dans le cadre du contrat. Autre avantage financier : le budget est linéaire durant toute la durée du contrat. 2. Mode PAAS (Platform As A Service) Vous achetez la licence et vous confiez l hébergement de cette licence à votre prestataire éditeur de gestion des temps. Comme dans le SAAS, toutes les mises à jour logicielles, ou patchs correctifs sont passées automatiquement par l éditeur sans que vous ayez besoin d intervenir. Dans ce cadre, le contrat de maintenance est facturé en complément puisque vous avez acquis la licence. 3. Mode Acquisition Vous achetez la licence et vous hébergez l application sur vos propres serveurs. Dans ce cadre, vous incomberont toutes les tâches de mise à jour de patchs, de version mais aussi de sauvegarde. Il conviendra de garantir l accès à l application 7j/7 par vos managers et salariés. 15

16 Au premier abord, le choix 3 semble plus intéressant financièrement que les 2 autres ; cependant n omettez pas les coûts internes cachés (changement serveur, coûts salariaux supplémentaires, anti-virus, ) qui font minimiser cette différence budgétaire. La tendance actuelle est résolument tournée vers le SAAS. La raison majeure en est la suivante : réserver les ressources internes qu elles soient humaines ou techniques au cœur du métier de l entreprise, sachant que les applications périphériques comme la paie, le CRM ou la gestion des temps peuvent être externalisés. Cette tendance est encore plus forte dans le domaine de la gestion des temps compte tenu de sa spécificité. En effet, comme nous l avons vu précédemment l outil de gestion des temps devra être déployé auprès de tous les chefs de service et de tous les salariés avec des accès possibles via des tablettes, smartphones ou ordinateurs personnels. Il convient donc d être très vigilent sur la sécurité et sur l accès à vos serveurs internes depuis l extérieur. Externaliser votre application GT vous rassurera sur ce point. 16

17 05. Méthodologie et ressources internes 17

18 Dernière étape et dernier conseil : organiser et structurer la mise en place de votre projet de gestion du temps. Pour cela, cinq règles essentielles : 1. Nommer en interne un référent projet Il aura pour mission première de coordonner le projet avec l éditeur choisi dont la première étape sera d établir un plan détaillé de toutes les étapes du projet et un calendrier prévisionnel. Il aura pour mission seconde d assister aux formations de base afin qu il puisse accompagner au mieux le déploiement de la solution auprès de l ensemble de vos collaborateurs. 2. Nommer en interne un référent réglementaire Ce référent réglementaire, issu obligatoirement de votre service RH, aura comme responsabilité de choisir avec l éditeur choisi le paramétrage réglementaire du progiciel pour qu il reflète les accords réglementaires de votre entreprise. 3. Nommer en interne un référent interface paie Il aura pour mission de déterminer les compteurs gérés dans la solution de gestion des temps qui serviront de variables devant alimenter le logiciel de paie. Dans de nombreux projets, ce référent est le même que le référent réglementaire. 4. Avertir votre Service Informatique du choix de l éditeur ainsi que du choix du déploiement 5. En fonction de la complexité du projet Il est primordial que tous ces référents projet disposent du temps suffisant pour s investir dans la réussite du projet. 18

19 Conclusion Tous ces conseils auront, nous l espérons, éclairci certaines de vos interrogations. Un point cependant ne fait l objet d aucun débat : nous sommes rentrés depuis quinze ans dans une période où la gestion des ressources humaines devient à la fois complexe et stratégique pour le devenir de l entreprise. Complexe dans le cumul des normes et règles à respecter qu il convient d automatiser pour gagner du temps et pérenniser votre gestion RH, axe stratégique dans l efficacité de vos équipes. Quand le budget du personnel représente 50 à 80 % du budget fonctionnel global, il est vital de s assurer d une planification de vos services adaptés aux besoins de l entreprise. En conclusion, l efficacité de vos Ressources Humaines passera par la mise en place d une solution de gestion des temps efficace. 19

20 QUI A ECRIT CE LIVRE BLANC Ce document a été écrit, relu et mis en page par les équipes de la société Octime. La société Octime est un éditeur de progiciel leader en France dans le domaine de la Planification et de la Gestion des Temps de travail, qui capitalise un savoir-faire de plus de 20 ans et qui accompagne des centaines de structures de toutes tailles (de 5 à salariés), dans tous les secteurs d'activité. Pour en savoir plus, retrouvez-nous sur notre site internet Suivez-nous également sur les réseaux sociaux. octime Progiciel Octime Intéressé par nos solutions? Ecrivez-nous à info@octime.com S il vous a plu, partagez ce livre blanc! 20