6.1 WORKFLOW : Démarrer un workflow

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1 GED.eoN GED - Environnement d Origine NUXEO 6.1 WORKFLOW : Démarrer un workflow 1. DEFINIR UN WORKFLOW SUR UN DOCUMENT Commencez par créer le document dans l un des dossiers de votre espace collaboratif. REMARQUE : il n est pas nécessaire que ce dossier soit accessible aux différents intervenants auxquels vous devez soumettre votre document. Positionnez vous sur ce document. Il s agit dans l exemple ci-dessous d un projet de cahier des charges à soumettre aux différents membres d un groupe de travail. 2. DÉFINIR LE TYPE DE WORKFLOW Remarquez au passage, dans la fenêtre [Résumé], que votre document est associé à un état [Projet] et à une version [0.0]. Une fois positionné sur le document, accédez à l onglet [Workflow] GED Env ironnement d origine NUXEO 6.0 Démarrer un Worklow (Circuit d approbation) 1/8

2 Choisissez le type de workflow que vous souhaitez mettre en œuvre : WORKFLOW D APPROBATION : le document est soumis à un ensemble d intervenant, l un après l autre, selon l ordre que vous aurez déterminé : le document doit être validé par le premier intervenant pour être soumis à l intervenant suivant. Ce type correspond plus particulièrement à des documents qui font l objet d une validation par palier hiérarchique, WORKFLOW EN PARALLÈLE : votre document est soumis simultanément à tous les intervenants dés la démarrage du workflow. Ce type convient plutôt aux groupes de travail, pour lesquels l ordre de validation n a pas d importance. Choisissez l état de sortie souhaité dans le cycle de vie du document : Au moment de sa création, un document est à l état de projet, L état Valide peut être associé à une évolution du numéro de version. Le numéro de version est composé de deux chiffres, séparés par un point (0.0 -> 1.0). Une évolution de version majeure ajoutera 1 au chiffre situé avant le point. Une évolution mineure incrémentera le chiffre situé après le point (0.0 -> 0.1). La plupart du temps, l état de sortie souhaité sera Valide, cependant vous pouvez lancer un workflow dont le but sera de passer le document à l état Obsolète 1 ou Supprimé 2, Cliquez ensuite sur le bouton [Démarrer]. 3. AFFECTATION DES TACHES AUX DIFFERENTS INTERVENANTS Une fenêtre de définition de Workflow apparaît avec un résumé des choix que vous venez d opérer. Sous cette fenêtre, figure la rubrique Choisissez des intervenants qui vous permet de désigner les acteurs de ce circuit. L identification de tous les intervenants et des taches qui leur sont assignés constituera la «feuille de route» du document dans le workflow. Cette identification peut se faire : en récupérant une feuille de route créée antérieurement pour d autres documents, en déterminant nominativement les différents intervenants. 1 L état [Obsolète] n a qu une portée indicative : le document est toujours présent dans le dossier. La seule conséquence sera la mention Obsolète dans la fenêtre Résumé. 2 L état [Supprimé] : le document est effectivement supprimé. Il n apparaît plus dans le dossier d origine, mais est transféré dans un espace Corbeille. Tant que cette corbeille n est pas vidée, il sera possible à l administrateur NUXEO de le restaurer. GED Env ironnement d origine NUXEO 6.0 Démarrer un Worklow (Circuit d approbation) 2/8

3 A. AJOUTER DES INTERVENANTS À PARTIR D UNE FEUILLE DE ROUTE ENREGISTRÉE S il s avère que de nombreux documents utilisent exactement le même circuit d approbation, il peut être intéressant d enregistrer une fois pour toutes la feuille de route associée à ce type de documents. Cet enregistrement est décrit au paragraphe D. Pour appliquer une feuille de route enregistrée au document en cours, il suffit de la sélectionner dans la liste qui apparaît dans la zone Charger une feuille de route, puis de cliquer sur [Charger]. B. AJOUTER DES INTERVENANTS / DES GROUPES D INTERVENANTS DE FAÇON NOMINATIVE : Positionnez-vous sur la zone [Intervenants * Rechercher des utilisateurs ou des groupes] IMPORTANT : Les intervenants sont logiquement identifiés par le biais de leur compte LDAP. Ce nom de compte ne vous est pas forcément connu, mais il est généralement constitué de la première lettre du prénom suivi du nom et éventuellement d un chiffre si plusieurs personnes partagent cet acronyme. NUXEO facilite cette recherche en vous permettant de saisir une séquence de caractères (3 au minimum) et en affichant immédiatement la liste des personnes qui, dans l annuaire académique, intègrent cette séquence de caractères, que ce soit dans le nom de compte, dans le nom ou le prénom. L adresse mail permet d effectuer un contrôle en cas de doute. Il ne vous reste plus qu à sélectionner l intervenant dans la liste. REMARQUE : Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs personnes à cette étape. Dans ce cas, vous attribuez une seule tâche d approbation, mais vous considérez que n importe laquelle des personnes désignées peuvent la remplir (la première qui validera le fera pour les autres). Précisez ensuite pour cette personne : 1. Les droits d accès spécifiques dont elle disposera sur le document (lecture / écriture) pour le temps du workflow 3 3 Ce droit peut en effet être différent du droit dont la personne dispose habituellement sur le dossier. Il est ainsi possible d ouvrir un accès en lecture (ou même en écriture) à un document normalement inaccessible à cette personne. Ce droit lui sera temporairement attribué, jusqu à ce qu elle ait terminé sa tache d approbation. L accès lui sera alors de nouveau interdit. GED Env ironnement d origine NUXEO 6.0 Démarrer un Worklow (Circuit d approbation) 3/8

4 2. La directive associée : pour approbation / pour avis / pour diffusion / pour prise en compte / pour vérification, Cette mention est purement indicative et n a pas de conséquence sur la suite du traitement du Workflow, 3. L échéance souhaité (facultatif). ATTENTION : contrairement à ce que l on pourrait en attendre, cette mention n est également qu indicative. L acteur impliqué en a bien connaissance, mais il n y a pas d alerte automatique associé, lui rappelant régulièrement la nécessité d effectuer cette tâche. 4. La zone commentaire (facultative) : elle vous permet de préciser ce que vous attendez des intervenants désignés. Cliquez ensuite sur le bouton [Ajouter]. Répétez cette étape pour chaque acteur ou groupe d acteurs intervenant dans le processus d approbation. Si l espace de saisie du nom des intervenants n apparaît plus, il suffit de cliquer sur : Les paramètres de tâches attribuées peuvent être différentes d un individu à l autre : GED Env ironnement d origine NUXEO 6.0 Démarrer un Worklow (Circuit d approbation) 4/8

5 C. VISUALISER LA FEUILLE DE ROUTE / MODIFIER LES TACHES DEFINIES Au fur et à mesure que vous ajoutez des participants, la zone [Feuille de route] s enrichit et affiche en résumé les différentes sélections que vous avez opérés. REMARQUE : ici deux tâches sont attribuées. La seconde peut être effectuée par l un ou l autre des intervenants désignés. Vous pouvez encore à ce stade effectuer des modifications. Cliquez sur le bouton [Modifier] Supprimer des participants : cliquez sur la petite croix rouge devant le nom des participants, 2. Modifier leurs droits, directives, commentaires, date d échéance : les zones concernées passent en mode édition et peuvent être modifiés par une nouvelle sélection ou par une nouvelle saisie. 3. Modifier l ordre dans lequel les intervenants seront sollicités. En fin de ligne une flèche verte descendante ou montante vous permet de déplacer la ligne de l intervenant vers le bas ou vers le haut. Cette dernière fonctionnalité n a d intérêt que dans le cas d un workflow d approbation où l ordre dans lequel les intervenants sont sollicités à une importance : avant d être soumis à un intervenant, le document doit avoir été approuvé par l intervenant précédent. Une fois que vous êtes certains de vos paramètres, cliquez sur le bouton (Sauvegarder] dans la feuille de route. GED Env ironnement d origine NUXEO 6.0 Démarrer un Worklow (Circuit d approbation) 5/8

6 D. ENREGISTRER UNE FEUILLE DE ROUTE Si vous pensez que la liste d intervenants que vous venez de définir aurait avantage à être conservée pour la validation d autres documents, vous pouvez le faire en lui attribuant un nom et en activant [Sauvegarder la feuille de route] E. ABANDON DU WORKFLOW AVANT MISE EN ŒUVRE Tant que vous ne démarrez pas le workflow (paragraphe suivant), les informations contenues sont mémorisées, mais aucune action n est lancée. Vous pouvez modifier et compléter votre feuille de route jusqu à ce qu elle soit correcte. Si vous décidez, pour une raison ou une autre, de ne pas mettre en œuvre de workflow, vous avez la possibilité d annuler le contenu de cet écran de paramétrage en remplissant la zone [Commentaires] tout en bas (obligatoire) et en cliquant sur le bouton [Abandonner le Workflow]. 4. DÉMARRAGE DU WORKFLOW Pour lancer réellement les opérations décrites dans votre feuille de route, cliquez sur [Démarrer le Workflow]. A ce stade, la feuille de route ne peut plus être modifiée. GED Env ironnement d origine NUXEO 6.0 Démarrer un Worklow (Circuit d approbation) 6/8

7 Chacun des participants reçoit par messagerie 4, une invitation à participer au workflow, avec un lien direct qui lui permet d accéder directement au document. Exemple de message : Subject: [Nuxeo]Tâche assignée pour le document PROJET 'Evolution de l'offre de Formation' Une tâche sur le document PROJET 'Evolution de l'offre de Formation' vous a été assignée ou a été assignée à un groupe auquel vous appartenez. Vous pouvez consulter ce document à l'adresse suivante : PROJET 'Evolution de l'offre de Formation' 5. SUIVRE L AVANCEMENT DU WORKFLOW Un workflow se termine lorsque tous les participants sont intervenus sur le document qui passe alors dans l état spécifié au démarrage du processus (généralement Validé ). RAPPEL : il n existe malheureusement pas de relance automatique des intervenants selon la date d échéance qui leur a été assignée. Ce rappel doit éventuellement être prévu manuellement, à l initiative du déclencheur du workflow. Chaque fois que vous reviendrez sur l onglet [Workflow] du document dans GEDeoN, vous pourrez visualiser dans la feuille de route, les actions qui ont été accomplies : Exemple : La partie concernant F. Hennequart et A. Briez a été accomplie ( ). La première tâche, elle, est toujours inachevée. Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez consulter l onglet [Historique] du document : 4 Dans le cas d un workflow en parallèle, tous les participants reçoivent ce message simultanément. Pour un workflow d approbation, les participants sont contactés au fur et à mesure de l approbation du document par l intervenant précédent. GED Env ironnement d origine NUXEO 6.0 Démarrer un Worklow (Circuit d approbation) 7/8

8 Vous pouvez également demander à recevoir un mail à chaque fois qu une étape de la feuille de route est achevée : Pour cela, accédez à l onglet [Notifications], et abonnez-vous sur l événement «Changement d état du Workflow». Exemple de message : 6. SE SUBSTITUER A L UN DES INTERVENANTS Il est possible d agir en lieu et place de l un des intervenants désignés (absence ou incapacité à assumer la tache). Ceci se fait au niveau de la feuille de route : Il suffit d intervenir au niveau de la ligne correspondant à l intervenant et de cliquer sur [Acquitter] (commentaire facultatif), ou de saisir le commentaire puis de cliquer sur [Refuser] PROVOQUER L ABANDON D UN WORKFLOW EN COURS Il est possible qu un workflow en cours d exécution devienne caduque. Il suffit de renseigner la zone commentaire et de cliquer sur la zone [Abandonner le workflow] dans la zone située sous la feuille de route. 5 Le commentaire est facultatif en cas d acceptation et obligatoire dans le cas contraire. GED Env ironnement d origine NUXEO 6.0 Démarrer un Worklow (Circuit d approbation) 8/8