MICROSOFT ONENOTE ET TOSHIBA ÉTUDE DE CAS DE SOLUTION CLIENT

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1 MICROSOFT ONENOTE ET TOSHIBA ÉTUDE DE CAS DE SOLUTION CLIENT UNE AGENCE WEB AMÉLIORE SA PRODUCTIVITÉ ET BÉNÉFICIE D'UN TRAVAIL EN ÉQUIPE PLUS EFFICACE GRÂCE AUX ORDINATEURS PORTABLES TOSHIBA ET AU LOGICIEL ONENOTE. «L'accès partagé aux informations en temps réel est un élément essentiel du succès de notre entreprise. Pour le travail de conception et de recherche, les séances de brainstorming, les synthèses pour les scripteurs et graphistes, les réunions de personnel et la localisation, nous devons être capable de recueillir rapidement des informations à partir de plusieurs sources et de divers formats dans un emplacement unique, où on peut facilement accéder à celles-ci, les réutiliser et les partager.» Wendy Knepper, co-dirigeante, WendPath Communications GmbH WendPath Communications est une agence Web et une entreprise de marketing technologique en pleine croissance. Au cours de ces deux dernières années, la société est passée d'une entreprise, dirigée par des associés, travaillant avec des scripteurs indépendants à une petite agence, située à Berlin et travaillant avec des partenaires et des professionnels indépendants à travers le monde. L'automne 2005 approchant, l'entreprise a pris conscience de la nécessité de trouver une solution personnelle et commune pour saisir et partager rapidement toutes sortes d'informations numériques avec ses employés, en interne, mais également avec sa grande équipe virtuelle de partenaires et de professionnels indépendants. Les dirigeants utilisaient déjà OneNote sur leur ordinateur portable Toshiba Tecra. D'ailleurs, ils avaient pu discerner la valeur de OneNote pour le travail de recherches et de connaissances, ainsi que pour les listes personnelles de choses à faire. À travers leur expérience, OneNote leur avait offert une mobilité de travail et une productivité personnelle plus efficaces. En tant que grands voyageurs d'affaires, à la rencontre de clients ou de partenaires distants, ils ont rapidement Pays : Allemagne Secteur : Marketing technologique, agence WebSociété WendPath Communications est une agence Web de marketing technologique, créée en 2003 par les associés Lee Koenig et le Dr Wendy Knepper. L'agence propose des concepts de communication marketing, la création de sites Web, des publications en ligne et la gestion de projets de localisation en plus de 15 langues. Situation professionnelle Pour les documents de recherche et de synthèse, les voyages d'affaires, les entretiens avec les clients, les réunions de personnel, les séances de brainstorming et la localisation, il est essentiel de saisir des informations rapidement. Ces informations doivent être ensuite réutilisées pour créer d'autres documents ou pour les partager avec nos employés, nos clients et nos associés. Solution La société a décidé d'utiliser OneNote pour ses réunions de personnel, ses séances d'information et ses tâches internes. Les ordinateurs portables Toshiba Tecra, équipés de OneNote, offrent une meilleure productivité pour les utilisateurs mobiles au bureau, dans les entreprises clientes ou partenaires, à la maison ou en voyage d'affaires. OneNote a été également installé sur les ordinateurs de bureau clients pour une meilleure productivité personnelle. Avantages Rassemblement des connaissances et des recherches amélioré Synthèses plus approfondies, accompagnées de notes audio Séances de brainstorming plus efficaces Plus grande facilité pour saisir et partager les comptes rendus de réunion Meilleure qualité pour la localisation de sites Web Organisation et travail d'équipe améliorés grâce au partage des listes de choses à faire et des informations essentielles SFlb Étude de cas : solution client Microsoft OneNote et Toshiba

2 reconnu l'ajout de qualité professionnelle fourni par l'accès aux informations en temps réel saisies dans OneNote. Ils ont également pu stocker les informations de leurs déplacements, comme les détails de vol ou de réservation d'hôtel, pour y accéder rapidement dans OneNote. AMÉLIORATION DU PROCESSUS DE CRÉATION En outre, les temps d'attente durant les déplacements ont également été utilisés pour une meilleure productivité du travail mobile. Par exemple, Wendy Knepper décida que les heures passées en salle d'embarquement pourraient être rentabilisées en effectuant des recherches en ligne. En connectant son Tecra à un point d'accès sans fil, elle pourrait copier des liens de sites Web et d'autres informations utiles dans OneNote. De retour au bureau, elle réutiliserait ces informations pour la création de documents de synthèse pour de nouveaux textes ou pour la sortie d'un concept de document. Lorsque la décision a été prise d'étendre l'expérience OneNote à toute l'équipe, les dirigeants ont décidé de renforcer la chaîne de communication avec leurs employés. Ils ont également souhaité mettre leurs employés au défi, eux-mêmes y compris, pour tester OneNote et voir si celui-ci pourrait améliorer la productivité d'autres tâches de recherche. Alors que certains résultats, tels que l'amélioration de la productivité en réunion, étaient prévisibles, d'autres gains en productivité, tels que l'utilisation de OneNote pour localiser des sites Web, étaient surprenants. «Après deux mois d'utilisation de OneNote dans notre société, nous nous sommes tous rapidement rendu compte que pour quasiment toutes les étapes des processus de création et de production, OneNote et Toshiba offrent une productivité personnelle et commune améliorée pour toute l'équipe», observe Lee Koenig. Une observation plus poussée des processus de création et de production démontre facilement la valeur de OneNote. Un bon exemple en est le bulletin en ligne mensuel produit par WendPath pour une entreprise industrielle leader dans le secteur informatique. Ce bulletin est traduit en plus de 15 langues et localisé par un système de publication en ligne sur plus de 19 sites Web à travers l'europe. WendPath est capable d'utiliser OneNote dans quasiment toutes les phases d'un projet, de la création à la production, incluant : 1. La réunion avec le client pour créer la table des matières du bulletin 2. Le partage des informations contenues dans le bulletin avec l'équipe 3. La conduite de recherches en ligne et la création de documents de synthèse du contenu des produits livrables 4. La gestion de la production et l'édition de textes 5. Le formatage des textes et la publication en ligne 6. La gestion du processus de révision pour l'approbation des traductions 7. La localisation des traductions approuvées sur des sites Web régionaux Étude de cas : solution client Microsoft OneNote et Toshiba 2

3 Toutes ces étapes requièrent de la coordination, étant donné que les employés de WendPath doivent travailler en équipe et collaborer avec des clients, des scripteurs indépendants et des partenaires en localisation. Le résultat obtenu est un bulletin en ligne mensuel envoyé via une campagne de courrier électronique par l'entreprise à ses clients. RÉUNIONS CLIENTS ET COMMUNICATIONS POST-MARCHÉ AMÉLIORÉES La société utilisait déjà OneNote durant les réunions clients pour enregistrer les notes et créer des comptes rendus, pouvant facilement être transmis par voie électronique une fois la réunion terminée. Lee Koenig s'était déjà rendu compte du gain de temps offert par OneNote avec une saisie et une organisation des notes simplifiées durant la session. En outre, il s'est aperçu que la saisie des notes au format électronique et non sur papier est très utile en déplacement, car le risque d'égarement ou de perte des documents est très élevé. De plus, les notes numériques pouvaient être rapidement partagées par courrier électronique avec les collègues distants. Ces derniers étaient instantanément en possession des informations mises à jour et pouvaient commencer à préparer les prochains projets, en sélectionnant les graphiques ou en commençant les recherches ou les documents de synthèse. Cette étape n'existait pas auparavant, mais elle a vite prouvé son efficacité grâce à un partage d'informations en temps réel, plutôt que décalé. La productivité a été améliorée par la réduction du temps entre les phases une (réunion avec le client) et deux (partage des «listes de choses à faire» avec l'équipe de WendPath en fin de réunion) de gestion de projet. RECHERCHE ET CRÉATION DE DOCUMENTS DE SYNTHÈSE DES CONTENUS DE PRODUITS LIVRABLES Avant le projet pilote, la recherche et la création de documents de synthèse pour les contenus de produits livrables étaient réalisées avec le logiciel MS Word. Le passage à OneNote pour le travail de recherche et de conception des documents de synthèse a démontré de nombreux avantages. Par exemple, les informations peuvent être saisies n'importe où sur la page ; l'affichage des idées est donc plus clair. La sauvegarde automatique toutes les 30 secondes de OneNote permet de ne pas interrompre le flux d'idées par le besoin d'enregistrer le fichier. En outre, les liens actifs de sites Web peuvent être stockés Étude de cas : solution client Microsoft OneNote et Toshiba 3

4 dans OneNote et les informations saisies par couper/ coller comprennent l'url de référence. Wendy Knepper trouve la fonctionnalité d'enregistrement audio de OneNote très pratique car il suffit de lui «dire» ses idées. Elle trouve cette méthode bien plus rapide que l'écriture d'un concept sur papier ; les informations spontanées ne sont plus perdues ou dispersées au cours de l'enregistrement du concept. Toutes les informations rassemblées dans OneNote sont par la suite facilement organisées et copiées dans un modèle de synthèse sous MS Word, puis téléchargées sur l'extranet de la société pour les scripteurs. GESTION DE LA PRODUCTION ET ÉDITION DES TEXTES La gestion de la production et l'édition des textes sont effectuées par des communications électroniques et par le dialogue entre les différents membres de l'équipe. Pour la production d'un bulletin, le processus est relativement simple car il y a peu de textes à gérer. Pour de plus grands projets, impliquant de nombreux textes, OneNote s'avère être un outil de préparation et de gestion de projet très pratique. En utilisant un ordinateur portable Toshiba Tecra, connecté à un projecteur Toshiba P75, Lee Koenig peut saisir les «listes de choses à faire» pour divers documents, au cours d'une table ronde. Cette liste peut être facilement consultée par l'équipe, mise à jour et transmise par courrier électronique ou stockée sur le serveur de la société dans un dossier couramment utilisé dans OneNote. Des indicateurs de note peuvent être également ajoutés pour encore mieux structurer les informations. FORMATAGE DE TEXTE ET PUBLICATION EN LIGNE La majeure partie du travail de production pour la création d'un bulletin en ligne est réalisée en code HTML. L'équipe de production a découvert que OneNote permettait de stocker des parties de textes récurrentes, des fragments HTML en 15 langues différentes, ainsi que des images dans un seul emplacement centralisé pour un accès et une réutilisation simplifiés. Avec la simplicité d'ajout et de classification des pages dans OneNote, l'équipe a apprécié de pouvoir ajouter des éléments, de manière continue, dans le référentiel d'informations centralisé, situé sur le serveur. De plus, durant les pics de production, l'équipe a pu créer des tâches Outlook à partir de la «liste des choses à faire» pour les affecter à une autre liste ou à des assistants de production extérieurs. Étude de cas : solution client Microsoft OneNote et Toshiba 4

5 Using OneNote to store recurring text blocks, HTML snippets in 15 different languages and images in one central area for easy access and reuse. GESTION DU PROCESSUS DE RÉVISION POUR L'APPROBATION DES TRADUCTIONS Les processus de réception de textes traduits en 15 langues différentes et de révision avec des représentants marketing requièrent une grande part de coordination. L'équipe de localisation a pu apprécier les fonctionnalités des listes de choses à faire et de synthèse des indicateurs de note pour la création de listes de suivi. Grâce à ces listes de suivi, il est possible de facilement repérer le retard d'un pays dans le processus de révision. Selon Lee Koenig : «La productivité est un élément clé de notre activité. Je suis convaincu des gains de productivité apportés par les ordinateurs portables Toshiba et je suis d'autant plus convaincu de ceux fournis par OneNote. Étude de cas : solution client Microsoft OneNote et Toshiba 5

6 SOLUTION PRÉSENTATION TECHNIQUE Ce petit réseau professionnel consiste en un serveur utilisé sur Microsoft Small Business Server. Microsoft Exchange Server 2003 propose des services de messagerie électronique et WorkZone propose une fonctionnalité extranet sécurisée. Microsoft Office OneNote 2003 est installé sur tous les ordinateurs clients, y compris sur les ordinateurs portables Toshiba Tecra sans fil et sur les ordinateurs de bureau. OneNote permet également d'intégrer facilement des informations dans des nouveaux documents créés dans les logiciels couramment utilisés de MS Office Suite, tels que Power Point ou Word. LOGICIELS ET SERVICES Microsoft Office Professional Edition 2003 Microsoft Office Word 2003 Microsoft Office Excel 2003 Microsoft Office PowerPoint 2003 Microsoft Office Outlook 2003 Microsoft Office OneNote 2003 Miscrosoft Small Business Server MATÉRIEL Toshiba Tecra M3 Toshiba Tecra S2projecteur Toshiba P75 LCD Toshiba Europe GmbH. Même si, au moment de la publication, Toshiba a tout mis en œuvre pour assurer la véracité des informations fournies, les spécifications, configurations, tarifs, systèmes, composants ou options des produits sont sujets à modification sans préavis. Pour connaître les toutes dernières informations concernant votre ordinateur ou les différentes options informatiques logicielles et matérielles, visitez le site Web de Toshiba à l adresse Étude de cas : solution client Microsoft OneNote et Toshiba 6