REGLEMENT INTERIEUR DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

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1 Règlement intérieur adopté par le CA du 5/05/2008 modifié par le CA du 10/02/2012 CENTRE COMMUNAL D'ACTION SOCIALE DE LA VILLE DE GRENOBLE REGLEMENT INTERIEUR DU CONSEIL D'ADMINISTRATION L'article R du Code de l'action sociale et des Familles dispose que le Conseil d'administration du CCAS établit son règlement intérieur. Le règlement intérieur d'une instance délibérante a pour objet de préciser les modalités de son fonctionnement interne. Il a un caractère réglementaire. PREAMBULE La composition, l organisation et le fonctionnement du Conseil d Administration du Centre Communal d Action Sociale de la ville de Grenoble sont définis aux articles L à L et R à R du Code de l'action Sociale et des Familles et par le présent règlement intérieur. Il est rappelé que l article L du Code de l'action Sociale et des Familles précise que : "Toute personne appelée à intervenir dans l'instruction, l'attribution ou la révision des admissions à l'aide sociale, et notamment les membres des conseils d'administration des centres communaux ou intercommunaux d'action sociale, ainsi que toute personne dont ces établissements utilisent le concours sont tenus au secret professionnel dans les termes des articles et du code pénal et passibles des peines prévues à l'article ". Article Premier : Composition du Conseil d Administration Le CCAS, établissement public administratif communal, est administré par un Conseil d Administration présidé par le Maire/Président. * Outre son Président, il est composé en nombre égal : - de membres élus par le Conseil Municipal en son sein, au scrutin secret à la représentation proportionnelle au plus fort reste, sans panachage ni vote préférentiel, - et de membres nommés par le Maire choisis parmi les personnes participant à des actions de prévention, d animation ou de développement social menées dans la commune, au nombre desquelles doivent figurer un représentant des associations qui œuvrent dans le domaine de l'insertion et de la lutte contre les exclusions, un représentant des associations familiales désigné sur proposition de l'union départementale des associations familiales, un représentant des associations de retraités et de personnes âgées du département et un représentant des associations de personnes handicapées du département. * Conformément à l article R.123-7, le Conseil Municipal a fixé par délibération du 4 avril 2008 à 8 le nombre de membres du Conseil Municipal devant siéger au Conseil d Administration du CCAS, non compris son Président.

2 Article 2 : Début, durée et fin du mandat d administrateur Le Conseil d Administration est renouvelé lors de chaque élection du Conseil Municipal. Le mandat des administrateurs, qu ils soient élus ou nommés, est d une durée identique à celui des conseillers municipaux, soit 6 ans. Le mandat des administrateurs sortants prend fin dès l élection et dès la nomination des nouveaux membres, et au plus tard dans un délai maximum de deux mois suivant l élection du Conseil Municipal. Les membres du Conseil d Administration qui se sont abstenus sans motif légitime de siéger au cours de trois séances consécutives, peuvent, après que le Président du Conseil d Administration les ait mis à même de présenter leurs observations, être déclarés démissionnaires d office : - par le Conseil Municipal sur proposition du Maire pour les membres élus - ou par le Maire pour les membres qu il a lui-même nommés. Dans les conditions prévues à l article L du code général des collectivités territoriales, le Conseil Municipal peut retirer leur délégation aux administrateurs qu il a élus en son sein. Ne peuvent siéger au Conseil d Administration les personnes qui sont fournisseurs de biens ou de services au CCAS. Quand un siège d un membre délégué par le Conseil Municipal devient vacant, le siège est pourvu dans l ordre de la liste à laquelle appartenait l intéressé. Si cette procédure est impossible à appliquer, le siège est pourvu par le candidat de la liste qui a obtenu le plus de suffrages. En cas d égalité des suffrages, le siège est attribué au plus âgé des candidats susceptibles d être proclamés élus. Dans l hypothèse où il ne reste aucun candidat sur aucune liste, il est procédé dans le délai de deux mois au renouvellement de l ensemble des administrateurs élus dans les conditions prévues à l article premier du présent règlement. Pour les membres nommés, le Maire pourvoira au remplacement des membres en respectant les modalités prévues pour les membres nommés et notamment la représentation des associations citées à l article L du code de l Action Sociale et des Familles. Le mandat d un nouveau membre du Conseil d Administration, nommé ou élu pour pourvoir un poste vacant, expirera à la date où aurait cessé le mandat de la personne qu il remplace. Article 3 : Vice-Présidence du Conseil d Administration Dès qu il est constitué, le Conseil d Administration élit en son sein un Vice-Président qui le préside en l absence du Maire. Article 4 : Pouvoirs du Conseil d Administration Le Conseil d Administration règle par ses délibérations les affaires du Centre Communal d Action Sociale. 2

3 En vertu des dispositions de l article L du code général des collectivités territoriales, les délibérations du CCAS qui concernent un emprunt sont exécutoires, sur avis conforme du Conseil Municipal : 1 - lorsque la somme à emprunter ne dépasse pas, seule ou réunie au chiffre d'autres emprunts non encore remboursés, le montant des revenus ordinaires de l'établissement et que le remboursement doit être effectué dans le délai de douze années ; 2 - et sous réserve que, s'il s'agit de travaux quelconques à exécuter, le projet en ait été préalablement approuvé par l'autorité compétente. Un arrêté du représentant de l'etat dans le département est nécessaire pour autoriser l'emprunt si la somme à emprunter, seule ou réunie aux emprunts antérieurs non encore remboursés, dépasse le chiffre des revenus ordinaires de l'établissement, ou si le remboursement doit être effectué dans un délai supérieur à douze années. L'emprunt ne peut être autorisé que par arrêté motivé du représentant de l'etat dans le département si l'avis du Conseil Municipal est défavorable. Le Conseil d Administration donne délégation de pouvoirs à son Vice-Président dans les matières suivantes : - Préparation, passation, exécution et règlement des marchés de travaux, de fournitures et de services passés selon la procédure adaptée prévue à l'article 26 du Code des marchés publics. - Conclusion et révision des contrats de louage de choses pour une durée n'excédant pas douze ans. - Conclusion de contrats d assurance. - Création des régies comptables nécessaires au fonctionnement du Centre Communal d Action Sociale et des services qu il gère. - Fixation des rémunérations et règlement des frais et honoraires des avocats, notaires, avoués, huissiers de justice et experts. - Intenter au nom du CCAS les actions en justice, ou défendre le CCAS dans les actions intentées contre lui, devant toute juridiction en première instance, en appel ou en cassation, en référé ou au fond et se constituer partie civile. Le Vice-Président doit rendre compte à chacune des réunions du Conseil d Administration, des décisions qu il a prises en vertu de la délégation qu il a reçue. 3

4 Article 5 : Pouvoirs propres du Président du Conseil d Administration Le Président du Conseil d Administration prépare et exécute les délibérations du Conseil ; il est ordonnateur des dépenses et des recettes du budget du Centre. Il nomme les agents du Centre. Le Président du Conseil d Administration nomme à l emploi de Directeur du Centre Communal d Action Sociale. Il peut sous sa surveillance et sa responsabilité déléguer une partie de ses fonctions ou sa signature au Vice-Président ou au Directeur. Article 6 : Organisation des séances du Conseil d'administration Le Conseil d Administration tient au moins une séance tous les deux mois. Il se réunit sur convocation du Président, soit à l initiative de celui-ci, soit à la demande de la majorité des membres du Conseil. La convocation est adressée par le Président à chaque administrateur par écrit à l adresse donnée par celui-ci au moins trois jours avant la date de la réunion. Elle est accompagnée de l ordre du jour détaillé arrêté par le Président et d un rapport explicatif sur chacune des affaires soumises à délibération. Article 7 : L accès aux dossiers des affaires portées à l ordre du jour des réunions Toute demande d explication sur les affaires soumises au Conseil d administration du CCAS qu elle soit formulée oralement ou par écrit est adressée soit au Président soit au Vice-Président. Il n y a pas de saisine directe des services du CCAS. Article 8 : Déroulement des séances Les réunions sont présidées par le Président ou en cas d'absence par le Vice-Président. En cas d'absence du Président et du Vice-Président, la présidence du Conseil est assurée par le plus ancien des membres présents, et à ancienneté égale, par le plus âgé. Le président de séance ouvre la séance, procède à l appel des membres, constate le quorum, fait approuver le compte-rendu de la réunion précédente, dirige les débats, accorde la parole, veille à ce que les débats portent sur les affaires soumises au conseil, accorde le cas échéant les suspensions en en fixant la durée, y met fin, met aux voix les propositions et délibérations, décompte les scrutins, en proclame les résultats et prononce la clôture des séances. Le Président fait observer et respecter les dispositions du présent règlement intérieur. 4

5 Article 9 : Le quorum Le Conseil d Administration ne peut valablement délibérer que lorsque la majorité des membres en exercice assiste physiquement à la séance. N entrent pas dans le calcul du quorum, les pouvoirs donnés par les administrateurs absents à un autre membre du Conseil d Administration. Le quorum s apprécie en début de séance et à chaque mise en discussion d'un sujet de l'ordre du jour. Les administrateurs qui quittent la séance en cours de discussion sont considérés comme s'abstenant pour la délibération en cours de discussion, leur départ est sans influence sur le quorum, même au moment du vote. Si le quorum n est pas atteint le Président procède à une nouvelle convocation des membres du Conseil dans les conditions prévues à l article 6 du présent règlement. Lors de la nouvelle séance, que le quorum soit atteint ou non, le Conseil délibérera sur l ensemble des questions proposées lors de la première convocation. Article 10 : Les procurations Un membre du Conseil empêché d assister à une séance peut donner à l administrateur de son choix un pouvoir écrit de voter en son nom sur les questions figurant à l ordre du jour de la séance dont la date sera portée sur le pouvoir. Les pouvoirs sont donnés en début de séance au Président. Un même administrateur ne peut être porteur que d un seul mandat et le mandat est toujours révocable. Si l administrateur qui l a donné ne peut matériellement récupérer son pouvoir, il notifie sa décision par écrit à l administrateur qui l a reçu et en adresse copie au Président avant la séance s il ne peut lui-même y assister. Article 11 : Organisation des débats En début de séance le Président fait adopter l ordre du jour. Le Conseil peut voter des changements dans la présentation chronologique des affaires qui y sont inscrites. L ordre du jour étant adopté, les affaires sont examinées dans l ordre arrêté. Chaque affaire inscrite à l ordre du jour fait l objet d un résumé sommaire par le Président de séance, le directeur ou si l affaire a fait l objet de travaux préparatoires en commission prévue à l article 20 du présent règlement, par le rapporteur désigné par ladite commission ou le cas échéant par le Président ou le rapporteur de la commission permanente prévue à l article 19 du présent règlement. Le Conseil d Administration peut entendre les membres de la direction ou les techniciens concernés. Le Président donne la parole à l administrateur qui la demande après avoir déterminé l ordre des interventions. Nul ne peut prendre la parole s il n y est invité par le Président, ni interrompre le propos d un administrateur en train d exposer son point de vue. Le Président a la faculté d interrompre un orateur après un temps d intervention qui lui paraît trop long et de l inviter à conclure brièvement. 5

6 Article 12 : Débats sur les documents financiers a) Le débat d orientations budgétaires Dans un délai de deux mois précédant l examen du budget primitif, un débat a lieu au sein du Conseil d Administration sur les orientations générales du budget. Ce débat ne donne pas lieu au vote d une délibération mais il est enregistré sous la forme d un procès-verbal dans le registre des délibérations. b) Débat sur le budget et le compte administratif Le budget primitif et supplémentaire ainsi que les budgets annexes sont proposés au Conseil d Administration par le Président et soumis au vote de celui-ci dans le délai prévu par la loi. Seront joints au budget et à ses états annexes les pièces et documents prévus à l article 15 de la loi d orientation n du 6 février 1992 relative à l administration territoriale de la République et aux instructions budgétaires et comptables relatives à la M14 pour le budget principal et la M22 pour les budgets annexes. Les règles qui régissent la comptabilité des communes sont applicables au CCAS. Les règles qui régissent la comptabilité des établissements sociaux et médico-sociaux publics autonomes sont applicables aux établissements et aux services mentionnés à l'article L qui sont gérés par le CCAS. Le compte administratif est présenté par le Président, ordonnateur des recettes et des dépenses, dans le délai prévu par la loi. Il quitte ensuite la séance, le vote du compte administratif ayant lieu en son absence. Article 13 : Secrétariat des séances Le Directeur du CCAS assiste aux réunions du Conseil d Administration et en assure le secrétariat. En cas d absence du Directeur celui-ci est remplacé par le Directeur adjoint ou par un des membres de la direction désigné par le Directeur. Le compte rendu de séance est élaboré par le Directeur sous la responsabilité du président de séance. Article 14 : Vote des délibérations Les délibérations sont votées dans l ordre des affaires portées à l ordre du jour proposé et accepté en début de séance. Les délibérations sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés par les membres présents ou représentés. Les abstentions et les bulletins blancs ne sont pas comptabilisés comme suffrages exprimés. 6

7 Ordinairement le Conseil d Administration vote à main levée. En cas de partage des voix, celle du président de séance est prépondérante. Le vote a lieu à scrutin secret toutes les fois qu il s agit de procéder à une nomination. Il en est de même à la demande d un tiers des membres présents. Lorsqu il est recouru au scrutin secret et notamment pour l élection du Vice-Président, si après deux tours de scrutin aucun candidat n a obtenu la majorité absolue des suffrages, il est procédé à un troisième tour à la majorité relative. En cas d égalité des suffrages lors de ce troisième tour la nomination ou l élection est acquise au candidat le plus âgé ou par tirage au sort s ils ont le même âge. Le résultat du vote est constaté par le président de séance. En cas de vote à main levée, les noms des votants avec la désignation de leur vote sont inscrits au compte-rendu de séance ainsi que les noms des administrateurs qui se sont abstenus. Article 15 : Compte rendu des débats et des délibérations. Les débats sont résumés dans un compte rendu intégrant les délibérations dans l ordre des affaires inscrites à l ordre du jour de la séance. Ils sont inscrits dans l ordre chronologique dans un registre prévu à cet effet. Afin de préserver le secret professionnel défini à l article L du code de l Action Sociale et des Familles, ce registre est tenu en deux tomes, le premier étant communicable conformément à l article 8 du présent règlement, et le second recevant les documents non communicables de la commission permanente prévue à l'article 19. Les rectifications au compte rendu ne peuvent être demandées par des membres ayant assisté à la séance, que lors de la présentation de ce compte rendu par le président à la séance suivante. Elles sont consignées dans le compte rendu de ladite séance. Une mention est portée en marge du compte rendu contesté renvoyant à la rectification enregistrée dans le compte rendu suivant. Article 16 : Communication du registre des délibérations Seuls les membres du Conseil d Administration et le Directeur du CCAS ont accès aux deux tomes du registre des délibérations. Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication, de prendre, éventuellement et sans déplacement, copie totale ou partielle des comptes rendus des débats du Conseil d Administration et des délibérations. Cette communication se fait dans les limites fixées par la jurisprudence de la commission d accès aux documents administratifs et des juridictions à l exclusion de ceux inscrits au tome deux du registre des délibérations. La demande de communication des documents est faite auprès du Président du CCAS. Le service est rendu moyennant le paiement par le demandeur de la reproduction des documents, selon le tarif en vigueur fixé par le Conseil d Administration. 7

8 Article 17 : Communication des documents budgétaires Les budgets du CCAS sont déposés au siège de l établissement où ils sont mis à la disposition du public dans les quinze jours qui suivent leur adoption. Article 18 : Analyse des besoins sociaux Les services du CCAS procèdent annuellement à l'analyse des besoins sociaux de l ensemble de la population qui relève du CCAS et notamment ceux des familles, des jeunes, des personnes âgées, des personnes handicapées et des personnes en difficultés. Cette analyse est notamment effectuée à partir des constats et des statistiques établis par les différents services du CCAS. Cette analyse fait l objet d un rapport présenté par le président au Conseil d Administration. Sur la base de ce rapport, en fonction des moyens dont il dispose, le Conseil d Administration définit et anime une action générale de prévention et de développement social dans la commune. Article 19 : Création de la commission permanente Conformément à l article R , le Conseil d Administration décide de créer une commission permanente à laquelle il délègue ses pouvoirs en matière d'attribution des aides sociales facultatives. Les modalités d'attribution de ces prestations sont définies dans un règlement intérieur approuvé par le Conseil d'administration. Ne sont pas concernées les tarifications solidaires qui restent de la compétence du Conseil d'administration. Les tarifications solidaires sont définies comme étant des aides qui permettent l'acquisition de certains biens ou l'accès à certains services, qui ne relèvent pas d'une étude au cas par cas et dont l'instruction ne se fait pas par de la procédure du dossier unique de demande d'aide financière conçu par les organismes sociaux de l'isère. La commission permanente est présidée par un conseiller municipal désigné par le Président. Outre le président de la commission permanente, le nombre de membres est fixé à 4. Elle est composée à parité par 2 conseillers municipaux et de 2 membres nommés. Tous sont désignés par le Conseil d Administration. Le président de la commission permanente doit rendre compte au Conseil d'administration des décisions qui ont été prises en vertu de la délégation. Les décisions de la commission permanente sont consignées dans un registre de délibérations non communicable (tome 2). Les séances ne sont pas publiques et les membres astreints au secret professionnel dans les conditions de l'article L du Code de l'action Sociale et des Familles. Article 20 : Création de commissions d études ou de travail Le Conseil d Administration peut décider de créer des groupes de travail et des commissions d'études pour examiner les affaires qui lui semblent devoir faire l objet d études préalables. La création de ces groupes de travail ou commissions est proposée au Conseil d Administration par le Président ou le Vice-Président. Leur fonctionnement, leur composition, leurs modalités de fonctionnement et leurs attributions sont définis par la délibération qui les crée. Leurs réunions ne sont pas publiques, mais les membres de ces groupes de travail ou commissions peuvent auditionner des personnes qualifiées. 8

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10 Article 21 : Création de structures de concertation et de coordination Le CCAS agit en liaison étroite avec les services et institutions publiques et privées et à cet effet il peut mettre en œuvre des moyens ou des structures de concertation et de coordination. La création de telles structures est proposée au Conseil d Administration par le Président. Leur fonctionnement, leur composition, leurs modalités de fonctionnement et leurs attributions sont définis par la délibération qui les crée. Article 22 : Modification du règlement intérieur Le présent règlement intérieur peut, à tout moment, faire l objet de modifications par le Conseil d Administration à la demande et sur proposition du Président ou d au moins un tiers des membres en exercice dudit conseil. Adopté par le Conseil d'administration du : 5 mai