LOGICIEL DE GESTION DES ECOLES DE MUSIQUE DU HAUT-RHIN

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1 Mise à jour : août 2010 LOGICIEL DE GESTION DES ECOLES DE MUSIQUE DU HAUT-RHIN Contact Cdmc : Stéphanie FILLINGER

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3 Procédure à suivre pour le changement d année Validez l année proposée 11/12 IMPORTANT : A FAIRE AVANT TOUTE INSCRIPTION dans Paramètres, Paramètres Années, modifier les dates de l année scolaire 11/12 : 12/09/2011 au 05/07/2012 Dans Année, Validation Professeur sélectionner un professeur qui enseignait déjà en 2010/11 puis cliquer sur transfert (Vérifiez que l année qui figure sur cet écran est bien 10/11) Pour les nouveaux professeurs, les ajouter dans Inscription professeurs. 1

4 Inscriptions des élèves pour 2011/12 Dans Année, Validation Inscription sélectionner un ou plusieurs élèves (en maintenant la touche Ctrl enfoncée) qui se réinscrivent puis cliquer sur transfert (Vérifiez que l année qui figure sur cet écran est bien 10/10) Si vous répondez OUI, le cours individuel de l élève sera transféré pour l année 2011/12 avec le même professeur, jour et horaires de cours que l année précédente. Si vous répondez NON, le cours individuel de l élève sera transféré pour l année 2011/12 avec le même professeur que l année précédente mais sans le jour ni l horaire de cours. Vous pouvez vérifier les inscriptions en cliquant sur le raccourci élèves inscrits (à gauche de l écran) ou dans Inscription, élèves. 2

5 I. SAISIE DES PARAMETRES Petit rappel Ajouter Supprimer Retour Editer une liste Modifier Enregistrer Annuler Quitter 1) Paramètres Ecoles Saisir le titre que vous souhaitez voir apparaître sur le haut de vos documents

6 2) Paramètres Années A remplir avant les inscriptions! Remplir le maximum d information. Le nombre de facture par année doit correspondre à la période de facturation ex. nb factures/an = 3 Période = TRIMESTRE NOUVEAU : il existe désormais la possibilité de créer des factures par période (trimestre ou semestre selon votre fonctionnement). Créer toutes les factures : si vous cochez OUI les factures seront générées pour l année si vous cochez NON choisissez la période à créer (1, 2 ou 3 ) - 4 -

7 3) Subventionneurs Créer ici les différentes sources de subventions que vous souhaitez voir apparaître sur les factures (ex. le Conseil Général du Haut-Rhin) 4) Tarifs et facturation : les Tarifs-Subventions Créer les tarifs appliqués dans votre école (Ajouter) Ou Modifier les tarifs saisis l année passée. NOUVEAU : la colonne «Type de tarif» sert à codifier vos différents tarifs (pour une comptabilité analytique par exemple) et vous permet d éditer une «liste des factures par tarif» (voir onglet Tarifs et facturation). Codification en place : E = Ecolage P= Prêt A =Administratif R=Réduction diverses - 5 -

8 Pour TOUS Pour TOUS (1) Pour TOUS (2) Pour TOUS Pour la compta analytique de la Mairie (3) Pour les collectivités UNIQUEMENT Pour les associations concernées * Pour TOUS Pour TOUS (1) Cette application crée les factures en une seule fois (selon les paramètres définis : les 3 périodes ou 1 seule période ) - Toute modification de facture ne pourra se faire que de manière individuelle dans «factures». - Réactiver la «création de facture» une 2 ème ou 3 ème fois n aura pour seul effet que de créer les factures qui n existaient pas encore. En aucun cas les modifications réalisées ne seront prises en compte. (2) Edition des factures = impression des factures par période ou non (3) Cette liste n est utile que si vous avez réparti auparavant vos tarifs dans différentes catégories (types de tarifs dans paramètres «Tarifs et subvention») *se renseigner auprès du CDMC pour pouvoir utiliser cette application avec CIEL COMPTA Dans Tarifs et facturation, une nouvelle ligne intitulée «Création factures» vous permet désormais de créer toutes les factures en 1 seule fois (les 3 trimestres) ou par période (1 trimestre à la fois). Vous pouvez également saisir la date que vous souhaitez voir apparaitre sur toutes les factures

9 II. SAISIE DES PRINCIPAUX FICHIERS 1) La fiche «Ecole» Fichier des personnes (voir page 6) Merci de saisir l intitulé exact du RIB du compte de votre association pour le versement de la subvention. Cet icône «tête» représente un fichier de personnes à rapatrier, que ce soit des enseignants, des élèves, des présidents ou responsables d écoles

10 Aperçu du «fichier des personnes» Saisir le nom ou une partie du nom puis entrée ; Double-clic sur le nom souhaité pour rapatrier les données. INFO : les fichiers des enseignants, des présidents ou responsables d écoles sont propres au cdmc et ne peuvent être modifiés. Dans fichiers, personnes, vous avez la possibilité de faire le lien entre les frères et sœurs afin de pouvoir éditer des factures par famille. 1. Sélectionner les frères et sœurs en maintenant la touche Ctrl enfoncée. 2. Cliquer sur le «lien frères et sœurs»

11 2) La saisie des lieux de cours AJOUTER UN LIEU Soyez très précis dans la saisie des salles et des lieux. Ces adresses seront utilisées pour les convocations aux évaluations de fins de cycles. 3) La saisie des salles AJOUTER UNE SALLE Attribuer un code à la salle et la nommer Noter éventuellement les instruments qui s y trouvent ou diverses infos

12 III. LES INSCRIPTIONS 1) La saisie des professeurs Fichier des personnes Par le biais du «fichier des personnes», rapatrier les différents professeurs et leurs coordonnées : 1. Ajouter un professeur (feuille blanche) 2. Cliquer sur la «tête» 3. Taper le nom du professeur à rapatrier 4. Double-cliquer sur son nom puis Enregistrer (disquette) Si vous ne les trouvez pas merci de nous le signaler au ou par courriel à

13 2) Les cours CLO (Classe d Orchestre) CHC (Chant Choral) DAN (Danse) THE (Théâtre) CIR (Art du Cirque) Ne créer que les cours collectifs : FM, Orchestre 1. Ajouter un cours (feuille blanche) 2. Saisir le libellé Respecter une certaine cohérence dans la saisie de vos différents libellés. ex : pour un cours de Formation Musicale, veuillez systématiquement commencer par «FM puis le nom du cours au choix». 3. Préciser le type de cours (voir NB :) 4. Préciser le type «d orchestre» s il s agit d un cours collectif CLO correspond à la Classe d orchestre ou ensemble CHC correspond au chant choral etc Les cours individuels affichés ci-dessus seront générés automatiquement lors de l inscription de vos différents élèves. NB : Pour les cours d éveil musical, cocher FM et Eveil

14 3) L inscription des nouveaux élèves Ajout d un élève Ajouter un élève (feuille blanche) s affiche alors la fiche élève

15 La fiche élève : 1. Cliquer sur la «tête». Affichage des élèves de votre école saisis les années passées. 2. Rechercher la personne à inscrire et double-cliquer sur son nom

16 fiche de coordonnées rapatrier ou à saisir s il s agit d un nouvel élève Ces boutons permettent de recopier l adresse du nouvel élève pour les responsables si elle est identique. ATTENTION ; S il s agit d un parent déjà saisi dans le fichier «personne», cliquez sur la tête du responsable 1 puis rapatriez-le. ATTENTION : Saisie des adultes Afin d éviter des doublons, ne recopiez pas le Responsable 1. Petite contrainte : pour saisir l adulte qui est à la fois élève et destinataire de la facture il faut qu il soit déjà saisi dans le fichier «personnes». Pour définir l adresse à laquelle envoyer la facture, cocher la case payeur choisie (RESPONSABLE 1 ou RESPONSABLE 2) ENREGISTRER

17 Ajouter un cours à ce nouvel élève! Compléter les champs ci-dessous et ENREGISTRER

18 4) Le Bulletin d inscription NOUVEAU Un nouveau bulletin d inscription peut être imprimé en cliquant sur Pour un élève sélectionné, plusieurs données sont consultables sur les onglets : Cours suivis, Tarifs, Factures. NOUVEAU : AN + 1 Un autre bulletin d inscription peut être imprimé fin d année scolaire afin de proposer aux parents une ré-inscription pour l année suivante. Des zones de texte libre sont prévues. Vous pouvez accéder à la saisie dans Pramètres, Paramètres Ecole Les listes sur excel Dans Inscription, liste inscription, vous pouvez générer une liste excel selon plusieurs critères et l enregistrer sur votre PC selon la procédure suivante : ATTENTION Pour tout enregistrement d une liste ou d un planning sur votre PC, allez dans Fichier, enregistrer sous Client C (correspond au C:\ de votre poste) ou le Client qui correspond au serveur que vous utilisez

19 5) La Facturation : Attribution des tarifs aux élèves Dans Inscription, Elèves, sélectionnez un élève, cliquez sur l onglet des tarifs et saisissez le montant de l écolage attribué à l élève. (Attention, vous devez avoir créé au préalable les différents tarifs appliqués dans votre école). a) Attribution des tarifs b) Création de factures a) Attribution des tarifs 1. Cliquer ici pour ajouter un tarif 2. Sélectionner le type puis le code attribué au tarif 3. Double-cliquer pour rapatrier 4. Saisir le reste si nécessaire - carte de membre etc. ENREGISTRER Vous pouvez ajouter autant de tarifs que vous voulez en fonction des différentes activités suivies par l élève. b) Après validation des tarifs, nous pouvons créer les factures en cliquant sur

20 Si l acquittement du règlement est saisi, il figurera sur la facture Après avoir sélectionné une facture, cliquer sur «ouvrir» pour pouvoir effectuer des modifications ou le suivi des paiements. Après chaque période, n oubliez pas de «geler» les factures pour qu aucune modification ne puisse être faite par la suite. Les différentes éditions Facture individuelle avec le détail des «lignes tarifs» 2. Récapitulatif des factures de l année pour 1 élève 3. Récapitulatif des factures par famille pour 1 période 4. Récapitulatif des factures par famille pour l année NOUVEAU : Vous pouvez «geler» les factures individuellement par période (trimestre, semestre ) Cliquer sur, OUI puis Update période 1 confirmer la période en tapant ENTREE

21 Le contenu de la facture : cliquez sur «détail» Cela correspond aux lignes qui apparaissent sur la facture. Possibilité de modifier, d ajouter ou de supprimer des lignes sur la facture

22 IV. LES PLANNING 1) Saisie des réservations 2) Les éditions par salle Selon plusieurs critères ou de façon globale vous obtiendrez un planning détaillé par salle

23 3) Les éditions par professeurs Sélectionner le professeur pour obtenir son planning par période ou/et par salle ou/et par élève ou/et de façon globale. 4) Les fiches de présence (facultatif) Apparaissent tous les élèves du professeur sélectionné. s il dispense également un cours collectif, cocher «collectif» ou «FM». (pour les cours de FM : peut s afficher 1 fiche de présence par prof ou 1 fiche de présence par cours) 1. Ne saisir que les Excusés et les Absents puis cliquer ailleurs sur la feuille pour valider les A et les E. 2. Cliquer sur la petite disquette pour valider les Présences la ou les semaines puis ENREGISTRER Vous pouvez également transférer cette liste sur excel en passant par le bouton, mettre en page si nécessaire puis imprimer

24 V. LES BULLETINS 1) Saisie des paramètres dans Paramètres Paramètres Bulletins Ajout : saisir s il s agit d un cours de FM, Individuel ou Collectif préciser le n de la ligne où vous souhaitez voir apparaître la rubrique. 2) Par élève et par cours Vous pouvez également saisir les bulletins par profs, par cours ou par instrument

25 Ici, il s agit du cours individuel ; les différentes rubriques ont été saisies dans les paramètres rajouter juste les notes ou appréciations et les remarques. 3) Par professeur saisir le nom du professeur et ses élèves apparaîtront. saisir les notes ou appréciations et les remarques. Répétez l opération pour chaque cours L école peut ouvrir la saisie des bulletins à ses professeurs qui accèderont uniquement à ces données avec un code différent. (se renseigner auprès du CDMC)

26 VI. L HISTORIQUE 1) Historique des profs Etape 1 : saisir l année que vous souhaiter consulter puis taper ENTREE (ex : 07/08) Etape 2 : sélectionner le professeur puis consulter les cours dispensés l année passée. Possibilité d éditer ces informations sur excel

27 2) Historiques des élèves Etape 1 : saisir l année que vous souhaiter consulter puis taper ENTREE (ex : 07/08) Etape 2 : sélectionner un élève puis consulter les cours, bulletins ou factures de cet élève. Possibilité d éditer ces informations sur excel

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