CONDITIONS GENERALES DE CERTIFICATION PHYTO DES ENTEPRISES DISTRIBUANT, CONSEILLANT, APPLIQUANT DES PRODUITS PHYTOPHARMACEUTIQUES

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1 Page 1/5 CONDITIONS GENERALES DE DES ENTEPRISES DISTRIBUANT, CONSEILLANT, APPLIQUANT DES PRODUITS PHYTOPHARMACEUTIQUES Siège Social : Domaine d activité : AGROCERT 6 rue Georges Bizet, MARMANDE Tél. : Fax : Organisme certificateur de produits agricoles et alimentaires et de services Contacts : Président du Conseil d Administration : Président du Comité de certification : Responsable de la certification Suppléante de certification Jean Marc GUILLOU Dominique GUIRAUD Olivier de MARCILLAC Ariel HARREAU Date rédaction Visa Validation Visa 19/12/14 Responsable certification Olivier de MARCILLAC Le Président du CCPh Dominique GUIRAUD

2 1. La réglementation de la certification PHYTO des entreprises. Page 2/5 Le programme de certification est régulièrement mis à jour, et peut-être communiqué sur simple demande. Il comprend les exigences suivantes : Le décret n du 18/10/2011 fixant les conditions de délivrance de renouvellement, de suspension et de retrait des agréments des entreprises et des certificats individuels pour la mise en vente, la distribution à titre gratuit, l application et le conseil à l utilisation de produits phytopharmaceutiques. L arrêté du 25/11/2011 fixe les modalités de la certification mentionnée au 2 de l article L254-2 du code rural et de la pêche maritime, dénommé arrêté «modalités de certification» et les référentiels de certification prévu à l article R du code rural et de la pêche maritime pour l organisation générale ainsi que pour les activités suivantes : Distribution de produits phytopharmaceutiques à des utilisateurs non professionnels Application en prestation de service de produits phytopharmaceutiques Conseil indépendant de toute activité de vente ou d application Distribution de produits phytopharmaceutiques à des utilisateurs professionnels Le Ministère de l agriculture publie et met à jour des guides pour chacun de ces référentiels Ceux-ci peuvent être téléchargés sur le site internet d Agrocert et sont également disponibles sur simple demande auprès du secrétariat d Agrocert. 2. AGROCERT, Organisme de Certification accrédité et agréé Agrocert est une association à but non lucratif, créée il y a plus de trente ans pour le contrôle et la certification des produits et services agricoles et alimentaires. Agrocert dispose d un système qualité conforme aux exigences des Normes internationales en vigueur : NF EN jusqu en septembre 2015 et NF EN à partir de septembre Agrocert est accrédité par le COFRAC (Comité Français d'accréditation) sous le numéro (Portée communiquée sur simple demande). Agrocert est agréé par les Pouvoirs Publics pour la certification des entreprises distribuant, conseillant et appliquant des produits phytopharmaceutiques. La zone d activité d Agrocert comprend actuellement les régions Aquitaine et Midi-Pyrénées et les départements limitrophes à ces deux régions. Agrocert dispose d un personnel compétent, composé d ingénieurs et de techniciens agricoles, formés aux techniques d audit et à la réglementation afférente à la distribution, au conseil et à l application en prestation de service de produits phytopharmaceutiques. L exécution de l audit et de la certification est placée sous la surveillance du Comité de Certification Phyto. Ce comité indépendant est composé de 9 personnes bénévoles, intéressées par la certification Phytosanitaire et réparties en 3 collèges : Fournisseurs de services, Consommateurs/utilisateurs et Personnalités qualifiées Les membres de ce Comité sont des personnes extérieures qui se sont engagées à respecter indépendance et confidentialité vis-à-vis des activités d Agrocert et des informations contenues dans les dossiers qui leur sont présentés de façon anonyme. Le Comité de Certification se réunit régulièrement pour effectuer, suivre et améliorer le travail de certification. Son avis porte notamment sur l élaboration et l application des procédures, la compétence du personnel, la réalisation des plans de contrôle, le traitement des écarts à la réglementation, le traitement des réclamations Les étapes de la certification Depuis le premier contact jusqu'à la délivrance de la certification, les étapes sont les suivantes : a) Questionnaire de pré-enquête puis demande de certification. Dans un premier temps, le demandeur remplit un questionnaire de pré-enquête fourni par Agrocert. A l aide de ce questionnaire, le demandeur décrit l organisation générale de l entreprise, ainsi que la ou les activités pour lesquelles la certification pourrait être demandée Après en avoir pris connaissance, Agrocert transmet un dossier qui comprend : Les conditions générales de certification Les bases de tarification et un devis Le modèle de contrat Le programme de certification en vigueur Les référentiels le concernant qui sont inclus dans le programme de certification peuvent être consultés ou téléchargés sur le site d Agrocert

3 Page 3/5 b) Engagement des parties. Toute entreprise s engageant à respecter les éléments de son contrat avec Agrocert a droit au service d audit et de certification d Agrocert. Le signataire s engage à respecter le programme de certification et accepte à partir de cette date, les audits et frais de contrôle et de certification. Le dossier de demande de certification, est examiné par le responsable de certification d Agrocert qui est tenu de respecter le secret professionnel concernant les informations à caractère confidentiel dont il pourrait avoir connaissance lors des opérations d audit et de certification. c) Avis favorable Lors de la réception de ces documents, et après réalisation de la revue de contrat, un numéro de dossier est attribué à l entreprise. Un exemplaire du contrat signé est renvoyé. Dans un premier temps il sera demandé à l entreprise de transmettre par courrier les éléments permettant de vérifier la conformité aux exigences citées par l article 4 de l arrêté du 25 novembre 2011 pour quelques points du référentiel d organisation générale et du référentiel qui concerne son activité de prestation de services. Après vérification, un courrier d avis favorable est ensuite transmis par Agrocert à l entreprise, il lui servira pour demander un agrément provisoire délivré après instruction par les services compétents de la DRAAF. d) Évaluation sur site Une évaluation sur site sera ensuite planifiée avant six mois. L auditeur mandaté par le responsable de certification vérifie le respect par l'entreprise des exigences définies par l'arrêté du 25 novembre 2011 relatif aux référentiels de certification. L évaluation porte sur le référentiel «organisation générale» de l entreprise ainsi que sur le ou les référentiels d activité pour lequel la certification est demandée. Les guides de lecture du référentiel publiés au Bulletin Officiel du Ministère de l Agriculture, de l Agroalimentaire et de la Forêt (version en vigueur) précisent les modalités d audit et les niveaux et critères de conformité pour les différents référentiels. L auditeur rédige un rapport d audit contresigné par le représentant de l entreprise : ce rapport d audit reprend les points du référentiel audités, et précise quels sont les éventuels écarts relevés. e) Qualification de l écart Le rapport d audit est remis par l auditeur au Responsable de Certification qui qualifie les éventuels écarts relevés et transmet à l entreprise les fiches de suivi des actions correctives associées. L intitulé des écarts est défini dans le guide de lectures des référentiels cités précédemment. Chaque écart peut être qualifié de mineur, majeur ou critique. Notons que lorsqu'elle est imputable à l'entreprise, l'impossibilité pour l'organisme certificateur de réaliser un audit conformément aux dispositions prévues par le présent arrêté, notamment les refus ou obstacles au contrôle, est considérée comme un écart critique. Le délai pour la levée d un écart critique ne peut excéder un mois, à l issue de ce délai, si les actions correctives ne sont pas mises en œuvre par l entreprise, alors la suspension ou le refus dans le cas d un audit initial est prononcé(e). f) Notification de l écart Chaque écart est notifié par courrier à l opérateur, dans un délai de 15 jours après l audit, en indiquant selon la qualification de l écart quel est le délai maximum pour mettre en œuvre l action corrective permettant de lever l écart. Le droit de recours est indiqué clairement sur le courrier. Une surveillance des délais de mise en conformité est mise en place, le dépassement de ceux-ci se traduisant par une requalification de l écart (voir 4) g) Action corrective Tout constat d écart à la réglementation relevé lors des contrôles sur site ou sur documents doit être suivi par la mise en place d action corrective: l entreprise complète la fiche d action corrective en s engageant à mettre en place des actions, dans un délai donné, pour corriger l écart et éviter que celui-ci ne se reproduise. La réponse doit être étayée. La proposition d action corrective est examinée par le responsable de certification. Son application et son efficacité sont vérifiées selon les cas lors des audits suivants, lors de visites supplémentaires ou lors de vérifications documentaires. h) Enregistrement et suivi des écarts Les fiches d écart sont numérotées, les courriers de notification d écart, les fiches d action correctives et documents correspondants y sont joints. Ces documents sont conservés dans le dossier de l entreprise concernée.

4 Page 4/5 i) Certification Le dossier est présenté au Comité de Certification qui émet un avis : s il est favorable, un premier certificat est édité. L entreprise devra en transmettre une copie à la DRAAF pour demander la confirmation de son agrément. Notons qu en cas d écart majeur ou critique relevé lors de l audit initial, le dossier ne sera présenté au Comité de Certification qu après avoir pris connaissance des actions correctives proposées, et des éléments de preuve associés. L absence de réponse adaptée au-delà de six après l audit, entrainera la résiliation de la convention. 4) Surveillance Après délivrance du premier certificat, des audits dits «de surveillance» sont planifiés : leur fréquence minimale est fixée par arrêté. Le cycle de certification est ainsi composé : a) d'une phase initiale d'une durée de 3 ans maximum à compter de la délivrance de la certification, comprenant 1 audit de suivi intermédiaire, et b) d'une phase de renouvellement d'une durée de 6 ans maximum à compter de la date du renouvellement de la certification, comprenant 2 audits de suivi bisannuels. Notons qu en cas de refus ou de retrait de certification, l'entreprise demandant à nouveau la certification débute son cycle de certification par la phase initiale. Tout changement dans l'entreprise ou ses établissements susceptible de modifier les conditions au vu desquelles la certification d'entreprise a été accordée doit être communiqué à Agrocert dans un délai de 15 jours. Des audits supplémentaires peuvent être programmés en cas de surveillance de mise en place d actions correctives, de plaintes ou de modifications dans l entreprise. Notons que les délais pour lever les écarts obéissent à des règles strictes : Un écart mineur doit être levé de façon documentaire ou au plus tard sur site lors de l audit suivant. Un écart non levé lors de l audit suivant est requalifié en écart majeur. Un écart majeur doit être levé dans un délai maximal de 30 jours à compter de la date de notification du manquement. La levée des écarts majeurs peut être documentaire ou sur site selon la nature des actions correctives à conduire. Un écart majeur qui n est pas levé sous 30 jours est requalifié en écart critique. En cas d écart critique, l entreprise dispose d un délai maximum d un mois pour la mise en conformité faute de quoi le retrait de la certification est prononcé. 5 Extension L entreprise peut demander à tout moment une extension de sa certification pour des sites additionnels (extension de périmètre), en cas de nouvelle activité (extension du champ). Une évaluation complémentaire sur site sera nécessaire, le processus d examen est le même que pour une accréditation initiale. Ces audits d extension peuvent intervenir à tout moment du cycle sans le modifier. 6 Suspension, résiliation La suspension ou la résiliation peut être consécutive à la demande de l entreprise, à sa cessation d activité, au non paiement des frais de contrôle ou à une décision prise à la suite d un audit (écart critique). L organisme certificateur notifie au préfet de région dans un délai maximal de quinze jours toute suspension ou retrait de la certification délivrée à une entreprise. L entreprise peut demander à nouveau la certification : elle débute alors son cycle de certification par un audit initial. 7 Transfert Le transfert d une certification entre organismes certificateurs est possible. Si l entreprise fait la demande d un transfert vers un autre organisme certificateur, Agrocert transmet un dossier avec copie de certificat, dernier rapport d audit et état des écarts non soldés et réalise les démarches pour la résiliation de contrat dans un délai de trente jours. Dans le cas d un transfert en provenance d un autre organisme certificateur, Agrocert vérifie que les activités certifiées entrent dans le cadre de la portée de son accréditation et que l entreprise souhaitant transférer la certification possède une certification conforme au dispositif en vigueur. Agrocert prend connaissance des documents transmis sous un délai de 15 jours par le précédent organisme certificateur (copie du certificat, dernier rapport d audit, dossier avec les écarts non soldés). Agrocert examine l état des écarts en suspens, les derniers rapports d audit, les réclamations reçues et les actions correctives mise en œuvre. Il prend alors la décision concernant le transfert de la certification dans un délai de

5 Page 5/5 30 jours. Une certification en cours de suspension peut être acceptée, les écarts devant dans ce cas être résolus par l organisme certificateur récepteur avant la levée de la suspension. 8 Recours. En cas de contestation d une décision documentée, l entreprise peut engager un recours (appel) qui sera présenté à une instance distincte de celle qui est à l origine de la décision. La procédure de traitement des plaintes et appels peut être communiquée sur simple demande. 9 Réclamations. L entreprise dont les services sont certifiés doit : a) conserver un enregistrement de toute plainte portée à sa connaissance à propos de la conformité d un produit aux exigences de la norme pertinente et mettre les dossiers en question à la disposition de l organisme de certification sur demande; b) prendre des mesures appropriées à la suite de telles plaintes ou concernant toute défectuosité constatée dans un produit ou un service qui aurait une incidence sur sa conformité aux exigences de la certification; c) documenter les mesures qui ont été prises. La prise en compte de cette exigence est vérifiée à chaque audit. Les réclamations en provenance d entreprises certifiées qui concernent le fonctionnement d Agrocert sont traitées par le responsable qualité, elles peuvent être, après enquête, suivies de mise en place d actions correctives, et font l objet d un enregistrement. Le comité peut à l inverse recevoir des réclamations(plaintes) en provenance de tiers concernant les entreprises certifiées. Ces plaintes font l objet d une enquête auprès de l entreprise concernée, ainsi que d une réponse et d un enregistrement. 10 Informations. Les entreprises certifiées sont tenues informées des modifications réglementaires qui les concernent et pourraient avoir une incidence sur les conditions de certification. Le site internet d Agrocert est régulièrement mis à jour....