Alphabétisation et formation de base. Directives : Sondage sur la satisfaction des apprenantes et des apprenants à la fin de l année

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1 Alphabétisation et formation de base Directives : Sondage sur la satisfaction des apprenantes et des apprenants à la fin de l année À quoi sert le sondage sur la satisfaction des apprenantes et des apprenants du programme d alphabétisation et de formation de base (AFB)? Le sondage sur la satisfaction des apprenantes et des apprenants fait partie du système de gestion du rendement et d amélioration continue (SGRAC) du programme AFB. Tous les fournisseurs de services d AFB doivent : administrer un sondage de sept questions aux apprenantes et aux apprenants ayant suivi une formation; consigner les résultats des sondages sur la Feuille calcul résultats fin année sondage satisfaction des apprenants xls soumettre ces données à l aide d un outil en ligne au ministère comme indiqué sur l échéance de production des rapports ci-dessous; et envoyer par courriel le tableur des résultats individuel à leur conseillère ou conseiller du ministère et sauvegarder une copie du tableur pour d éventuelle vérification comme mentionné dans l entente du programme AFB du ministère. Quel est l échéancier de production des rapports pour ? 1 er novembre 2011 Les organismes transmettent les résultats du sondage pour le premier semestre de l exercice financier, y compris les données du 1 er avril au 30 septembre mai 2012 Les organismes transmettent les résultats du sondage pour la fin de l exercice financier, y compris les données du 1 er avril 2011 au 31 mars Pourquoi le ministère demande-t-il aux fournisseurs de services d AFB de faire ce sondage et de lui en communiquer les résultats? Le ministère s est engagé à mettre en place un système de gestion du rendement, et il se trouve que la satisfaction des apprenantes et des apprenants est l une des mesures clés de la réussite d un programme. Une fois qu il sera entièrement au point, le système de gestion du rendement du programme AFB tiendra aussi compte des autres mesures clés que sont l efficience et l efficacité

2 Les résultats du sondage sur la satisfaction des apprenantes et des apprenants se fondent sur les qualités reconnues d un bon système de gestion du rendement. Comment le sondage est-il administré? Les fournisseurs de services d AFB doivent demander à toute personne qui quitte le programme (sauf les personnes qui ont quitté après une évaluation) de répondre à un sondage sur la satisfaction des apprenantes et des apprenants à l issue d un programme d AFB le jour même de son départ ou le plus tôt possible par la suite. La raison pour laquelle le délai de réponse est si court est qu un sondage donne de meilleurs résultats lorsque le sujet sur lequel il porte est encore frais dans la mémoire de la personne interrogée. En outre, le client peut repenser à son expérience dans le cadre du programme. De plus, le sondage a pour but d évaluer le degré de satisfaction des apprenantes et des apprenants par rapport à la formation qui leur a été offerte, et non les résultats à long terme que cette formation a pu produire. Les fournisseurs de services d AFB seront libres de décider, d après ce qu ils savent de leurs apprenantes et apprenants, s ils inviteront ces derniers à répondre au sondage eux-mêmes par écrit ou s ils demanderont à un membre de leur personnel de leur expliquer le sondage et de leur soumettre les énoncés de vive voix. Afin d obtenir des réponses objectives, il est préférable qu en cas de sondage verbal, celui-ci soit dans la mesure du possible confié à quelqu un d autre qu une formatrice ou un formateur. Les organismes pourront faire des économies de temps et de ressources s ils administrent le sondage en même temps qu ils recueillent les données relatives au «situation à la fin du programme» pour les besoins du système de gestion de l information de l AFB (SGI-AFB). Le ministère recommande aux organismes d inclure dans ce sondage d autres questions en fonction de leurs besoins particuliers, étant entendu que pareils ajouts sont facultatifs. Les organismes n auront pas à rendre compte au ministère de ces questions additionnelles ni des réponses recueillies à leur égard, mais ils pourront s en servir pour mieux évaluer certains aspects de leurs services et les améliorer s il y a lieu. Comment les organismes calculent-ils les résultats du sondage? Tous les fournisseurs de services d AFB devront compiler les résultats du sondage dans le tableur MS Excel ci-joint. Le tableur Excel doit être sauvegardé sous «SSA Nom d organisme Numéro du site SIEO FA 1112», par exemple «SSA Apprendre avec nous 4532A FA1112». Le sondage doit être administré au moment où l apprenante ou l apprenant quitte le programme. Les résultats peuvent être enregistrés de façon continue sur le tableur Excel, mais ils doivent être transmis au ministère deux fois par an, comme il est indiqué dans l échéancier de production des rapports pour à la page

3 IMPORTANT: Veuillez prendre note que le tableur Excel calculera les notes automatiquement. (NE PAS inscrire de données dans les cellules surlignées en jaune). Si aucune apprenante ou aucun apprenant n a quitté le programme au cours de la période visée par le rapport, entrez zéro dans la cellule du tableur Excel et transmettez les résultats du sondage au ministère à l aide de l outil en ligne. Veuillez vous assurer que le total des finissantes et des finissants indiqué sur le sondage correspond au total des finissantes et des finissants (déduction faite du nombre d apprenantes et apprenants qui quittent le programme après l évaluation) figurant sur le SGI-AFB pour la période visée par le rapport. Comment doit-on remplir le tableur Excel Résultats du sondage sur la satisfaction des apprenantes et des apprenants? Supposons que 10 apprenantes et apprenants ont répondu au sondage sur la satisfaction des apprenantes et des apprenants. Pour la quatrième question «Le personnel de ce fournisseur de services d AFB m a traité de façon équitable», l organisme a reçu les réponses suivantes : Réponse Valeur de la réponse (A) Nombre d apprenant(e)s qui ont répondu (B) Note (A)x(B) Absolument pas d accord Pas d accord Ni d accord, ni pas d accord D accord Parfaitement d accord Sans réponse TOTAL Notez la façon dont le total de la note a été calculé. Deux apprenantes et apprenants ont encerclé «Ni d accord, ni pas d accord». Puisque cette réponse a une valeur de 3, la note (2 x 3 = 6) est 6. La note pour les 5 apprenantes et apprenants qui ont répondu «D accord» est 5 x 4 = 20. La note pour la réponse «Parfaitement d accord» est 2 x 5 = 10. Le nombre d apprenantes et d apprenants qui ont encerclé «Sans réponse» n est pas inclus dans le calcul (la valeur est 0). Par conséquent, le nombre d apprenantes et d apprenants dont les réponses sont prises en compte est 9. Le total de la note pour les 9 apprenantes et apprenants est

4 Si les 9 apprenantes et apprenants avaient répondu «Parfaitement d accord», la note maximale serait 45. Dans cet exemple, l organisme a obtenu une note de satisfaction de = 80 % pour la quatrième question. Comment les organismes vont-ils transmettre les résultats du sondage au ministère? Les organismes devront transmettre les résultats du sondage directement au ministère en utilisant un outil en ligne. Comment utiliser l outil en ligne? Les organismes devront accéder à l outil en ligne pour transmettre les résultats du sondage pour chacun de leurs sites d ici le 31 mai Veuillez copier et coller ce lien dans sa totalité afin d accéder à l outil en ligne : Veuillez prendre note que l outil en ligne pour transmettre vos données est sécurisé et exige un mot de passe. Mot de passe : literacy - 4 -

5 Veuillez lire attentivement les directives suivantes avant de transmettre vos résultats en ligne. 1 re étape : Entrez le mot de passe Ce rapport est en mode protégé. Le mot de passe est literacy (utilisez des minuscules). Cliquez sur Submit Password pour passer au prochain écran. Si vous éprouvez des problèmes à entrer votre mot de passe, communiquez avec votre conseiller ou conseillère au ministère pendant les heures de bureau afin d obtenir de l aide

6 2 e étape : Renseignements sur l organisme Nom de l organisme Veuillez entrer le nom de l organisme tel qu il est inscrit dans votre plan d activités N utilisez pas d abréviation. Nom/nom de famille Veuillez entrer le nom de la personne qui remplit le sondage. Courriel Veuillez entrer l adresse courriel de la personne qui remplit le sondage. Téléphone Veuillez entrer le numéro de téléphone de la personne qui remplit le sondage. Nom du site - Veuillez entrer le nom du site tel qu il est inscrit dans votre plan d activités N utilisez pas d abréviation. Numéro du point de service (SIEO) Il est inscrit sur votre annexe B

7 2 e étape : Renseignements sur l organisme Nombre total de finissant(e)s à l exception de ceux ou celles qui ont quitté le programme après l évaluation Utilisez le rapport d activité AFB pour cette période

8 3 e étape Transmettez une satisfaction d ensemble Chaque question a un écran individuel. À l aide des résultats qui sont sur le tableur Excel Résultats des sondages sur la satisfaction des apprenantes et apprenants, entrez les données correspondantes pour chaque question, c.-à-d. entrez les données surlignées en jaune. Cliquez sur Next - Suiv. pour passer à la prochaine question. Répétez ce processus pour les sept (7) prochaines questions. Veuillez prendre note que la touche Prev Préc. vous permet de revenir en arrière en tout temps et de reviser/corriger les réponses auxquelles vous avez déjà répondues

9 4 e étape Complétez l entrée des données Une fois que vous avez entré toutes les données, veuillez cliquer sur Done - Fin. Un avertissement de sécurité apparaîtra vous demandant de confirmer votre choix. Cliquez sur Yes pour être redirigé vers le Site web du ministère