Cahier des charges. Prestations Agence de voyage

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1 Cahier des charges Prestations Agence de voyage 1

2 1. Préambule Contractants Pour l AUF Pour le candidat Objet du contrat Durée du contrat Définition des besoins de l AUF Présentation chiffrée Le flux interne / externe La demande de propositions La livraison des billets Le paiement / facturation La politique voyage Les contrats négociés par l AUF avec des compagnies aériennes Le cadre financier Le modèle de rémunération Recherche d optimisation Le reporting La réglementation Vols économiques Typologie des voyageurs

3 1. Préambule Une procédure de consultation de plusieurs fournisseurs, sur la base d un cahier des charges, est organisée pour fournir à l AUF des prestations de services d agence de voyage, aux termes d un contrat à passer entre l Agence et le candidat retenu à la fin du déroulement de la procédure. Les candidats devront faire preuve de leur capacité à répondre aux besoins de voyage de l AUF en termes de : Globalisation et optimisation du coût des déplacements professionnels à l AUF ; Qualité et efficacité des services offerts ; Simplification et allégement des tâches administratives des entités de l AUF ; Obtention de statistiques en temps réel permettant l optimisation des dépenses liées aux déplacements professionnels. 2. Contractants 2.1. Pour l AUF Jean-Pascal Bonhotal Secrétaire général 4 Place de la Sorbonne Paris 2.2. Pour le candidat Raison sociale : Numéro d immatriculation au RCS : Siège social : Représentant légal : Personne chargée de représenter le candidat : Conjointement dénommées «le candidat». 3. Objet du contrat L objet du contrat est de fournir à l AUF un service professionnel d agence de voyage. Le candidat sélectionné offrira un service compétitif qui permettra d optimiser le coût total des services de voyage, tout en garantissant une haute qualité de prestations (qualité de service en termes d assistance et de conseil, niveau de tarification) et la meilleure réactivité pour satisfaire les besoins de l AUF. 4. Durée du contrat Le contrat est conclu pour une période d un an avec la possibilité de le reconduire par période d un an, dans la limite d une durée totale de trois ans. 3

4 5. Définition des besoins de l AUF 5.1. Présentation chiffrée L annexe n 1 : «Données chiffrées détaillées de la consommation AUF», est une présentation de la consommation de billets d avion et de train pour les années 2014, 2015 et début Ces données sont communiquées à titre indicatif et n engagent en rien l AUF sur sa consommation future Le flux interne / externe La demande de propositions Sauf exception, la demande de propositions de plan de vol ou itinéraire est adressée à l agence de voyage par mail exclusivement par le bureau des missions et voyages La livraison des billets Après sélection d une des propositions qui lui a été soumise, le bureau des missions et voyages lance la demande d émission de billets par courriel ou téléphone, avec envoi d un bon de commande, ou numéro de commande. Les billets devront être émis en format électronique et envoyés instantanément par courriel à l adresse suivante missions-voyages@auf.org. A défaut, les billets qui ne pourraient être émis électroniquement devraient être envoyés par courrier suivi et express, pour une réception par le bureau des missions dans un délai de moins de 24h. Ils pourraient aussi être retirés en borne, le cas échéant, par le voyageur ou son assistant(e) Le paiement / facturation Le paiement des prestations s effectue sur relevé mensuel de facturation. Les factures seront adressées par mail dès l émission du(des) billet(s) au bureau des missions et voyages de l AUF La politique voyage La politique voyage de l Agence est en cours de révision. Le document qui la portera sera communiqué aussitôt qu elle aura été formalisée au titulaire du contrat qui devra se conformer à sa stricte application. L actuelle politique de voyage est jointe au présent cahier des charges à titre indicatif (cf. annexe n 2). Le(s) personnel(s) attaché(s) au prestataire devra(ont) connaître et maîtriser cette politique La réservation d hébergement Les voyageurs de l AUF bénéficient, dans le cas général, d une indemnisation forfaitaire des frais de repas et d hébergement qu ils exposent pendant la durée de leur mission. La prise en charge directe d hébergements par l AUF sera donc limitée et l agence de voyage sera peu sollicitée à ce titre. Elle présentera toutefois un choix d établissements à des conditions tarifaires optimisées, pour la majeure partie des destinations, aux voyageurs de l AUF qui seront libres de retenir ou non l une des propositions émises 4

5 6. Les contrats négociés par l AUF avec des compagnies aériennes Dans le respect de sa politique de rationalisation des dépenses, l AUF négocie des tarifs et services auprès des compagnies aériennes. Actuellement les contrats négociés sont : Air France ; Viet Nam Airlines. Leur nombre pourra être étendu pendant la durée du contrat et le contenu de ceux existants pourra faire l objet de révisions. Les contrats considérés seront communiqués dès leur conclusion au prestataire. 7. Le cadre financier 7.1. Le modèle de rémunération La rémunération actuelle du prestataire de l AUF repose sur une tarification fixe à l acte. Chaque candidat pourra proposer un modèle alternatif et novateur ou conserver le modèle actuel Recherche d optimisation L optimisation recherchée sera inhérente à la capacité du candidat de formuler des offres reposant sur les éléments suivants : Propositions de plan de vol ou d itinéraire les mieux disantes au regard du coût, du temps de trajet, du nombre d escales, ; Choix de compagnies aériennes référencées par l AUF en priorité ; Proposition d astuces tarifaires (billets groupés, autres dates + ou 48h...) ; Gestion des listes d attente : gestion quotidienne des listes d attente par l agence ; Emission en billet électronique sauf exception ; Gestion de/d un service d urgence ; passager bloqué à l aéroport, grève d une compagnie, etc Le reporting Il s agira d adresser un reporting fiable et pertinent pour l ensemble du périmètre voyages, sous un format et selon une fréquence à définir entre le titulaire et l AUF. Le reporting devra s accompagner de propositions concrètes visant à améliorer le rapport qualité de service et prix offert. 5

6 Les éléments constituants d une base de reporting sont les suivants : rapport sur les tarifs de référence, comportant la nature des économies et les motifs de refus par les voyageurs AUF ; nombre total d opérations traitées par nature de dépenses ; achats ventilés et avoirs par nature de dépense ; ventilation des achats aériens - (domestique, Europe, international...) ; parts de marché (pourcentage et valeurs) pour chaque nature de dépenses ; compagnies aériennes par départ et destination avec dates de départ et d'arrivée ; statistiques sur la qualité du service rendu (répartition des demandes par tranche horaire, délai moyen de traitement...) ; top voyageurs, selon la destination, le nombre de billets, la classe 7.4. La réglementation L agence de voyage sera garante des compagnies aériennes et ferroviaires qu elle propose à l AUF, en termes de qualité, fiabilité des horaires, de sécurité et du respect des réglementations aériennes internationales Vols économiques Il est à noter que la politique des voyages de l AUF exclut les vols charters et low-cost pour ses voyageurs. Des exceptions pourront être consenties lors de l organisation d évènements particuliers suite à une demande expresse de l AUF, ou en cas de destinations n étant affrétées que par des vols charters Typologie des voyageurs La gouvernance de l AUF repose sur un ensemble d instances garantissant la transparence de son fonctionnement et sa bonne gestion. Ces dernières sont constituées de membres venant de divers pays, qui se réunissent régulièrement. Elles se composent d une assemblée générale, d un président et de trois conseils d instances. L AUF souligne l importance d assurer des voyages de qualité et dans les meilleures conditions pour les membres de ses instances ; c est pourquoi le candidat devra lui proposer un plan d action pour les événements suivants : Assemblée générale : Réunion tous les quatre ans, dans un pays différent ; Environ 500 à 600 voyageurs dans le monde se réunissant dans un même lieu. Entre 300 et 400 voyages seront effectuées par l agence de voyage retenue ; La prochaine assemblée aura lieu à Marrakech en mai

7 Les conseils d instances : Réunions biannuelles (en décembre à Paris et en mai à Montréal) ; Environ 50 à 60 voyageurs répartis dans le monde ; Voyage pour un, deux ou trois jours ; Autres déplacements : Plusieurs réunions dans l année peuvent avoir lieu à Paris ou Montréal entre 10 à 15 personnes ; Voyages professionnels à titre individuel envers toutes destinations dans le monde. Le profil des voyageurs (recteurs, présidents ou professeurs d université notamment) rend cette organisation complexe. Les membres ont des contraintes particulières qui peuvent les amener à modifier leurs agendas. Ces conditions exigent une forte réactivité qui nécessite une importante capacité de mobilisation de la part du prestataire reposant sur une bonne connaissance des usages et pratiques de l AUF.. 7

8 Annexe n 1 : «Données chiffrées détaillées de la consommation AUF» Fréquence de consommation : 8

9 Nombres de billets : Billets d'avion Billets de train JANVIER FÉVRIER 40 4 MARS 81 8 AVRIL MAI JUIN JUILLET 35 9 AOÛT 25 8 SEPTEMBRE 26 8 OCTOBRE 36 8 NOVEMBRE DÉCEMBRE JANVIER 37 8 FÉVRIER MARS AVRIL MAI JUIN JUILLET AOÛT SEPTEMBRE OCTOBRE NOVEMBRE DÉCEMBRE JANVIER FÉVRIER 26 3 MARS AVRIL 52 9 MAI