Achats mieux ciblés, maîtrise des dépenses et visibilité du flux de trésorerie. P2P Solutions d'entreprise Canon

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1 Achats mieux ciblés, maîtrise des dépenses et visibilité du flux de trésorerie P2P Solutions d'entreprise

2 Automatisation du processus P2P* pour unifier la gouvernance des services achats et finances. Découvrez la présentation d une méthode simple et homogène permettant de prendre des décisions financières et d achats plus rationnelles, améliorant ainsi la gestion des dépenses et de la trésorerie. Vous allez enfin pourvoir créer un partenariat avec vos fournisseurs et renforcer la collaboration entre les services achats et finance. La solution P2P* (Purchase-to-Pay) de a été conçue pour harmoniser la communication entre les achats et la finance, permettant ainsi aux deux services de se consacrer aux objectifs stratégiques de l entreprise. P2P* apporte le contrôle et la visibilité de l ensemble du processus (de la commande au paiement) au sein d une plateforme unique, ce qui permet d assurer la conformité, la sécurité et la maîtrise les coûts. *de la commande au paiement

3 L automatisation du processus P2P* a pour unique objectif d accroître la rentabilité en gérant étroitement les dépenses et le flux de trésorerie à l aide de processus optimisés et dynamiques. P2P*, une étape essentielle pour la croissance de l entreprise Pour les organisations cherchant à améliorer radicalement leurs processus d achats et financiers, la solution P2P* permet de rationaliser les achats, les contrats et les factures fournisseurs, mais aussi les notes de frais, en exploitant tout le potentiel du Cloud et des technologies mobiles. Processus P2P* de la recherche de produits et de services au paiement des fournisseurs Fournisseur Bon de commande Livraison Gestion des factures Suivi et analyse paiement du fournisseur Achats Votre activité requiert l achat de biens et de services Paiement Les fournisseurs doivent être payés

4 La gestion du processus, de l achat au paiement, permet de simplifier et d homogénéiser les méthodes, de renforcer la productivité du personnel et de prendre de meilleures décisions plus rapidement. Les bénéfices s articulent autour de quatre axes majeurs d optimisation. Visibilité Contrôle Bénéficiez de la visibilité adéquate pour prendre les meilleures décisions Ne pas avoir les informations nécessaires à portée de main peut être frustrant pour les membres des services finance et achats. D autre part, le manque de visibilité peut exposer votre organisation à des risques de fraudes ou d erreurs. La vision en temps réel des données élimine les frustrations et le temps perdu et permet de mettre en place un processus décisionnel mieux structuré. Le service financier recherche une vue plus homogène et à jour de la trésorerie, ce qui est impossible à obtenir avec des systèmes informatiques disparates ou des documents imprimés. Le service achats doit maîtriser tous les termes des contrats fournisseurs afin de vérifier les niveaux de service et les modalités spécifiques ou enfin d identifier les compétences proposées par les fournisseurs. Améliorez les processus et vos relations business Le contrôle des processus achat et comptable est vital pour libérer le temps et les ressources nécessaires à la réalisation des objectifs stratégiques. Un contrôle inefficace de la trésorerie, des erreurs de rapprochement des factures ou un traitement manuel excessif des documents font perdre un temps précieux à vos collaborateurs. D autre part, le fait de travailler avec des informations insuffisantes sur les fournisseurs et l absence de règles d achat risquent de dégrader fortement les relations avec les fournisseurs. La mise en place d un processus plus fluide peut réduire les pertes de temps dans votre organisation et permettre à vos collaborateurs de se concentrer sur des tâches plus motivantes. Le service financier nécessite de meilleurs processus, qu il s agisse d augmenter le nombre de factures rapprochées avec les bons de commande, ou de l augmentation de la proportion de factures électroniques par rapport aux factures papier. Les responsables des achats doivent identifier les personnes qui dépensent sans tenir compte des règles et les amener à les appliquer.

5 Coût Sécurité et conformité Réalisez des économies et augmentez vos profits Tout revient finalement à l'argent. Nous cherchons tous à développer notre activité, mais nous savons que des économies peuvent pérenniser le succès. Comment réaliserez-vous vos objectifs d'économie au cours des 12 mois à venir? Que vos économies proviennent de la rationalisation des fournisseurs, de la re-négotiation de contrats ou de gains d'efficacité opérationnelle, les solutions d'automatisation de la chaîne achatsrèglements peuvent vous aider à réaliser vos objectifs d'économie à tous les niveaux. Le service financier pourra réaliser des économies par le biais de gains de productivité qui réduiront les coûts des transactions et transformeront les services financiers en centre de profits. Le service des achats voudra aller au-delà des simples demandes de réduction de prix auprès des fournisseurs afin de réaliser de véritables économies stratégiques, voire de générer des revenus. Réduisez les risques et les perturbations Votre organisation a l'obligation légale de présenter des transactions exactes et conformes à la loi en vigueur. Par conséquent, l'automatisation de vos procédures pour réduire au minimum les erreurs et optimiser la mise en conformité est la meilleure façon de procéder. En outre, l'application des règles internes et l'amélioration de la gouvernance peuvent accroitre la productivité et le moral à tous les échelons de l'entreprise. Une facture sur cinq contient des erreurs ou a des données manquantes (/RS Consulting, 2011). Le risque de fraude est omniprésent dans la chaîne achats-règlements, en raison des flux d'argent considérables. Si vous n'avez pas mis en place des mécanismes de vérification et de contrepoids, vous exposez votre organisation à la fraude. Le service financier doit se tenir prêt à faire face aux audits et se conformer aux réglementations en vigueur. Le service achats doit s'assurer que votre organisation travaille avec des fournisseurs approuvés et que les acheteurs appliquent les règles d'achat.

6 P2P* : optimisation du processus Une solution d'automatisation P2P* complète se traduit par des décisions d'achat et financières mieux ciblées, ce qui améliore la gestion des dépenses et de la trésorerie. P2P* permet de réaliser de meilleurs achats, de maîtriser les dépenses et de visualiser le flux de trésorerie. Fournisseur Bon de commande Livraison Gestion des factures Suivi et analyse Paiement du fournisseur Notes de frais Interagir avec les fournisseurs et négocier les termes Traiter une commande avec un fournisseur Accuser réception des livraisons Recevoir la facture papier/ électronique, automatiser le workflow et l'approbation, rapprochement des BC, etc. Superviser des phases entières du processus P2P*, créer des rapports personnalisés Répondre aux demandes du fournisseur et approuver le paiement Une plate-forme unique pour une gouvernance unifiée des processus d'achats et financiers Contrat P2P* Acheteur P2P* Facturation P2P* Tableau de bord P2P* Portail fournisseur P2P* Notes de frais Conservez une trace des contrats avec les fournisseurs rappel des actions nécessaires Gérez les achats et les données pour contrôler les dépenses Concentrez votre expertise sur les exceptions Contrôlez l'ensemble du processus P2P*, en direct Contrôlez l'ensemble du processus P2P*, en direct Contrôlez l'ensemble du processus P2P*, en direct *de la commande au paiement

7 Pourquoi l'implémentation de la solution P2P* est simple L automatisation des processus P2P* offre de nombreux avantages, tels que la réduction des coûts de transaction et des délais ou encore, la standardisation des processus. Néanmoins, certaines organisations estiment qu elles ne pourront pas en bénéficier. Des fournisseurs peuvent se montrer réticents, ou vous pouvez juger qu'un «système P2P*» est un investissement trop lourd pour votre entreprise. Mais l'automatisation du processus P2P* a évolué. Selon nos clients, la solution est : Flexible - architecture modulaire permettant de déployer des applications individuelles ou de les introduire graduellement Abordable options multiples et abordables de tarification, incluant les abonnements, pour mieux répondre à vos besoins Facilement intégrable exploitation de l'équipement et des logiciels déjà présents dans votre entreprise Intuitive interface utilisateur Web intuitive pouvant être installée après une formation minimale Mobile utilisez le système où que vous soyez, hors site ou en déplacement, depuis tout appareil avec accès Internet Services et déploiement Les difficultés d'implémentation ne sont pas une fatalité. Les équipes de solutions professionnelles se tiennent à votre disposition avec les services suivants : Options SaaS, hébergées et sur site, afin de mieux répondre à vos objectifs informatiques Services de conseil pour identifier, concevoir et implémenter une stratégie P2P* personnalisée d'automatisation Options avec services gérés disponibles pour bénéficier d'autres avantages Prise en main Les consultants en processus d'entreprise de sont des experts qui permettent à nos clients de réduire leurs coûts, de minimiser les risques et de développer leurs ventes en homogénéisant les processus métiers clés. Nous commençons par analyser le mode de fonctionnement de votre entreprise, ses processus en place, ses employés, ses installations et ses systèmes. Avant de proposer une solution P2P*, les consultants de procèdent en trois temps, afin de s'assurer que la solution proposée convient à votre organisation. Qualification des besoins de l entreprise. Démonstration dynamique de solution ou réalisation d un pilote/d une maquette Audit des processus Pour plus de détails ou pour organiser une réunion, contactez-nous dès aujourd'hui. À propos de la gestion de l information par Les solutions de gestion de l'information reposent sur plus de 75 ans d'expérience en développement de technologies innovantes de capture, de traitement et de production de documents et d'images. La gestion de l information permet aux organisations d optimiser la gestion des documents essentiels afin d offrir une expérience client exceptionnelle, de bénéficier d un avantage concurrentiel et de s assurer de la conformité avec les règlementations en vigueur. Valeur ajoutée avec P2P* Meilleure visibilité Meilleur contrôle Conformité simplifiée Sécurité renforcée Meilleure trésorerie

8 Inc. canon.com Europe canon-europe.com France 17, quai du Président Paul Doumer Courbevoie Cedex Tel. : canon.fr French Edition Europa N.V., 2014