GUIDE DE L EXPOSANT. Centre de Congrès du WTC Grenoble. Page 1 / 9. Crédit photo Studio jamais vu! Gilles Galoyer

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1 GUIDE DE L EXPOSANT JOURNEES NATIONALES ATHOS 17 et 18 OCTOBRE 2013 Centre de Congrès du WTC Grenoble Crédit photo Studio jamais vu! Gilles Galoyer Page 1 / 9

2 INFORMATIONS GENERALES Ce guide est destiné à faciliter la préparation de votre participation en tant qu exposant. Nous vous conseillons de le lire attentivement. Contact Organisation : Association des Technologies de Communication Hospitalière (ATHOS) Hôpitaux de Lannemezan BP LANNEMEZAN Cedex Tél : + 33 (0) Fax: + 33 (0) Contact : Elodie CARRAU ou Céline GUMEZ athos@athos.asso.fr Lieu du congrès : Centre de congrès du WTC Grenoble 5-7, place Robert Schuman BP Grenoble Tél (0) Fax (0) Contact : Mme Julie Satin julie.satin@wtc-grenoble.com Dates et horaires du congrès : Du 17 octobre 2013 au 18 octobre 2013 Ouverture au public : - Jeudi 17 octobre 2013 de 8h à 18h - Vendredi 18 octobre 2013 de 8h à 13h Page 2 / 9

3 PROGRAMME DU CONGRES Mercredi 16 octobre 2013 : - 15h00 : Accueil des exposants et installation des exposants - 18h00 : Fin d installation des exposants - Fermeture du centre de congrès Jeudi 17 octobre 2013 : Le Village des partenaires est accessible gratuitement à toute personne munie d'un badge d'invitation de 8h30 à 18h00-7h30 : Installation des exposants - 8h30 : Accueil des participants - 9h30 : Ouverture séance plénière - 9h45 : Séance plénière - 10h30 : Pause et exposition - 11h00 : Séance plénière - 12h30 : Déjeuner sur place - 14h00 : Séance plénière - 16h00 : Pause et exposition - 16h30 : Séance plénière - 18h00 : Fin des sessions Vendredi 18 octobre 2013 : Le Village des partenaires est accessible gratuitement à toute personne munie d'un badge d'invitation de 9h00 à 13h00-8h00 : Accueil des participants - 9h00 : Séance plénière - 10h30 : Pause et exposition - 11h00 : Séance plénière - 12h30 : Clôture des Journées - 12h45 : Déjeuner sur place - 16h00 : Fermeture du centre de congrès Page 3 / 9

4 ESPACE EXPOSITION «VILLAGE DES PARTENAIRES» Espace et accès (Voir plan page 5) L espace d exposition se tiendra sur l Atrium du centre de congrès, au 1 er étage. L accès se fait par les escaliers et les ascenseurs du hall du WTC Grenoble. Un monte-charge permet d assurer la livraison des matériels plus volumineux. Dimensions du monte-charge = L : 2 m / H : 2 m / P : 5,50 m / Charge maxi : 1800 kg L accès au monte-charge se fait par la rue de la Frise, entre le World Trade Center Grenoble et l Ecole Supérieure de Commerce (voir plan en dernière page). Descriptif Tous les exposants disposent de : - 1 espace d environ 6 m² (3 m x 2 m), non cloisonné - 1 table (1,20 m x 0,70 m plateau mélaminé bois) - 2 chaises - 1 panneau d affichage La hauteur maximum des stands parapluie ou panneaux posters est de 2,40m. Nous vous recommandons de vous munir de votre propre matériel nécessaire à l aménagement de votre espace (scotch, double face, velcro, ciseaux..) Aucune installation ne doit dépasser sur les allées. La charge au sol des produits ne doit pas excéder 500kg / m². Aucun affichage direct sur les murs, cloisons et piliers du centre de congrès n est autorisé, prévoir obligatoirement un support. Connexion Wifi L ensemble des espaces du centre de congrès est équipée de bornes Wifi. Matériel compatible : ordinateur, assistant personnel (PDA) et tout matériel certifié wifi a/b/g. - Nom du réseau : ESPACE-CONGRES - Nom d utilisateur : - Mot de passe : Installation - Démontage Les espaces d exposition seront mis à la disposition des exposants le mercredi 16 octobre à partir de 15h00. Les exposants devront prendre toutes leurs dispositions pour que leur espace soit complètement installé le jeudi 17 octobre avant 09h00. Les espaces d exposition doivent être libérés le vendredi 18 octobre à partir de 13h00. Le démontage complet doit être terminé à 17h00. Plan espace «Village des Partenaires» Voir page suivante Page 4 / 9

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6 Livraison La livraison des colis et matériels devra se faire à partir du mardi 15 octobre, de 8h30 à 17h00 et au plus tard le mercredi 16 octobre avant 12h00. Les horaires de livraison des colis se font entre 8h30 et 17h00 uniquement. Tous les colis livrés devront porter l'adresse suivante : merci d imprimer cette fiche et de la coller sur CHAQUE colis livré. ADRESSE DE LIVRAISON Congrès ATHOS CENTRE DE CONGRES DU WTC GRENOBLE 5-7, place Robert Schuman GRENOBLE Informations obligatoires Nom société exposante :..... N de Stand : Nom responsable Stand :.... «Colis stand» «Publicité sacoches congressistes» Reprise Les colis devront tous être repris à l issue du démontage. Les horaires d enlèvement des colis se font entre 8h30 et 17h30 uniquement. Pour les colis ne pouvant être repris le jour du démontage, ils pourront être conservés sur le centre de congrès jusqu au lundi 21 octobre 10h00. La responsabilité du centre de congrès ne peut être engagée sur leur destruction ou disparition. Merci de bien indiquer sur vos colis lisiblement vos coordonnées complètes pour éviter des pertes. Nettoyage Un service de nettoyage est prévu tous les jours avant l ouverture. Toute disposition doit être prise pour qu'aucun déchet ni détritus sur les espaces n'embarrassent encore les allées à la fin de chaque journée. De même, les emballages vides doivent être évacués ; toute intervention à laquelle devraient avoir recours les organisateurs, sera facturée à l'exposant. Page 6 / 9

7 Sécurité et assurance L organisateur décline toute responsabilité pour les marchandises laissées sans surveillance durant le déroulement du congrès. Il est fortement recommandé aux exposants de souscrire à une assurance en responsabilité civile et une assurance contre le vol des biens exposés sur le stand d exposition. Aux heures de fermeture, les locaux sont mis sous alarme. Les exposants sont informés que l'aménagement des espaces doit être conforme aux règles de sécurité. Dans le cas d utilisation d une machine en fonctionnement sur les espaces d exposition, l exposant doit impérativement transmettre la fiche «Déclaration de machine en fonctionnement» à l organisateur au plus tard 30 jours avant le congrès. Les exposants doivent pouvoir justifier d une assurance Responsabilité civile + une assurance Vol pour la valeur des biens exposés. Restauration Durant les 2 jours du congrès : - les pauses (matin et après-midi) seront servies sur l Atrium, - les déjeuners, inclus dans les droits d inscription, seront servis à table, également sur l Atrium. Pour ceux qui le souhaitent, possibilité de déjeuner dans l un des restaurants du quartier (voir Informations pratiques). Page 7 / 9

8 INFORMATIONS PRATIQUES Transports publics - Allo TAG (de 8h à 18h) - Tramway : Ligne A - arrêt Gares ; Ligne B - arrêt Palais de Justice - Gare SNCF - TGV à 100 m du WTC Grenoble - Informations et horaires : Gare routière - à 200 m du WTC Grenoble - Informations : (de 6h15 à 19h) - Taxis Grenoblois : Parkings - Parking Europole - Gares : 600 places. Accès avenue du Doyen Louis Weil - Parking le Doyen : 400 places. Accès avenue du Doyen Louis Weil Distributeurs de billets - CIC Lyonnaise de Banque - Place Robert Schuman - Crédit Mutuel - 1, place Firmin Gautier - BNP Paribas - 25, rue Pierre Sémard - Société Générale - 10, rue Abbé Grégoire - Banque Populaire - 6, rue Anthoard - LCL - 51, rue Pierre Sémard Photocopies - Business Center WTC Grenoble, 4 e étage Répliques - 44, cours Berriat Bureau de poste 16, place Saint-Bruno Office du tourisme 14, rue de la République Restaurants - Brasserie du Carré 53, rue Pierre Sémard tél.: Brasserie du Palais 29, rue Pierre Sémard tél.: NovotelCafé 7, place Robert Schuman tél.: L Aiguillage 14, rue Abbé Grégoire tél.: L Ecume des jours 1, rue d Alembert tél.: L Oxalis 9, rue Pierre Sémard tél.: Loft Brasserie 3, rue d Alembert tél.: Le Star Café 2, rue Anthoard tél.: Planétalis 10, place Robert Schuman tél.: Page 8 / 9

9 PLAN D ACCES Comment accéder au World Trade Center? En arrivant de Genève et Chambéry par l A41 : prendre la rocade sud, suivre la direction Lyon par l autoroute, prendre la sortie Europole et suivre la direction Europole. En arrivant de Lyon par l A48 : prendre la sortie d autoroute Europole - Gares et suivre la direction Europole. En arrivant en tramway : ligne A, arrêt Gares / ligne B, arrêt Palais de Justice. En arrivant en train : utiliser le passage souterrain depuis la gare vers Europole. Navettes aéroports : Grenoble Isère (3 rotations), Lyon Saint-Exupéry (17 rotations 7j/7) et Genève Cointrin (3 rotations, 7j/7).. Accès au monte-charge Suivre la direction Europole jusqu à récupérer l avenue Louis Weil puis la rue la Frise Accès au monte-charge extérieur par la rue de la Frise, face à l entrée du WTC, à côté de l entrée du parking de l Ecole supérieure de commerce de Grenoble. Caractéristiques du monte-charge : Poids maxi : kg L : 2,40 m - H : 2 m - P : 5,50 m Adresse Centre de congrès du WTC Grenoble 5-7, place Robert Schuman Grenoble Accueil WTC Grenoble Tél. : Page 9 / 9