Résumé Du Cours Excel

Transcription

1 St Laurent de Mure le 8 mars 2005 Page1/10 Résumé Du Cours Excel Résumé de la note : Cette note rassemble des extraits de la doc Excel, sur les sujets abordés en cours. Sommaire 1. Thèmes abordés 2 2. À propos de l'affichage des classeurs et des feuilles de calcul Afficher ou masquer un classeur ou une feuille Déplacer ou copier des feuilles Attribuer un nom aux cellules d'un classeur 4 3. Manipulation des données Modifier le contenu de cellules Déplacement et copie de données contenues dans des cellules Recopier des données à partir des cellules adjacentes Créer, modifier ou supprimer une recopie incrémentée personnalisée À propos du filtrage 8 4. Formats de nombre Format de nombre Standard Formats de nombre prédéfinis Mise en forme de cellules et de listes Mises en forme conditionnelles 10 Date de Création Date de modification Rédacteur Signature 8 mars novembre 2005 R. Desfarges

2 Modifié le : 30 novembre 2005 Page 2/10 1. Thèmes abordés Classeurs et feuilles de calcul Définition d'un classeur, définition d'une feuille de données, définition d"une cellule Utilisation des données Saisir, copier, créer, incrémenter etc. Configuration des éditions 2. À propos de l'affichage des classeurs et des feuilles de calcul Un classeur Microsoft Excel est un fichier qui contient une ou plusieurs feuilles de calcul, que vous pouvez utiliser pour organiser différents types d'informations connexes. Vous pouvez entrer ou modifier des données simultanément dans plusieurs feuilles de calcul et exécuter des calculs en fonction des données de plusieurs feuilles de calcul. Lorsque vous créez un graphique, vous pouvez placer le graphique sur la même feuille de calcul que ses données associées ou sur une feuille de graphique séparée. Vous pouvez vous déplacer d'une feuille de calcul ou d'une feuille de graphique à l'autre en cliquant sur les onglets de feuille situés en bas de la fenêtre du classeur. Vous pouvez coder par couleur les onglets de votre feuille pour les reconnaître plus facilement. L'onglet correspondant à la feuille active est souligné dans la couleur choisie ; les onglets pour feuilles inactives sont totalement colorées Afficher ou masquer un classeur ou une feuille 1. Dans le menu Fenêtre, cliquez sur Afficher. Si la commande Afficher est indisponible, cela signifie que le classeur ne contient pas de feuilles masquées. Si les commandes Renommer et Masquer sont toutes les deux indisponibles, cela signifie que le classeur est protégé contre les modifications structurelles. Vous devez supprimer la protection du classeur pour déterminer si des feuilles sont masquées ; il est possible que la suppression de la protection requière un mot de passe. Dans le menu Outils, pointez sur Protection, puis cliquez sur Ôter la protection du classeur. Si vous y êtes invité, entrez le mot de passe de protection du classeur. Les mots de passe respectent la casse. Vous devez donc taper le mot de passe exactement tel qu'il a été saisi lors de sa création, en respectant une éventuelle distinction entre les majuscules et les minuscules. 2. Dans la zone Afficher le classeur, double-cliquez sur le nom du classeur masqué.

3 Modifié le : 30 novembre 2005 Page 3/ Déplacer ou copier des feuilles Attention Soyez prudent lors du déplacement ou de la copie de feuilles. Les calculs ou les graphiques basés sur des données de feuille de calcul risquent d'être faux si vous déplacez la feuille de calcul. De même, si vous insérez une feuille de calcul entre des feuilles qui sont référencées par une référence de formule 3D, les données de cette feuille de calcul risquent d'être prises en compte dans le calcul. 1. Pour déplacer ou copier des feuilles dans un autre classeur, ouvrez ce dernier. 2. Passez dans le classeur qui contient les feuilles à déplacer ou à copier, puis sélectionnez-les. Procédure Lorsque vous entrez ou modifiez des données, les modifications affectent l'ensemble des feuilles sélectionnées. Il se peut que ces modifications remplacent des données sur la feuille active et sur les autres feuilles sélectionnées. Pour sélectionner Cliquez sur l'onglet de la feuille. Procédez comme suit Une seule feuille Si vous ne voyez pas l'onglet voulu, cliquez sur les boutons de défilement d'onglets pour afficher l'onglet souhaité, puis cliquez dessus. Deux feuilles adjacentes ou plus Deux feuilles non adjacentes ou plus Toutes les feuilles d'un classeur Cliquez sur l'onglet correspondant à la première feuille, puis maintenez la touche MAJ enfoncée et cliquez sur l'onglet correspondant à la dernière feuille. Cliquez sur l'onglet correspondant à la première feuille, puis maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur les onglets correspondant aux autres feuilles. Cliquez avec le bouton droit sur un onglet de la feuille, puis cliquez sur Sélectionner toutes les feuilles dans le menu contextuel. Remarque Si des onglets de la feuille ont été codés à l'aide de couleurs, les noms des onglets de la feuille seront soulignés à l'aide d'une couleur spécifiée par l'utilisateur lorsqu'ils seront sélectionnés. Si l'onglet de la feuille s'affiche avec une couleur d'arrièreplan, cela signifie que la feuille n'a pas été sélectionnée. Pour annuler une sélection de plusieurs feuilles Pour annuler une sélection de plusieurs feuilles dans un classeur, cliquez sur une feuille quelconque non sélectionnée. Si aucune feuille non sélectionnée n'est visible, cliquez avec le bouton droit sur l'onglet d'une feuille sélectionnée, puis cliquez sur Dissocier les feuilles dans le menu contextuel.

4 Modifié le : 30 novembre 2005 Page 4/10 3. Dans le menu Edition, cliquez sur Déplacer ou copier une feuille. 4. Dans la zone Dans le classeur, cliquez sur le classeur de destination. Pour déplacer ou copier les feuilles sélectionnées dans un nouveau classeur, cliquez sur (nouveau classeur). 5. Dans la zone Avant la feuille, cliquez sur la feuille avant laquelle vous souhaitez insérer les feuilles déplacées ou copiées. 6. Pour copier les feuilles au lieu de les déplacer, activez la case à cocher Créer une copie. Pour déplacer des feuilles à l'intérieur du classeur en cours, vous pouvez faire glisser les feuilles sélectionnées sur la rangée des onglets de feuille. Pour copier des feuilles, maintenez la touche CTRL enfoncée et faites-les glisser ; relâchez le bouton de la souris avant de relâcher la touche CTRL Attribuer un nom aux cellules d'un classeur Vous pouvez utiliser les étiquettes de colonnes et de lignes dans une feuille de calcul pour faire référence aux cellules situées dans ces colonnes et lignes. Vous pouvez également créer des noms descriptifs pour représenter les cellules, les plages de cellules, les formules ou les valeurs de constante. Les étiquettes peuvent être utilisées dans les formules qui font référence aux données dans la même feuille de calcul ; si vous souhaitez représenter une plage sur une autre feuille de calcul, utilisez un nom. Vous pouvez également créer des noms 3D qui représentent la même cellule ou plage de cellules dans plusieurs feuilles de calcul. 3. Manipulation des données 3.1. Modifier le contenu de cellules 1. Double-cliquez sur la cellule contenant les données à modifier. 2. Modifiez le contenu de la cellule. 3. Pour valider ou annuler les modifications apportées, appuyez sur ENTRÉE ou sur ÉCHAP, respectivement. Conseils Pour activer ou désactiver directement la modification dans les cellules, cliquez sur Options dans le menu Outils, sélectionnez l'onglet Modification, puis activez ou désactivez la case à cocher Modification directe. Vous pouvez effectuer des modifications dans la barre de formule quand la case à cocher Modification directe est désactivée. Pour déplacer le curseur à la fin du contenu de la cellule, sélectionnez la cellule, puis appuyez sur F2.

5 Modifié le : 30 novembre 2005 Page 5/ Déplacement et copie de données contenues dans des cellules Pour déplacer ou copier le contenu de cellules 1. Double-cliquez sur la cellule contenant les données que vous voulez déplacer ou copier. 2. Dans la cellule, sélectionnez les caractères à déplacer ou à copier. 3. Pour déplacer ou copier la sélection, cliquez sur Couper ou sur Copier dans la barre d'outils Standard. 4. Dans la cellule, cliquez à l'endroit où vous voulez coller les caractères ou double-cliquez sur une autre cellule pour déplacer ou copier les données. 5. Cliquez sur le bouton Coller. 6. Appuyez sur ENTRÉE. Remarque Lorsque vous appuyez sur F2 ou double-cliquez sur une cellule pour la modifier, les touches de direction ne fonctionnent plus qu'à l'intérieur de cette cellule. Si vous voulez utiliser ces touches pour vous déplacer vers une autre cellule, appuyez d'abord sur ENTRÉE pour terminer vos modifications dans la cellule active. Pour copier des valeurs de cellules Les étapes ci-dessous convertissent toutes les formules contenues dans la cellule en valeurs calculées. Toute mise en forme existante n'est pas remplacée. 1. Sélectionnez les cellules à copier. 2. Cliquez sur Copier dans la barre d'outils Standard. 3. Sélectionnez la cellule supérieure gauche de la zone de collage. 4. Cliquez sur la flèche située à droite de l'option Coller, puis sur Valeurs. Pour copier des mises en forme de cellules Les étapes ci-dessous copient uniquement la mise en forme des cellules, telle que la couleur de la police ou la couleur de remplissage, et non pas le contenu des cellules. 1. Sélectionnez les cellules à copier. 2. Cliquez sur Copier dans la barre d'outils Standard.

6 Modifié le : 30 novembre 2005 Page 6/10 3. Sélectionnez la cellule supérieure gauche de la zone de collage. 4. Cliquez sur la flèche située à droite de l'option Coller, puis sur Collage spécial. 5. Cliquez sur Formats. Pour copier des formules 1. Sélectionnez la cellule contenant la formule que vous voulez copier. 2. Cliquez sur Copier dans la barre d'outils Standard. 3. Sélectionnez la cellule vers laquelle vous voulez coller la formule. 4. Cliquez sur la flèche située à droite de l'option Coller, puis sur Formules. Remarque Pour annuler le rectangle de sélection une fois la copie terminée, appuyez sur ÉCHAP Recopier des données à partir des cellules adjacentes Vous pouvez recopier rapidement plusieurs types de séries de données en sélectionnant les cellules et en faisant glisser la poignée de recopie, ou en utilisant la commande Série (pointez sur Recopier dans le menu Edition, puis cliquez sur Séries). Copier des données dans une ligne ou une colonne En faisant glisser la poignée de recopie d'une cellule, vous pouvez recopier son contenu dans d'autres cellules de la même ligne ou de la même colonne. Remplir une série de nombres, de dates ou d'autres éléments Microsoft Excel peut continuer automatiquement une série de nombres, d'associations nombre/texte ou d'unités de temps suivant un modèle que vous établissez. Par exemple, dans la table suivante, les sélections initiales sont étendues comme indiqué. Les éléments séparés par des virgules se trouvent dans des cellules adjacentes. Sélection initiale 1, 2, 3 4, 5, 6 Série étendue 9:00 10:00, 11:00, 12:00 Lun Lundi Janv Janv, Avri Mar, Mer, Jeu Mardi, Mercredi, Jeudi Févr, Mars, Avri Juil, Oct, Janv Janv-99, Avr-99 Juil-99, Oct-99, Janv-00

7 Modifié le : 30 novembre 2005 Page 7/10 Sélection initiale Série étendue 15-Janv, 15-Avri 15-Juil, 15-Oct 1999, , 2002, janv, 1-mars Trim3 texte1, textea 1ère période 1-mai, 1-juil, 1-sept Trim4, Trim1, Trim2 texte2, textea, texte3, textea 2è période, 3e période Produit 1 Produit 2, Produit 3, Produit 4 Si la sélection contient des nombres, vous pouvez déterminer si vous souhaitez créer une série linéaire ou une série géométrique. Créer une série de recopie incrémentée personnalisée Vous pouvez créer une série de recopie incrémentée personnalisée pour les séries de texte fréquemment utilisées comme, par exemple, la liste des départements de vente des produits de votre société Créer, modifier ou supprimer une recopie incrémentée personnalisée Une recopie incrémentée personnalisée est un ensemble de données utilisé pour remplir une colonne dont le contenu se répète selon un modèle ; par exemple, Nord, Sud, Est, Ouest. Vous pouvez créer une recopie incrémentée personnalisée à partir d'éléments existants que vous avez répertoriés dans une feuille de calcul, mais vous pouvez aussi créer cette liste intégralement. Pour créer une recopie incrémentée personnalisée 1. Si vous avez déjà saisi la liste des éléments constituant la série, sélectionnez-la dans la feuille de calcul. 2. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l'onglet Listes pers. 3. Effectuez l'une des actions suivantes : o o Pour utiliser la liste sélectionnée, cliquez sur le bouton Importer. Pour saisir une nouvelle liste, sélectionnez Nouvelle liste dans la zone Listes personnalisées, puis saisissez les éléments dans la zone Entrées de la liste, en commençant par le premier. Appuyez sur ENTRÉE après chaque élément. Lorsque la liste est complète, cliquez sur le bouton Ajouter. Remarque Une liste personnalisée peut contenir du texte, des nombres, ou les deux. Pour créer une liste personnalisée ne contenant que des nombres, par exemple de 0 à 100, commencez par sélectionner autant de cellules vides que nécessaire. Dans le menu Format, cliquez sur Cellule, puis sur l'onglet Nombre. Appliquez le format Texte aux cellules vides, puis saisissez la liste des nombres dans les cellules mises en forme. Sélectionnez ensuite la liste, puis importez-la.

8 Modifié le : 30 novembre 2005 Page 8/10 Pour modifier ou supprimer une recopie incrémentée personnalisée Vous ne pouvez ni modifier ni supprimer les listes prédéfinies relatives aux jours et aux mois. 1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l'onglet Listes pers. 2. Dans la zone Listes personnalisées, sélectionnez la liste souhaitée. 3. Effectuez l'une des actions suivantes : Pour modifier la liste, apportez les changements souhaités dans la zone Entrées de la liste, puis cliquez sur le bouton Ajouter. Pour supprimer la liste, cliquez sur le bouton Supprimer À propos du filtrage Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans une plage. Une plage filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne. Microsoft Excel fournit deux commandes de filtrage de plages : Filtre automatique, qui comprend le filtrage par sélection pour des critères simples Filtre avancé, pour des critères plus complexes. Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la plage, mais masque momentanément les lignes que vous ne souhaitez pas afficher. Quand Excel filtre des lignes, vous pouvez modifier, mettre en forme, représenter graphiquement et imprimer le sous-ensemble de votre plage sans le réorganiser ou le déplacer. Filtre automatique Quand vous utilisez la commande Filtre automatique, des flèches de filtrage automatique apparaissent à droite des étiquettes de colonne dans la plage filtrée. Plage non filtrée Plage filtrée Microsoft Excel signale en bleu les éléments filtrés. Le filtre automatique personnalisé permet d'afficher des lignes contenant l'une ou l'autre valeur. Vous pouvez aussi l'utiliser pour afficher des lignes répondant à plusieurs conditions pour une colonne ; vous pouvez ainsi afficher les lignes contenant des valeurs comprises dans une plage déterminée (par exemple, la valeur «Bartoli»).

9 Modifié le : 30 novembre 2005 Page 9/10 Filtre avancé La commande Filtre avancé permet de filtrer une plage comme la commande Filtre automatique, mais elle n'affiche pas de listes déroulantes pour les colonnes. Au lieu de cela, vous tapez les critères selon lesquels effectuer le filtrage dans une plage de critères distincte au-dessus de la plage. Une plage de critères permet d'effectuer un filtrage selon des critères plus complexes. Remarques La formule que vous utilisez pour une condition doit faire appel à une référence relative (référence relative : dans une formule, adresse d' une cellule basée sur la position relative de la cellule contenant la formule et de la cellule à laquelle il est fait référence. Si vous copiez la formule, la référence s' adapte automatiquement. Une référence relative s' affiche sous la forme A1.) pour faire référence à l'étiquette de colonne (par exemple, Ventes) ou au champ correspondant dans le premier enregistrement. Toutes les autres références au sein de la formule doivent être des références absolues (référence de cellule absolue : dans une formule, adresse exacte d' une cellule, quelle que soit la position de la cellule qui contient la formule. Une référence de cellule absolue se présente sous la forme $A$1.), et la formule doit prendre la valeur VRAI ou FAUX. Dans l'exemple de formule, «C7» fait référence au champ (colonne C) pour le premier enregistrement (ligne 7) de la plage. Vous pouvez utiliser une étiquette de colonne dans la formule au lieu d'une référence de cellule relative ou d'un nom de plage. Si Microsoft Excel affiche une erreur de valeur telle que #NOM? ou #VALEUR! dans la cellule qui contient le critère, ignorez ce message, car il est sans conséquence sur les modalités de filtrage de la plage. Lors de l'évaluation de données, Microsoft Excel ne distingue pas les majuscules des minuscules 4. Formats de nombre Il est possible d'utiliser des formats de nombre pour modifier l'apparence des valeurs numériques, notamment les dates et les heures, sans changer la valeur sous-jacente à cette apparence. Le format de nombre n'affecte pas la valeur réelle de la cellule utilisée par Microsoft Excel pour effectuer les calculs. La valeur réelle est affichée dans la barre de formule Format de nombre Standard Le format Standard est le format de nombre par défaut. Pour l'essentiel, les nombres mis en forme avec le format Standard s'affichent exactement tels que vous les avez saisis. Toutefois, si la cellule n'est pas suffisamment grande pour afficher entièrement le nombre, le format Standard arrondit les nombres contenant des décimales, en utilisant la notation scientifique pour les noms longs Formats de nombre prédéfinis Excel contient de nombreux formats de nombre prédéfinis parmi lesquels vous pouvez faire votre choix. Pour en afficher la liste, cliquez sur Cellule dans le menu Format, puis sélectionnez l'onglet Nombre. La catégorie Spécial comprend des formats pour les codes postaux et les numéros de

10 Modifié le : 30 novembre 2005 Page 10/10 téléphone. Les options de chaque catégorie apparaissent à droite de la liste Catégorie. Les formats s'affichent par catégories à gauche, notamment Comptabilité, Date, Heure, Fraction, Scientifique et Texte Mise en forme de cellules et de listes Appliquer une mise en forme automatique à une plage ou liste Pour mettre en forme une liste entière ou une plage composée d'éléments distincts, tels que des étiquettes de colonne et de ligne, des totaux de synthèse et des données détaillées, vous pouvez lui appliquer une mise en forme automatique. Ce modèle utilise des formats différents selon la nature des éléments de la plage ou de la liste. Créer et appliquer un style Pour appliquer plusieurs mises en forme à la fois et assurer la cohérence de la mise en forme des cellules, vous pouvez appliquer un style aux cellules. Microsoft Excel propose des styles pour mettre en forme des nombres en tant que monnaie, pourcentage ou à l'aide de la virgule comme séparateur des milliers. Vous pouvez créer vos propres styles pour appliquer une police et une taille de police, des formats de nombre, des bordures et ombrages de cellule ou encore pour protéger des cellules contre toute modification. Si vos données forment un plan, vous pouvez appliquer des styles selon le niveau de plan. Copier des formats d'une cellule ou d'une plage dans une autre Si vous avez déjà obtenu la mise en forme souhaitée sur certaines cellules d'une feuille de calcul, vous pouvez utiliser le bouton Reproduire la mise en forme pour copier cette mise en forme dans d'autres cellules. Étendre automatiquement les mises en forme Lorsque cette option est activée, la mise en forme est automatiquement étendue quand vous entrez des lignes à la fin d'une plage déjà mise en forme. La mise en forme automatique peut être activée ou désactivée Mises en forme conditionnelles Vous pouvez surveiller les résultats de certaines formules ou d'autres valeurs de cellule en appliquant des mises en forme conditionnelles. Vous pouvez, par exemple, appliquer une couleur de texte verte à la cellule si les ventes réalisées dépassent les prévisions et un ombrage rouge dans le cas contraire. Changement des conditions Si la valeur de la cellule change et qu'elle ne remplit plus la condition spécifiée, Microsoft Excel efface la mise en forme de la cellule, mais il maintient la condition appliquée afin que cette mise en forme soit à nouveau automatiquement appliquée lorsque cette condition sera remplie. Classeurs partagés Dans un classeur partagé, les mises en forme conditionnelles qui sont appliquées avant que le classeur soit partagé continuent de fonctionner. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier les mises en forme conditionnelles ou en appliquer de nouvelles pendant que le classeur est partagé. Rapports de tableau croisé dynamique Si vous essayez d'appliquer des mises en forme conditionnelles à des cellules d'un rapport de tableau croisé dynamique, vous risquez d'obtenir des résultats imprévisibles.