Marche à suivre pour accéder par Internet aux données des statistiques d admission avec le logiciel Excel

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1 Marche à suivre pour accéder par Internet aux données des statistiques d admission avec le logiciel Excel 31 mars 2016

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3 TABLE DES MATIÈRES 1. Pour les utilisateurs d Excel 2007, 2010 et Première connexion à la base de données Accès à une base de données déjà utilisée Accès à la base de données à partir d un fichier Excel contenant déjà un ou des tableaux croisés dynamiques Exemple d un tableau croisé dynamique

4 Il est possible de produire un tableau croisé dynamique (Pivot Table) dans Excel à partir de données externes. Plus particulièrement, il est possible d utiliser des cubes de données sur un serveur à l aide d un accès par Internet en utilisant le logiciel Excel. Pour ce faire, vous devez suivre les étapes suivantes selon si vous êtes utilisateur de la version d Excel 2010 et 2013, ou de celle de POUR LES UTILISATEURS D EXCEL 2007, 2010 ET PREMIÈRE CONNEXION À LA BASE DE DONNÉES Si vous vous êtes déjà connecté à la base de données, allez au point 1.2, page Ouvrez un nouveau document dans Excel. 2. Cliquez dans l onglet Données. 3. Cliquez sur Autres sources (Excel ) ou À partir d autres sources (Excel 2007). 4. Sélectionnez Provenance : Analysis Services. 5. Dans le nom du serveur, entrez l adresse Web suivante : 6. Sélectionnez Utiliser le nom d utilisateur et le mot de passe suivants. 7. Entrez le nom d utilisateur et le mot de passe qu on vous a remis. 8. Cliquez sur Suivant. Note : Si vous ne vous souvenez plus de vos codes d accès, veuillez en faire une demande écrite à : stadm.admin@bci-qc.ca 4

5 9. Dans la base de données affichée à l écran, intitulée STADM, sélectionnez en dessous, s il y en a plus d un, le cube qui vous intéresse. 10. Cliquez sur Suivant. 11. Dans la fenêtre suivante, le Nom du fichier apparaît. Entrez, si vous le désirez, une Description (pour permettre à d autres personnes que vous, si nécessaire, de comprendre à quoi votre connexion de données fait référence) ou entrez un nouveau Nom convivial. Ces deux informations apparaîtront dans Connexions existantes lors de votre prochaine connexion. 12. Il est TRÈS important de ne pas cocher la case Enregistrer le mot de passe dans le fichier. Cliquez sur Terminer. Important! 13. Choisissez le type de rapport que vous voulez produire entre le tableau croisé dynamique ou la représentation d un graphique. Par défaut, Excel vous propose le tableau croisé dynamique. 14. Choisissez ensuite l endroit où vous voir apparaître le type de rapport choisi. Par défaut, Excel vous propose la première cellule de la feuille de calcul existante. 15. Cliquez sur OK. 5

6 16. La Liste de champs de tableau croisé dynamique est maintenant disponible. 17. La feuille Excel devrait présenter les informations contenues dans le cube qui serviront à produire le graphique ou le tableau croisé dynamique. 18. Si vous obtenez ce message d erreur, et que vous utilisez Excel 2007 ou 2010, il est possible que vous deviez installer sur votre poste une mise à jour. Pour installer cette mise à jour, vous devez suivre les étapes présentées dans le document disponible sur le site du BCI : «Marche à suivre pour résoudre le problème d accès aux données des statistiques d admission avec le logiciel Excel 2007 ou 2010». 19. Si, après avoir installé la mise à jour, vous obtenez toujours un message d erreur, nous vous invitons à communiquer avec nous à l adresse stadm.admin@bci-qc.ca. 20. Veuillez toutefois noter que le problème d accès aux données est résolu avec la version Excel

7 1.2 ACCÈS À UNE BASE DE DONNÉES DÉJÀ UTILISÉE Lors d un nouvel accès à un cube ayant déjà été utilisé, il n est plus nécessaire d exécuter le point 1.1 (étapes 1 à 17 des pages 4 à 6), car ce cube fait maintenant partie des connexions existantes de votre logiciel Excel. Toutefois, vous devrez à nouveau saisir votre mot de passe afin d accéder aux données du cube. 1. Ouvrez Excel. 2. Cliquez Données. 3. Cliquez sur Connexions existantes. 4. La liste des Connexions existantes apparaît dans la nouvelle fenêtre. Sélectionnez la base de données désirée. 5. Cliquez sur Ouvrir. 6. Choisissez le type de rapport que vous voulez produire entre le tableau croisé dynamique ou la représentation d un graphique. Par défaut, Excel vous propose le tableau croisé dynamique. 7. Choisissez ensuite l endroit où vous voulez voir apparaître le type de rapport choisi. Par défaut, Excel vous propose la première cellule de la feuille existante. 8. Cliquez sur OK. 7

8 9. Entrez le mot de passe, lié à votre nom d utilisateur, qu on vous a remis. 10. Cliquez sur suivant. 11. La Liste de champs de tableau croisé dynamique est maintenant disponible. 12. La feuille Excel devrait présenter les informations contenues dans le cube qui serviront à produire le graphique ou le tableau croisé dynamique. 8

9 1.3 ACCÈS À LA BASE DE DONNÉES À PARTIR D UN FICHIER EXCEL CONTENANT DÉJÀ UN OU DES TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES Si vous avez déjà produit des tableaux croisés dynamiques à partir de la base de données des statistiques d admission, cette option vous permettra de remettre à jour les données de ces tableaux. 1. Lorsque vous êtes dans votre tableau, cliquez sur l onglet Actualiser. 2. Sélectionnez Actualiser tout. 1.4 EXEMPLE D UN TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE Pour obtenir un exemple d un tableau croisé dynamique créé avec les données des statistiques d admission, accéder au lien suivant : 9

10 BUREAU DE COOPÉRATION INTERUNIVERSITAIRE 500, rue Sherbrooke Ouest, bureau 200, Montréal (Québec) H3A 3C6 Téléphone :