RENSEIGNEMENTS SUR L ORGANISME

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1 POSTE À POURVOIR Titre du poste : Adjoint ou adjointe de direction, bureau de la directrice générale Condition d emploi : Permanent à temps plein Supérieure hiérarchique : La directrice générale RENSEIGNEMENTS SUR L ORGANISME Membre d un mouvement actif partout dans le monde, Olympiques spéciaux Canada (OSC) se consacre à enrichir la vie des Canadiens et Canadiennes présentant une déficience intellectuelle au moyen d une pratique sportive régulière. Organisme national communautaire sans but lucratif, Olympiques spéciaux Canada offre des occasions d entraînement et de compétition à plus de athlètes de tous âges et de toute habileté. Chaque jour et dans pratiquement toutes les collectivités canadiennes, quelque bénévoles dont plus de entraîneurs certifiés collaborent à des programmes d Olympiques spéciaux dans 350 collectivités et plus aux quatre coins du pays. Commandites d entreprises, activités de financement, subventions publiques, fondations, dons de particuliers et bénévolat soutiennent les programmes d Olympiques spéciaux Canada. Au Canada, la prestation des programmes d Olympiques spéciaux adopte un modèle fédéré, avec un bureau national et une section dans 12 provinces et territoires. RÉSUMÉ DU POSTE À la poursuite de l excellence organisationnelle, l adjoint ou adjointe de direction soutient la directrice générale dans la gestion des affaires courantes et la réalisation des projets stratégiques de plus grande envergure. Il ou elle s occupe de toutes les affaires et activités reliées au conseil d administration d OSC. Étant appelé(e) à collaborer avec les sections, le ou la titulaire du poste applique une approche client positive avec les intervenants, tant internes qu externes. Il ou elle exerce son jugement de manière autonome au moment de planifier, de prioriser et d organiser ses diverses tâches. La coordination des réunions et la préparation de documents d affaires variés exigent un grand souci du détail chez l adjoint ou adjointe de direction. En quête d excellence dans tous les aspects de son travail, il ou elle démontre professionnalisme, fiabilité, sens de l organisation, diplomatie ainsi qu engagement envers la qualité, la précision et l efficacité. FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS Soutien à la directrice générale Servir de premier contact pour les affaires adressées à directrice générale, vérifier l information et recommander la voie à suivre à la directrice générale; Gérer l agenda de la directrice générale en interaction avec les intervenants, tant internes qu externes; Aider à gérer la correspondance courante en ébauchant et en envoyant les réponses qui s imposent; Special Olympics Canada 21 St. Clair Avenue East, Suite 600, Toronto, Ontario, M4T 1L9 Tel Fax info@specialolympics.ca Created by the Joseph P. Kennedy Jr. Foundation for the benefit of persons with intellectual disabilities. Olympiques spéciaux Canada 21, avenue St. Clair Est, Bureau 600, Toronto, (Ontario) M4T 1L9 Tél Téléc C. élec. info@specialolympics.ca Créé par la Fondation Joseph P. Kennedy fils au profit des personnes ayant une déficience intellectuelle.

2 Participer à la rédaction de documents divers, notamment mais pas exclusivement des lettres, notes, ordres du jour, procès-verbaux, exposés, tableaux de ventilation et rapports; Fournir un soutien administratif à la directrice générale en matière d initiatives stratégiques pour ce qui concerne notamment, mais pas exclusivement, le plan stratégique (élaboration, mise en œuvre et mesure des résultats), les relations gouvernementales, la gestion des risques de même que l élaboration et la révision des politiques; Organiser l horaire des déplacements de la directrice générale et faire les réservations nécessaires; Veiller à ce que les notes de frais, les demandes de chèques et les bons de commande reliés aux activités de la directrice générale soient remplis en temps voulu; Appuyer la directrice générale dans sa participation à des comités ou conseils. Gouvernance du conseil S occuper de la logistique en lien avec le conseil d administration d OSC, notamment les réunions du conseil, celles du comité de direction, les séances d orientation et les retraites; Collaborer avec le président et la secrétaire du conseil à assurer le respect des principes et procédures en matière de gouvernance du conseil. Recommander des modifications, s il y a lieu; Gérer en temps voulu la préparation, la compilation et la distribution de tous les documents concernant le conseil, avant et après les réunions; Rédiger les procès-verbaux, les distribuer en temps voulu après avoir obtenu les approbations requises et les remettre au conseiller juridique, qui les versera au registre des procès-verbaux; Tenir, mettre à jour et réviser le manuel du conseil ainsi que les listes des contacts et des comités; Fournir un soutien administratif au président du conseil, au besoin; Veiller à ce que les questions de leur ressort soient communiquées à tous les membres du conseil. Gouvernance des sections Coordonner les réunions et conférences nationales, y compris sur le plan logistique (négociation des contrats avec les gestionnaires des lieux et les fournisseurs, besoins particuliers, repas, équipement audiovisuel, inscription des délégués et déplacements); Achever en temps voulu la préparation, la compilation et la distribution des ordres du jour, des documents et des notes pertinentes avant et après les réunions et conférences nationales; Tenir les listes de contacts du Conseil de direction canadien et coordonner les conférences téléphoniques mensuelles de celui-ci programmation, distribution de l ordre du jour et des documents, procès-verbal; Fournir du soutien au président du Conseil de direction canadien et tenir ses listes de contacts; Gérer le processus d agrément et de recensement annuel des sections. 2 Olympiques spéciaux

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4 Administration générale Travailler avec le conseiller juridique à remplir et à soumettre au gouvernement tous les documents annuels et autres requis relativement au statut d organisation constituée et aux règlements administratifs d OSC; Gérer l organisation, le classement et le processus de révision des politiques st procédures d OSC; Tenir à jour les systèmes de classement et de distribution de dossiers et de fichiers divers, y compris la correspondance et les rapports de nature confidentielle; Tenir à jour la liste de contacts du personnel interne et celle d OSC dans Outlook Exchange; Coordonner les réunions bimensuelles du personnel; Contribuer au soutien et à l élaboration de procédures et de processus administratifs garants d une efficacité optimale; Gérer les budgets et les échéanciers avec efficacité et efficience; Accomplir toutes autres tâches sur demande. EXIGENCES DE L EMPLOI Au moins 5-7 ans d expérience en soutien de cadres supérieurs; Maturité et professionnalisme dans les rapports avec les cadres supérieurs, les intervenants et les fournisseurs; Assurance et diplomatie marquées, notamment une aptitude à traiter les renseignements confidentiels avec la plus grande discrétion; Expérience démontrée en gestion de projets et grand souci du détail; Aptitude à communiquer, sens de l organisation et entregent solides; Très bonne maîtrise des logiciels de bureautique (MS Office, Adobe Creative Suite); Bonnes compétences en analyse et en résolution de problèmes; Très grande motivation et attitude proactive; Aptitude à travailler en équipe dans un environnement flexible axé sur le service à une clientèle interne et externe; Bilinguisme anglais-français (un atout); Disponibilité et consentement à voyager au Canada et à travailler les fins de semaine, à l occasion. CONDITIONS DE TRAVAIL ET EFFORT PHYSIQUE Le travail se fait dans un environnement de bureau, principalement assis à un ordinateur. Il faut prévoir des déplacements occasionnels pour assister à des événements à des événements. Le travail exige un effort physique minime, à part le soulèvement occasionnel de boîtes pouvant peser jusqu à 25 lb. SALAIRE ET AVANTAGES SOCIAUX Excellente gamme d avantages sociaux, comprenant un régime enregistré d épargneretraite et un régime d assurance collective (assurance médicale, dentaire, vie, accidents et invalidité de longue durée). Le salaire sera fixé en fonction de l expérience. 4 Olympiques spéciaux

5 CANDIDATURE Veuillez soumettre votre candidature à d ici au 30 mai SOC souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et s engage à employer une main-d œuvre diversifiée. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à postuler et nous remercions celles qui le feront; toutefois, nous ne communiquerons qu avec les personnes retenues pour une entrevue. 5 Olympiques spéciaux