CAHIER DES CHARGES PARTICULIERES. Contrôle règlementaire semestriel Maintenance des portes et portails automatiques Dépannage sur site

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1 REPUBLIQUE FRANÇAISE INSTITUT NATIONAL DE LA RECHERCHE AGRONOMIQUE Centre de Recherche de Clermont-Ferrand Theix Lyon CAHIER DES CHARGES PARTICULIERES Contrôle règlementaire semestriel Maintenance des portes et portails automatiques Dépannage sur site Institut National de la Recherche Agronomique Centre de Recherche de Clermont-Ferrand Theix Lyon Saint-Genès Champanelle Page 1 sur 5

2 I OBJET DE LA CONSULTATION L objet du présent marché est l établissement d un contrat de maintenance, entretien et suivi des portes et portails automatiques du centre INRA de Clermont Ferrand / Theix répartis sur 5 sites (Theix, Crouël, Laqueuille, Orcival, Aurillac) Le détail des installations visées se trouve en annexe 1 au présent cahier des charges particulières (CCP) En cas de contradiction, le présent CCP prévaut sur les conditions générales du prestataire. Le prestataire déclare avoir pris connaissance et accepte sans réserve le présent cahier des charges particulières. II- DATE DE DEMARRAGE ET DUREE DU MARCHE La date de démarrage du contrat est prévue pour le 1 er juin 2011, sous réserve de signature du contrat.. Le marché à procédure adaptée est passé pour une durée de un an à compter de sa date de signature. Il pourra être reconduit 3 fois pour la même période. La personne responsable du marché prendra la décision, dans les trente jours qui précèdent la fin de la période, de reconduire ou non le marché. Le titulaire ne pourra pas refuser la reconduction. La durée totale du marché ne pourra excéder quatre (4) ans. III DETAILS DES PRESTATIONS La société assure l entretien, le dépannage et le maintien en bon état de fonctionnement des installations visées en annexe 1 du présent cahier des charges particulières. Les entreprises pourront en aucun cas faire état d imprécisions ou d oublis concernant les prestations demandées. III 1 Contrôle et Maintenance Le titulaire réalisera les visites de façon semestrielle (deux visites par an), conformément à la réglementation. Il exécutera les tâches suivantes : - Le contrôle des pièces constituant les systèmes de sécurité, leur réparation ou leur remplacement si nécessaire (barres palpeuses, cellules photo-électriques, limiteur de couple, câbles, stop chutes, commandes. ) - L entretien nécessaire au bon fonctionnement (nettoyage, graissage, réglages des organes mécaniques, électriques et électroniques) - La réparation ou le remplacement des petites pièces usées ou cassées (galets, axes, goupilles, organe de manœuvre ) Les visites de vérification comprennent systématiquement : - Contrôle et réglage des vérins hydraulique - Contrôle des fixations - Réglage force traction et poussée - Contrôle débit pompe vérins hydrauliques - Contrôle de la tension de l alimentation - Contrôle tranche de sécurité positive - Contrôle des sécurités et des connexions électriques - Contrôle de l armoire de commande - Contrôle des organes de signalisation - Contrôle des organes de commande Page 2 sur 5

3 III - 2 Dépannage En cas de panne ou de dysfonctionnement des équipements, el dépannage sera effectué dans un délai de 8 heures ouvrées, du lundi au vendredi de 8h à 18h. Une pénalité de 1/50 du contrat global sera appliquée par tranche de 8 heures de retard. III- 3 Documentation Un carnet d entretien sera établi par le titulaire et ce pour chaque site. On y retrouvera les consignes de sécurité, les numéros de dépannage, le résultat des vérifications semestrielles et les opérations de maintenance et de dépannage effectuées. Après chaque campagne de vérification, un bilan sera dressé et envoyé au client afin d établir les priorités des actions correctives. III 4 Travaux Tous les travaux n entrant pas dans le cadre de la maintenance feront l objet d un devis par le prestataire et l envoi d un bon de commande de la part de l INRA. IV - REMISE ET CONTENU DES OFFRES IV 1 Contenu des offres Les candidats devront indiqués les éléments suivants dans leur offre : - Notice décrivant le mode opératoire ou la méthodologie pour la réalisation de la prestation, notamment l organisation et qualification du personnel intervenant - Des références similaires - Une proposition de contrat de maintenance - Une offre tarifaire comprenant : Le montant forfaitaire annuelle au titre du contrat Les conditions tarifaires pour les interventions ou travaux hors contrat IV 2 Date limite de remise des offres Les offres devront parvenir avant le : 10 Mai heures A l adresse suivante : Mme Karine SOUCHAL Site de Theix SAINT GENES CHAMPANELLE Mail : karine.souchal@clermont.inra.fr IV-3 Critères de choix Lors de l ouverture, les offres des candidats seront jugées en fonction des critères pondérés suivant : Page 3 sur 5

4 1 Valeur technique appréciée au vu de la nature des prestations prévues au contrat, des conditions d intervention, de la formation et qualification du personnel, des moyens humains et techniques mis à disposition 60% 2 Prix des prestations au vu du montant forfaitaire annuel et des conditions tarifaires pour les interventions et travaux hors contrat 40% V FORME DU PRIX Contrôles et maintenance : prix forfaitaire annuel Maintenance curative (dépannage) : Prix unitaire à la commande déterminé sur la base du devis détaillé proposé par le titulaire sur la base des coûts de main d œuvre et de déplacement définis contractuellement VI MODALITES DE PAIEMENT Contrôles Réglementaire et maintenance : le paiement se fera semestriellement (2 fois par an) sur présentation d une facture (un original et trois copies) faisant apparaître le numéro de contrat INRA. La facturation sera adressée à : Services Financiers et Comptables 234 Avenue du Brezet CLERMONT FERRAND Dépannage : le paiement s établira à terme échu, soit après l intervention sur présentation d une facture (un original et trois copies) faisant apparaître l installation réparée. La facturation sera adressée à : Services Financiers et Comptables 234 Avenue du Brezet CLERMONT FERRAND Le mode de paiement est le virement administratif sous 30 jours maximum à compter de la date de réception de la facture en bonne et due forme par l administration. En cas de retard dans les délais de paiement imputable à la personne publique, le taux des intérêts moratoires est égal au taux des intérêts de la principale facilité de paiement appliquée par la banque centrale européenne à son opération de refinancement principal la plus récente effectuée avant le premier jour calendaire du semestre de l année civile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de sept points. VII REVISION DES PRIX Pour les prix de la maintenance curative et de la maintenance préventive, le prix forfaitaire sera ferme la première année puis révisable annuellement à l issue de la première période d exécution : P = Prix révisé n+1 Po = Prix initial, année n S = indice ICHTTS1 année n+1 So = indice ICHTTS1 année n P = Po ( S/So) Page 4 sur 5

5 Le titulaire s engage à transmettre le détail de l augmentation des tarifs pour l année n+1 un mois avant son application. Clause de sauvegarde : En tout état de cause, l augmentation ne pourra excéder 3% par an. VIII AVENANTS La liste détaillée des portes et portails automatiques concernés par la procédure est fournie en annexe 1. Tout ajout de matériel après l entrée en vigueur du marché fera l objet d un avenant signé des deux parties. L INRA pourra résilier partiellement la maintenance de certaines portes et portails automatiques à tout moment sous réserve d en informer le titulaire par lettre recommandée avec accusé de réception, notamment en cas de mise hors service de certains matériels. Ces résiliations partielles entraîneront une réfaction des sommes correspondantes à compter du mois suivant l envoi du courrier de résiliation. IX ASSURANCE RESPONSABILITE La société titulaire communiquera à l INRA après notification du contrat, les références de police d assurance qu elle a souscrite (responsabilité civile) pour couvrir les risques relatifs à l exécution des prestations dans le cadre de la consultation. X ATTRIBUTION DE JURIDICTION En cas de litiges, les cocontractants s efforceront de trouver une solution à l amiable pour régler leur différend. A défaut d entente, seul le tribunal dans la compétence territoriale du centre INRA de Clermont Theix pourra être saisi. XI RESILIATION En cas de manquements répétés du titulaire dans l exécution de la prestation, le marché à procédure adaptée sera résilié de plein droit, aux torts exclusifs du titulaire. XII INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES Renseignements administratifs : Karine SOUCHAL SDAR Pôle Affaires Générales Tél : Fax : Mail : karine.souchal@clermont.inra.fr Renseignements techniques : Arnaud LAIGLE INRA SDAR Pôle technique Tél : Mail : arnaud.laigle@clermont.inra.fr Page 5 sur 5