ADMISSION POST-BAC 2016 NOTE TECHNIQUE AUX ETABLISSEMENTS

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1 ADMISSION POST-BAC 2016 NOTE TECHNIQUE AUX ETABLISSEMENTS ANNEXE 3 SAIO - Novembre 2015 Réf : 15.92a LE SITE «ADMISSION POSTBAC» EST ACCESSIBLE : Aux élèves à l adresse (site candidats) pour consulter l information sur les formations et se porter candidat ; Aux établissements d origine et d accueil à l adresse (site établissements), avec un identifiant (n UAI de l établissement) et un mot de passe. Si le mot de passe n a pas été conservé, contacter le SAIO. L administrateur du site établissement gère les opérations à réaliser dans APB et crée les comptes des utilisateurs. Les professeurs et les chefs d établissement disposent d un accès en tant qu utilisateurs avec un identifiant et un mot de passe spécifiques communiqués par l administrateur. Ils assurent le suivi des classes ainsi que la saisie des notes et des appréciations en ligne (AEL). GUIDES ET INFORMATIONS Pour chacune des opérations à réaliser au cours de la procédure, des guides d utilisation de l application sont accessibles sur le site de gestion des établissements, rubrique «informations», onglets «guide» et «informations générales». Des informations importantes sont diffusées régulièrement sur le site de gestion des établissements sous l onglet «Fil info». L administrateur peut cocher les utilisateurs destinataires de ces informations dans la rubrique «comptes» et «gestion des utilisateurs». Les guides académiques du candidat et du professeur principal sont transmis par le SAIO. Ils sont également consultables sur le site de l académie: rubrique orientation / les grandes étapes de l orientation. REMONTEES SIECLE Les dossiers des élèves de Terminale seront initialisés par une remontée SIECLE de l établissement en décembre (si cette remontée n est pas effectuée, les élèves ne pourront pas s inscrire sur APB). Les dossiers correspondant à la scolarité de première de ces élèves ont été initialisés par une remontée SIECLE de l établissement en fin d année scolaire Ainsi les élèves n auront plus à saisir leur scolarité. S ils constatent une erreur, l établissement aura la possibilité de corriger. REMONTEES DES NOTES DE PREMIERE ET TERMINALE : cette procédure est systématisée pour tous les baccalauréats à partir de la session Un document est mis à disposition des établissements d origine, afin de les aider à préparer la remontée de notes en amont, notamment au moment de la configuration de leur logiciel de gestion de notes. Ce document est disponible en ligne dans «informations générales». DEMATERIALISATION DES DOSSIERS DE CANDIDATURE : cette procédure est systématisée pour les établissements d accueil à partir de la session RAPPEL CONCERNANT LA CHARTE APB : La charte signée par les établissements d accueil précise que ceux-ci s engagent à ne pas procéder à des admissions parallèles dans les formations qui recrutent par la procédure APB. CONTACTER LE SAIO : Messagerie interne APB accessible par la rubrique «nous contacter/mes messages» Tél : Murielle ASTIER : ou Laurence DELMAS : /7

2 DETAIL DES OPERATIONS Candidat Etablissement d origine Etablissement d accueil OCTOBRE ET NOVEMBRE DU 02 AU 27 NOVEMBRE DU 02 AU 27 NOVEMBRE Information conseil sur les formations après le baccalauréat auprès du conseiller d orientationpsychologue, du professeur principal, du CIO. A PARTIR DU 1 er DECEMBRE Mise à jour du paramétrage de l établissement : administrateur, coordonnées de l établissement, option de remontée automatisée des notes, Organisation de séances d Information sur les formations, les parcours possibles dans les voies de l enseignement supérieur, l insertion professionnelle DE DEBUT DECEMBRE AU 15 JANVIER Mise à jour du paramétrage de l établissement : administrateur, coordonnées de l établissement, site internet Mise à jour du paramétrage des formations et validation du récapitulatif (une formation ne pourra apparaître aux candidats sur le module de recherche que lorsque la validation du paramétrage aura été effectuée) Accès à l information sur le site admission post-bac : - information sur la procédure : consultation du «guide du candidat» en ligne - recherche dynamique de formations (selon différents critères) - information sur les formations et les établissements Consultation du «guide du candidat» du SAIO en ligne sur le site de l académie (rubrique orientation). - Remontée des données SIECLE des élèves de terminale. Attention : les élèves ne pourront pas s inscrire sur APB si la remontée n a pas été effectuée. - Constitution des classes pour les établissements ne figurant pas dans la BEA - Vérification de la saisie du numéro OCEAN des élèves. - Mise à jour des comptes des utilisateurs de l établissement (professeurs, conseillers d orientation psychologues, destinataires du fil info, ) - Saisie des noms des professeurs par matière et par classe de terminale. APRES LE CONSEIL DE CLASSE DE TERMINALE ET AVANT LE 20 FEVRIER Remontée des notes et appréciations du premier trimestre ou semestre de terminale 2/7

3 COURANT DECEMBRE - Organisation de réunions d information pour les élèves (premières, terminales) et les enseignants - Aide à la construction du projet de l élève par les membres de l équipe éducative (professeur principal, COP, CPE ) - Distribution à chaque élève de terminale du guide après-bac 2016 de l ONISEP Grenoble - Mise en ligne des guides APB 2016 du candidat et du professeur principal élaborés par le SAIO - Mise à disposition d ordinateurs avec connexion Internet pour les élèves de terminale. DU 20 JANVIER AU 20 MARS 18h00 DU 20 JANVIER AU 20 MARS DU 20 JANVIER AU 20 MARS Le candidat constitue son dossier en vérifiant et complétant les rubriques sur son identité, ses coordonnées, sa scolarité actuelle. Il sélectionne ses candidatures (24 maximum) (L1, BTS, DUT, CPGE.) à partir des menus déroulants. Il classe ses candidatures selon sa préférence (il pourra modifier l ordre de ses vœux jusqu au 31 mai). Il commence à confirmer ses candidatures (il pourra le faire jusqu au 2 avril). Rappel : - Un vœu confirmé ne peut plus être retiré de la liste. Il peut ne pas être classé mais il continue à compter dans le nombre de vœux autorisés. - La confirmation n interdit pas la modification de certains éléments du dossier (CV, lettre de motivation ) jusqu au 2 avril). Début de la phase d orientation active pour les vœux L1. Suivi et accompagnement des élèves de Terminale dans leurs démarches d inscription par le professeur principal et le COP. Le professeur principal dispose d un accès spécifique au site qui lui permet de visualiser en temps réel, pour les élèves de la classe dont il a la charge, la progression de leurs démarches. Il peut ainsi vérifier si les élèves : - ont constitué un dossier Internet d inscription, - ont sélectionné des candidatures, - ont imprimé leurs fiches de candidature. Il n a pas connaissance des demandes exactes (seulement les types de formations demandées) ni de l ordre des vœux retenu par l élève. L établissement d origine accède aux mêmes fonctionnalités que le professeur principal mais pour l ensemble des classes de terminale de son établissement. AVANT LE 26 MARS Remontée des notes et appréciations du 2 ème trimestre et mise à disposition des bulletins aux élèves. 20 janvier : début de la phase d orientation active pour les vœux L1 (avis de l université à formuler de préférence avant le 20 mars). Suivi statistique des inscriptions L établissement peut suivre la progression du nombre d inscriptions pour ses formations. Il dispose également de données l informant sur la progression des inscriptions sur l ensemble des établissements qui proposent la même formation. 3/7

4 DU 1 ER MARS AU 2 AVRIL (recommandé après le 21 mars) L établissement complète la fiche pédagogique JUSQU AU 02 AVRIL Le candidat confirme ses candidatures Il complète son dossier : impression des fiches de candidatures, saisie des notes, CV, lettre de motivation Pour les candidatures non dématérialisées, il envoie lui-même ses dossiers-papier (date limite d envoi le 2 avril) Il est recommandé de commencer cette saisie à partir du 21 mars car les élèves peuvent ajouter des candidatures jusqu au 20 mars. - Saisie des AEL (appréciations en ligne) par les professeurs pour les candidatures des élèves Le professeur principal peut suivre sur le site l avancement de la saisie des notes et appréciations par les enseignants de la classe dont il a la charge - Saisie de l avis du chef d établissement sur les candidatures des élèves Les appréciations sont modulables en fonction du type de formation. DU 02 AVRIL AU 30 AVRIL Saisie des capacités d accueil Pour les STS, ce chiffre officiel est transmis par le SAIO. LE 08 AVRIL Récupération des listes des candidats inscrits pour les commissions d admission. Les établissements ont accès aux fichiers Excel candidats (un par formation). Pour chaque candidat, le fichier mentionne des renseignements sur la scolarité actuelle, la fiche pédagogique comportant les notes et avis saisis par les professeurs (pour les élèves de terminale), le bac d origine et la mention (pour les candidats déjà bacheliers),. Ces fichiers permettent aux établissements de faire des tris informatiques pour préparer le travail des commissions d admission. Remarque : L ordre des vœux n est pas communiqué. 4/7

5 JUSQU AU 02 MAI DU 05 MAI AU 08 MAI En se connectant à son dossier, le candidat vérifie si tous ses dossiers sont bien parvenus dans les établissements destinataires et s ils sont complets. Pointage des dossiers-papier reçus Ce pointage (dossier reçu, complet ou incomplet) se substitue à l envoi d un accusé de réception. Pour les dossiers-papier incomplets, l établissement doit impérativement cocher en ligne les pièces manquantes. A PARTIR DU 15 MAI Saisie des données d appel Suivi et accompagnement des élèves dans leurs démarches par le professeur principal et le conseiller d orientation-psychologue - nombre de places à pourvoir (c est-à-dire la capacité d accueil moins le nombre de redoublants) - nombre de candidats à appeler en tenant compte d une éventuelle sur-affectation. JUSQU AU 28 MAI JUSQU AU 31 MAI - Organisation des commissions d admission pour Le candidat classe ses vœux A PARTIR DU 1 ER JUIN Le candidat peut consulter sa fiche pédagogique. les formations sélectives - Classement des dossiers - Saisie des classements arrêtés par les commissions d admission : un numéro d ordre ou la mention NC (Non Classé) doit être attribué à chaque candidature 5/7

6 DU 08 JUIN AU 19 JUILLET A PARTIR DU 8 JUIN A PARTIR DU 1 ER JUIN Propositions d admission en trois phases successives : A chaque phase, au mieux, une seule proposition est faite au candidat, la meilleure possible par rapport à sa liste de vœux. En cas de proposition, les vœux moins bien classés s annulent automatiquement. Exception : S il obtient la mention «en attente de contrat» pour une formation par apprentissage, le candidat conserve la possibilité de recevoir une proposition d admission sur un vœu moins bien classé. Le candidat se connecte pour savoir si une proposition d admission lui est faite. Si tel est le cas, il doit y répondre dans un délai de 5 jours. Si le candidat ne répond pas à la proposition d admission, il est considéré comme démissionnaire. 1 ère phase : du 8 juin 14h au 13 juin 14h 2 ème phase : du 23 juin 14h au 28 juin 14h 3 ème phase : du 14 juillet 14h au 19 juillet 14h Quatre réponses sont possibles : OUI définitif : le candidat accepte la proposition et aucune autre proposition ne lui sera faite. OUI MAIS : le candidat accepte pour l instant mais il maintient sa candidature pour ses vœux mieux classés. Il doit alors participer à la phase suivante. Si, lors de la phase suivante, il souhaite rester en OUI MAIS, il doit impérativement confirmer cette réponse sous peine d être considéré comme démissionnaire. Si une formation mieux placée lui est proposée ultérieurement, il perdra automatiquement ses droits sur la proposition actuelle. NON MAIS : le candidat refuse la proposition mais maintient sa candidature pour ses vœux mieux classés. Il n est pas sûr d avoir une autre proposition et il ne pourra plus être admis dans la formation qu il refuse ni dans les formations moins bien classées. Suivi et accompagnement des élèves : - Le professeur principal dispose d un accès spécifique au site qui lui permet de visualiser en temps réel, pour les élèves de la classe dont il a la charge, la progression de leurs réponses aux propositions d admission qu ils reçoivent. - Certains candidats omettent de se connecter pour répondre. Dans ce cas apparaît la mention «en attente de réponse». Si le candidat ne répond pas à la proposition d admission, il est considéré comme démissionnaire. DU 15 MAI JUSQU A FIN SEPTEMBRE Préparation de la session Remontée SIECLE des élèves de première - Remontée des notes et appréciations des trois trimestres ou des deux semestres de première (il ne sera pas possible en décembre 2016 de remonter les notes de première en même temps que les notes de terminale). Phases de simulation (avant chaque phase de proposition) : L établissement prend connaissance des données disponibles sur le site afin de réajuster si nécessaire le nombre de candidats à appeler. DU 08 JUIN AU 19 JUILLET Phases de proposition d admission : Suivi statistique des admissions (rubrique : suivi admission mode réel) 1 ère phase : - Simulation : du 2 juin au 6 juin (2 simulations par jour les 2,3 et 6 juin) - Admission : le 8 juin 14h - Réponse des candidats avant : le 13 juin 14h - Démission automatique des candidats sans réponse : le 15 juin 14h 2 ème phase : - Simulation : du 17 juin au 21 juin - Admission : le 23 juin 14h - Réponse des candidats avant : le 28 juin 14h - Démission automatique des candidats sans réponse : le 30 juin 14h 3 ème phase : - Simulation : du 8 juillet au 12 juillet - Admission : le 14 juillet 14h - Réponse des candidats avant le : 19 juillet 14h - Démission automatique des candidats sans réponse : le 21 juillet 14h 6/7

7 DU 08 JUIN AU 19 JUILLET (suite) DEMISSION Générale : l élève ne se porte plus candidat pour les formations gérées dans l application. Il convient de s assurer qu il a bien d autres projets. DU 08 JUIN AU 19 JUILLET Rappel : Lors de la troisième phase, seules deux réponses sont possibles pour les formations à temps plein : «OUI définitif» ou «DEMISSION». Exception : La réponse «OUI MAIS» reste possible jusqu à début septembre uniquement si le candidat a obtenu la mention «en attente de contrat» pour une formation par apprentissage dans sa liste de vœux. Saisie des inscriptions administratives dans APB. Inscription dans l établissement : après avoir répondu «oui définitif» à une proposition d admission, le candidat se conforme aux instructions qui lui sont données sur le site par l établissement pour l inscription administrative DU 24 JUIN AU 15 SEPTEMBRE A PARTIR DU 24 JUIN DU 24 JUIN AU 14 SEPTEMBRE minuit Procédure d admission complémentaire Elle s adresse aux candidats qui n ont pas eu de proposition d admission ou qui n avaient pas fait acte de candidature dans les délais. Cette procédure est entièrement informatisée. Le candidat constitue un dossier APB sur Internet s il ne l avait pas fait et saisit en ligne ses bulletins. Puis il se porte candidat jusqu au 9 septembre sur les formations ayant déclaré disposer de places vacantes. Le candidat consulte régulièrement son dossier afin de savoir si une proposition d admission lui est faite. Si tel est le cas, il doit répondre dans le délai imparti faute de quoi la place pourra être proposée à un autre candidat. Ce délai est de : 1 semaine jusqu au 20 août 72 heures du 20 au 31 août 24 heures à partir du 1 er septembre Suivi et accompagnement des élèves sans solution pour la procédure d admission complémentaire. Procédure d admission complémentaire Les établissements qui disposent de places vacantes après avoir épuisé leurs listes de candidats classés s inscrivent à la procédure complémentaire. Dès qu un candidat postule pour l une de ces formations, l établissement examine le dossier électronique et décide ou non de faire une proposition d admission. DANS LA SEMAINE SUIVANT LA RENTREE Saisie des présents dans APB. 7/7