MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DE LA DECLARATION SOCIALE NOMINATIVE

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1 N 87 - SOCIAL n 40 En ligne sur le site / extranet le 9 août 2013 ISSN MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DE LA DECLARATION SOCIALE NOMINATIVE L essentiel L article 35 de la loi du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l allégement des démarches administratives a institué une déclaration sociale nominative (DSN) mensuelle et dématérialisée destinée à remplacer la quasi-totalité des déclarations sociales auxquelles sont tenus les employeurs (Bulletin d information n 92 - Social n 40 du 21 mai 2012). Après une période d expérimentation débutée en janvier 2012, le dispositif de la DSN doit monter en charge progressivement, sur la base du volontariat à partir du 1 er avril 2013, pour aboutir à une généralisation à l ensemble des entreprises au 1 er janvier Le décret du 28 mars 2013 précise les modalités d application pour les employeurs qui optent pour ce dispositif à compter du 1 er janvier Il définit le régime de la DSN, notamment le contenu, la date d exigibilité, le processus de transmission de la déclaration ainsi que les conditions auxquelles sont réputées avoir été effectuées les attestations de salaires pour l assurance-maladie, maternité et paternité, les attestations employeur destinées à Pôle Emploi, la déclaration mensuelle des mouvements de main-d œuvre (DMMO) et l enquête statistique sur les mouvements de main-d œuvre (EMMO). En outre, le décret crée le traitement de données nominatives relatif à la DSN. Cette déclaration dématérialisée est à adresser par les employeurs dont le personnel relève du régime général de Sécurité sociale via le portail internet du GIP «Modernisation des données sociales» (GIP-MDS) aux URSSAF ou aux caisses générales de Sécurité sociale (CGSS) dans les DOM-TOM, qui la transmettent à la Caisse nationale d assurance vieillesse des travailleurs salariés (CNAV) pour les besoins des administrations et des organismes dont les déclarations sont remplacées par la DSN. Enfin, le décret prévoit quelques mesures de simplification de la réglementation des indemnités journalières dues au titre de l assurance maladie et maternité, en vue de faciliter les démarches des salariés et la mise en œuvre de la DSN. Contact: Maud Curie - Mail : curiem@fntp.fr - Tél. : TEXTES DE REFERENCE : Loi n du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l allégement des démarches administrative, JO du 23 mars 2012 Décret n du 28 mars 2013 relatif à la déclaration sociale nominative, JO du 30 mars 2013 Arrêté du 27 juin 2013 approuvant la charte relative à la déclaration sociale nominative, JO du 5 juillet 2013 Arrêté du 2 juillet 2013 fixant le délai de transmission des événements dans le cadre de la déclaration sociale nominative, JO du 10 juillet 2013

2 MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DE LA DSN Mise en œuvre progressive du dispositif Après une période d expérimentation débutée en janvier 2012, le dispositif de la DSN doit monter en charge progressivement, sur la base du volontariat à partir du 1 er avril 2013 pour aboutir à une généralisation à l ensemble des entreprises au 1 er janvier N.B. : Ce projet est un projet de grande envergure et complexe. Pour limiter l impact sur la profession, une étude est en cours au sein de PRO BTP afin d offrir un service de tiers déclarant. Ce dispositif sera au service de la branche afin notamment de maîtriser l information et son traitement (contrôle des bases de déclarations, seuils, taux) permettant ainsi d apporter au point de dépôt national une DSN professionnelle qualifiée. Déclarations sociales remplacées (Art. L et R CSS) 1 ERE PHASE Un calendrier de mise en œuvre a été établi afin de progressivement généraliser la transmission des déclarations sociales à travers la DSN. Pendant la 1 ère phase, qui démarre le 1 er avril 2013 et se termine à la fin de l année, les déclarations remplacées par la DSN sont les suivantes : - les attestations d employeur destinées à Pôle Emploi, si l employeur a effectué pour le salarié concerné une DSN au titre des salaires versés au cours de la période de référence servant à déterminer l allocation d assurance chômage et déclaré la fin du contrat de travail. Pour les contrats conclus avant la date d adhésion à la DSN, les attestations d assurance chômage ne pourront être remplacées que 12 mois après le démarrage du dispositif. En revanche, pour les attestations dont la date de début est postérieure à l adhésion, les attestations peuvent être remplacées dès la fin du contrat ; - la déclaration mensuelle des mouvements de main-d œuvre (DMMO) transmises à la DARES par les entreprises ou établissements employant au moins 50 salariés si l employeur a effectué au titre du mois précédent une DSN pour tous les salariés de l établissement employeur ; - l enquête statistique mensuelle des mouvements de maind œuvre (EMMO) transmises à la DARES par les établissements ou établissements de moins de 50 salariés si l employeur a effectué au titre de chaque mois du trimestre civil précédent une DSN pour tous les salariés de l établissement employeur ; - et, à compter du 1 er juillet 2013, les attestations de salaire pour le versement des indemnités journalières maladie, maternité, paternité et adoption si l employeur a effectué pour le salarié concerné une DSN au titre des salaires versés au cours de la période de référence servant à déterminer le gain journalier de base pour le calcul des indemnités et déclaré le début et la fin de l arrêt de travail pour cause d accident ou de maladie non professionnelle, de congé de maternité, d adoption ou de paternité et d accueil de l enfant. Ce dispositif permet également de remplacer les formalités de radiation auprès des organismes complémentaires gérant les contrats collectifs (institutions de prévoyance, mutuelles, assurances). 2

3 ELARGISSEMENT DU PERIMETRE DE LA DSN A compter du 1 er janvier 2016, la DSN deviendra obligatoire et se substituera aux déclarations suivantes : déclaration annuelle des données sociales (DADS) et déclaration automatisée de données sociales unifiées (DADS-U). La dernière campagne DADS-U est prévue en janvier 2016 pour les données de l année La disparition des DADS et DADS-U est donc prévue pour 2017 car il faut un an de DSN pour collecter les données d une DADS ; état nominatif annuel destiné aux caisses de retraite complémentaire Agirc et Arrco (DADS retraite complémentaire) ; déclarations unifiées de cotisations sociales (DUCS) destinées aux Urssaf ou aux CGSS, à l Agirc-Arrco, aux institutions de prévoyance, aux caisses de congés intempéries du BTP, à Pôle Emploi pour certaines catégories de cotisants ; déclarations de cotisations auprès des caisses de la mutualité sociale agricole (MSA) ; déclarations de cotisations pour la caisse de congés payés du BTP et pour les congés spectacle ; déclarations auprès de la Caisse nationale de compensation des cotisations de Sécurité sociale des VRP à cartes multiples ; déclarations mensuelles obligatoires des mouvements de maind œuvre (DMMO) ; déclaration annuelle relative à l obligation d emploi des travailleurs handicapés. Contenu de la déclaration (art. R CSS) La DSN comporte : - les données relatives à l identification de l employeur et du salarié ; - les caractéristiques de l emploi exercé ; - le détail des rémunérations versées au salarié au cours du mois précédant la déclaration. En outre, doivent être déclarés les événements suivants : - le début et la fin de l arrêt de travail pour cause d accident ou de maladie non professionnelle, de congé de maternité, d adoption ou de paternité et d accueil de l enfant ; - la fin du contrat de travail. Transmission de la déclaration PERIMETRE (ART.R CSS) La DSN doit être souscrite mensuellement par établissement et pour chacun des salariés (art.r CSS). La DSN relative aux rémunérations versées au cours d un mois est adressée au plus tard : - le 5 du mois civil suivant lorsque les cotisations de Sécurité sociale sont acquittées mensuellement ; - le 15 du mois civil suivant dans les autres cas. Le décret précise que la DSN est accomplie chaque mois même si aucune rémunération n a été versée au cours de celui-ci tant que l employeur n a pas demandé la radiation de son compte auprès de l organisme de recouvrement de cotisations de Sécurité sociale dont il relève. 3

4 La déclaration des évènements précités (cf. 2 ème du contenu de la déclaration) est effectuée au plus tard en même temps que la DSN relative au mois au cours duquel l événement en cause est intervenu. Toutefois, sont déclarés dans un délai de cinq jours ouvrés (arrêté du 2 juillet 2013, JO du 10 juillet 2013), la fin du contrat de travail ainsi que, lorsque l employeur n'est pas subrogé dans les droits de l assuré aux indemnités journalières, le début et la fin de l arrêt de travail pour cause d accident ou de maladie non professionnelle, de congé de maternité, d adoption ou de paternité et d accueil de l enfant. En outre, pour les entreprises qui doivent transmettre la DSN au plus tard le 15 du mois, lorsqu un de ces événements de suspension ou de rupture du contrat de travail survient entre le 1 er du mois et le jour précédent cette échéance, soit entre le 1 er et le 14, la DSN relative aux rémunérations du mois civil précédent doit être adressée dans le même délai que celui fixé pour la transmission de l évènement. Exemple : une entreprise doit transmettre la DSN relative aux rémunérations du mois d avril au plus tard le 15 mai. Les jours de fermeture sont le samedi et le dimanche et le 8 et 9 mai sont des jours fériés chômés. Si un des salariés est en arrêt maladie le 2 mai, l entreprise devra déclarer cet événement et transmettre la DSN dans les 5 jours ouvrés, soit au plus tard le 13 mai et non le 15 mai. FORME (L ET R CSS) Les déclarations sont effectuées par échange de données informatisées selon une norme d échanges proposée. DESTINATAIRES La DSN est accomplie : - auprès de l'urssaf ou de la CGSS si le personnel relève du régime général de Sécurité sociale ; - auprès de la MSA si le personnel relève du régime de la protection sociale agricole. Charte relative à la DSN L employeur qui opte en 2013 pour la DSN, l URSSAF ou la CGSS et le GIP-MDS (lorsque les déclarations sont effectuées par l intermédiaire du portail internet qu il gère) adhère à une «charte relative à la DSN». Cette charte définit les engagements d accompagnement de ces organismes ainsi que les conditions et modalités techniques de cette déclaration. Elle est conforme au modèle approuvé par arrêté du 27 juin 2013 (JO du 5 juillet 2013) et disponible sur les sites internet et Sanction pour défaut de production de la DSN (art. R CSS) Le défaut de production de la DSN dans les délais prescrits, l omission de salariés devant y figurer ou l inexactitude des rémunérations déclarées dans la DSN entraîne l application d une pénalité de 7 50 par salarié ou assimilé figurant sur le dernier bordereau ou la dernière déclaration remise par l employeur. 4

5 Lorsque l employeur n a jamais produit de bordereau ou de déclaration ou lorsque le dernier bordereau produit comporte la mention «néant», la pénalité de 7 50 est encourue pour chaque salarié ou assimilé dont le contrôle a révélé l emploi dans l entreprise. Le total des pénalités ne peut excéder 750 par bordereau ou déclaration. Si le retard excède un mois, une pénalité identique est automatiquement appliquée pour chaque mois ou fraction de mois de retard. Une pénalité de 7 50 est aussi encourue pour chaque inexactitude quant au montant des rémunérations déclarées ou chaque omission de salarié constatée sur le bordereau ou la déclaration produite par l employeur. Le total des pénalités ne peut excéder 750 par bordereau ou déclaration. CREATION DU TRAITEMENT DE DONNES NOMINATIVES RELATIF A LA DSN Finalités du traitement de données nominatives (art.l CSS) Ce traitement, en utilisant les données issues de la gestion de la paie des salariés, se substitue aux diverses déclarations et formalités sociales existantes. Il a pour finalité de : - simplifier les démarches pour les entreprises dans le domaine social ; - faciliter les démarches des salariés relatives à leur protection sociale ; - assurer la concordance des informations présentes dans la DSN ; - prévenir les fraudes aux prestations et cotisations sociales ; - produire des statistiques anonymes à des fins de suivi pour l évolution de l emploi. Type de données concernées Ce traitement comporte des données relatives à chaque salarié telles que : - le nom de famille, le nom d usage et les prénoms ; - le sexe ; - la date et le lieu de naissance ; - la qualité de ressortissant d un Etat membre de l Union Européenne ou la qualité de ressortissant d un Etat non membre de l Union européenne ; - le numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques du salarié ou, pour les personnes en instance d attribution d un numéro d inscription au répertoire national d identification des personnes physiques, le numéro identifiant d attente attribué par la Caisse nationale d assurance vieillesse des travailleurs salariés dans les conditions prévues à l article R du Code de la Sécurité sociale ; - l adresse ; - le numéro de matricule donné par l employeur. 5

6 Le traitement de données comprend aussi des données relatives à la situation professionnelle du salarié telles que : - les caractéristiques de l emploi, nature, date de début et de fin prévisionnelle du contrat, durée du travail, convention collective applicable et statut du salarié au regard de la réglementation relative aux régimes de retraite complémentaire obligatoire ; - le détail de la rémunération versée au cours du mois ; - les événements qui surviennent pendant la période déclarée : dates de début et de fin d arrêt de travail pour cause d accident ou de maladie non professionnelle, de congé de maternité, d adoption ou de paternité et d accueil de l enfant, ainsi que les informations nécessaires à la subrogation pour les indemnités journalières ; - les informations relatives à la rupture du contrat de travail : qualification de la rupture et éléments pris en compte pour le service des allocations chômage ; - les données relatives à la prévoyance : institution de prévoyance ou société d assurance dont relève le salarié et ceux relatifs au contrat de prévoyance. Le traitement comporte également des informations relatives à l identification de l émetteur de la DSN et à l identification de l employeur et de l établissement d affectation du salarié et de l établissement du lieu de travail (adresse, numéro Siret, code NAF, etc.). Enfin, le traitement contient des données techniques nécessaires à la gestion de la DSN. Conservation et transmission des données Les données sont transmises, par l employeur, selon le cas, aux URSSAF ou la CGSS, à la MSA, qui les transmettent à leur tour à la CNAV chargée de leur traitement, elle ne les conserve que pendant 3 mois afin de faire face à un éventuel dysfonctionnement du système de données (délai porté à 6 mois pour les fichiers de la DSN relatif à la DMMO et l EMMO). La CNAV conserve les données recueillies au moyen des DSN pendant au plus 5 ans. La CNAV peut alors réaliser les traitements nécessaires à la substitution des déclarations auxquelles était auparavant soumis l employeur (attestation IJ, attestation assurance chômage, DMMO, etc.). Les données issues de ces traitements sont ensuite transmises, dans la limite des informations qui sont nécessaires à l accomplissement de leurs missions, à(ux) : - CPAM et aux CGSS si les salariés relèvent du régime général de Sécurité sociale ; - Pôle Emploi ; - Ministère chargé du travail ; - Organismes chargés de la gestion d un régime de retraite complémentaire obligatoire ; - Organismes chargés de la gestion d un régime de protection sociale complémentaire obligatoire. 6

7 Les URSSAF, les CGSS, la MSA et la CNAV sont garants de la conformité des données transmises aux administrations et organismes destinataires des déclarations. L accès à ces données est, toutefois, réservé aux agents individuellement désignés et habilités par ces organismes. Information du salarié Les employeurs qui optent, en 2013, pour la DSN doivent informer leurs salariés sur les données accessibles dans le cadre de cette déclaration et des conditions d exercice du droit d accès et du droit de rectification des données les concernant. MESURES DE SIMPLIFICATION RELATIVES AUX INDEMNITES JOURNALIERES D ASSURANCE MALADIE, MATERNITE ET PATERNITE Dématérialisation de l attestation de salaire servant au calcul des indemnités journalières Le décret du 28 mars 2013 modifie les modalités de transmission de l attestation de salaires servant au calcul de l indemnité journalière due au titre de l assurance maladie et maternité. Jusqu à présent, le salarié devait adresser l attestation de salaire établie par l employeur à la CPAM. Désormais, par mesure de simplification, pour les arrêts débutant au 1 er juillet 2013, l attestation de salaires sera adressée par l employeur par voie électronique. A défaut, seulement, la transmission se fera sous forme papier par le salarié auquel l employeur aura remis l attestation dument remplie. Subrogation de l employeur dans les droits du salarié Le décret du 28 mars 2013 élargit les cas dans lesquels l employeur est subrogé de plein droit dans les droits du salarié aux indemnités journalières de Sécurité sociale. Actuellement, l employeur est subrogé de plein droit dans les droits aux indemnités journalières de son salarié lorsqu il maintient en totalité son salaire. Lorsque le salaire est maintenu en totalité ou en partie sous déduction des indemnités journalières de maladie ou de maternité, la subrogation est subordonnée à l accord du salarié. Pour les arrêts débutants à compter du 1 er juillet 2013, la subrogation sera dans tous les cas de plein droit, que l employeur maintienne le salaire partiellement ou en totalité : il n aura plus à solliciter l accord du salarié. Toutefois, cette subrogation de plein droit ne s appliquera que sous réserve que le salaire maintenu par l employeur soit au moins égal au montant des IJSS versé pour la même période. 7