Objectif. Cette formation doit permettre au client d être autonome dans la création de ses rapports avancés en utilisant la fonctionnalité Excel +.

Transcription

1 Excel +

2 Objectif Cette formation doit permettre au client d être autonome dans la création de ses rapports avancés en utilisant la fonctionnalité Excel +. 2

3 Ordre du jour 1. Présentation générale d Excel + 2. Principes de la fonctionnalité 3. Exercices pratiques 4. Autres fonctionnalités 5. Synthèse 3

4 Les rapports avancés Les rapports avancés sont une interface permettant de répondre aux nombreux besoins de rapports et de statistiques des utilisateurs (Manager, Responsable RH ou administrateur). Ils permettent les actions suivantes: Afficher des sources de données standards pré-paramétrées Exporter des sources de données pré-paramétrées Créer différents rapports contenant plusieurs sources de données Lier un modèle Excel à un rapport enrichi 4

5 Les rapports avancés Les rapports avancés sont disponibles dans différents modules de l application TalentSoft : Evaluation Rapports Développement Formation Rapports Administration Rapports Les droits associés aux rapports avancés sont les suivants: Afficher les rapports Afficher les sources de données des rapports Editer les rapports Editer les sources de données des rapports 5

6 Les rapports avancés Summer 2011 Rapport Avancé Nom Code - Habilitation Conf de syntéthis : Ensemble de colonnes Critères de recherches via TS Search Auto génère Fichier Excel avec données du rapport 6

7 Rapport Avancé Nom Code Habilitation Modèle Excel Les rapports avancés Winter 2012 Rapport Source de Avancé données Source de données Nom Code - Habilitation Nom Code - Habilitation Conf de syntéthis : Ensemble de colonnes Critères de recherches via TS Search Conf de syntéthis : Ensemble de colonnes Critères de recherches via TS Search OU Source de données Nom Code - Habilitation Conf de syntéthis : Ensemble de colonnes Critères de recherches via TS Search + source 3 + source 4 + source 5 + source 7

8 Les rapports avancés Les rapports Présentation de l interface Gérer les rapports avancés Partager le rapport avec les personnes ayant accès aux rapports Sélectionner un modèle Excel déjà chargé Importer un modèle Excel Réaliser une action au niveau des Sources de données Zone d export à déterminer 8

9 Les rapports avancés Les sources de données : Gérer les sources de données Partager le rapport avec les personnes ayant accès aux rapports Accéder au requêteur pour ajouter des critères de recherche 9

10 Exercices Pratiques 10

11 Rapports avancés standards Une série de rapports est accessible par défaut dans la solution Talentsoft. [Default] Champs Libres [Default] Collaborateurs [Default] Formations cloturées [Default] Formations Consolidées [Default] Formations en cours [Default] Inscriptions aux sessions [Default] Items évalués [Default] Mobilités Fonctionnelles [Default] Mobilités Géographiques [Default] Objectifs clos [Default] Objectifs en cours [Default] Plan de formation [Default] Sessions de Formation [Default] Stages de Formation [Default] Stats Campagnes Evalués [Default] Besoins collectifs de formation [Default] Besoins individuels de formation 11

12 Rapports avancés standards Les rapports avancés standards Visualiser les données Exporter le rapport dans un fichier Excel + 12

13 Cas 1 : Créer un rapport et sa source de données 1) Créer un rapport 1. Déterminer les détails du rapport 2. Enregistrer Le nom d un rapport ne doit pas contenir de [ ]. Recommandation: Partager le rapport après avoir vérifier l export. 13

14 Cas 1 : Créer un rapport et sa source de données 2) Ajouter une source de données au rapport Choisir une action Ajouter une source 14

15 Cas 1 : Créer un rapport et sa source de données 3) Enregistrer cette nouvelle source de données dans Talentsoft 1. Cliquer sur Créer une nouvelle source 2. Choisir le Nom de la source et son code 3. Choisir de partager ou non la source 4. Définir le critère de recherche: Exemple: Dernière campagne 5. Cliquez sur Enregistrer comme nouvelle source de données Le nom d une source de données ne doit pas contenir de [ ]. 15

16 Cas 1 : Créer un rapport et sa source de données 4) Ajouter cette source de données au rapport Ajouter une source de données 16

17 Cas 1 : Créer un rapport et sa source de données 5) Exporter un modèle Excel xls ou csv Exporter le modèle 17

18 Cas 2 : Personnaliser un modèle Excel + (à partir du modèle créé) 1) Créer une zone d export Définir une zone nommée Choisir les intitulés souhaités sur la ligne 1 Réaliser la forme souhaitée sur les 2 premières lignes Enregistrer le fichier Excel + : Nom du fichier Rapports_Initiales La plage de cellules indiquée dans votre modèle doit a minima couvrir le nombre de colonnes du rapport et être haute de 2 lignes. 18

19 Cas 2 : Personnaliser un modèle Excel + (à partir du modèle créé) 2) Modification de la présentation des rapports Définir la colonne de données génériques Italique Gras Couleur de police Couleur de fond Encadrement Enregistrer le fichier 19

20 Cas 2 : Personnaliser un modèle Excel + (à partir du modèle créé) 3) Importer & tester un modèle Excel 2. Sélectionner le fichier Excel 1. Télécharger le fichier Excel créé 3. Exporter le rapport dans un fichier Excel + 20

21 Cas 3 : intégrer un tableau croisé dynamique à son modèle 1) Onglet de données Partir du fichier précédent «Rapports_Initiales» Ajouter un onglet spécifique pour le traitement des données afin de réaliser un tableau croisé dynamique Ajouter un onglet «Donnees» Réaliser une copie des cellules souhaitées Enregistrer le fichier Excel + : Nom du fichier: Rapports_TD_Initiales 21

22 Cas 3 : intégrer un tableau croisé dynamique à son modèle 2) Créer un tableau croisé dynamique Sélectionner toute la page du nouvel onglet en cliquant sur la flèche Cliquer sur Insertion Cliquer sur TblCroiséDynamique 22

23 Cas 3 : intégrer un tableau croisé dynamique à son modèle Sélectionner d un clic droit sur le tableau Sélectionner les options du tableau Cocher «Actualiser les données lors de l ouverture du fichier» Enregistrer le fichier Excel + 23

24 Cas 3 : intégrer un tableau croisé dynamique à son modèle 3 ) Importer & tester le modèle Excel 2. Sélectionner le fichier Excel 1. Télécharger le fichier Excel créé 3. Exporter le rapport dans un fichier Excel + Enregistrer le fichier sous un dossier pour permettre la mise à jour des données dans le tableau croisé dynamique 24

25 Cas 4 : intégrer un graphe dynamique à son modèle 1) Créer un graphique croisé dynamique Partir du fichier précédent «Rapports_TD_Initiales». Se mettre sur l onglet «Donnees» Sélectionner toute la page en cliquant sur la flèche Cliquer sur Insertion Cliquer sur la flèche Cliquer sur «Graphique croisé» 25

26 Cas 4 : intégrer un graphe dynamique à son modèle Réalisons un graphique croisé dynamique sur Excel + sur les rapports avancés Sélectionnez d un clic droit sur le tableau Sélectionnez les options du tableau Cocher «Activer les données lors de l ouverture lors de l ouverture du fichier Enregistrer le fichier Excel + : Nom du fichier: Rapports_GTD_Initiales 26

27 Cas 4 : intégrer un graphe dynamique à son modèle 2) Importer & tester un modèle Excel 2. Sélectionner le fichier Excel 1. Télécharger le fichier Excel créé 3. Exporter le rapport dans un fichier Excel + Enregistrer le fichier sous un dossier pour permettre la mise à jour des données dynamiques 27

28 Autres fonctionnalités 28

29 Plusieurs sources de données Ajouter plusieurs sources de données Ajouter une source de données 29

30 Supprimer une source de données 2. Supprimer une source de données 1. Sélectionner une source de données Si vous supprimez toutes les sources de données, le rapport est exportable mais vide. 30

31 Gestion des modèles Excel + Supprimer un modèle Excel (1/2) 1. Cliquer sur le crayon 31

32 Gestion des modèles Excel + Supprimer un modèle Excel (2/2) 2. Choisir l action «Suppprimer» dans le menu déroulant 1. Sélectionner le fichier à supprimer Seuls les modèles Excel qui ne sont pas liés à un rapport peuvent être supprimés. 32

33 Gestion des modèles Excel + Supprimer un rapport spécifique 2. Cliquer sur le bouton Valider 1. Cliquer sur le bouton Supprimer 33

34 Synthèse 34

35 Synthèse Points de vigilance II est important de créer un onglet de cohérence pour les rapports partagés. Le nom d une source de données ou d un rapport ne doit pas contenir de [ ]. Une zone de données doit couvrir a minima le nombre de colonnes du rapport et être haute de 2 lignes. Certaines formules ou éléments ne seront pas conservés si ils se trouvent dans le même onglet que la source de données: Formule RechercheV / RechercheH Formule contenant une zone nommée Un rapport contenant un tableau croisé dynamique doit être enregistré avant son ouverture. 35

36 Synthèse Bonnes pratiques Ne pas modifier un rapport standard Créer le fichier Excel + à partir de la source de données pour y ajouter une zone d import de données (cela permet de visualiser le nombre de colonnes nécessaire) Une zone de données = Un onglet Toujours réaliser les calculs sur un onglet différent de la zone de données Réaliser un onglet de contrôle de cohérence (le rapport peut être utilisé par d autres que vous) Tester son rapport avant de le partager Enregistrer le fichier Excel + contenant un tableau croisé dynamique avant de l ouvrir 36

37 Lexique Items Recherche avancée Listes Mes recherches Mes dossiers Propriétés Clés (PPC) Information élémentaire associée à une notation fixe Recherche avancée permettant une requête sur des critères plus élaborés et d enregistrer la recherche sous forme de Liste Recherche avancée enregistrée soit dans «Mes recherches» soit dans «Mes dossiers» Recherche dynamique : Les critères de recherche sont enregistrés et la liste des résultats s actualise à chaque utilisation. Recherche statique : Les collaborateurs ont été enregistrés suite à la recherche et la liste des résultats est figée au jour de l enregistrement Les Propriétés Clés (PPC) correspondent aux données structurantes administratives (lieu de travail, département ) à rattacher, à date d effet, à un individu. 37