APPEL D OFFRES SUR INVITATION

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1 APPEL D OFFRES SUR INVITATION PROJET : INFO-8 ACQUISITION D ÉQUIPEMENTS INFORMATIQUES POUR LA COMMISSION SCOLAIRE AU COEUR-DES-VALLÉES CAHIER DES CHARGES

2 DOCUMENT I APPEL D OFFRES

3 APPEL D OFFRES «ACQUISITION D ÉQUIPEMENTS INFORMATIQUES POUR LA COMMISSION SCOLAIRE AU COEUR-DES-VALLÉES» La Commission scolaire au Cœur-des-Vallées sollicite des soumissions pour acquérir divers équipements informatiques (ordinateurs, accessoires, etc.). Les personnes intéressées à soumissionner peuvent se procurer les documents de l appel d offres sur le site Internet de la Commission scolaire au Cœur-des-Vallées à l adresse suivante : à compter du mercredi 18 mai 2011 ou au bureau de madame Louise Houle (local E-209) au numéro : (819) , poste Le soumissionnaire devra indiquer le moyen que la commission scolaire pourra utiliser pour lui remettre des addenda à l adresse courriel suivante : houle.louise@cscv.qc.ca. Les soumissions, dûment identifiées avec le titre de projet «ACQUISITION D ÉQUIPEMENTS INFORMATIQUES POUR LA COMMISSION SCOLAIRE AU COEUR-DES- VALLÉES» seront reçues à la Commission scolaire au Cœur-des-Vallées au 582, rue Maclaren est, Gatineau (Québec) J8L 2W2, le 1 er juin 2011 jusqu à 13 h, heure en vigueur localement, pour être ouvertes publiquement au même endroit, le même jour. Les soumissionnaires doivent être des fournisseurs approuvés pour les produits soumissionnés. Seules seront considérées, aux fins d octroi du contrat, les soumissions des entreprises ayant un établissement au Québec. Les soumissions devront être accompagnées d un chèque visé au montant équivalent à 10% de la valeur de la soumission fait à l ordre de la Commission scolaire au Coeur-des- Vallées ou d un cautionnement de soumission établi au même montant, valide pour une période de cent quatre-vingt (180) jours de la date d ouverture des soumissions. Cette garantie de soumission devra être échangée à la signature du contrat pour une garantie d exécution et une garantie des obligations pour gages, matériaux, et services selon la description faite dans le document d appel d offres. La commission scolaire ne s engage à accepter ni la plus basse, ni aucune des soumissions reçues et ouvertes. Le directeur général, Monsieur Raynald Goudreau

4 FORMULAIRE D INSCRIPTION APPEL D OFFRES INFO-8 COMMISSION SCOLAIRE AU COEUR-DES-VALLÉES (Nom du mandataire) ACQUISITION D ÉQUIPEMENTS INFORMATIQUES POUR LA COMMISSION SCOLAIRE AU CŒUR-DES-VALLÉES (Identification du projet) Afin de s inscrire et d obtenir les addenda, le soumissionnaire doit fournir les renseignements suivants : 1. Date de l obtention des documents d appel d offres : 2. Nom et adresse du soumissionnaire : 3. Nom de la personne à qui les communications, lettres ou addenda doivent être expédiés : 4. Adresse de courriel où les correspondances et addenda doivent être expédiés : À retourner dûment complété par courriel à l adresse suivante : houle.louise@cscv.qc.ca ou par télécopieur au : (819)

5 DOCUMENT II ENCADREMENT DE LA SOUMISSION

6 SECTION 1- INSTRUCTION AUX SOUMISSIONNAIRES 1. RÉCEPTION DES DOCUMENTS Le soumissionnaire est responsable du dépôt des documents pour lui-même et les sous-traitants lors du dépôt de sa soumission. 2. CONDITIONS DE CONFORMITÉ La Commission scolaire au Cœur-des-Vallées n accepte aucune soumission reçue après la date et l heure limite fixées ni celles qui ne satisfont pas aux conditions suivantes : 2.1. La proposition avec prix doit être présentée par un soumissionnaire ayant un établissement au Québec; 2.2. La soumission avec prix est faite sur le formulaire à l annexe 3 fourni, sous plis cacheté, identifiée «Acquisition d équipements informatiques pour la Commission scolaire au Cœur-des-Vallées» - Soumission avec prix»; 2.3. L offre de service doit respecter les configurations fournies à l annexe 1 et doit être signée; 2.4. Les documents de l annexe 1 doivent être complétés et signés; 2.5. Tout éclaircissement peut être inclus dans la proposition et pourra être pris en considération lors de l analyse des soumissions; 2.6. La garantie de soumission doit être signée; 2.7. La soumission ainsi que tous les addenda doivent être signés; 2.8. Une autorisation de signer les documents accompagne la soumission lorsque le soumissionnaire est une personne morale, une personne faisant affaire sous un autre nom que le sien ou une personne faisant affaire sous son propre nom mais qui ne signe pas elle-même. Cette autorisation est constatée de la façon suivante : Par une copie certifiée de la décision de la personne morale à cet effet; Dans le cas d une société, lorsque les documents de soumission ne sont pas signés par tous les associés, par une procuration désignant la personne autorisée à signer pour la société; Par une procuration notariée dans laquelle la personne physique faisant affaire sous son propre nom désigne la personne autorisée à signer en son nom. Les documents exigés au présent paragraphe peuvent être remplacés lorsqu un accord intergouvernemental est applicable par leur équivalent légalement reconnu dans une province ou un territoire visé par cet accord.

7 2.9. Les documents sont signés, aux endroits prévus, par la personne autorisée à cette fin; Le montant global de la soumission est indiqué sur la formule de soumission; La soumission est exempte de conditions ou de restrictions; La Commission scolaire au Cœur-des-Vallées pourra conclure une entente avec un ou plusieurs fournisseurs; Les documents doivent être rédigés en français. 3. ADJUDICATION DU CONTRAT Le soumissionnaire retenu pour fournir les équipements est payé sur livraison après une vérification de la Commission scolaire au Cœur-des-Vallées, vérification de la conformité des équipements et de leur fonctionnement. 4. RESPONSABILITÉ DU SOUMISSIONNAIRE Le soumissionnaire a la responsabilité de se renseigner sur l emplacement où doit se faire la livraison. 5. CONFIDENTIALITÉ Le contenu des présents documents d appel d offres est confidentiel. Tout soumissionnaire qui reçoit ou détient les présents documents d appel d offre s engage à n en dévoiler l information que pour les besoins de l élaboration éventuelle de sa proposition avec prix. 6. MONNAIE LÉGALE Toute référence monétaire aux chèques visés, cautionnements, garanties, assurances, primes, salaires, certificats de paiement ou toute autre transaction financière, doivent être mentionnés dans la monnaie légale du Canada. 7. CONSENTEMENT TOUTE PERSONNE PHYSIQUE OU MORALE QUI PRÉSENTE UNE OFFRE CONSENT, DE CE FAIT, À CE QUE LES RENSEIGNEMENTS SUIVANTS PUISSENT ÊTRE DIVULGUÉS À QUICONQUE EN FAIT LA DEMANDE : 7.1. Son nom, que son offre soit ou non retenue; 7.2 Si son offre était jugée non conforme, son nom, avec mention du fait que son offre a été jugée non conforme et les éléments précis de non-conformité; 7.3 Le rang qu elle a obtenu par rapport aux autres offres présentées; 7.4 Les recommandations faites à l égard de son offre par le comité de sélection; 7.5 Son nom et le prix soumis si l offre est acceptable ou la mention du fait que l offre est inacceptable, le cas échéant.

8 8. EXAMEN DES DOCUMENTS 8.1. Le soumissionnaire doit s assurer que tous les documents d appel d offres sont transmis. À moins d avis contraire de sa part avant l ouverture des propositions avec prix, il sera présumé que tous les documents nécessaires lui sont parvenus. 8.2 Le soumissionnaire doit examiner attentivement les documents d appel d offres et il est de sa responsabilité de se renseigner sur l objet et les exigences du contrat. 8.3 Par l envoi de sa proposition, le soumissionnaire reconnaît avoir pris connaissance des documents d appel d offres et en accepte les clauses, charges et conditions. 8.4 Le soumissionnaire qui désire obtenir des renseignements additionnels ou qui trouve des ambiguïtés, oublis, contradictions ou doutes sur la signification du contenu des documents d appel d offres, doit soumettre ses questions au représentant de la Commission scolaire au Cœur-des-Vallées. Les renseignements additionnels sont transmis à tous les soumissionnaires, sous forme d'addenda. 8.5 Aucun renseignement oral obtenu relativement aux documents d appel d offres n engage la responsabilité de la commission scolaire. 8.6 La commission scolaire se réserve le droit d apporter des modifications aux documents d appel d offres (addenda) avant la date limite du dépôt des propositions avec prix. Les modifications deviennent partie intégrante des documents d appel d offres et sont transmise par écrit à tous les soumissionnaires qui se sont procuré les documents relatifs à l appel d offres. 9. PRÉSENTATION DE LA SOUMISSION 9.1 Le soumissionnaire élabore sa proposition conformément aux exigences des présents documents d appel d offres. 9.2 La sélection du soumissionnaire à qui sera confié l exécution du présent mandat est de la responsabilité d un comité de sélection qui procède à une évaluation des propositions selon une grille et des critères définis au document IV. Il est donc essentiel que le soumissionnaire développe, de façon assez précise et ordonnée, les éléments de réponse aux critères fixés en démontrant à l égard de chacun d eux ce qui le rend apte à réaliser le mandat. 9.3 La proposition et les documents afférents s il en est, doivent être rédigés en français et doivent permettre au comité d évaluation de faire une évaluation adéquate des critères de sélection émis dans respecter le schéma du document IV. 9.4 L original de la proposition doit être signé. 9.5 Le texte doit être dactylographié sur un papier de format «8 ½ x 11» ou l équivalent dans le système international.

9 9.6 Le soumissionnaire doit présenter sa proposition en cinq (5) exemplaires, incluant un original clairement identifié, sous emballage scellé, portant en mention le nom du soumissionnaire et le titre du projet. 10. PRÉSENTATION DU FORMULAIRE DE SOUMISSION 10.1 Le montant soumis doit être global et être exprimé en dollars canadiens L offre de prix doit se traduire par l engagement du soumissionnaire à la réalisation complète du mandat pour un montant forfaitaire. Tout ajout ou modification susceptible de restreindre la portée de cet engagement entraînera le rejet de la proposition avec prix L évaluation des propositions en fonction des critères retenus est faite par le comité d évaluation La commission scolaire n assumera aucune dépense faite par le soumissionnaire pour préparer l offre de services ou fournir les précisions demandées par le requérant, à la suite du dépôt des offres. 11. RETRAIT D UNE SOUMISSION Le soumissionnaire peut retirer sa soumission en personne ou par lettre recommandée en tout temps avant la date et l heure limite de réception des soumissions avec prix sans pour cela aliéner son droit d en présenter une nouvelle dans le délai prescrit. 12. RÉCEPTION ET OUVERTURE DES SOUMISSIONS Le soumissionnaire doit faire parvenir sa soumission à l intérieur du délai prescrit. Toutes les soumissions reçues après le délai fixé seront retournées sans avoir été ouvertes. Le représentant de la commission scolaire ouvre les soumissions publiquement le même jour, à 13 h 15 et au même endroit. 13. PROPRIÉTÉ DE LA SOUMISSION La soumission présentée ainsi que les documents afférents demeurent la propriété exclusive de la commission scolaire et ne sont pas retournés au soumissionnaire, à l exception de l offre de prix d une proposition non acceptable, laquelle est retournée non décachetée au soumissionnaire concerné. 14. MODALITÉS RELATIVES À L ÉVALUATION DES SOUMISSIONS Un comité de sélection procédera à l évaluation de toutes les propositions jugées conformes et ce, à partir des critères définis au document IV et de la grille d évaluation prévue à cet effet. Le comité de sélection détermine dans quelle mesure la soumission répond aux exigences du document d appel d offres et évalue la proposition à partir des seuls renseignements qu elle contient.

10 S il s avérait nécessaire pour la commission scolaire d obtenir des précisions sur l un ou l autre des renseignements fournis dans la proposition, les précisions en deviendraient partie intégrante. Toutefois, les précisions fournies ne doivent pas améliorer l aspect qualitatif de la proposition ni ajouter de nouveaux éléments qui n auraient pas été traités dans la proposition. Pour chacun des critères, une note est attribuée. Un soumissionnaire qui, dans sa proposition, omet de fournir une information sur un critère donné, obtient la note zéro (0) pour ce critère. 15. MODALITÉS DE SÉLECTION DU SOUMISSIONNAIRE Le requérant ne peut accorder le contrat à un soumissionnaire autre que celui qui a fait, dans le délai fixé, la soumission ayant obtenu le meilleur pointage final, sous réserve des deux paragraphes suivants : a) En cas d égalité entre 2 ou plusieurs propositions, au niveau du pointage, celui qui a proposé le prix le plus bas serait retenu, sous réserve du paragraphe suivant; b) En cas d égalité entre 2 ou plusieurs propositions, au niveau du prix, le fournisseur sera choisi par un tirage au sort. 16. TRANSMISSION DES RÉSULTATS DE L ÉVALUATION Dans un délai de vingt et un (21) jours suivant l adoption du choix du soumissionnaire par le Conseil des commissaires, la commission scolaire transmet à chacun des soumissionnaires qui a présenté une soumission : Les raisons de la non-conformité de son offre, si son offre est jugée non conforme; Son pointage intérimaire et son enveloppe de prix toujours cachetée, si son offre est jugée non acceptable, c est-à-dire que son pointage intérimaire est de moins de soixante-dix (70); Son rang et sa note, si son offre est jugée acceptable; Le nom de l adjudicataire, la note qu il a obtenue et le prix soumis; Le nombre de soumissionnaires conformes et le nombre de soumissionnaires non conformes. Aucune information sur l évaluation des soumissions ne sera communiquée. 17. ACCEPTATION DES SOUMISSIONS La Commission scolaire au Cœur-des-Vallées ne s engage à accepter ni la plus basse, ni aucune des soumissions reçues et ouvertes. De plus, la Commission scolaire au Cœur-des-Vallées se réserve le droit d accorder le droit d octroyer à un ou plusieurs fournisseurs le contrat de la présente soumission.

11 SECTION 2 - DISPOSITIONS GÉNÉRALES Le soumissionnaire s engage à collaborer entièrement avec le Service des technologies de l information dans l exécution du contrat et à tenir compte de toutes les instructions et les recommandations du Services des technologies de l information relativement à l exécution du contrat. 1. CHAMP D APPLICATION Les présentes dispositions générales s appliquent à tous les soumissionnaires intéressés au projet. Elles doivent être incluses dans les documents contractuels au contrat conclu entre le soumissionnaire et la Commission scolaire au Cœur-des- Vallées. 2. CHARTE DE LA LANGUE FRANÇAISE 2.1. Langue écrite et parlée Toutes communications verbales ou écrites à la Commission scolaire au Cœur-des- Vallées devront être effectuées en français. Le soumissionnaire est responsable de s assurer que son personnel, ses sous-traitants et les employés de ses sous-traitants sont en mesure de communiquer en français, de façon écrite et parlée, avec Commission scolaire au Cœur-des-Vallées Langage utilisé La Commission scolaire au Cœur-des-Vallées étant responsable de scolariser et d éduquer des élèves, le soumissionnaire, ses employés, ses sous-traitants et leurs employés ne devront pas utiliser un langage châtié et ne pas sacrer ou utiliser un langage vulgaire en présence du personnel et des élèves des écoles, des centres d éducations des adultes ainsi que le centre administratif de la commission scolaire. 3. PRÉSÉANCE Advenant contradiction entre les documents contractuels, les documents portant la date la plus récente ont préséance. Les conditions générales du contrat ont préséance sur les devis. 4. INTERPRÉTATION DES DOCUMENTS CONTRACTUELS Le donneur d ouvrage a compétence en priorité pour interpréter les documents contractuels en vue de l exécution des travaux.

12 SECTION 3 DISPOSITIONS LÉGALES 1. CODES, NORMES, LOIS ET RÈGLEMENTS L entrepreneur doit se munir de tous les permis, licences, brevets et certificats nécessaires, respecter et faire respecter les lois, règlements fédéraux, provinciaux et municipaux. 2. TAXES ET REDEVANCES Le prix du contrat comprend tous les frais et droits de douane, permis, licences, redevances pour la fourniture et l emploi de dispositifs, appareils ou procédés brevetés. SECTION 4 GARANTIES 1. DURÉE L entrepreneur doit offrir une garantie de 2 ans, les pièces et la main-d œuvre sur place. SECTION 5 OFFRE AUX SALARIÉS DE LA COMMISSION SCOLAIRE 1. EXTENSION DE LA PRÉSENTE OFFRE La Commission scolaire au Cœur-des-Vallées désire que la présente offre soit accessible à son personnel. Les modalités d application seront établies avec le ou les fournisseurs choisi(s).

13 DOCUMENT III DÉFINITION DES BESOINS - DEVIS DESCRIPTIF

14 1. LE REQUÉRANT La Commission scolaire au Cœur-des-Vallées est la partie requérante. Afin d assurer l uniformité de l interprétation des documents d appel d offres et de faciliter les échanges d informations, le requérant mandate la personne suivante pour le représenter : Monsieur Marco Périard Régisseur en informatique Commission scolaire au Cœur-des-Vallées 582, rue Maclaren est Gatineau (Québec) J8L 2W2 Téléphone : poste 5264 Télécopieur : Courriel : periard.marco@cscv.qc.ca Les questions devront être présentées par courrier électronique et les réponses seront acheminées par écrit de la même façon. 2. LE CONTEXTE La Commission scolaire au Cœur-des-Vallées veut acquérir différents équipements informatiques (ordinateurs portables, etc.) pour combler les besoins de ses cadres. À cet effet, la commission scolaire désire recevoir une proposition pour l achat ou la location d ordinateurs portables. La location serait d une durée de 3 ans avec option d achat. Le soumissionnaire devra bien décrire sa proposition pour que la Commission scolaire au Cœur-des-Vallées puisse faire l évaluation adéquate de la proposition selon les critères définis au document IV. 3. BESOINS SPÉCIFIQUES DE LA COMMISSION SCOLAIRE La commission scolaire désire acquérir différents équipements informatiques selon les configurations proposées à l annexe 1. Le soumissionnaire devra livrer les différents équipements aux établissements désignés par le Service des technologies de l information. Le soumissionnaire doit inscrire les différents équipements auprès du fabricant pour activer la garantie. Le soumissionnaire doit remettre à la commission scolaire les informations pertinentes concernant la garantie ainsi que toutes documentations pertinentes.

15 4. LIVRABLES Dans le cadre des services de garantie une fois les installations terminées, tous les livrables suivants doivent être fournis à la Commission scolaire au Cœur-des-Vallées: 1. Documents pertinents pour contrôler la garantie. 2. Rapport des différents fabricants qui confirme l activation des garanties. 3. Le matériel devra être livré et facturé avant le 30 juin 2011.

16 DOCUMENT IV CRITÈRES DE SÉLECTION ET GRILLE D ÉVALUATION

17 Document IV - Critères de sélection 1. Évaluation qualitative APPEL D OFFRES PROJET : INFO-8 Le soumissionnaire devra fournir une réponse de façon claire et précise à chaque point des 5 critères ci-dessous : CRITÈRES PONDÉRATION Qualité du soumissionnaire 1. Compréhension des besoins et du mandat 2. Expérience pertinente dans des projets similaires. 3 Expertises des équipes de réalisation. 4. Stabilité et solidité financière du soumissionnaire et de ses sous-traitants s il y a lieu 5. Respect des coûts et des échéanciers 10 % Qualité des propositions 1. Approche préconisée 2. Fiabilité de la solution proposée 10 % Expérience avec le fabricant proposé 1. Expérience pertinente avec les différents fabricants 2. Bonne connaissance des produits des différents fabricants 10 % Entretien et exploitation 1. Qualité du service d entretien 2. Expliquer les modalités du contrat d entretien 3. Temps de réponse lors d un problème 30 % Prix 40 %

18 Document IV Grille de pondération des critères de sélections APPEL D OFFRES PROJET : INFO-8 2. Résultats des évaluations Nom du soumissionnaire : Le soumissionnaire a obtenu : CRITÈRES PONDÉRATION A B C D E Qualité du soumissionnaire / 10 Qualité des propositions / 10 Expérience avec le fabricant / 10 Entretien et exploitation / 30 Prix / 40 Prix soumis Pointage final Signature Signature Signature Signature Signature Signature