Edito. agorha. A qui s adresse ce plan d accompagnement? Les acteurs de l accompagnement du changement d agorha. Plan d accompagnement du changement

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1 / Edito N 3 / JUIN 2010 Ce 3 ième numéro de l année est entièrement consacré au plan d accompagnement du changement du projet agorha-migration relatif à la migration dans agorha des fonctionnalités existantes dans épicéa. Vous y retrouverez un certain nombre de points ayant déjà été traités, ponctuellement, dans des numéros précédents. Toutefois, il nous a semblé important de vous donner une vision générale et complète du dispositif mis en œuvre pour vous accompagner dans le passage progressif d épicéa à agorha Rappelons que le projet agorha contient une deuxième composante, celle du raccordement du SIRH 1 du MAAP avec l'opérateur national de paye (ONP). Ce chantier agorha-onp touche le SIRH mais aussi l'organisation de la fonction "paye" du MAAP. Les actions à mettre en place pour accompagner les changements d'organisation et l évolution de la fonction "paye" feront l'objet d'un second plan d accompagnement. Celui-ci concernera principalement les gestionnaires des bureaux de gestion. L'équipe de projet agorha agorha Plan d accompagnement du changement A qui s adresse ce plan d accompagnement? Ce plan a été conçu avec pour objectif de répondre aux besoins d accompagnement de l ensemble des utilisateurs du SIRH 1 du MAAP, quel que soit leur profil (gestionnaire de bureau de gestion, gestionnaire local, gestionnaire de notation, responsable local de formation, consultant, ) et quel que soit leur niveau de connaissances du SIRH (niveau débutant à expérimenté). A préciser que les premiers déploiements d agorha sont intervenus à un moment où, au plan local, se mettaient en place les nouvelles directions départementales interministérielles (DDI). Dans un certain nombre de ces structures, la gestion de proximité des ressources humaines du MAAP est 1 Système d information des ressources humaines confiée à un agent qui n est pas du ministère et qui ne connaît donc ni le SIRH, ni les spécificités de la gestion des ressources humaines du MAAP. Le plan d accompagnement du changement d agorha a donc été construit en prenant en compte cet élément de contexte important, de façon à proposer à ces utilisateurs locaux un accompagnement adapté au mieux à leurs besoins. Les acteurs de l accompagnement du changement d agorha L accompagnement du changement d agorha est un chantier transverse dans lequel interviennent différents acteurs qui travaillent en étroite collaboration.

2 Au sein des équipes projet d agorha, deux acteurs principaux : la mission agorha qui est responsable du chantier. A ce titre, elle a pour mission de coordonner les différents sous-chantiers qui le composent. la mission des systèmes d'information des ressources humaines (MSIRH), maîtrise d'ouvrage du projet, tient un rôle essentiel dans la conduite du changement d'agorha. Autre acteur important : le bureau de la formation continue (FORMCO) qui pilote le dispositif général de formation lié au projet agorha en lien avec la mission agorha et la MSIRH. Un accompagnement du changement avec différents volets C est l association de cinq types d actions complémentaires qui permettra d aider les utilisateurs à s approprier le nouvel outil et à acquérir une autonomie dans son utilisation. La communication Base fondamentale de l accompagnement du changement, le dispositif de communication mis en place permettra, tout au long du projet, d informer sur le projet et sur son avancement, d expliquer les changements à venir et les actions d accompagnement mises en œuvre. Différents canaux de communication sont utilisés dans le cadre d agorha : Le portail agorha gestionnaire Ce site internet, ouvert à tous, est le principal support pour informer et communiquer sur agorha. La section A la une de la page d accueil permet de transmettre rapidement de l information aux utilisateurs. Ce portail est également le point d entrée pour accéder à l application agorha et au site agorha formation. Pour un complément d information, reportez-vous à la lettre de septembre 2009 qui consacre un chapitre à la présentation de ce portail. Une attention particulière est portée au planning de ces actions d'accompagnement du changement de manière à ce qu il soit synchronisé avec celui du projet. Par exemple, un utilisateur doit être en capacité d utiliser un nouveau module fonctionnel dès sa mise à disposition. Il doit donc avoir été formé au préalable et disposer de la documentation utilisateur associée. La lettre du SIRH L objectif de cette publication est de fournir aux utilisateurs du SIRH des informations sur la vie du projet agorha et sur ses différentes étapes (point planning, actions d accompagnement du changement en cours et à venir, ) mais aussi des informations plus pratiques, en particulier sur épicéa (travaux en cours, points fonctionnels sur l utilisation d épicea). Chaque nouveau numéro est déposé sur le portail agorha gestionnaire. Les utilisateurs sont informés de la publication d un nouveau numéro via un message envoyé à partir de la messagerie interne d'épicéa. Une communication est également faite au niveau de la section A la une du portail agorha gestionnaire. Chaque nouveau numéro est diffusé par mél aux sous-directeurs du SRH et aux responsables de structures RH (chefs de bureau et adjoints du SRH, secrétaires généraux en DRAAF et en DDI), aux MAG d'administration centrale, aux responsables de la formation continue sur le terrain (DRFORMCO et GRAF), aux IGAPS et aux DRTIC, ce public représentant un relais d'information essentiel auprès des utilisateurs du SIRH. Page 2

3 Il n existe pas de périodicité préétablie pour la publication de cette lettre, la nécessité de faire paraître un nouveau numéro découlant de l'actualité du projet. La messagerie interne d épicéa puis d agorha La messagerie interne d épicéa représente un outil de communication très appréciable dans la mesure où il n existe pas de liste de diffusion Agricoll des utilisateurs du SIRH. Elle permet d envoyer des messages aux utilisateurs enregistrés dans épicéa et offre la possibilité de cibler un groupe de gestionnaires particuliers (gestionnaires locaux, gestionnaires de corps, ). Elle sera prochainement remplacée par la messagerie d agorha qui sera dotée d une nouvelle fonctionnalité, celle de pouvoir envoyer des messages avec des pièces jointes. En outre, l accès à agorha reposant sur des comptes individuels et non plus génériques comme dans épicéa, la messagerie interne d agorha permettra d atteindre individuellement tous les utilisateurs. Les réunions Les réunions avec les utilisateurs permettent non seulement d informer sur le projet et son accompagnement mais aussi d échanger, d expliquer et de répondre aux questions. Avant le déploiement des premiers modules d agorha, une série de réunions avec les futurs utilisateurs a été organisée fin début 2010, en inter-région et en administration centrale. Ces réunions ont enregistré une participation importante (près de 800 personnes) et ont été l occasion, pour les équipes projet, d avoir un retour sur les attentes du terrain et d être sensibilisées à ses difficultés. Un bilan de ces réunions a été fait dans la Lettre n 1 de janvier. Il convient également d informer les personnels d encadrement des services déconcentrés (SD) que sont les DRAAF, les DDI et les secrétaires généraux des DRAAF sur l état d avancement du projet et sur ses enjeux. La connaissance du calendrier prévisionnel des réunions nationales organisées par l administration centrale (séminaires des DRAAF, réunions des DRAAF/DDT, des DRAAF/DD(CS)PP, réunions des secrétaires généraux des DRAAF) permet d anticiper les messages d information et de communication sur le projet agorha qui peuvent être donnés lors de ces réunions. Les publications du MAAP Contrairement à la Lettre du SIRH qui cible principalement les utilisateurs du SIRH, les publications du MAAP (SG Info, Contact Express, webzine, ) permettent de toucher un public large (agents du secrétariat général pour le SG Info, toute la communauté de travail pour le Contact Express et le webzine). Plusieurs articles sur agorha ont été publiés dans certains de ces supports d information MAAP, pour communiquer aux étapes importantes du projet (par ex déploiement du module consultation d agorha, fermeture du module consultation d épicéa). L information à partager est assez générale pour intéresser tous les publics, qu ils soient ou non directement concernés par agorha. La participation Dès le début du projet, Il a été décidé d associer les utilisateurs, via des groupes de travail. Ces groupes de travail interviennent sur des sujets spécifiques (ex : le groupe de travail «accompagnement du changement» a apporté ses idées sur les actions d accompagnement à mettre en place). Leur activité étant très liée à l évolution du projet et à son état d avancement, certains d entre eux sont aujourd hui moins sollicités et de nouveaux groupes sont susceptibles d être créés. A noter deux étapes importantes du projet auxquelles ont été associés les utilisateurs : Choix de la charte graphique d agorha : L ergonomie d une application informatique est un facteur auquel sont sensibles les utilisateurs. C est particulièrement vrai dans le cas d une application "métier" comme agorha qui est utilisée quotidiennement par un certain nombre de gestionnaires. Il nous a donc semblé important et légitime d impliquer des représentants des utilisateurs dans le choix de la charte graphique appliquée à agorha. Cette participation s est faite au travers d une consultation menée auprès du groupe de travail utilisateurs d agorha et des gestionnaires des bureaux de gestion. La recette La recette d une application consiste à tester son bon fonctionnement. Outre les recettes technique et fonctionnelle réalisées par les équipes de projet (équipes informatiques pour la recette technique, MSIRH pour Page 3

4 la recette fonctionnelle), une recette fonctionnelle utilisateurs est organisée avant le déploiement de chaque nouveau module. Cette recette met à contribution des représentants des gestionnaires des différents secteurs d emploi (administration centrale, services déconcentrés, enseignement agricole). L enjeu de cette recette utilisateur est double : - Tester l outil au travers de situations métiers réelles et identifier, le cas échéant, des dysfonctionnements - Permettre aux utilisateurs de découvrir l outil «en mode fonctionnement». Elle est, en ce sens, tout comme l ergonomie, une étape importante dans l expérience du changement et dans l acceptation de l application. La formation Comme évoqué dans un précédent numéro, le dispositif retenu s appuie sur de l auto-formation, complétée selon les besoins, par des formations plus classiques en présence d un formateur interne (formations dites «en présentiel») ou des échanges de pratique. Différents éléments ont milité en faveur du choix de l auto-formation par rapport à une formation en «tout présentiel»: L hétérogénéité des agents à former : Le niveau de connaissance du fonctionnement du SIRH du MAAP, actuellement épicéa, varie d un utilisateur à l autre. Certains connaissent bien épicéa et donc ne devraient pas rencontrer de difficultés importantes dans l utilisation d agorha puisqu on y retrouve les mêmes fonctionnalités. D autres, au contraire, sont moins experts, voire débutants. Par ailleurs, les besoins de formation diffèrent en fonction du rôle de l utilisateur (gestionnaire de corps, gestionnaire de formation, ) Un site d auto-formation donne la possibilité à chaque apprenant de se former selon ses besoins et son profil. La flexibilité de l auto-formation : Les utilisateurs peuvent se former à leur rythme et organiser leur formation en fonction de leur charge de travail. Le caractère pérenne d un site d autoformation : Un utilisateur pourra à tout moment accéder au site d auto-formation en cas de besoin ou dans le cadre de la formation continue. Des critères d ordre pratique : Etant donné le nombre important d agents (plus de 1500) à former dans un délai court et de leur dispersion géographique, une formation en «tout présentiel» n aurait pas pu être assurée en interne. Le site d auto-formation d agorha, appelé «agorha formation», est un site internet, donc ouvert à tous, accessible à partir du portail agorha gestionnaire. Il s agit d un site interactif qui incite l apprenant à être acteur de sa formation en proposant différents types de ressources pédagogiques : scénarisation de situations métier, documentation, exercices d autoévaluation. Ce site propose également l accès à une base de connaissances réglementaires. L utilisateur y trouvera, sous une forme lisible et compréhensible, tous les éléments réglementaires utiles à une bonne compréhension des fonctionnalités d agorha auxquelles il se forme. La création de cette base réglementaire répond à une demande forte exprimée par les gestionnaires du MAAP, qu ils soient de proximité ou des bureaux de gestion. Elle devrait également apporter une aide précieuse aux nouveaux gestionnaires des DDI issus d un autre ministère et qui ne connaissent pas les spécificités du MAAP en matière de gestion de ressources humaines. Page 4

5 Le calendrier de déploiement des modules d agorha est étroitement lié à celui des modules d autoformation correspondants. D une manière générale, la mise à disposition d un module d auto-formation précédera celle du module d agorha, afin que l utilisateur ait le temps de se former. Il est important d avoir à l esprit que l auto-formation constitue une formation à part entière. La note de service conjointe SG/DGER du 18 mars publiée à l occasion du déploiement du module Comment ça marche, présente le dispositif agorha formation dans son ensemble et précise quelles sont les modalités d inscription retenues. La documentation utilisateur Elle vient en complément de l auto-formation Il s agit d une documentation à l utilisation d agorha (documentation "outil"). Elle ne traite donc pas les aspects réglementaires. Elle couvre toutes les fonctionnalités développées dans agorha et chaque nouveau module mis à disposition des utilisateurs est systématiquement accompagné de sa documentation associée. Une fonctionnalité est toujours documentée selon le même modèle, ce qui permet à l utilisateur de trouver rapidement l information dont il a besoin. Trois rubriques principales structurent ce modèle : - Les objectifs associés à l écran agorha - La description de l écran via une ou plusieurs copies d écran - Les différentes actions possibles sur l écran Plusieurs points d entrée pour accéder à cette documentation : 1. l onglet documentation du portail agorha gestionnaire 2. l onglet aide générale de la page d accueil d agorha 3. l application elle-même, en cliquant sur le bouton Aide (?) présent dans tous les écrans d agorha (aide en ligne) Dans le cas 1, la documentation se présente sous la forme d un fichier au format pdf qui peut être édité. 2 SG/SRH/SDDPRS/N DGER/MSSI/N Page 5

6 Dans les cas 2 et 3, elle se présente sous la forme d une application web (appelée xwiki). Cet outil offre l avantage de disposer d un moteur de recherche qui vous permet d accéder rapidement aux pages qui vous intéressent (par exemple, en saisissant le mot affectation dans le moteur de recherche vous sélectionnez tous les chapitres contenant ce mot). Dans le cas 3, vous accéderez directement au chapitre correspondant à l écran où vous êtes. N hésitez pas à utiliser cette aide en ligne à chaque fois que vous en avez besoin (signification d un champ, données à renseigner, ) L assistance aux utilisateurs Un service d assistance aux utilisateurs d agorha a été mis en place dès le déploiement du 1 er module (module de gestion des habilitations). Ce service est, actuellement, entièrement pris en charge par la MSIRH qui assure également une grande partie de l assistance utilisateur sur épicéa. Très mobilisée sur le projet agorha dont elle est maitrise d ouvrage (responsable fonctionnelle), la MSIRH peut être amenée à faire appel à un prestataire externe pour la suppléer dans les périodes de hausse de l assistance (lors du déploiement de nouveaux modules). L accès au service d assistance d agorha se fait exclusivement via une messagerie dédiée : sos-agorha.sg@agriculture.gouv.fr Cette assistance aux utilisateurs du SIRH va, au plan local, prochainement évoluer avec la mise en place de relais locaux d assistance dans les DRAAF. La création de ce réseau de relais locaux s inscrit dans le contexte de la réforme de l administration territoriale de l Etat (RÉATE) dans laquelle le rôle des DRAAF vis-à-vis des DDI est renforcé. La mission de ces relais locaux sera d apporter un premier niveau d assistance à la gestion de proximité des agents du MAAP auprès des gestionnaires de leur région (gestionnaires des DDI et de Page 6

7 l enseignement agricole). Cette mission d assistance local attribuée aux DRAAF est logique car les gestionnaires de proximité des DRAAF, contrairement à ceux des DDI, n'ont pas à pratiquer les outils et procédures de plusieurs ministères et connaissent donc mieux ceux du MAAP. Un élément important de cette assistance de proximité concernera l'utilisation des outils du MAAP, au premier rang desquels figure son SIRH. Un groupe de travail a été constitué en début d année, chargé de définir le dispositif d assistance pour le SIRH. Celui ci sera mis en œuvre à compter de juin prochain dans deux régions pilotes, la Haute- Normandie et le Poitou-Charentes. Les demandes d assistance SIRH non résolues au niveau du relais local seront transmises, en 2ième niveau, à la MSIRH pour traitement. Ce renouvellement de l assistance aux utilisateurs du SIRH devrait constituer une réponse adaptée au besoin d accompagnement des gestionnaires locaux, en particulier des nouveaux gestionnaires RH des DDI, le relais local représentant un point d appui bien identifié au plan régional. Ministère de l alimentation, de l'agriculture et de la pêche Secrétariat général Service des ressources humaines 78 rue de Varenne Paris 07SP Directeur de la publication : Philippe Mérillon Coordinatrice de la rédaction : Fabienne Lusetti Page 7