Manuel GesCOF Les Produits (6)

Transcription

1 LES PRODUITS On appelle produit toute prestation fournie par l organisme, que celle-ci soit une action de formation ou un autre type de prestation, comme du conseil par exemple. Il existe deux types de produits : les produits de formation (stages), les produits hors formation : ce sont toutes les prestations de l organisme hormis les stages de formation. Exemple : prestation de conseil, location d une salle, vente d un support de cours Les produits sont classés par familles, les familles étant elles-mêmes regroupées en départements. Cette hiérarchisation va du plus général (le département) au plus particulier (le produit). Exemple : Le produit «Anglais : niveau 1» appartient à la famille Anglais du département Langues. Chaque produit possède un code, qui l identifie de manière unique. Ce code dépend de la nomenclature choisie par le centre de formation. L écran de saisie d un produit de formation se présente de la manière suivante : DEFI Informatique 1 / 6

2 Cet écran permet de voir qu un produit est caractérisé par : un code unique, déterminé par l organisme selon ses propres règles de codage. un intitulé, totalement libre, limité à 150 caractères. un effectif mini et un effectif maxi. Les effectifs mini et maxi ne sont pas obligatoires, mais ils sont très utiles pour déterminer si une session est en sous-effectif ou en sureffectif, de manière à pouvoir prévoir les annulations de sessions ou au contraire, les dédoublements. Ces effectifs peuvent être déterminés pour des raisons de rentabilité ou d efficacité pédagogique. Leur valeur sera indiquée automatiquement pour toute session créée, mais elle sera modifiable dans la session. une durée. Celle-ci peut être exprimée en jours ou en heures. Elle sera automatiquement convertie dans l autre unité, selon le nombre d heures par jour par défaut. Ces données seront automatiquement reportées au niveau de toute session créée, mais pourront être modifiées si nécessaire. son prix HT par défaut par participant si la session est inter entreprises. Ce prix pourra être modifié par la suite au niveau de la session. son prix HT par défaut par jour dans le cas d une mise en œuvre en intra. Ce prix est donné à titre indicatif. Il sera automatiquement reporté pour toute session créée mais pourra également être modifié. son niveau, en fonction de la classification des niveaux utilisée dans le bilan pédagogique. Cet élément est indispensable pour l établissement de ce bilan. ATTENTION, certains produits de formation ne peuvent être pris en charge dans le plan de formation. Nous avons donc créé un niveau particulier, appelé «NI» (Non Imputable). Lorsque vous choisirez pour une session un produit avec un niveau «NI», la session passera automatiquement en «HORS Bilan». La convention pourra suivant le cas, tenir compte de ce type d information et certains articles pourront disparaîtrent notamment ceux faisant référence aux codes sur la loi du travail. la famille et le département auxquels le produit appartient. sa spécialité, choisie dans la liste des spécialités de formation utilisées dans le bilan pédagogique. Cette donnée est également indispensable pour l établissement de ce bilan. le chemin permettant d accéder au programme de formation correspondant au produit, sous forme de fichier Word. C est ce chemin qui sera indiqué par défaut pour toute session créée. Il sera modifiable au niveau de la session. DEFI Informatique 2 / 6

3 CREER UN PRODUIT Pour créer un nouveau produit : Sur l écran d accueil, cliquez sur le bouton Vous obtenez alors la liste des produits existants. Cliquez sur le bouton, situé dans la barre de boutons, en bas de l écran. Saisissez les différents éléments caractérisant le produit. Si vous saisissez un code déjà utilisé dans la base, vous obtiendrez le message suivant : Cliquez dans la case à cocher sur Internet., si vous souhaitez que le produit soit diffusé La case est automatiquement cochée à la création du produit. Si vous souhaitez désactiver le produit, il suffit de cliquer à nouveau dans la case. Choisissez l agence de gestion du produit, si l organisme dispose de plusieurs agences. Un produit ne peut être rattaché qu à une seule agence, mais on peut créer des sessions correspondant à ce produit dans toutes les agences. Si vous choisissez de publier ce produit sur Internet, il vous faudra fournir un certain nombre de renseignements. Ce point sera présenté dans le chapitre «Publication sur Internet». Rattachez ensuite le produit à une famille (et donc à un département) en cliquant sur la flèche bleue de Famille. DEFI Informatique 3 / 6

4 LES PRODUITS HORS FORMATION. Pour accéder à l écran des produits Hors Formation, cliquez sur le bouton situé au bas de l écran du module des produits. L écran de Produits Hors Formation vous permettra de saisir des produits que vous pourrez facturer en tant que charges annexes sur une session ou pour faire des Factures Directes, des factures sans organiser de sessions pour facturer des prestations annexes (Conseil, Audit, Location, ) L écran de saisie des Produits Hors formation est identique aux produits de formation avec par contre une zone de saisie supplémentaire, correspondant au Prix achat qui permettra un calcul automatique de la marge sur les factures directes ou sur les charges annexes de session. DEFI Informatique 4 / 6

5 LA COMPOSITION DE PRODUITS. De façon générale la composition de produits est une option qui permet d associer un ou plusieurs produits. Dans quel cas créé-t-on un produit de composition? Pour toutes les formations qui engendrent de façon systématique des frais ou des revenus supplémentaires, il est conseillé de créer des produits de composition. Ainsi, le produit associé viendra se ventiler sur chaque participant automatiquement, au moment du financement des stagiaires. Exemple : La formation habilitation électrique est quasiment toujours associée à une revente de livret UTE. Les participants à une habilitation électrique se voient remettre en fin de stage un livret UTE. La formation «Habilitation électrique» est créée dans le module Produits de formation, avec un coût : Le «Livret UTE» est créé dans le module Produits Hors formation, avec un coût de revente : DEFI Informatique 5 / 6

6 Pour composer les produits : 1 2 Sélectionnez le produit à composer (Habilitation électrique), déroulez le menu «module» 1 et cliquez sur «composition de produits». Un nouvel écran apparaît. 2 Choisissez le ou les produits que vous voulez associer à l habilitation électrique en double cliquant dessus. Sortez par la croix rouge et validez votre choix. Votre produit Habilitation Electrique est désormais composé, vous l avez associé au livret UTE. Chaque fois que vous financerez une personne inscrite sur une Habilitation Electrique, GesCOF vous demandera automatiquement si vous voulez rajouter pour cette personne des frais supplémentaires correspondants au livret UTE. DEFI Informatique 6 / 6